第二章秘书应用写作的构成要素.

第二章秘书应用写作的构成要素1主旨的确立2材料的选取3结构的安排4表达的方式5语言的运用6修改与审定第二章秘书应用写作的构成要素灵魂血肉骨骼外衣第一节主旨的确立第二节材料的选取第三节结构的安排第四节表达的方式第五节语言的运用第六节修改与审定第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立一、主旨的涵义和作用历代文章大家都十分强调文章的立意，强调“作文一篇，定有一篇之主脑”（李渔《闲情偶记》）。无论什么文章“俱以意为主”（王夫之《画斋诗话》）。他们所说的立主脑、立意，实际上就是指确立主旨。主旨的“主”指主要的、基本的；“旨”指用意、态度、目的等。简言之，主旨就是主要目的和意图。应用写作的主旨是指作者在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作，总结经验或交流思想时，通过全文所表达出来的基本意图或意见目的。第二章秘书应用写作的构成要素在一篇文章中，主旨是极为重要的：首先，主旨是文章的灵魂。其次，主旨是统帅。再次，主旨起着纲领的作用。第一节主旨的确立一、主旨的涵义和作用第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立党和国家以及上级文件领导意图工作实践直接依据具体要求直接因由二、怎样确立主旨机关工作要根据上级文件精神进行，因此，主旨的确立往往直接依据中央和上级的精神，按照党的政策和国家的规定考虑。有时甚至要在文稿中直接地具体地写上根据中央或上级的哪个文件，本着什么精神，按照什么规定，要解决的是什么问题。党政机关和企事业单位所撰写的公文，其作者是法定的某一机关、团体或某一个事业单位，或者是法定的某一级组织的领导人。所以，一篇公文是一个领导集体在工作活动中的产物。拟稿者在接受公文起草任务后，必须领会领导意图，这是公文主旨确立必不可少的重要条件。我们在具体工作进程中，必然随时提出一些实际问题，要立即回答、处理、解决；或者要求制定政策、布置执行；或者要求反映情况、提供参考；或者要求进行商洽、研究方法，等等。这就是说，一篇公文主旨的确立，是有一个实际工作中直接因由的。这就要求我们占有大量材料，注意不同时期的发展特点，进行全面分析研究，提出解决问题的正确见解。第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立三、主旨的要求正确集中鲜明123主旨必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，必须符合客观实际情况，能反映出客观事物的本质规律，对工作起到积极的指导作用，经得起实践的检验。实用写作是传达贯彻党和国家的方针、政策，联系和处理公务的重要工具，因此，具有很强的思想性和鲜明的政治性，必须遵照执行，决不能偏离违背。第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立三、主旨的要求正确集中鲜明123主旨要集中单一，不可多中心，“意多乱文”。只有主旨集中，文章才有好的表达效果，才容易被对方理解，有关事项便于处理，有关规定便于执行；只有主旨集中，文章才能写得深刻，重点才会更突出、鲜明。为了做到主旨集中，作者不能塞进与主旨无关的材料而节外生枝，不能下笔千言，离题万里。应坚持“一文一事”的原则，切忌繁冗庞杂。第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立三、主旨的要求正确集中鲜明123要做到主旨鲜明，首先要有针对性，要回答现实中需要解决的问题，要有的放矢，不能遇事绕道走，说不着边际的话，失之空泛；其次要清晰明确，对其内容的解释必须是唯一的，不能模棱两可，语言必须准确达意，不能含糊其辞；再次要有完整性，要做到提出问题，分析问题，解决问题，不能只提问题，不去解决或含而不露，让受文者去体味，去猜测。第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立四、怎样表现主旨（一）题目名旨《山西省人民政府关于严厉打击非法出版活动有关事项的通知》标题本身就是主旨在题目中概括点明主旨。