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第二章应用文的写作原理一、主题和材料（二）结构一、应用文结构的含义所谓应用文结构，是指应用文的内部组织形式和构造，是为表现文章内容对材料所做的组织和安排，也就是过去所说的“布局”、“谋篇”。它是撰写者的思路在文中的反映。主旨解决了文章“言之有理”的问题，材料解决了文章“言之有物”的问题，而结构是解决文章“言之有序”的问题。应用文书结构的基本内容序号名称含义要求1开头文章的开端适应主旨要求；自然和谐，凝练明快；生动新颖，起笔抓“人”2结尾文章的收束绾结全文；巧妙有力；令人回味3层次思想观点或情节的次序和地位保持段意的单一性；内容要完整；长短要适度4段落文章思想内容出现转折、停顿、强调、间歇等情况时所造成的文字的停顿单一、完整和美观5过渡上下文之间的衔接转换承上启下，文脉通畅6照应前后内容的关照呼应强化重点，印象深刻，给人启示层次的表述方法A、用小标题表示。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》一文的各层次间即用下述小标题表示：（1）、统一全党对我国农业问题的认识（2）、当前发展农业生产力的二十五条政策和措施（3）、实现农业现代化的部署B、用数量词表示。如：一、二、三、四…..，（一）、（二）、（三）、（四）……，1、2、3、4……，A、B、C、D……。C、用词、词组表示。如：“首先，…”，、“其次…”；“关于XXX的问题…”或“会议认为…”、”会议决定…“等。（2）、段落段落，这里指自然段，即应用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，是在行文中，由于转折、间歇及强调等情况而自然形成的分隔、停顿。规范段落一般应遵循的原则：A、段落要有单一性B、段落要有完整性C、段落要有连贯性D、要注意形式上的匀称、和谐、优美3、过渡和照应（1）、过渡：是指文章层次或段落之间表示衔接转换的结构形式。它的作用是承上启下，使文章脉络畅通，完整严谨。过渡在应用文中主要用于两种情况：一是层次与层次之间由总到分或由分到总，中间一般需要过渡；二是段与段之间的对比转折处常常需要过渡。常见的过渡形式有：过渡词语、过渡句和过渡段。常见的过渡方式过渡词语：经常使用一些关联词、转折词。如“综上所述”、“总之”、“因此”、“另外”、“鉴于”、“总的看来”、“概括地说”、“实践证明”、“为此”、“据此”、“故此”、“鉴此”等、过渡句：即在上一部分的结尾或下一部分的开端安排的一个过渡性句子。如“现将有关事项通知如下”、“现请示（报告、批复）如下”、“现将有关问题函复如下”、“我们的主要做法是”、“今年下半年应作好以下几项工作”等。过渡段：使上下两部分连接或转折的过渡性段落。它常由两部分组成，承前部分收束上文，启下部分开拓下文。（2）、照应是指文章前后内容的关照、呼应。它的作用是使所表达的内容首尾圆合，前面提到的问题在后面有着落，后面交代的事情，在前面有呼应，从而前后连贯，使文章成为一个有机的整体。在应用文中，最常见的照应方式是首尾呼应、开头与标题呼应。（三）语言特点和要求语言是应用文书的基本要素。语言的优劣，将直接影响到文章形式的完美与否。财经应用文语言的要求:（1）恰当准确：语言的准确体现在两方面：一是用字用词的准确。要弄清所用词语的确切含义，区分和其他近义词的细微差别；还要注意区别词的感情色彩。二是语句的准确，不犯语法、逻辑错误，不能模棱两可。1、词语的感情色彩那些热衷于个人或小团体的实惠，甚至见利忘义、损人利己的人，不仅为正人君子所，还可能滑向犯罪的深渊。（不耻，不齿）2、词语的语义轻重由于他多次交通规则，交通管理部门决定吊销他的驾驶执照。（违反，违犯）3、词语的语体风格领导干部和大家在一起的时候应该以普通劳动者的身份出现，应该和大家推心置腹地问题。（商量，商榷）4、词语的搭配范围经过公司上下一致的努力现在我们终于了难关。（度过，渡过）选词填空改错（一）1、某报社有20名专职记者，每人每天采访一件新闻并写成稿件，就有将近20多篇稿件供编辑挑选使用。2、由于受台风袭击，某乡今年粮食总产量为3000万千克，比去年6000万千克减少了2倍。