5.会议记录和纪要

会议记录和纪要会议记录和纪要是会务工作的重要组成部分：1、会议申办2、会议筹备3、会议程序4、会议通知5、会议文书6、会场布置7、会议讲话8、会议记录9、会议简报10、会议纪要一、做好会议记录二、撰写会议纪要三、熟悉会议礼仪一、做好会议记录（一）会议记录的目的（二）会议记录的功能（三）会议记录常见的问题（四）会议记录的构成（五）做好会议记录的技巧（一）会议记录的目的真实记载会议情况，客观反映会议内容，详细描述会议过程，准确留存会议结果。（二）会议记录的功能1、形成会议简报、快报、纪要的原始依据和重要素材。2、存查备考的重要文书档案。3、分析、研究、整理会议内容的主要依据。（三）会议记录常见的问题1、会议构成要件残缺，只记发言，不记其他会议事项。2、记录速度慢，大多数内容丢失，将一篇完整的高质量的发言记成了骷髅式的空架子。3、记录发言不准确（不太全面——不全面），扭曲了发言原意。4、有观点，但支撑观点的依据（理由）缺失。5、有言必录，主要观点被淹没，层次不清，重点不突出。6、忽视副词（特别是程度副词：很、最、太）、助词（特别是结构助词：的、地、得）、模糊语言（基本上、差不多、上下、左右）的正确运用，造成话语不通。7、记录书写太乱，涂改太多，无法看清原貌。（四）会议记录的构成1、会议名称（一）会议条件2、时间3、地点1、出席人2、列席人会议记录（二）与会人员3、缺席人(原因)4、主持人5、记录人1、会议主题2、会议议题（三）会议内容3、会议进程4、会议观点5、会议结果（五）做好会议记录的技巧1、了解背景，熟悉会议内容2、眼观全局，全面记录要件3、学会聆听，抓住发言要点4、快速记录，留存本来面目5、突出重点，有详有略6、及时改错，拾遗补缺1、了解背景，熟悉会议内容（1）与办会人员提前沟通，了接有关背景。（2）参与有关部门的筹备工作，感受会议氛围。①确定会议内容②组织工作班子③明确工作职责④落实工作任务（3）系统阅读会议材料及延伸资料，吸收新信息。①正式文件②参阅文件③参阅资料④会务文书（4）参加有关的会议（全体会议、专题会议），掌握热点。2、眼观全局，全面记录会议构成要件（1）会议名称（单位全称、部门全称、会议全称）（2）时间（年、月、日、时，特殊情况下还应注明会议起止时间的时分。）（3）地点（区域、宾馆、场所、会议室）（4）出席人（单位、部门、姓名、职务、职称，或范围）（5）列席人（单位、部门、姓名、职务、职称，或范围）（6）缺席人（单位、部门、姓名、职务、职称，缺席原因)（7）主持人（单位、部门、姓名、职务、职称）（8）记录人（单位、部门、姓名、职务、职称）（9）会议主题（中心内容）（10）会议议题（围绕中心内容的分项内容）（11）会议进程（宣读文件、讨论、结论）（12）会议观点（明确肯定、否定意见，注重理由）（13）会议结果（决定、决议、一致同意，保留意见，投票、表决数据）3、学会聆听，抓住讲话（发言）要点（1）听观点（肯定/否定，全面/部分，新观点、新视角、新路径）（2）听根据（理论，法律，地方法规，有关政策）（3）听理由（社情民意，时代特征）（4）听层次（大含小，分与合，对比与照应）（5）听推理（归纳推理，演绎推理，比较推理）（6）听辩论（不同的意见、有争议的问题，要听清双方的理由，不以个人爱好进行判断，尽可能客观记录。）（7）听结论（对每一项议题，都要听清讨论结果，特别是有争议的问题，要听清主持人的结论。表决事项要有数据.）关键是集中精力，认真聆听，快速反应，消化吸收。4、快速记录，尽量当场留存有用的内容（1）练习写字速度（标准讲话速度：200—250字/分钟）。（2）力争盲打，盲写。（3）掌握速记方法，自创速记符号如：中国特色社会主义：中——特——社，社会主义民主法制建设：社——民——法——建，区域经济：区——经，特色产业：特——业（4）努力掌握并运用速录技术。（5）重要会议，笔录、速录、录音、录像综合运用。（6）记关键词、数据、个性化语言。遗漏留空，会后补缺。（7）去掉口头语言里的虚字、重复等，但是要注意保持原意和原话的特点、原有的语气，不要用记录人的理解来改写或代替原话。