第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立四、怎样表现主旨（二）开篇点旨《国务院关于保障民用航空安全的通告》的开头：“为了保障民用航空的安全，防止劫持，破坏民航飞机和破坏民用航空设施事件发生，确保公共财产的安全，特通告如下：”开篇就用简明扼要的语句把主旨明确地表达出来，使人一目了然。法规、规章文体常常在第一条中标示主旨。第二章秘书应用写作的构成要素第一节主旨的确立四、怎样表现主旨（三）卒章显志《中共××区委关于表彰李×同志秉公办事不受礼的通报》，在既概括而又典型地介绍了该同志的先进事迹后，结尾写道：“李×同志工作兢兢业业，不吃请，不受礼，秉公办事，体现了一个共产党员的高贵品质，区委决定予以通报表扬。希望全区干部，职工向李×同志学习，为我区两个文明建设多做贡献。”在文章结尾一语道破，或前提后点，开头提示文章内容重点及方向，结尾亮底，点明主旨。第二章秘书应用写作的构成要素第二节材料的选取一、材料的涵义和作用材料，就是指撰写者在表现主旨时选用的具体事实、基本情况以及数字、引语等。选材，就是对占有的材料进行鉴别、筛选，把最有价值的材料选用进文稿。材料是构成文章的重要因素之一。如果说主旨是灵魂，那么，材料就是血肉。没有材料，主旨就不能确立。材料是公文写作的基础，是说明观点的佐证，是表现观点的支柱，没有材料，就无从谈写作。所以，应注意精心选材。材料过多会淹没主旨，材料失真会破坏主旨，材料平庸会冲淡主旨，材料陈旧会削弱主旨。可见，必须从严选材，做好查实、鉴别、筛选工作。第二章秘书应用写作的构成要素二、材料的占有（一）直接材料和间接材料凡是凭借五官接触的事物，通过耳闻目睹，获得的第一手材料，就叫直接材料。它是通过自己的观察得到的切身感受，因而最新鲜，最实在，最有活力，但是，个人经历毕竟有限，事事躬亲，既不可能，也没必要，还得借助第二手材料，这就是间接材料。例如：听取介绍，查阅简报、记录、报表等。这类材料也较真实、具体、广泛、客观，也很有价值。只有掌握了这两类材料，才能写出有说服力的公文。第二节材料的选取第二章秘书应用写作的构成要素（二）现实材料和历史材料实用写作的任务，在于解决现实生活中提出的各种问题，因此，搜集和掌握现实生活中实际情况的材料是非常重要的。但是，对任何一个事物，仅仅看到它的现在还是不够的，还要看到它的发生、发展以及它的过去和将来，也就是不能忽略其历史材料。可见，实用写作，既要首先着眼于现实材料，又要尽可能多地了解有关的历史材料，做到知古知今、知中知外，这样才能洞察和了解事物的纵横方面。第二节材料的选取二、材料的占有第二章秘书应用写作的构成要素（三）具体材料和概括材料具体材料就是典型材料；概括材料就是面上材料。这两者的有机结合，对于加强实用写作的针对性和指导性有着重要的积极意义。点面结合在汇报性、论说性文件中，尤为重要。没有“点”上的材料，就往往导致文件的一般化，缺乏足够的说服力；没有“面”上的材料，就往往说不清问题，不能给人以宏观、全局的概念，同样会影响文件的社会效果。掌握这两方面的材料，也是实用写作的一个必备条件。第二节材料的选取二、材料的占有第二章秘书应用写作的构成要素（四）正面材料和反面材料正面材料就是指应当肯定、赞成、褒扬的材料；反面材料就是指应当否定、反对、贬斥的材料。有比较才能鉴别，有鉴别才能决定取舍。掌握这两方面的材料，便于进行比较研究，揭示事物本质，无论对确立主旨还是表现主旨，都有不可忽视的意义。有的实用文体主要以正面材料作为事实根据，有的则主要以反面材料作为依据。特别是在规范人们行为而提出的限定要求时，往往要借助反面材料。第二节材料的选取二、材料的占有第二章秘书应用写作的构成要素第二节材料的选取三、选材的要求真实准确典型新颖观点和材料都必须实事求是，经得起实践和历史的检验。也就是指材料不能虚假，必须是实有的事物；材料本身必须能够反映事物的本质。选用的材料要能够准确地说明主旨。其一，就整篇文章来说，选用的材料，必须从不同的侧面，紧扣主旨，针对性极强地说明主旨。其二，要选用能突出、明确、具体地说明主旨或观点的材料，给人以深刻的印象和清晰的认识，不能笼统含糊，使人印象朦胧，不得其要。材料能深刻地揭示事物的本质，具有代表性和说服力。我们应当根据主旨和观点的需要，在同类材料中选取最生动、最有特点、最富有说服力的材料。材料能反映客观事物的发展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，回答现实生活中人们最关心的、最迫切需要了解的新问题、新人、新事、新成果、新数据、新经验、新思想等。第二章秘书应用写作的构成要素第二节材料的选取在应用文中，观点和材料是相互依存、相互制约的辩证统一体。