第三章会展项目管理.

第三章会展项目管理第一节项目管理概述在现代市场经济中，项目已经成为组织经营活动的一种典型形式，其应用已从最初的建筑施工延展到科学研究、商业贸易、文化教育以及军事等各个领域。第一节项目管理概述一、项目及项目管理定义（一）项目的定义我们可以把社会的各种工作分为两大类：一类是重复性、持续不断、周而复始的工作，在这类工作中存在着大量常规性的劳动；另一类是独特的、一次性的工作，可称为项目。第一节项目管理概述项目的定义：项目是一项为了创造某种唯一性的产品或服务的时限性工作。时限性：每一个项目都要有明确的开端和明确的结束。唯一性：指该项目所创造的产品或服务与同类产品或服务相比，具有明显的差异性和独特性。第一节项目管理概述（二）项目管理的定义项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目的目标所采取的一系列的管理活动。项目管理是理顺与项目有关的众多错综复杂难题的一种手段和过程。项目管理者要综合运用各种知识、技能、手段和技术，在规定的时间、预算和质量目标范围内，完成项目的各项工作。第一节项目管理概述项目管理四要素范围质量成本时间第一节项目管理概述1、范围指为了实现项目目标必须完成的所有工作。工作范围指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”，或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。2、时间项目时间用进度计划来描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内的所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。第一节项目管理概述3、成本它是指完成项目所需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算范围以内。4、质量指项目满足明确或者隐含需求的程度。一般通过项目交付的产品或服务标准来明确定义，这些标准包括各种特性及需要满足的要求。另外，有时还规定项目过程应该遵循的规范和标准。第一节项目管理概述对一个项目来说，最理想的情况就是多快好省。多是指工作范围大，快是指时间短，好是指质量高，省是指成本低。但是这四者之间是相互联系、相互依赖的，提高其中的一个指标会降低另一个指标，实际上这种理想的情况很难达到。总之，如果一个项目在时间、成本、质量的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说取得了成功。第一节项目管理概述不可逆性风险性对象性约束性独特性目标性项目的特征二、项目及项目管理的特征（一）项目的特征第一节项目管理概述（二）项目管理的特征复杂性创造性专业性123第一节项目管理概述三、项目管理的过程项目启动阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段第二节会展项目的类型与特征一、会展项目的总体特征项目关联性会展项目总体特征效益综合性客户广泛性服务目标性第二节会展项目的类型与特征二、会展项目的类型及特征（一）产品交易型项目产品交易型会展项目主要是指将某些产业与内外贸相结合而开展的产品交易会、展销会。这类会展项目的特征：交易目标优先项目针对性强第二节会展项目的类型与特征（二）科技展示型项目科技展示型会展项目主要是以某种高科技产业或优势产业为依托举办的专业性科技博览会或交易会。这类会展项目的特征：技术含量高专业性强第二节会展项目的类型与特征（三）综合博览型项目综合博览型会展项目主要是指以宣传本地人文资源，如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动。这类会展项目的特征：项目周期长观众范围广泛成本预算高第二节会展项目的类型与特征（四）会议洽谈型项目会议洽谈型项目主要是指以重要的城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动。