秘书工作的基本特征

秘书工作的基本特征秘书工作具有什么样的特征?对这个问题的看法,秘书学界很不一致。目前,比较流行和影响面较广的有如下几种观点:第一种是“四性”说。即认为秘书工作具有四种特性,但具体表述时又各不相同:有的认为秘书工作具有政治性、从属性、事务性、被动性;有的则认为它具有机要性、辅助性、综合性和服务性。第二种是“五性”说。即认为秘书工作具有五个方面的特性。“五性”论者表述也不尽相同:有的说是政策性、保密性、执行性、全面性、辅助性;有的则说成从属性、政治性、事务性、被动性、综合性。第三种是“五组对立统一矛盾”说。论者认为秘书工作的特征,就是被动性与主动性的对立统一,事务性与思想性的对立统一,机要性与群众性的对立统一,突击性与经常性的对立统一,综合性与专业性的对立统一。至于什么是秘书工作的基本特征,论者们的认识自然也极不一致。有的认为是它的从属性,有的认为是它的辅助性,还有的认为是它的中介性,总之,这个问题一直是学术界亟待有所突破的问题。二上述众说纷绘的现象,说明了什么问题呢?一方面,说明目前对秘书工作的研究,在学术上仁者见仁,智者见智,大家都可以充分自由地发表自己的不同见解,呈现百家争鸣的氛围。另一方面,也说明作为新兴学科的秘书学,尚处在创造时期、幼年阶段。迄今为止,对秘书工作的特征,尤其是它的基本特征的研究,还停留在较浅的认识水平上,缺乏从更深层次上对其特征尤其是基本特征给予理性的科学的抽象与概括。因此,论者们或借他物之性为秘书工作立论;或凭借自己对秘书工作的经验、感受,捕捉住秘书活动的现象,为之定性;或者过份强调一面,而忽视其他方面,因而难免失之偏颇,难以形成令人信服的结论。例如,不少论者认为,被动性是秘书工作的一种特性,甚至“独有的特性”。其实,只要我们认真地深入探讨一番,就不难发现“被动性”之说,是缺少科学依据的,更非秘书工作的“独有特性”。众所周知,所谓特性、特征、特点,应是某一事物区别于他事物的特别显眼的征象。任何事物既具有本质属性的一面,又具有非本质属性的一面。拿所谓被动性来说,它只是秘书工作人员同秘书工作之间的一种可变的因人而异的关系属性,或者说,是秘书工作人员对秘书工作适应性不强的一种感受上的表现。从实际情况看,刚刚走上秘书工作岗位的人,可能对被动性感受多一些,逐步胜任秘书工作以后,他们的感受就会少一些。当秘书工作人员感受到被动性较多的时候,可以通过总结实践经验,参加专业培训,主动向老同志虚心请教等多种途径逐步减少它。对一个富有经验且善于学习,积极主动工作的秘书工作者来说,他对秘书工作的规律己驾轻就熟,对上司个性特点、活动规律了如指掌,他对自己所从事的工作也就会胜任自如,无所谓被动性可言了。秘书工作人员作为秘书工作的主体,顺应和接受它的客体———秘书工作的过程,往往有两种情况:主动与被动。主动的强弱,与主体对客体顺应、接受的程度,即适应性的强弱成正比;被动的强弱,则与适应性的强弱成反比的。衡量主体对客体是主动还是被动,主要是看主体对客体顺应、接受程度是强还是弱。所以,作为学术研究,必须把秘书工作的本质属性问题,同它的非本质性属性问题严格地区分开来。三那么,我们应该怎么样正确认识秘书工作的特征,古今中外对秘书工作的特征是如何认识的呢?如前所说,任何事物都有它的固有的属性与非固有的属性,秘书工作当然不会例外。秘书工作的固有属性,就是它的基本特征。比较分析古今中外秘书工作的基本活动,就能从中发掘出它的基本特征来。秘书工作起源于上古时代。传说中的汉文字创始人仓颉,是黄帝的一名史官,他帮助黄帝记载国家大事;虞舜时代有一名叫做“龙”的人,做“纳官”,替虞舜早晚发布命令,公正忠实地汇报下面的反馈情况。到了夏朝,随着阶级的出现,国家的产生,朝廷设置了管理公务文书,即所谓“典志”的官员———太史令。上起唐虞、下迄商周,史官、纳官、太史令,都是秘书官员。他们为国君记录言行,起草、保管文件,管理典志;有的还帮助国君了解民情,提出治国的建议、方案,协助制定政策、法令。例如伟大的诗人屈原,就曾任楚国的“左徒”。