如果离开材料，应用文中的观点就显得空洞干瘪，毫无价值；如果离开观点，材料就像一盘散沙，什么问题也说明不了。因此，必须用观点统帅材料，用材料说明观点，做到二者的有机统一。常见的方法有以下几种：四、材料的安排第二章秘书应用写作的构成要素第二节材料的选取（一）先亮观点，后列材料这样安排先声夺人，头绪清楚。常在段首概括亮出观点，然后列举事例陈述、说明、解释观点。（二）先列材料，后摆观点先介绍事实，或列举数字、依据，然后水到渠成地归纳概括出观点。这样安排从事到理，说服力强。（三）边列材料，边摆观点夹叙夹议，既摆事实，又说道理，由浅入深，便于理解。四、材料的安排第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排一、结构的涵义和作用结构就是指文章内部的组织构造。亦即对内容恰当的组织安排。具体地说，就是要使主旨清晰地、有条有理地贯穿全文，连缀成篇，做到首尾呼应，取舍得当，考虑好各部分的分合接榫，使全篇文章完整严密，内容充实丰满而不零乱。第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排文章的结构，实质上是一个如何认识和反映客观事物的问题，是客观事物的内部联系，通过作者的构思，在文章中有层次的反映。如果把文章主旨喻为灵魂，材料比作血肉，那么，结构就是文章的骨架。文章离开了结构，主旨、材料就失去了组织文章的依托。第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排二、结构的组成部分标题开头要求切题简明得体醒目公文式标题新闻式标题双标题单标题形式标题开头结尾层次和段落过渡和照应第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排二、结构的组成部分标题开头结尾层次和段落过渡和照应概括情况说明根据介绍目的交待原因阐明观点表明态度提出问题慰问祝贺引述公文不另写开头第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排二、结构的组成部分标题开头结尾层次和段落过渡和照应收篇点题提出希望、号召提出意见、建议说明有关问题表示祝贺、慰问。自然结尾。第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排二、结构的组成部分标题开头结尾层次和段落过渡和照应层次就是指文章思想内容的表现次序。实用文体的层次，要体现出客观事件的发展和阶段性、客观事物组合的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。段落是指一个个自然段。一般说来，它在文中是一个最小的可以独立的意义单位，具有低两格另起一行的换段标志，从形式上很容易辨认。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排二、结构的组成部分标题开头结尾层次和段落过渡和照应过渡，是指层次、段落之间的衔接与转换。它是上下文连贯的纽带，能够起到一种承上启下、穿针引线的作用，使全篇内容组织严密，浑然一体。常见的过渡方式有：1、段落过渡2、句子过渡3、关联词或词组过渡照应，是指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。常见的照应方式有：1、首尾照应2、前后照应3、题文呼应第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排三、结构的安排直叙式递进式并列式总分式（一）纵向组合结构（二）横向组织结构（三）纵横交叉结构第二章秘书应用写作的构成要素第三节结构的安排三、结构的安排直叙式递进式（一）纵向组合结构或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一，事情的来龙去脉十分清楚。常用于内容单纯、叙事性强的文种。采有这种方式时，要按照发展顺序，把事件恰当地纵剖成几个阶段，使层次正确、清晰；但要注意突出重点，兼顾一般，切忌平均使用气力，平铺直叙。就是作者在安排层次时，往往按事物事理的逐层深入关系来组织材料。这种关系，可以是由表及里，由点到面的层层剖析，也可以是由浅入深，由感性到理性的步步升华。但不管采用哪种形式，材料和材料之间的关系必须是步步深入的。