这类会展项目的特征：参与人数相对较少服务全面重复性强第二节会展项目的类型与特征项目管理打造成功上海世博会上海世博会是个超级大项目从项目管理的视角来看，举办世博会以及其中的各项“节目”，都是项目。例如:举办展览、会议，组织庆典、演艺、游览等，是活动项目；场馆建设、市政配套设施建设等，是建设工程项目；志愿者的培训是培训项目；还有策划项目，论证项目，拆迁项目，施工项目，等等。第二节会展项目的类型与特征上海世博会还是中国最大的投融资项目。上海世博会总预算高达3000亿至4000亿元人民币，其中政府投资约占三分之二，三分之一将通过资本市场来募集。预算款项主要用于世博会园区和基础设施建设，其中包括浦东机场扩建工程、有轨交通等项目。上海世博会发行了世博会建设债券，还采取多种方式在国际上融资，包括世博会召开前发行世博会文化娱乐彩票，吸引国际资本投资等。第二节会展项目的类型与特征用项目管理打造成功世博会上世纪80年代以来，项目管理在大型活动中得到了广泛和深入的应用，如悉尼奥运会，不仅全面应用项目管理，还在奥运史上首次运用大型项目管理软件全面管理奥运会的所有项目，从场馆建设到比赛安排。以至于北京奥组委应国际奥委会要求承诺2008年北京奥运会全面采用国际项目管理，而且使用大型项目管理软件。而世博会的筹办同样要遵循国际项目管理的成功经验。第二节会展项目的类型与特征上海世博会事务协调局副局长黄耀诚在项目管理全球大会上说，世博会的核心精神是创新，而项目管理的思想则是世博会的主要理念。据其介绍，在世博会三年半的准备时间内，所涉及大大小小的项目不下数千个。选择一个高效的方案进行管理是世博会成功的一个关键因素。第二节会展项目的类型与特征在世博会的筹办当中，每一个专门的任务都由专业的团队负责，小项目有小团队，大项目有大团队，形成了一个网格化的组织形式，打破原有的部门界限，实现人才聚集，注重资源整合。为了筹办上海世博会，上海市政府78个委办局集中各自优势资源，制定了各自的五年计划，各司其职。第二节会展项目的类型与特征此外，在成本控制方面，世博会筹办机构也有规定的流程。首先判断该项目是否有进行的必要，从而剔出一些可有可无的项目，然后对确定的项目做出成本预算，预算要经过专门的资金财务部门进行核算。除了在成本控制方面进行严格的管理外，筹备方还充分调动社会资源，扩充资金来源。第三节会展项目管理的过程与方法一、会展项目启动阶段会展项目调研会展项目构思会展项目选择构思项目内容项目可行性研究会展项目立项会展项目申报会展项目审批第三节会展项目管理的过程与方法（一）会展项目调研需求是项目产生的基本前提，因此在项目调研阶段主要以识别市场需求为目的，以便针对需求确定会展项目的主题。第三节会展项目管理的过程与方法（二）会展项目构思1、会展项目的选择行业因素项目选择影响因素自身因素市场因素社会环境因素第三节会展项目管理的过程与方法（1）社会环境因素包括政治因素、经济因素、社会因素、时代因素等内容。唯有密切结合当时的政治局势和区域经济状况，深入探讨或真实表现社会的会展项目才能充分引起受众的关注，并产生较广泛的影响和较高的经济、社会等效益，从而实现建立会展项目的具体目标。第三节会展项目管理的过程与方法（2）行业因素会展项目的选择与项目所涉及的行业密切相关。①熟悉该会展项目所涉及的行业发展现状会展组织者要对相关产业的市场结构、竞争状况、目前的利润分布状况和市场的开放程度等情况有深入的了解。第三节会展项目管理的过程与方法②了解与会展项目相关的行业是否具有发展潜力市场潜力的大小通常可以通过现有市场规模、市场发展水平和竞争程度、市场辐射力等指标反映出来。第三节会展项目管理的过程与方法③把握会展举办地的产业政策导向如果会展项目所涉及行业属于会展举办地的支柱产业和重点扶持产业范畴，不仅在发展环境方面能够得到当地政府的支持，而且也会吸引很多踊跃参展的企业。第三节会展项目管理的过程与方法中国义乌国际小商品博览会中国义乌国际小商品博览会的成功举办充分说明，展会的主题与区域经济以及市场发展导向有着密切的关联。随着全球性劳动密集型产业向我国转移加速，义乌成为重要的小商品集散中心和生产基地。