第三章会计软件的应用

第1页第三章会计软件的应用1.章节内容：2.考情分析主要体现为实务操作题，也可以出现在单选题、多选题和判断题中，至少60分。本章是非常重要的关键性章节，学习效果的好坏将直接决定能否通过该科目的考试！在无纸化考试系统中，实务操作题会给出真实的会计软件操作环境，完成题目给定的操作任务。系统会记录操作路径，按步骤自动判分。客观题一般考查软件操作的具体规范或者注意事项。3.学习方法（1）务必要下载真实的会计软件，不能仅使用模考系统练习；（2）反复勤加练习，熟练掌握软件功能界面、菜单位置；（3）把握初始化设置对日常处理和期末处理的影响。第一节会计软件的应用流程一、系统初始化（一）系统初始化的特点和作用系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。【思考】自行开发的会计软件，需要系统初始化吗？【特点】1.系统初始化是会计软件运行的基础。2.系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。3.系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。第2页（二）系统初始化的内容1.系统级初始化系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。系统级初始化内容主要包括：（1）创建账套并设置相关信息（系统管理）；（2）增加操作员并设置权限（系统管理）；（3）设置系统公用基础信息（T3→基础设置）。2.模块级初始化模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。模块级初始化内容主要包括：（1）设置系统控制参数；（2）设置基础信息；（3）录入初始数据（初始化）。二、日常处理（一）日常处理的含义日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。（二）日常处理的特点1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。三、期末处理（一）期末处理的含义期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。主要包括成本及费用的计提、分摊、期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。第3页（二）期末处理的特点1.有较为固定的处理流程；2.业务可以由计算机自动完成。四、数据管理（系统管理）（一）数据备份数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。（二）数据还原数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。【例题·判断题】系统初始化的部分设置可以在系统使用后进行修改（）。『正确答案』√『答案解析』系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。【例题·单选题】下列属于会计软件日常处理特点的是（）。A.会计软件运行的基础B.在系统初次运行时一次性完成C.在每个会计期间内重复发生D.由计算机自动完成『正确答案』C『答案解析』选项AB为系统初始化的特点，选项D为期末处理的特点。第二节系统级初始化第4页一、创建账套并设置相关信息（一）创建账套账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。（二）年度账管理（账套主管）在用友T3中,用户不仅可以建立多个账套,而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。年度账管理包括年度账的建立、清空、恢复、输出和结转上年数据等。年度账与账套是两个不同的概念。一个账套中包含了企业所有的数据,把企业数据按年度进行划分,称为年度账。年度账可以作为系统操作的基本单位,因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性。第5页会计软件、账套、年度账的关系：（三）设置账套相关信息建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。【例题·实务操作题】建立账套（1）账套信息账套号：886；账套名称：北京A科技有限公司；采用默认账套路径；启用会计期：2014年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。（2）单位信息单位名称：北京A科技有限公司；单位简称：A科技；单位地址：北京市海淀区知春路（3）核算类型记账本位币：人民币（RMB）；企业类型：工业；行业性质：2007年新会计准则；账套主管：赵淼；按行业性质预置科目。【提示】由于尚未添加用户，此处账套主管暂时选择“demo”，后面讲解用户管理后，再修改账套主管。考试时，用户在前，建账在后。（4）基础信息该企业有外币核算,进行经济业务处理时,需要对客户、供应商进行分类。（5）分类编码方案科目编码级次：4222；其他：默认。（6）数据精度采用系统默认值。（7）系统启用“总账”、“固定资产”、“工资管理”、“购销存”、“核算”模块启用时间为“2014年1月1日”。【提示】1.各子系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用时间。2.建立账套时也可以不启用账套，而是以后以账套主管的身份进入“系统管理”，根据实际需第6页要启用相应的子系统。3.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。（四）账套参数的修改1.账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。2.如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。二、管理用户并设置权限（一）管理用户用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。