司马迁的《史记》说,屈原“入则与王图议国事,以出号令;出则接遇宾客,应对诸侯。”他还为楚怀王起草法令,办理与齐国结盟的外交事务。可见屈原实际上做着与现在国务院秘书长相似的工作。到了秦王朝,随着中国封建君主专制集权国家的建立,开始确立了从中央到地方(郡、县)的比较完整的秘书工作体制,形成了一支庞大的多层次的秘书工作队伍。如中央最高统治者身边,有“御史大夫”,为皇帝收发重要文件资料,对百官行使督察职责;有“尚书”,主管朝廷文书的起草和传阅;有“博士”,备供皇帝咨询,掌管皇室史书典籍;有“谒者令”,为皇帝引见百官,传达命令;有“主玺令史”专管皇帝印章。汉代丞相和诸侯王身边,有“长史”为之掌管全部秘书工作;地方长官如郡守、县令,有“主簿”和“记室令史”之类秘书长式的官员,充当参谋、助理。秦汉以后,在中国漫长的封建社会发展进程中,秘书机构的设置和秘书官员的名称,尽管各个朝代不尽相同,但他们的工作职责,其实都大同小异,有些还沿用至今。综观我国秘书工作数千年来的发展演变史,我们可以发现:中国古代社会的秘书工作,与现在社会秘书工作之间,存在着许多共同点。第一,秘书工作的基本性质与活动方式,无论哪个时代,总是大体相同的、一贯的、不变的。第二,古今秘书部门都是设置于国家的政治权力的中枢,古今秘书官员都处于中央和地方首脑、长官的身边,这种特定的地位决定了秘书工作特有的工作内容和特殊的活动方式;第三,古今秘书官员的使命和秘书部门的职责,都是直接辅助上司全面管理国家事务,都必须竭尽全力地为直接上司进行多方面的综合服务;第四,古今秘书官员的使命和秘书部门的职责,不但要管事,还得要谋政。就是说,他们必须替上司竭忠尽智地想办法、出主意、当智囊,献良策,以全面实现上司的政治意图。上述四个共同点,就是古今秘书工作的共性。从本质上讲,在这个共性之中,包含着三个相互联系的古今不变的道理。第一,秘书工作主体———秘书人员,要想得到直接上司的充分信任,必须竭尽全力,充分发挥主观能动性,出色地做好各项秘书工作。第二,秘书工作的全部内容,都来源于为之直接服务的上司的主观意图与客体需要。第三,秘书人员只有辅助上司的决策、尽职管理事务的义务,而没有也不可能享有对重大事情的最终决定的权力,即使是最高级秘书官员,也只有参与议政的权力,而没有最后拍板的权力。这三个基本道理,是贯穿古今秘书工作,千古不变的道理,也就是秘书工作古往今来的固有属性。如果我们用一个抽象的概念来科学地概括它的内涵,就是秘书工作具有全能辅助决策与管理的特征,简而言之,就是具有全能助理性。中国秘书工作是这样,外国秘书工作也不例外。据马克思的《摩尔根〈古代社会〉一书摘要》记述,北美易洛魁氏族部落联盟的酋长,他有一位充当自己使者、执行自己指示、协助自己处理各种事务的“助理酋长”。这样的人物,实际上就是当时北美古代社会领袖人物身边的秘书或秘书长。他所做的全部事情,当然可以看作是古代社会的秘书工作。中世纪的欧洲,各国君主都有文职辅臣,英文叫做“Secretary”。奴隶主和封建贵族,都雇有充当参谋角色的“幕僚”,负责拟制、管理文书档案与日常事务的工作。近代欧美资产阶级革命成功之后,秘书在工厂、企业中,成为全面辅助工矿主或董事长、厂长、经理们,管理行政、人事,甚至财务的可信任的亲密助手和得力参谋。现代发达的资本主义国家中,秘书工作已经普遍化和社会化,不仅广泛存在于政府机关、社会团体和企事业单位,而且渗透到社会的每个角落。综观欧美秘书工作的发展史,我们同样发现,秘书工作具有全能助理性的特征,以英国政府的文官系统的秘书工作为例,根据职责不同,英国政府把文官秘书分为四级:最高级是行政秘书,其工作职责是全能协助政府首脑和各部部长草拟政策方案,协调沟通机关内务,组织掌管行政人员考核,相当于我国中央政府的秘书科长或办公厅主任。其次,是执行级秘书,相当于秘书长或办公室主任,全面协调管理较小范围的事务,全面处理文书事务工作。三是文书,他们按照法规记录、撰写、制定文件,统计资料,处理日常行政事务。最低一级是助理文书,就是打字、速记、缮印、接待等秘书人员。这四级秘书,一级协助一级,其职责都明显具有全能助理性。