以义乌为中心在金、台、温、丽等地区形成国际性的小商品产业带，促进了市场产业簇群式发展，进一步巩固和扩大了我国小商品产业在国际产业分工中的地位。第三节会展项目管理的过程与方法“义博会”以“面向世界、服务全国”为办展宗旨，对扩大商品出口，提升小商品制造业，促进区域经济发展发挥了积极的推动作用，已成为目前国内最具规模、最有影响、最有成效的小商品专业展会，位居全国著名品牌展会之列，先后被评为中国会展业十大新闻事件、中国十大新星会展等。第三节会展项目管理的过程与方法（3）市场因素主办者选择的会展项目必须是有市场需求的项目。①参展商或参会者的需求②观众的需求这两部分市场因素是决定一个会展项目成功举办的关键因素。第三节会展项目管理的过程与方法对参展商或参会者的考虑包括:了解和统计分析他们所关注的主题可能会提出的要求在行业内的业绩表现在某地区或某行业的影响力和辐射力是否连续参展第三节会展项目管理的过程与方法对会展目标观众的考虑包括:参观者的总数行业构成（是否来自期望的行业）职务构成（对订货的决策权和影响力）地域构成第三节会展项目管理的过程与方法（4）自身因素会展项目的举办是一项相当耗费财力、人力和精力的工作，因此在选择会展项目时必须结合项目主办者自身的条件量力而行。①财力因素即主办者是否有充足的资金支持所举办的会展项目。第三节会展项目管理的过程与方法②人员因素即项目团队成员的素质是否能达到会展项目的要求。在考虑人力资源的调配时，主办者要考察自身能否在短期内为各项工作配备充足的人力资源，以及自身是否具备选择和培训人员，使之具备相应的专业知识和技术的能力。第三节会展项目管理的过程与方法③时间和精力因素即工作人员是否具备足够的时间和精力做充分的筹备工作。会展工作的周期一般比较长，前期筹备工作需要充足的时间，而且主办者要尽量保持筹备工作和工作人员的连续性。第三节会展项目管理的过程与方法④管理因素即组织者是否具备举办所选择会展项目的管理经验和水平。在考虑管理因素时，选择的会展项目的级别和规模要与自身的管理水平相适应。第三节会展项目管理的过程与方法此外，还需要满足以下要求：会展举办地周边地区近期内没有举办同类展会；本地区具有举办该会展项目的资源优势，能够办出特色；当地拥有合适的场馆设施等。第三节会展项目管理的过程与方法全国动漫展硝烟弥漫“抢占上海滩”全国动漫展已经起进入“战国时代”——战场就在上海。2005年，在上海举办的全国或者国际性动漫相关展览就有12个之多。这12个动漫展的场地均不小于4000平方米，最大的超过2万平方米。此外，在音像展、网游展和玩具展等相关行业展会上，动漫展区也拥有三分之一以上的面积。上海的动漫展为何如此红火？主要在于产业潜力和市场需求巨大。第三节会展项目管理的过程与方法目前，在世界范围内，动漫产业已经赶超了影视、唱片等产业成为文化娱乐业中的支柱产业。而在上海运营的网络游戏的销售收入，已经占据全国70%的市场份额。上海不仅拥有“盛大网络”、“第九城市”等国内互动娱乐的龙头企业，“新浪”、“光通”等外省注册企业，也将游戏运营部门设在上海。“国家级动漫网游产业发展基地”、“国家动画产业基地”等“国字号”基地也纷纷落户上海。第三节会展项目管理的过程与方法尽管一年举办了10场大规模动漫展，但是参观者的需求似乎并没有满足。动漫展票价虽然从每张30元一路上涨到50元甚至70元，但是每逢暑假、黄金周，还是有相当一部分动漫迷因为“限量5000人”而不能入场。十一黄金周举行的“卡通总动员·国庆游园会”每晚几乎都有人连夜搭帐篷排队。2006年“卡通总动员”和“中国国际动漫游戏博览会”两大动漫展在短短6天内，共吸引了20多万人次的观众，刷新了上海动漫展的纪录。第三节会展项目管理的过程与方法2、构思相关项目内容包括会展项目投资的目标、背景及意义，项目投资的功能及价值，项目实施的环境和配套设施条件，项目的成本及资源约束，项目资金的筹措及调配计划，项目投资的风险及化解方法，项目的实施与管理，项目实施后预期的总体效益等。第三节会展项目管理的过程与方法3、实施项目可行性研究包括三个方面的内容：一是从市场角度，分析该主题的会展项目是否拥有广阔的市场前景；二是从技术、设计的角度，分析凭借现有的硬件和软件基础，本公司组办该会展项目是否可行；三是从财务的角度，分析