（8）发言中有其他人的重要插话，应当加括号记明。（9）会议主持人在会上所作的提示、转换议题和总结性发言等均应记录清楚。（10）对会上所作出的决议，必须准确无误地记录，必要时当场诵读一遍，发现不确切的地方，当即修正。（11）通过表决而产生的决定、决议，要记清赞成、反对与弃权的票数。5、突出重点，有详有略会议记录的重点是——（1）会议中心议题，以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时指导性的言论和结束时总结性的言论；（5）会议产生的决定、决议、一致意见；（6）会议议而未决的事项；（7）对会议产生较大影响的其他言论或活动。6、及时改错，拾遗补缺（1）修正观点，还原会议完整的本来面目。（2）整理结构，分清眉目、层次。特别是做出决定的会议记录，要对照决定文本进行整理。（3）核对材料，补充空缺，事实、数据力求准确。（4）锤炼语言，保留个性，尊重讲话习惯，尽量一字不差地记录原话，不做刻意修饰。（5）重要的发言或会议记录，经过检查整理后，应送会议主持人审阅签字。（6）需要转发的会议讲话，应在记录整理之后，送讲话人审阅。二、撰写会议纪要纪要：记载会议主要情况和议定事项。（一）会议纪要的特点1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。2.概括性。以简洁精炼的文字高度概括会议的内容、会议的过程和会议的成果。3.条理性。对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，眉目清晰，条理清楚。（二）会议纪要的基本结构1、标题——有两种方式：（1）会议名称加纪要，如：全国财贸工作会议纪要；第四次厅长办公会议纪要。（2）把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要。2、开头——简要介绍会议概况，包括：(1)会议召开的形势和背景；(2)会议的指导思想和目的要求；(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；(4)会议的主要议题；(5)对会议的评价。3、主体——对会议的主要内容、主要精神以及基本结论的综合阐述。(1)从会议内容出发，抓住会议中心思想、中心问题、中心工作，进行条理化的反映。(2)概括会议的决定，反映会议的全貌。没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。(3)为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议传达学习了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。(4)说明性文字，撰写者可选择。引用性文字，必须忠实于发言原意，不能编造、篡改，更不可强加于人。4、结尾——提出号召和希望。（三）会议纪要的撰写方法1、概述法。把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于小型的、问题比较集中单一会议。2、分述法。大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，分项来写。3、提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点分别加以阐述说明。根据具体情况，需要记载与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。三、熟悉会务礼仪凡有人群活动的地方都有礼仪。Ⅰ.礼仪是人们在社会交往中塑造个人或组织形象的艺术。个人礼仪塑造个人形象，国家礼仪塑造国家形象，民族礼仪塑造民族形象，公务礼仪塑造组织形象。Ⅱ.礼仪是人们行为准则的一个重要方面。显示着一个国家、一个民族的文明程度，显示着一个组织的职业特征和文化档次，显示着一个人素质的高低、修养的深浅。什么是素质？