科技档案管理

第一章1.科技档案的定义及含义：定义：科技档案是组织机构或个人在科技、生产活动中直接形成的、保存备查的信息。含义：定义揭示了科技档案的产生邻域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案及其他档案在性质上的区别。2.科技档案与政务档案的区分它们各自产生于不同的活动领域，反应不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用。3.科技档案与科技资料的区分4.科技档案和科技文件的区分5.常见科技档案的种类及基本特点6.科技档案的基本特点及对实际工作的指导意义(1)形成和作用广域性特点，意义加强科技档案管理工作深入开发科技档案资源。(2)专业性特点，科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。首先，科技档案产生的领域具有鲜明的专业性特点。其次科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特征，科技档案的专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。(3)种类和类型的多样性特点，在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多，类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。意义:科技档案种类和类型多样性的特点为科技档案的科学管理提出了许多特殊的要求，科技档案具体管理环节应采取相应的措施，以保证实现对科技的档案的科学管理和有效利用。(4)成套性特点，围绕着一个独立科技项目的进行，构成了一个反映该项科技，生产活动的文件整体。意义：成套性特点对科技档案的科学管理，科技档案的保管，统计，鉴定，开发利用等等起着重要的规定和制约作用。(5)现实性特点：具有较强的现实使用性，归档进入档案部门的大多数科技档案资料正是他们发挥现行效用的活跃时期，而且将在较长的时期内发挥现行效用。意义：对科技档案的科学管理提出了某些特殊的要求。第三章1.科技档案事业的管理体制科技档案管理体制主要是指科技档案工作的组织体系，运行机制与管理形式。条块结合即专业管理和属地管理相结合的管理体制的形成。条块结合的科技档案管理体制就是在国家档案局的统一掌管下，按专业实行统一管理，在中央和地方各级专业主管机关对所属系统的科技档案工作实行领导和指导，国家各级档案行政部门实行监督，指导和检查的管理体制。按专业实行统一管理：中央和地方各级专业主管机关按专业统一管理科技档案工作。包括：领导和指导直属企事业单位的科技档案工作.对本专业系统科技档案工作承担业务指导的责任。按专业实行统一管理的原因：1.科技档案专业性和现实性很强，同生产，建设和科学技术的关系非常密切。2.科技档案工作是科技管理工作的基础，也是科技管理工作的一个重要组成部分、3.科技档案按专业实行统一管理，视科技档案工作基本原则的具体实施。2.基层科技档案机构的性质，形式，选择性质：基层科技档案管理机构是企事业单位设置的管理科技档案的职能部门。它是企事业单位的科技管理部门。它是国家科技档案工作的基层业务机构类型：综合性档案机构；单独的科技档案机构；信息一体化机构、知识管理机构。组织形式：集中式、集中领导分级管理。选择：企事业单位可以根据科技档案工作基本原则，从单位实际情况处出发，如管理体制、规模大小、科技档案数量的多少、科技档案利用率的高低、科技档案的保密程度，以及单位驻地的集中与分散等，合理选择科技档案管理机构的类型和组织形式。3.基层科技档案机构的具体任务：基本任务是统一管理本单位的科技档案，维护其完整与安全，积极为本单位科技、生产工作服务，在保证企业利益的前提下，为社会利用服务。具体任务：1.制定本单位科技档案管理制度和参与制定有关科技管理制度2.科技档案管理的各项业务工作:（1）：接收个科技、生产部门科技文佳的归档，做好科技档案的收集工作；（2）对科技档案进行分类、编目、统计和保管工作。