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科技项目档案管理办法第一章总则第一条为进一步适应科学技术项目档案(以下简称科技项目档案)的管理，有效保护科技成果知识产权，充分发挥科技项目档案在科技进步和经济建设中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《长治市档案条例》和国家有关规定，结合本市实际情况，特制订本办法。第二条本办法所称科技项目档案是指在基础理论研究、技术研究、应用研究和软科学研究等方面的科技活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像、电子文件等各种载体形式的记录。第三条科技项目档案是科技成果的真实记录，是实现科技成果转化及其产业化的重要媒体，是一项重要的科学技术信息资源，任何部门或个人在职务活动中形成的各种科技项目档案，其归属权属于单位，必须由单位档案部门集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。第四条长治市档案局主管全市科技项目档案工作。按照统一领导、分级管理的原则，市档案局对全市科技项目档案工作实行监督、指导和检查；区、县档案局对本地区科技项目档案工作实行监督、指导和检查；各专业主管部门对所属单位科技项目档案工作进行指导和检查。第五条科技项目档案工作是科技工作的重要组成部分，是维护单位经济利益和保护知识产权的一项重要内容。各单位应切实将科技项目档案工作纳入科技管理和质量管理程序之中，将科技项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入科技部门和科技人员的职责范围，作为科技工作考核内容之一。第六条科技项目建档工作与科技工作实行“四同步”管理，即：下达计划任务与提出科技项目文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科技项目文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技项目成果与验收、鉴定科技项目档案同步；上报登记和评审奖励科技项目成果与档案部门出具归档情况证明材料同步。第七条各级科技管理部门应将科技项目档案工作作为科技管理的一项重要内容，协助和配合档案部门做好科技项目档案管理工作，每年从本单位科技经费总额中拨出一定的数额作为科技项目档案工作经费。第二章科技项目文件材料的形成和归档第八条各单位在组织开展科技项目研究活动时，应当要求和督促有关科技人员编制完整、详实的科技项目文件材料，并按照《科技项目文件材料归档范围》(见附件一)，及时做好科技项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第九条科技项目文件材料归档工作，实行由项目负责人落实立卷归档的责任制。科技项目完成后或部分结束后(包括中断或取得负结果的重要科技项目)，由承担项目的有关人员对所形成的科技项目文件材料进行系统的整理立卷，项目负责人对归档的科技项目文件材料完整性、准确性进行自评，并填写《科技项目文件材料归档审核表》(见附件二)。第十条各单位在加强计划内科技项目管理的同时，也要重视和加强横向、联合开发研究项目的管理，在签订与项目有关的协议、合同时，明确提出科技项目建档要求和科技项目文件材料的归档责任。第十一条几个单位协作完成的科技项目，由主办单位归档保存一套完整的项目档案。协作单位除保存自己承担任务有关的项目档案正本外，还应将复制本送交主办单位保存。主办单位对任何一方送交的档案，负有保密义务。第十二条科技项目文件材料应在科技项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档或按子项目归档，归档工作应在项目结题、验收或鉴定后二个月内完成，由项目负责人或指定专人向本单位档案部门办理归档手续。第十三条科技项目文件材料的整理立卷应按项目分类，根据科技工作程序进行组卷、排列，保持文件材料之间的有机联系。每个科技项目形成的文件材料视其数量可以组成一卷或若干卷。第十四条凡归档的科技项目文件材料应做到原件归档，签署完备，字迹工整，图样清晰，便于长久保存。第三章科技项目档案的验收和检查第十五条为了确保科技项目建档工作质量，实施科技项目档案验收制度。各单位对已完成的科技项目在进行验收、鉴定之前，由科技管理部门通知本单位档案部门对科技项目文件材料进行审查验收，并填写《科技项目档案验收表》(见附件三)。凡未经档案部门验收或验收不合格的科技项目，各单位不得组织验收、鉴定。第十六条各单位在申报科技项目成果奖励时，必须由本单位档案部门对申报的科技项目成果档案进行验证，并出具《归档证明》(见附件四)，对不具备《归档证明》的申报项目，各级主管部门不予受理。第十七条各级档案部门对正在申报奖励的科技项目，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门暂缓对该项成果的评审。