一个人在举首投足、一言一行当中所表现出来的品德、胸怀、学识、才能。Ⅲ.礼仪是人类文明进步的表现，随着人类社会的发展而逐渐形成。握手：发生在刀耕火种的年代。让对方抚摸掌心，表示手中没有武器。鞠躬：起源于中国的“鞠祭”。在现实生活中，表示对地位崇高者、长辈的崇敬，弯一弯腰，地表示愿把自己作为鞠祭的一个牺牲品而奉献给对方。喝酒碰杯：起源于古罗马。为了防止给对方的酒中放毒药，双方各将自己的酒向对方的酒杯中倾注一些。作揖：左手握右手，拇指并拢，否则有欺主欺客之嫌。左（肩）敬，中（胸前）平，右（肩）爱。搧扇子：文胸武肚僧领道袖媒搧肩。中国是礼仪之邦，礼仪文化非常发达。中国古代一部重要的典章制度《礼记》，被列入“十三经”之一，为士者必读之书。讲究尊卑有别，亲疏有分，长幼有序。纪晓岚的故事：纪晓岚到庐山拜访一位道长——道童：“师傅，来了位客人。”道长：“坐。茶。”道童：“是个官。”道长：“请坐。上茶。”道童：“是个大官。”道长：“请上座。上好茶。”会务礼仪主要涉及五个方面：（一）会场座次（二）行进次序（三）会客位次（四）轿车座次（五）宴会排序○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○（一）会场座次第一，中外有别。中国人并排就坐，左方为上，讲究左高右低。国际惯例正好相反，以右为上，接待外宾都在主人右侧。这里的左右，指当事人自己之间的左和右。第二，约定俗成的规则：面门为上。即面对房间正门的位置是上座。居中为上。分中央，分两侧的话，中央的位置高于两侧。并排走，中间为上。前排为上。单行走，前排为上。以远为上。离门越远的位置越高，离门越近的是下位。十八届中央政治局常委合影，居中为上、左高右低排列：张高丽、刘云山、张德江、习近平、李克强、俞正声、王岐山（二）行进次序并排行进时，中央高于两侧，内侧高于外侧，右侧高于左侧。单行行进的话，前方高于后方。出入电梯，如果电梯有专人驾驶，陪同人员要后进去，后出来，符合前排为上的规则。礼让三先，让客人先进去。无人驾驶的电梯，陪同人员则需先进去后出来，先进去是为了按着按钮，后出来也是为了按按钮。2009年11月17日上午，国家主席胡锦涛在北京人民大会堂北大厅为美国总统奥巴马访华举行欢迎仪式。（三）会客位次在庄重的场合正式会客，人数要对等，面对面就坐。如果是非正式会客，可以并排坐，表示关系友善。面对面就坐，面门为上，背门为下。通常让客人坐在面对着房间正门的位置，主人坐在背对着房门的位置。2010年5月27日，温家宝总理在中南海紫光阁会见印度总统帕蒂尔。（四）轿车座次主人亲自开车，上座是副驾驶座。客人坐在副驾驶座上，叫平起平坐。但主人开车，主人的先生或者太太在车上，就坐副驾驶座，客人就坐在后排。公务接待，专职司机开车，上座是司机后排对角线处。我国车辆制式属于美国制式，方向盘居左，上座即后排右座。英国、日本是所谓英国制式，方向盘居右，上座即后排左座。专职司机开车时，副驾驶座叫随员座，那里坐翻译、保镖、警卫、办公室主任、公关人员等陪同人员。（五）宴会排序长条桌宴会，主宾双方各坐一侧，人数要对等，居中为上。圆桌宴会，主人坐正中，右侧坐主宾，左侧坐其他宾客。敬酒时，主人第一杯酒应敬自己右边的主宾。第二杯酒则即从左边起，按照顺时针方向进行。国际惯例：顺时针方向前进是吉利的方向，意味着时光在前，我们大家都向前走，与时俱进。而逆时针方向则表示不吉利。培训班的收获促我读书——充实头脑，更新思想，清洗语言。促我思考——三人行必有我师。组织者、聆听者教我许多。促我动手——学海无涯，熟能生巧，没有最好，只有更好。促我积累——积土成山，风雨兴焉；积水成渊，蛟龙生焉。促我升华——思想有多远，我们就能走多远。促我交流——尺有所短，寸有所长。赠人玫瑰，留有余香。非常感谢组织这次培训班的各位朋友，也感谢这些天来听我讲课、和我交流的各位朋友！因为这是我离开大学讲台20年后讲课时间最长、内容最系统的一次，不知不觉有了情感上的依赖。每当我深夜坐在书房里面对电脑备课的时候，虽然是踽踽独行，但眼前浮现的是大家期待的目光。子夜过后，我依然精力充沛，因为我要对