移动校友会信息系统在高校中的应用与研究

应用技术交流移动校友会信息系统在高校中的应用与研究田甜1于洋1何婕1王雁茂2（1.北京信息科技大学校友办，北京100192；2.南方电力集团，广州，510245）摘要：分析和探讨了目前高校校友会信息系统建设的现状。结合高校日常管理特点，对其校友信息管理应用中出现的各种问题进行了详细分析并提出解决办法。针对在校生、已毕业校友与母校的信息交流渠道建设提出新的解决办法，即由校方组织的的传统校友会扩展为不受时间、地点限制的移动校友会。另外，该系统对高校每年入学新生咨询、接待等高重复性工作提出了解决办法。通过该系统在北京信息科技大学的应用，证明了该系统能给高校日常管理工作带来极大的便利，也为高校校友管理提出了新的解决方案。关键词：移动校友会信息系统；高校；管理；信息交流中图分类号：TN915.5文献标识码：AApplicationandDiscussionofMobileAlumniAssociationInformationSystemforInstitutionofHigherEducationTIANTian1YUYang1HEJie1WANGYanmao2(BeijingInformationScienceandTechnologyUniversity，Beijing100192China)（SouthElectricPowerScienceandTechnologyDevelopmentCo.,Ltd.Guangzhou510245China）【Abstract】Toanalysisanddiscussallkindsoftheinformationsystemdevelopmentandapplicationstatusofinstitutionofhighereducation.Basedonthefeatureofhighereducation’sdailymanagementandoperation,toprovidesolutionsanddiscussfurtherfocustothevariousissuesduringtheapplicationofalumniinformationmanagement.Providenewwaysforthecommunicationbetweenstudentandgraduate.Usemobilealumniassociation,whichisnolimitedbytimeandaddress,insteadofthetraditionalalumniassociationwhichisorganizedbyschool,sothattoimproveefficiency.Atthesametime,toprovidethemethodforconsultingandquestionsfromnewstudentreception.ThroughtopractisethemobilealumniassociationinBeijingInformationScienceandTechnologyUniversityprovethatsuchsystemcanprovidemuchmoreconveniencesduringthedailymanagementofhighereducation,andnewsolutionsformanagementofalumniinformation.【Keywords】mobilealumniassociationinformationsystem;highereducation;management;informationcommunication移动校友会信息系统的研究与应用，主要是为了解决高校在校学生、校方和已经毕业的校友三方信息沟通过程中遇到的困难和不便。传统的校友间及与校方的信息交流受到很多方面的限制，而移动校友会信息系统正好克服了传统沟通模式中沟通渠道单一、效率低下等问题[1]。该系统的应用不仅拓宽了信息沟通渠道，而且使高校校友会的管理更加系统和灵活，大大提高了高校校友办老师等人员的工作效率。1移动校友会信息系统概念“移动校友会信息系统”是在“校友会信息系统”的基础上，将其数据信息从传统的PC电脑上延伸到各个校友及校方人员的智能手机或平板电脑上，使相互之间的信息交流不再受时间、地点等因素约束的一套移动应用信息系统。移动校友会信息系统是校友会信息系统的再延伸，它结合了智能手机、平板电脑移动便捷的优点，使校友办老师能够随时随地处理校友会工作，更重要的是该系统更加方便毕业校友、在校校友和校方三方信息的交流。2目前校友会工作中存在的问题目前，我国一线城市的部分高校开展了校友会信息化工作，但多数高校并没有开展相关工作。随着每个高校毕业学生数量的不断增加，毕业校友、在校校友和校方三方的信息交流的需求越来越多。为了能够更好的服务于校友，为了校友间的信息交流更加流畅，校友会管理水平需要再上一个新台阶。现阶段我国高校校友会管理和运营上主要存在以下问题：1）校友联系方式等信息难以取得，尤其是毕业多年的校友的相关信息更加难以收集，这给校友办工作带来了巨大的挑战。另外，学校各个部门工作人员收集到的校友信息不能及时和校友办交互，彼此信息交流效率低下，容易形成信息孤岛。快速解决上述问题就必须满足以下2个条件：①由校友办老师主动获取校友信息转变为校友主动提供信息。由于高校历年来毕业的校友众多，并且分布在世界的各个角落，由校友办老师来获取每个校友的信息将是一件不可完成的任务。②校友获知、提供信息的渠道要安全、方便和快捷。毕业多年的许i多校友经常会发出一些感慨：毕业多年后发现如何取得母校老师的联系方式成为他们和母校信息交流的重大障碍。2）已经毕业的校友和在校校友之间信息交互不畅。校友会下的这两大群体在很多时候有密切的关系，但是彼此信息交互又是比较困难的。