3、去年浙江私人购买小轿车数量大幅上扬，与前年相比增加到55%。4、每天完成工作量在500件以上的，发奖金100元，在500件以下者，发奖金50元。5、目前在全世界，野生丹顶鹤濒临灭绝的情况下，到这里来越冬的数量却在逐年增长。6、当时很多年轻人冒着不怕开除团藉的危险，手抄《第二次握手》一书。7、不少单位不同程度地出现了财务混乱、账目不实、白条报销、乱摊成本、截留或挪用专项资金等现象。8、阳光里的紫外线是斑点形成的头号大敌。9、公司全体员工要从这次火灾事故中吸取经验教训，杜绝这类事故不再发生。参考答案•1、去掉“将近”、“多”•2、“2倍”改为“一半”或“50%”•3、“增加到”改为“增加了”•4、在“500件以上”后加“（含500件）”或（不含500件）•5、主语缺失。在“到这里来越冬的”后加“野生丹顶鹤”•6、逻辑混乱。“不怕”改为“被”•7、子母项兼容。“财务混乱”后加“的问题，如”。去掉“现象”•8、用词错误导致知识错误。“大敌”改为“因素”或“原因”。•9、用词不当，双重否定。去掉“经验”。“杜绝”改为“使”，或去掉“不再”。（2）简洁生动：做到句内无余字，篇内无剩语。简洁就是做到“以少胜多，以一当十”，用最简练的文字，表达尽量多的内容，言之有物，简明扼要；“篇无累句，句无累字”。如果是面对听众的报告、演说词，就需要语言生动一些，以加强文章的感染力。如在一篇关于纠正党内不正之风的汇报提纲中，谈到一些党员领导干部以权谋私，利用他们手中的职权为自己晋级、提薪、增加津贴，收入比职工高十几倍时，引了这样一段话：“群众给这些干部写了一副对联，上联是：领导奖金上不封顶；下联是：群众奖金下不保底。横批是：当官先富。”概括得非常深刻，入木三分。举例——应用文对数字的讲究：•①一九九〇年（√）②一九九零年•获利壹千零九百五十元•约数宜用汉字。①约八千人（√）②约8000人•①九亿五千万（√）②950,000,000③9亿5千万2013年以后，公文的落款都用阿拉伯数字，例如：2014年2月14日（3）朴实得体老子说：“信言不美，美言不信”。古人说：“文章不难于巧，而难于拙（朴实无华）；不难于细，而难于粗（抽象概括）；不难于曲，而难于直（之截了当）；不难于华，而难于质（内容质朴）。”可以说，这是事务语体平时风格的概括。朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述。不追求华丽词藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。得体，即指应用文语言应适应不同文体的需要，说话讲究分寸、适度。要适合发文者的身份；要适合题旨；要适合对象；要适合语境。如何做到语言朴实？1、运用“三易”词语“三易”是指易识、易读、易懂。2、忌用大话、空话、套话有的人写应用文，开头总爱先国内，再省内，再市内，后公司或局里，写一大篇内容不沾边的话。例如某厂写的一份工作总结，其中有一段：在党的十七大路线的指挥下，在中央一号文件精神鼓舞下，在全国工业交通工作会议的推动下，在局、公司领导的具体指导下，在党委的关怀下，我厂X千名职工同心同德，艰苦努力，完成了企业整顿的五项任务。这段话是“前提式”套话、空话，一连用了五个“在…….下”的句式，仅仅开了一个头，叫人厌烦。3、少用溢美之词•溢美之词指过分夸张藻饰的词语•例如：我公司出口的女服装，品种繁多：有美如垂柳的长裙和睡衣；有艳比玫瑰的旗袍和裙衫；有花团锦簇、五彩缤纷的绣衣。大衣和短衫，有的富如牡丹、淡雅如幽兰的罩衣和衬衣，艳而不凡，美而不俗。无论在选用衣料、设计款式，以及一针一线上，均经精心加工制作。•可改为：“我公司出口的女装品种繁多，有大衣、衬衣、睡衣等，用料考究，做工精细，款式新颖，规格齐全，适合不同年龄的女性穿着。”这样，就显得平实多了。•一份反映公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生当时的情形时写道：“……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎，滚作一团。”