第十八条科技项目档案验收工作按照分级管理原则，市和区、县档案行政管理部门分别对本行政区域内的科技项目档案验收工作负责，各专业主管部门对所属单位的科技项目档案验收工作负责。上海市档案局会同上海市科委对全市重大科技项目档案管理情况定期开展检查活动。第四章科技项目档案的管理第十九条各单位档案部门对归档移交的科技项目档案按照科技文件材料的形成规律，进行科学分类、系统排列和规范编目，采用先进技术，实现科技项目档案管理的科学化、规范化和现代化。第二十条科技项目档案实行动态管理。各单位在科技项目结题、验收或鉴定后，还应加强对成果申报奖励和成果应用转化过程中形成的文件材料进行补充收集归档，确保科技项目档案的完整性。第二十一条科技项目档案管理应设有符合档案保管要求的库房，绝密级科技项目档案应有专柜严格保管。库房管理应配备防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防有害生物等防护设施，对破损档案应及时修复。第二十二条根据国家有关规定，准确划分科技项目档案的密级和保管期限。科技项目档案密级划分为绝密、机密、秘密三个等级，科技项目档案保管期限划分为永久、长期、短期三个期限。第二十三条各单位档案部门要会同科技管理部门定期开展科技项目档案的鉴定工作，对保管期限变动、密级调整和需要销毁的科技项目档案提出建议，报单位主管领导批准后实施。第二十四条科技人员调动工作、调离岗位时，须将经手的科技项目文件材料向单位档案部门办理移交或归还手续后，方可办理调动离职手续，否则，不予办理调动或离职手续。第二十五条各单位应重视和加强在机构改革、体制转换、资产变动中科技项目档案的管理，按照国家有关规定，做好科技项目档案的交接工作。第五章科技项目档案的开发利用第二十六条各单位要大力开发科技项目档案信息资源，建立各种科技信息网，不断扩大和加强科技项目档案信息资源的交流，同时，要处理好科技项目档案开发利用与保护知识产权和保守技术机密的关系，使科技项目档案为实现科技信息共享提供方便。第二十七条各单位要积极采用现代化手段，建立科技项目档案检索系统，为科技项目的成果转化、技术咨询、技术转让和技术开发等活动提供有效服务。第二十八条各单位档案部门要大力开展科技项目档案编研工作，编撰科技简介、文摘、专题汇编等形式的编研资料，积极开展档案咨询服务工作，实现科技项目档案的有效利用。第六章法律责任第二十九条凡将科技项目档案据为已有，拒绝向档案部门移交或因管理不善，造成科技项目档案损毁和丢失的，按照档案工作法律、法规的有关规定，由所在单位或上级档案行政管理部门对直接责任人给予行政处分及赔偿损失。第三十条对擅自将科技项目档案或及其复制件出售、赠送，泄露技术机密，侵犯单位合法权益，造成经济损失者，依法追究当事人经济责任及法律责任。第七章附则第三十一条本办法由上海市档案局负责解释。第三十二条本办法自颁布之日起执行。附件一：科技项目文件材料归档范围附件二：科技项目文件材料归档审核表附件三：科技项目档案验收表附件四：归档证明附件一：科技项目文件材料归档范围科技程序序号文件材料名称一科研准备阶段1234567891011立项申请书开题报告、选题报告调研、考察报告可行性研究报告方案论证、专家评议书招、投标文件项目审批文件计划任务书、项目建议书合同、协议、委托书经费申请报告及批件项目研究计划及年度执行情况报告二研究实验阶段12131415161718实验、试验、测试的重要原始记录实验、试验、测试的报告技术分析报告关键配方、计算数据计算机程序、说明书、用户手册研究试验大纲标本、样品三总结鉴定阶段19202122232425工作总结、技术总结研究报告、研制报告研究论文、专著设计图纸、工艺文件技术标准、规范、说明书用户报告、经济效益证明材料科技成果鉴定申请书2627282930科技成果鉴定证书专家鉴定委员会名单、专家评审意见科技成果水平检索证明科技经费决算材料科技成果登记表四成果申报阶段3132333435科学技术奖励申报书获奖通知、奖状、证书成果应用证明材料效益分析报告及证明材料专利申请书及授权证书五应用转化阶段36373839404142应用转化方案及实施材料成果转让合同或协议生产定型鉴定材料国内外同行评价及用户反馈意见学术交流、培训材料应用转化情况报告、工作报告成果宣传报道材料附件二：科技项目文件材料归档审核表项目名称项目来源完成单位项目负责人起止日期归档日期档案数量归档人保管期限密级档案完整、准确情况项目负责人自评意见（签名）科技管理部门审核意见（签名）档案管理部门审核意见（签名）备注附件三：科技项目档案验收表项目名称项目来源申请单位申请部门申请验收日期项目鉴定日期申请人档案管理部门验收意见验收人（盖章）（签名）年月日单位领导意见（盖章）（签名）年月日备注附件四：归档证明由我单位承担完成的科技项目，已于年月日完成归档工作。经审核，该项目档案材料已收集齐全，符合归档要求，共形成档案卷（册），档案号为。特此证明。档案室（盖章）年月日