比如校友想要把本单位的招聘信息发给在校校友，需要先和相关专业的老师取得联系，老师再收集有意向学生信息发送给校友，在整个信息交互过程中，信息流转的效率很低。3）校友会组织架构单元之间信息交互效率低。由于一所高校的校友会会有多个地区分会或多个行业分会，每个分会都有相应的负责人来负责分会的运营，各种分会之间或与总会之间的日常行政事项不能及时得到审批和批复，直接影响了整个校友会工作的效率。4）每年新生入学咨询、接待等工作重复性高且工作量大，校方投入大量的人力、物力来处理该项工作。如果能够把其中咨询部分工作转变成由新生自助完成将会大大减轻新生入学相关工作量。移动校友会信息系统专门为每年入学新生提供了衣食住行学各个方面的信息，方便新生快速适应大学校园生活。3移动校友会信息系统的应用目前国内一线城市的部分高校已经开展了校友会信息化工作，主要是网站形式的SNS校友社区系统，而关于开展移动版本的校友会信息系统的工作仍处于探索阶段。移动校友会信息系统是传统校友会信息系统与智能手机、平板电脑等移动设备相结合的产物。随着芯片技术和手机操作系统的不断发展，智能手机等移动设备的计算能力越来越强，再加上拥有优秀的便携性，它在教育领域的应用越来越广阔。本文以北京信息科技大学研发的移动校友会信息系统为例来介绍其为高校校友会的日常管理带来的各种便利。下面从移动校友会信息系统的主要功能来介绍其在高校校友会管理中的应用情况。该系统核心功能是通讯录功能，该功能记录每位校友的通讯信息，这些信息由校友自行修改和保存，并且设置对其他校友等的展现度(充分保障校友个人信息的安全)。在通讯录功能的基础上增加OA系统的核心功能——工作流模块，该模块功能是校友会组织管理的重要工具，对于分会的各种公文流转、审核、审批工作，相关人员能够通过手机或平板电脑及时进行处理,大大提高校友会组织日常工作效率。下图是移动校友会信息系统整体业务信息流转图。图1移动校友会信息系统整体业务图核心功能介绍：1）通讯录功能：该功能是整套系统的基石，其他功能都是围绕着该功能设计的。只要校友和老师登陆移动校友会通讯录网站程序或是智能手机端程序进行注册，并设置其信息可见安全强度，在得到审核认可后就可以和各位校友、老师进行信息交换。分布在世界各地的校友通过该功能就能够取得其校友、老师取得联系方式，为下一步的信息交流奠定了坚实的基础。2）OA工作流功能：该功能是把传统OA系统的核心功能——工作流程序嵌入到移动校友会信息系统中，为校友会日常管理工作提供信息系统保障。该功能与智能手机、平板电脑的衔接大大提高了校友会管理人员办公效率。比如，用智能手机或平板电脑就能够把需要审批的文件进行审核处理。另外，该功能经过适当改造，完全能够处理整个高校的OA办公业务，这将是移动校友会信息系统重要的扩展方向。3）通知、通告功能：该功能是校友办、分会组织向所有校友或指定校友群体发出相关通告信息的工具，该功能在手机端与目前流行的米聊、微信等程序类似，如果校友手机端没有开启移动校友会信息系统程序，系统将会发出短信提醒有相关信息需要查看。如果校友查看了相关信息，系统自动发一个回执记录信息已经被读取，这方便信息发送者查看通知信息是否已经被查看，确定通知是否到位。该功能也能够为在校校友建立班级信息通告，班干部通过该功能能够快速把需要通知的信息发送到目标同学手机上，不用再通过打电话通知，为同学们节省电话费用。4）新生指南功能：该功能主要服务于每年新入学校友，对于新生来说快速熟悉学校环境，融入到大学生活是其大学学习期间的首要事情。该功能提供大学生活中衣食住行学各个方面的信息以及相关咨询电话，新生彻底摆脱有事但不知道找谁来处理的现象。4移动校友会信息系统的安全性移动校友会信息系统的应用给高校校友办老师工作带了许多便利，也使之成为校友办老师日常工作的必备工具。由于该系统是一套基于GPRS无线传输技术为基础的最新应用系统，因此在整个系统的开发过程中，无论是在开发技术上还是在应用规范上[2]，都进行了严密的安全考虑，以保障整个应用系统安全可靠。其安全策略主要内容如下图：图2移动校友会信息系统安全策略图1）GPRS无线传输安全：首先，其数据传输使用的是专线通道；其次，其使用的是专用的传输协议而且对传输内容进行SSL加密和AES内容加密，从而从根本上确保了数据在传输方面的安全性[4]。2）应用过程安全[3]：在移动校友会信息系统手机端启动之前都需要先启动密码，也就是说在没有启动密码的前提下，任何人是不可能进入管理模块，但是可以查看公共模块信息。另外，将手机SIM卡号码和移动终端系统的登录帐号设置为唯一标识，也使他人无法获取信息，并且在这个基础之上，将信息在手机内部加密保存。这些安全措施的应用，不仅保证了移动工单监控系统始终处于严格监控下，并且也保证了该系统能在绝对安全的环境下运行。5结语智能化校园建设离不开高科技的支持，高效管理更是需要科技辅助。校友会工作实现移动监控管理，便是高校管理向现代化迈出的有利的一步。移动校友会信息系统作为无线移动技术和校友会工作相结合的产物，其核心功能是通过智能手机、平板电脑和PC电脑三者的衔接来实现校友办和校内外校友安全、快捷的信息交互。该系统的开发和应用，方便了校内外校友与校方的联系和沟通，也提高了校友会的管理水平。该系统在北京信息科技大学的应用中充分体现出了其优越性，同时也证明了该系统在我国高校校友会管理工作中在技术上处于领先地位。该系统的应用，为高校校友会管理工作提供了新的思路和办法，也为高校日常管理工作提出了新的解决方案。参考文献：[1]王鑫.智能校园的功能和展望[J].安防科技，2009,7（1）:7-9[2]张公忠.智能建筑物联网应用[M].清华大学出版社,2007.[3]戴瑜兴.建筑智能化系统工程设计[M].中国建筑工业出版社，2005.[4]张应福.物联网技术与应用[J].通信与信息技术，2010,11（1）:50-53收稿日期：基金项目：2012年度北京信息科技大学科研基金资助项目（1225044）作者简介：田甜（1979-），女，工程师，主要从事校友工作信息化的研究,E-ma