（3）定期组织对科技档案密级的审查，根据有关规定及时解密或调整密级，以扩大利用和交流的范围（4）定期组织科技档案价值和质量的鉴定工作，承担科技的哪敢销毁的具体事宜（5）负责向科技专业档案馆移交规定进馆的科技档案，以及其他接收和移交工作（6）搜集、管理科技资料3.业务指导，监督和检查工作：（1）对科技、生产部门科技文件的形成、积累、整理和归档，以及图纸的更改、补充工作进行协助、检查和指导（2）参与产品、工程、科研成果的技术鉴定和竣工验收，以及引进技术和购置设备的开箱检查等活动，负责对相关科技文件进行评定和验收（3）对下属单位的科技档案管理机构或科技档案分室进行业务指导，并监督和检查其制度的执行情况和科技档案管理状况。4.开发科技档案信息资源，做好利用工作：（1）编制必要的检索工具，开发编研成品（2）为科技、生产工作提供有关科技档案，做好图纸的配套复制工作（3）参与本单位科技成果的推广应用活动，为科技成果进入科技市场、进行科技贸易，提供有关科技档案的复制本，并承担相关的技术咨询工作（4）进行科技资料的交流工作5.科技专业档案馆极其任务科技专业档案馆是保管对国家和社会具有长远保存价值的重要科技档案的机构，是科技档案信息资源的储备中心、咨询中心和交流中心。任务：（1）接收、征集本专业馆藏范围或按照有关规定需要长远保存的重要科技档案，并接受委托人的委托，代管其他有关科技档案（2）运用科学的管理理论和现代化管理手段，对科技档案进行科学妥善的管理（3）积极开展科技档案利用和咨询工作，为社会各项事业服务（4）根据实际需要和馆藏科技档案的状况，编辑出版有关科技档案编研成品，系统的开发本专业科技档案资源（5）组织建设本专业或行业领域的科技档案目录中心，促进本专业或行业科技档案信息传递、交流渠道与网络的形成和发展（6）从保证馆藏质量出发，对档案移交单位准备进馆的科技档案的管理进行业务指导和检查（7）搜集、储存和加工专业其他有关文献资料，建设专业科技信息交流咨询中心第五章1.科技文件鉴别工作的内容：（1）归档材料完整性的鉴别、（2）归档材料准确性的鉴别、（3）科技文件属性鉴别、（4）归档材料密级鉴别、（5）归档材料保存价值和保管期限的鉴别2.案卷及其特征：（1）案卷内科技文件必须是一组具有有机联系的材料（2）案卷内科技文件的数量要有一定的界定，即厚度问题。100张A4纸为准，上下50张浮动（3）一个案卷内科技文件的密级和保管期限应大体相同（4）对于后续文件，相关文件，可以独立形成案卷，放在本套文件其他案卷的后面，可以在备考表中加以说明3.科技文件组卷方法：按结构立卷、按子项或子课题立卷、按工序或阶段立卷、按专业立卷、按问题立卷、按名称或文件性质立卷、按地区立卷、按时间立卷、按作者立卷4.科技文件编目（国家标准）编页号，填写卷内文件目录，填写备考表，案卷封面的编目，案卷背的编制，案卷装订的要求，5.归档制度的内容（归档文件简要说明）科技文件归档是一个单位内部各机构，把在工作和生产活动中形成的，已经办理结束或告一段落，具有保存价值的科技文件，按照一定的制度和要求，收集齐全，系统整理并移交给科技档案室的工作，归档制度的内容包括：（1）归档范围：确定在一个单位哪些科技文件应归档，哪些不必归档，要根据本部门的性质，特点来确定科技文件的归档范围。一般而言，归档范围主要包括四个方面的内容：前期基础性科技文件、中间性科技文件、成果性科技文件、参考性科技文件（2）归档时间：两种情况，任务全部结束后归档；任务告一段落时归档，此外可以随时归档（3）归档份数：一般归档一份，重要的使用频繁的科技文件可归档2到3份（4）归档手续和要求：一般要求：科技文件归档必须按照有关制度进行。归档的科技文件必须做到书写材料优质，图像字迹清楚，格式统一，签署手续完备。归档的科技文件必须按照分类方案以及内部的有机联系或特殊要求组成案卷，填好目录归档的科技文件必须做到完整、准确、系统、由项目负责人审查，签字归档手续：编写归档文件简要说明、归档文件移交清单第六章1.科技档案收集工作及其内容（2个制度）科技档案的收集就是接收具有保存价值和利用价值的科技档案，集中收集在科技档案部门的一项工作，科技档案部门可以分为两大方面：科技档案室和科技专业档案馆。内容：基层科技档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作2.如何理解正常情况下科技档案收集工作的方法3.