•写某一位模范人物的高尚品格时：“他的风格之高，高过喜马拉雅山；他的精神之美，美过富春江。”•某工业局干部写的工作总结：我局所属××工厂去年借助外部东风，生产一度像穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又像冰山开花似的，一泻千里。•某县粮库检查报告：蜘蛛在张灯结彩，老鼠在游行示威，麻雀在唱歌跳舞，蛀虫在悠哉地散步。《中共××市纪委关于严肃处理易××父子贪污问题的通报》，其中有一段文字：“作为党员领导干部，本应以身作则，克己奉公，用人民给的权力，忠实地为人民创业造福。而易××相反，他无视党纪国法，采用多种手段，与其子易××沆瀣一气，合伙贪污人民币×万元；此外，其子易××在其父的纵容下，依仗其父的权力，更加肆无忌惮，先后收取各种贿赂××万元，真可谓‘龙生龙，凤生凤，老鼠生儿会打洞’，他们父子俩的所作所为，已经完全丧失了共产党员的起码条件。”过去曾有一段时期，在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中，常常使用“接见”两个字，周恩来总理看后，指示记者改成“会见”，即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉，体现了大小国家一律平等的精神，改得非常得体。（4）规范首先，不要使用口语。如：在文件用语中，使用“商榷”、“面洽”、“诞辰”、“不日”、“业经”、“拟”等书面语言，而不使用“商量”、“生日”、“不几天”、“早已经过”、“打算”等口语，以示庄重。其次，不使用生造的晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言或简称。如称“少女”为“小嫚”，称“计划生育办公室”为“计生办”等。这不仅会使读者费解，影响到公文传递信息的功能，而且也影响公文制发机关的尊严与文件的权威性。再次，行文必须符合国家有关规定，如标点符号的使用，简化字的使用，缩写词语和简称运用的注意事项，运用名称应注意的事项，运用时间和数字时应注意的事项，主题词的选用以及有些规定用于等，都必须按照规定使用，以免造成混乱，影响办事效率。应用文语言的特点：（1）、专用词多长期以来，人们在应用文中沿用一些使用频率较高的专用词语。这些专用词语用途稳定，约定俗成，词义确定，有助于语言的准确与简练。常见的专用词语有以下几类：称谓词：第一人称用“本、我”；第二人称用“你“贵”；第三人称用“该、这”。承接词：即表示内容层次间总分、过渡、转折关系的词语。承接词语在经济公文中广泛使用。常见的有“以下、如下、由此可见、总之、综上所述、为此、据此、对此、有鉴于此。期请词：即提出请求，表明愿望的词语。如“望予办理”、“请查照”、“希参照执行”。领叙词：用于文章开端或段落起首，表引据、发语。根据、据、本着、奉、为…特、现…如下、兹介绍、兹定于、关于、为了、遵照等。追述词：经、业经、并经告诫词：不得有误、以…为要、引以为戒等表态词：又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理判定词：是、系、显系、以…论等时态词：兹、届时、行将、值此、如期、按期、展期、亟待等征询期复词：发出询问，征求意见的词语为征询词语。如上行文和平行文中常以“当否、妥否、是否可行、意见如何”等词语征求受文单位的态度。期复词语是指寻求对方答复的词语。如“请批复”、“敬候回复”。这两种用语经常放在一起使用，常用于请示、报告等文种的末尾。如“当否，请批示。”拟答词：答复询问，表明态度的词语。如“同意、现予批准、同意办理”等。祝颂词：用在信函中表示祝愿、致敬候的词语。如：“此致敬礼”、“祝健康”等。结尾词：用于应用文结尾，表收束。此复、此令、此致敬礼、特此报告、特此公告、谨此、望…执行、自…起施行、请查收、请于批准等使用专业术语应用文写作涉及各个部门、各种行业中的问题，因此，它总是和一定数量的专业术语相联系。在财经应用文中，经常使用预算、决算、税率，成本、资金、利润亏损、呆账、坏账等，在国际贸易中经常使用发票、提单、信用证、即期付款等。还有许多业务术语符号化，如“FOB”（装运港船上交货）、“CFR”（成本加运费）、”CIF“（