在用友T3中，只允许以系统管理员（admin）的身份管理用户。（二）设置权限在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限,用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。在用友T3中只允许以两种身份注册进入系统管理,一是以系统管理员（admin）的身份;二是以账套主管的身份。【例题·实务操作题】设置增加操作员，并设置权限。操作员资料如下表所示。编号姓名口令所属部门权限101赵淼1财务部账套主管102王毅2财务部现金管理、总账出纳签字103刘丽3财务部公用目录设置、固定资产、工资管理、总账、应付管理、应收管理、核算、采购管理、销售管理、库存管理【提示】1.操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。2.所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。3.新建账套的账套主管，应在新建账套时指定。三、设置系统公用基础信息设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。（一）设置编码方案设置编码方案是指设置具体的编码规则,包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方第7页便企业对基础数据的编码进行分级管理。级次是指编码共分为几级,级长是指每级编码的位数。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。（二）设置基础档案1.部门档案2.职员信息3.往来单位信息：客户、供应商4.项目信息项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。【例题·实务操作题】1.设置部门档案，部门档案资料如下表所示。部门编码部门名称部门属性1管理中心管理部门101综合部综合管理102财务部财务管理103人事部人事管理2销售中心市场管理3采购中心采购供应4生产中心研发产品2.设置职员档案，职员档案资料如下表所示。职员编码职员名称所属部门职员属性101赵淼财务部会计主管102王毅财务部出纳103刘丽财务部会计104张力综合部总经理201赵飞销售中心部门经理202孙科销售中心业务员301曹孟采购中心部门经理302周阳采购中心业务员401马南生产中心部门经理402王萍生产中心工人【提示】输入一个职员的档案信息之后,必须按“回车键”或者单击“增加”按钮至出现空白行才能保存。第8页3.设置客户分类及档案。客户分类分类编码分类名称01长期客户02短期客户03其他客户档案客户编码客户名称客户简称所属分类码税号开户银行银行账户地址001北京前进中学前进中学0111111工商银行11111北京市朝阳区开拓路1号002大连志明公司大连志明0122222工商银行22222大连市和平区胜利路2号003长春鸿翔公司长春鸿翔0233333中国银行33333长春市平安区红旗路3号4.设置供应商分类及档案。供应商分类分类编码分类名称01本地供应商02外地供应商供应商档案供应商编码供应商名称供应商简称所属分类码税号开户银行银行账户地址001北京科瑞有限公司北京科瑞0144444建设银行44444北京市昌平区东关路4号002上海力源有限公司上海力源0255555建设银行55555上海市浦东区光明路5号003深圳兴盛有限公司深圳兴盛0266666建设银行66666深圳市新华区华茂路6号【提示】必须先选择末级分类,然后才能输入客户（供应商）档案。5.设置项目目录。项目目录及设置项目大类工程核算科目1604在建工程项目分类1.自建工程2.外包工程项目目录101办公楼（所属分类：1.自建工程）102研发楼（所属分类：1.自建工程）第9页【提示】项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为“工程”项目，而不是“在建工程”。项目信息与会计科目信息要通过科目的辅助核算建立联系。（三）设置收付结算方式目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。【例题·实务操作题】设置结算方式。A科技采用的结算方式如下表所示。结算方式结算方式编码结算方式名称1现金2转账支票3现金支票4银行汇票（四）设置凭证类别设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准。在会计软件中,系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。用友T3中,系统提供五种常用分类方式供选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。【例题·实务操作题】设置凭证类别，A科技公司采用“收款凭证、付款凭证、转账凭证”类别。如下表所示。类别限制类型限制科目收款凭证借方必有1001,1002付款凭证贷方必有1001,1002转账凭证凭证必无1001,1002（五）设置外币为了处理外币辅助核算,便于会计核算软件进行日常外币业务核算和期末处理汇兑损益,会计核算软件提供了外币币种和汇率设置功能。第10页【例题·实务操作题】设置A科技公司外币及汇率。资料如下：币符：USD；币名：美元；汇率小数位：2；1月份美元记账汇率：4.6折算方式：外币*汇率=本位币（六）设置会计科目设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。1.增加、修改或删除会计科目【提示】1.增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。各级科目编码必须唯一。2.删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，即必须先从末级会计科目删除。删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。3.科目一经使用，只能增加同级科目，不能在该科目下增设下级科目。4.指