科技档案收集工作过程、阶段划分4.科技档案工作基本原则在科技档案收集工作中的具体体现5.协作项目形成的科技档案的收集方法6.科技专业档案馆的进馆范围（1）是由科技专业档案馆的性质和任务决定的（2）应考虑科技档案分级管理原则（3）科技专业档案馆收集进馆的应是本专业需要保存的重要的科技档案，以及需要永久保存的政务档案和其他专门档案（4）应接收有关的重要资料进馆1.科技专业档案馆的接收制度第七章1.科技档案整理工作及其内容和意义：科技档案整理就是按照一定原则，对科技档案作有系统的分类排列和科学编目，以便更好地保管科技档案，更好地为各项事业提供利用服务内容：第一个过程，由科技业务部门即科技档案行程者，在科技档案部门的协助指导下进行的整理工作，其主要内容是对科技文件进行鉴别，将科技文件组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。第二个过程：由科技档案部门独立进行整理工作，其主要内容包括：对科技档案进行科学的分类，排列和编制科技档案号，而这份工作主要是针对案卷来进行的工作。意义：1.通过收集工作集中到档案部门的科技档案，只有经过科学整理，才能实现条理化，并将科技档案的有关内容、成分揭示出来，同时，通过整理工作，有利于健全科技档案的收集工作。2.整理工作是鉴定、保管、统计等工作的基础。3.整理工作是科技档案提供利用的基础和前提，科技档案必须经过科学整理，揭示出它的内容和成分从而能准确迅速的提供利用。2.科技档案分类及其要求科技档案分类就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统分类要求：（1）.符合形成档案的专业和单位科技活动的性质和特点（2）一个单位内部或一个专业系统内部同一种科技档案分类标准应一致（3）分类应力求按专业系统实现标准化3.科技档案分类方案及其构成科技档案分类方案是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件，它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成构成：说明、类目表、类号p1784.科技档案分类方法科技档案分类在分类方案指导下分两步进行：第一步是对库藏全部科技档案按种类划分大类，第二步是对每种科技档案进行分类，最基本的方法有六中：工程项目分类法、型号、课题、专业、地域、时间分类法5.企业档案一级类目的设置一级类目：行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、设备、科研、基建、会计、人事、党群档案6.企业档案分类类目标识分类类目标识（分类号）是对企业档案分类类目给定代号，也就是编制档案分类表作用：（1）可标明企业档案分类层次（2）反映企业档案分类的各级类目的内容（3）固定类目在分类层次中的地位和顺序（4）在组织分类目录时，固定类目在目录中的位置和排列顺序7.企业档案的排架管理与编目（会计职工不背）选用案卷的排列方法，实际上是确定企业档案号的编制和档案柜架的应用方式。档案号主要是由分类号和顺序号组成，而案卷顺序号的编制又要根据所选择的流水排架方法来确定，而案卷排列有多种方法，多以案卷顺序号就有不同的流水选择。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类档案案卷的排架。这四类都属于企业管理工作的范畴，其文件材料的形成特点和形式以及归档后的管理，都与文书档案相近。（一）按大类排列按四个基本大类的顺序排列，在每个一级类目的范围内再按年度，属类顺序排列，对于案卷顺序号的编制分为两种形式：（1）按大类一年度流水排列编号（年度之内单独编号）同一属类的案卷，应把永久案卷排在前面，其次是30年案卷，最后是10年卷，采用这种方法主要注意3个问题：1.要尽量避免过多的倒架现象，由于这四类档案文件管理归档都是按照年度进行的，因此党群工作类第一年度案卷排列之后，同年度的行政管理类案卷就不能紧接着排列，而应给党群工作类第二年之后留有空架，否则每年都要倒架，留有的余地越大，倒架的次数越少，有条件的企业可按大类分柜摆放；2.档案分类号内如果没有表明时间符号时，在按大类分年度