第二章秘书的基本职能.

第二章秘书的基本职能第一节参谋咨询•一、秘书参谋咨询的职能基础•1.秘书的职能地位和参谋咨询•秘书是领导者的助手,熟悉领导者的权责范围、工作内容、工作习惯、思想脉络和不同时期的工作重点,以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠道和来自各方面的信息,对上级领导机关的政策、指令和有关意图，以及下级各层次的具体情况都比较了解。•2.领导者的信任程度与秘书的参谋咨询。•(1)秘书的自身素质:从全局出发，为着组织整体利益，及时提出解决问题的谋略,具有忠诚踏实的品格。•(2)领导人的素质:具有民主管理思想，能够容言纳谏，善于以人之长补己之短，乐于帮助和培养下级。•(3)组织气候的影响:团体意识强，领导班子团结一致，组织上下关系和谐，全体组织成员思想和行为协调统一。•3.群众的理解和支持与秘书的参谋咨询。•深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的营养，在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见、建议和要求。•4.信息沟通网络与秘书的参谋咨询。•组织对内对外信息沟通网络结构合理，运转效率高，秘书掌握的信息就全面、及时、准确，以此为依据，提出参谋建议或进行咨询•二、秘书参谋咨询的特点•1.随机性。秘书与领导人彼此熟悉，相互了解，有共同的实践基础，不必按照固定的程序和方式提出建议和意见。（枕头风、车内风、杯边风、桌边风）•2.依附性。秘书的参谋咨询职能是以领导的信任程度为重要基础的，因此，具有一定的依附性。•3.多样性和权变性。根据情况，权宜应变，采取多种方法和手段，提出参谋建议。•三、秘书参谋咨询的方法•1.预测性参谋咨询：根据信息资料，把握事物发展的客观规律，对组织发展未来的状况加以描述并提出相应的策略供领导人参考。•2.跟踪性参谋咨询：在计划实施的各环节、步骤中，追踪发现问题，分析问题，进行参谋咨询。•3.进谏性参谋咨询：就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。•4.提供资料性参谋咨询：提供资料性参谋建议，让领导人根据大理准确的信息资料，修改错误或对正确的计划早下决断。第二节辅佐决策•一、秘书辅佐决策的职能基础•1.秘书为决策提供有效的依据•掌管文件材料，为决策提供政策依据；深入基层，为决策提供群众可受性信息依据；在各职能部门间起到沟通协调作用，为决策提供各职能系统综合信息依据；是组织对外联系的窗口，便于为决策提供环境变化状态依据；组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据等等。•2.秘书加速决策实施的进程。•秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。•3.秘书促进决策的优化。•二、秘书辅佐决策的特点•1.全面系统和随机辅佐相结合。•全面体统：追踪决策目标实现全过程。•随机辅佐：在日常生活中发现问题，随机协助领导人分析、解决问题。•2.决策辅佐与实施辅佐相结合。•决策辅佐：参与制定决策方案。•实施辅佐：参与实施决策方案。•3.超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。•超脱性辅佐：超脱于决策的权力与责任的。•参与性辅佐相：参与决策形成实施的全过程。•三、秘书辅佐决策的方式•1.决策前服务式辅佐。（服务者）•(1)收集有关方针、政策、法律条款和有关规章制度。•(2)收集组织内外各相关方面的信息、资料，作好信息依据准备。•(3)收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求，作好多元的群体智能准备。•2.决策形成中协助式辅佐。（协助者）•草拟可行方案；参与对各种方案的分析，修正和完善决策方案，撰写公文，表述决策方案。•3.决策执行中协调式辅佐。（协调者）•（1）协调领导和群众，上级和下级之间的关系。•（2）协调平行级之间，不同部门之间的关系。•（3）协调组织与环境之间的关系。•4.决策效果评估中鉴诫式辅佐。（评估者）•鉴:观察，审察，鉴别；•诫:告诫，劝人警惕，引以为戒。•对照决策计划，评估实施效果，发现和总结经验教训，记录在案，引以为戒。第三节沟通协调•一、秘书沟通协调的职能基础•1.信息枢纽具有沟通协调的优势。•秘书部门是信息枢纽。•2.综合部门具有沟通协调的便利条件。•秘书部门是领导各职能部门的综合部门。•3.办公部门蕴藏着协调沟通的能量。•受命于领导人，办理各项工作事务，和相关方面保持密切联系，能取得各方信任和支持。•二、秘书沟通协调的特点•1.非权力支配性。•秘书没有持掌法定的支配性权力。•领导机关的权力辐射和权力惯性，成为秘书沟通协调的能量。