四以上是从历史角度进行了纵横比较分析。下面我们再从管理科学的角度,深入一步探讨秘书工作,看它究竟是怎样在领导行为中发挥作用的。这样我们将会更全面的认识秘书工作的本质属性。秘书部门是领导机关和机关主要负责人实施领导、进行管理的“枢纽”和“调控中心”。领导与管理行为,是指在一定的体制下的领导与管理者的活动。领导与管理行为的综合效应的产生,必须包括四个环节:决策———执行———监督检查———信息反馈。秘书部门主要是在这四个环节上充分发挥全能助理作用。在领导决策前,秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种信息,为领导提出多种可供选择的意见、方案;在领导决策中,秘书要组织力量,积极大胆地参与论证,协助领导做出符合实际的科学决策。在决策后的执行过程中,秘书要分两步进行全能助理:首先,必须及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑的思想,进一步深化、细化、具体化,以便最后形成实施方案,以便通过拟制文件、组织会议贯彻等手段,把领导的决策输送出去,使决策得以实施。第二步,要对决策的实施进行全面的催办查办。督查中,不仅要善于通观全面,随时掌握进程,针对薄弱环节,打通阻塞关节,以协调各职能部门的行动步伐,而且要善于跟踪信息反馈,以便于协调领导与管理者及时了解情况,修正、调整、完善决策方案,直至这项决策顺利完成为止。在整个决策程序中,秘书工作的职责,不仅要求为领导与管理者提供准确、真实而有价值的信息,拿出使领导与管理者满意的意见、方案,而且要全力以赴协助领导与管理者使决策付诸实施;不仅要积极主动监督各职能部门“做没做”,而且要深入检查“做得怎么样”,特别要高度敏感地竭力去捕捉住那些带苗头性、倾向性的问题,从怎样正确执行领导决策的角度,提出纠正偏差和失误的建议,及时会同有关部门磋商办理,涉及重大问题,应如实报告机关主管领导。这一切自始至终贯穿着、体现着秘书工作的全能助理性。如前所说,政治性、从属性、事务性等,都是秘书工作同党政工作、领导工作和上下左右职能部门工作的关系属性。这些关系属性,并非本质属性,因为它们不是秘书工作所独有的。由此看来,只有全能助理性,才比较客观地全面准确地概括了秘书工作的基本特征。秘书职业技能的培养秘书职业教育作为职业教育的一种，以培养学生的职业技能为本位虽然已是人们的共识；但是，由于在秘书教育实践中对职业技能的培养一直未引起人们的足够重视，以致高等甚至中等秘书职业教育都办成了中文或文秘本科教育压缩型。所培养的学生不能很好地适应社会对各类技术型、应用型秘书人才的需求，目前，已成为秘书职业教育中迫切需要解决的重要问题之一。我国加入世贸组织后，涉外秘书成为秘书队伍中的一支重要力量，给我们对秘书职业技能的培养提出了更高的要求。一、秘书职业技能的构成技能是指人们通过练习而形成的一定的动作方式、动作系统或智力活动方式。根据技能中“动作”的内外之别，可以把技能分为动作技能和智力技能。秘书职业技能也同样包括这两部分。汽车驾驶、录音录像、摄影、办公设备维修、书写等属动作技能，主要借助骨骼、肌肉和相应的神经过程来实现，我们把它叫做操作能力或动手能力；口头和书面表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等属智力技能，主要由内部的心理“动作”（心理活动）构成，是一种在头脑中进行的动作方式或智力活动方式，智力技能的形成和发展，内部语言起着重要的作用。综合起来，秘书职业教育应培养的秘书职业技能主要包括以下几个方面：（一）普通技能（基础技能）普通技能是从事秘书职业在内的各类现代社会职业普遍需要掌握的基础性技能，包括运用本国语、外国语进行表达和交流的能力，书写能力，计算机操作能力，社会交往、社会适应及协作能力，自我提高及创新的能力，组织管理能力，信息处理能力等。（二）专业技能在秘书职业技能中，处于核心地位的是专业技能，主要包括：演讲、公文写作、办公室事务处理、档案管理、会