•2.非职责限定性。•秘书的协调职能，没有确定的职责范围的限定，即其范围具有极大的伸缩性。•3.非确定地位性。•秘书履行沟通协调职能时，没有确定的地位，扮演者上级、下级、同级的角色。•4.认同疏导性。•认同疏导：强调澄清事实真相的信息依据，足以明辨是非的道理，更要有感染有关人员的感情基础。•秘书一般不能用直接强制手段，而是采用信息沟通、感情沟通，加以疏导，使有关方面达到认同。•三、秘书沟通协调的方法•1.沟通化解矛盾•采用信息沟通手段，使有关方面明白真相，就可化解矛盾。•2.变通淡化矛盾•采取变通手段，进行信息沟通，淡化矛盾。•3.融合缓解矛盾。•通过思想沟通，实现求同存异。第四节管理事务•一、管理事务的职能基础•1.有利于全面服务。•2.有利于适应变化。•3.有利于综合协调。•二、秘书管理事务的特点•1.层次性•服务对象的层次性：主要领导人与次要领导人。•所办事务的层次性：重大、紧急事务优先。•2.适变性•时间的变化，工作内容的变化，都要求秘书要有适变性。•3.机动性•秘书虽有分工，但职责并不是很明确，因此，要求秘书必须具有较大的机动性。•三、秘书管理事务的方法和要领•1.不能分亲疏。与层次性是否矛盾。•2.不能图名利。•3.不能违背原则。与适变性是否矛盾。第五节检查督办•检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。是作为司控系统的上级以自己的决策目标来影响作为受控系统的下级的管理行为。目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。•一、秘书检查督办的职能基础•1.全面理解决策指令•参与了决策全过程，对决策指令的背景、目的、内容和实质，有全面深入的理解。•2.熟练高效的信息处理手段•3.及时准确地反馈检查督办的情况•秘书与领导人保持着密切的信息沟通。反馈情况，不必经过中间环节，层层转报。•二、秘书检查督办的特点•1.目的的明确性：检查督办对象明确；检查督办内容明确。•2.内容的系统性：是否办、怎样办、办的效果怎样。•3.态度的谦和性：（1）要严肃认真，实事求是，深入具体地了解情况；（2）秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。•三、秘书检查督办的要领•1.切忌浮光掠影，不求甚解•要深入实际，透过现象，全面把握决策执行情况和效果，不被假象迷惑。•2.切忌孤军深入，脱离群众•获得干部群众的支持和配合，有关方面的理解和支持，才能把握执行的真实效果。•3.切忌先入为主，主观片面•排除主观印象、主观情绪干扰，客观、公正进行检查督办。•一、多项选择题•１、秘书的基本职能体现在()等方面。•A、参谋咨询B、参与政务C、管理事务D、检查督办•２、秘书参谋咨询具有()等特点。•A、随机性B、自主性C、依附性D、多样性和权变性•３、秘书管理事务中应注意()。•A、不分亲疏B、不图名利C、不伤和气D、不违背原则•４、秘书沟通协调的方法主要有()几种。•A、沟通化解矛盾B、变通淡化矛盾C、融合缓解矛盾D、适当许诺解决矛盾。•５、秘书检查督办的特点主要是()。•A、目的的明确性B、内容的系统性C、方法的科学性D、态度的明确性。•二、单项选择题•１、进谏性参谋咨询是指秘书就组织管理中某些问题，向领导人提出()或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。•A、规劝B、意见C、方案D、批评•２、秘书的辅佐决策职能，体现在()处理来信来访，收集信息，参与讨论起草工作计划等实务当中。•A、起草公文B、制订政策C、调查研究D、参谋咨询。•３、由于没有法定的支配性权力，秘书的沟通协调主要依靠领导机关的()、领导人的权力辐射和秘书的思想素质和工作方法。•A、授权B、委托C、权力D、权力惯性•４、管理事务是秘书日常工作的主要内容，是秘书部门为领导机关服务，为()服务的重要手段。•A、领导B、领导机关C、领导工作D、领导综合•５、在管理系统中，秘书承担检查督办工作，有着优越的()。•A、职能基础B、职位条件C、权力基础D、工作条件•三、判断改错题•１、秘书的参谋咨询职能以领导的信任程度为主要基础。（）•２、秘书在形成决策的过程中，不仅是主持者和表决者，而且是重要的协助者。（）•３、秘书的沟通协调职能没有确定的职责范围的限定。（）•４、当主要领导人的事务服务的紧急需要与次要领导人的事务服务的紧急需要同时提出，又只能优先满足一方时，应先为主要领导服务。（）•５、秘书受委派进行检查督办时，要孤军深入，详细了解情况。（）•四、简答题•１、秘书的基本职能具体体现在哪些方面？•２、秘书沟通协调有哪些特点？•五、论述题•(1)结合实际谈谈秘书管理事务的方法和要领。•(2)根据秘书参谋咨询的特点，你认为秘书在履行参谋咨询职能时应注意哪些问题？