第1章现代办公自动化基础

现代办公自动化实用教程第1章现代办公自动化基础内容提要信息技术革命使人类社会从工业化向信息化迈进，办公自动化的产生和发展是适应社会信息化、管理科学化和决策现代化需求的必然结果。办公自动化技术在行政管理领域的应用，为完善行政管理学理论研究提供了有效载体，为提高行政管理质量和效率提供了全新的手段，为行使行政管理职能提供了直接途径。目前，办公自动化的热潮已席卷各发达国家，我国的办公自动化也在近些年来得到了长足的发展。本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化的安全与保密等。1．1办公自动化概述1．1.1办公自动化的概念办公自动化(OfficeAutomation，OA)是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化是现代信息社会的重要标志之一，它涉及系统科学、行为科学、信息科学等，是一门交叉性的综合学科，是一个系统工程。广义的办公自动化，更多的是对智能化办公功能及实现方案的讨论。下面是几个比较流行的有关办公自动化的定义。①办公自动化是用计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行事务，提高人们在办公室中工作和管理的效率。②办公自动化是把计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的、数量庞大而结构又不明确的业务处理工作的一项综合技术。③办公自动化是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化和智能化的目标。④办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。虽然这些定义的内容不尽相同，但它们都有以下一些主要的共同点。①办公自动化系统是以行为科学为指导，以管理学、社会学、系统工程学和人机工程学为理论基础，并结合运用计算机技术、通信技术和自动化技术等的一门综合性科学技术，是一个多学科相互交叉、相互渗透的系统科学工程。②办公自动化系统是以计算机技术为核心的现代信息技术的系统集成，使用的是先进的科学技术和现代化办公设备，这些技术和设备被用于信息的交流和管理，以实现科学管理与决策，所以它是现代信息社会的主要标志之一。③办公自动化系统是一个由办公人员和办公设备构成的人机信息系统，具有很强的信息处理功能。它包括信息的采集、加工、传递和存储等环节。办公自动化系统是对文字、语音、数据和图形图像等多媒体信息一体化的处理过程，能把基于不同技术的办公设备(如计算机、打印机、传真机等)用网络联成一体，将文字处理、语音处理、数据处理和图像视频处理等功能集成在一个系统中，使办公室具有综合处理这些信息的能力。④办公自动化系统的任务是尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时提供所需信息，提高工作效率和质量，进行辅助决策，改进办公质量，以求得良好的社会和经济效益，达到既定的工作目标。在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统(OfficeInformationSystem，OIS)，他们认为“办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。”总之，办公自动化的概念将随外部环境、支撑技术以及人们观念的不断发展而逐渐演变，并不断充实完善。办公自动化是计算机技术、通信技术与科学管理思想完美结合的一种境界和理想。1．1.2办公自动化系统的组成办公活动的核心是实现科学管理，要真正做到这一点，取决于组成办公自动化系统的各个要素的性能及作用的发挥。办公自动化系统由以下7个要素组成。1．办公人员办公人员是办公自动化系统不可缺少的重要组成部分，并具备完成自身职责任务的能力和素质。在某些办公自动化系统中，办公人员分为上、中、下3个层次，即领导决策人员、中层管理人员、专业人员和辅助人员，他们既有分工又有合作，各司其职，各尽其责。(1)领导决策人员领导决策人员是企业的经理层或政府机关中各级领导决策人员，他们要掌握准确的信息和情报，能综合分析本单位和有关单位的具体情况和动态，制定短期目标和长远规划，对单位的重大事项做出决断。其办公活动性质一般是非确定性的、无规律可循的。(2)中层管理人员中层管理人员是企事业单位的部门负责人，既要负责安排、协调专业技术人员的工作，还要收集信息，进行决策，根据上级指示及时解决本部门的问题，做到上情下达，下情上传。其办公活动属于混合型。(3)专业人员和辅助人员专业人员和辅助人员是行政机关中负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员；行政机关和企事业单位的一般办公人员和后勤人员；企业中负责生产、经营销售和技术开发的各类人员。此类人员要全面提高自身素质和业务水平，从而提高办公自动化系统的效能。2．组织机构组织机构是指决定办公自动化系统的层次和职能的企事业行政机构。组织机构直接影响办公自动化系统的总体结构。3．办公制度办公制度决定具体办公业务并影响办公流程。为了协调各级组织机构的职能，明确各级办公人员的职责，需要建立各种规章制度，使办公活动规范化。在我国一般是领导决策，职能部门管理，基层人员操作。例如，在企业，是总经理负责制。4．办公信息办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。办公在一定的意义上讲就是处理信息。办公自动化系统就是辅助各种形态的办公信息的收集、输入、存储、交换、输出乃至全部过程。办公信息覆盖面很广，各类信息对不同的办公活动提供不同的支持：可以为事物工作提供基础，为研究工作提供素材，为管理工作提供服务，为决策工作提供依据。因此，对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与显示格式、不同办公层次需要与使用信息的特点等方面的研究，是研制办公自动化系统的基础性工作。办公信息资源可分为数据、文字、语音和图形图像4类。(1)数据信息数据信息包括人事、财务、计划、统计、劳资和市场等各种数据。数据库管理系统为这些数据的输入、存储、查询、统计分析和报表生成提供了方便快捷的手段。通过专用软件(如数据仓库、数据挖掘软件)对这些数据进行深入加工，同时借助由综合数据库、模型库和方法库组成的知识库，构成决策型办公自动化。(2)文字信息文字信息包括公文、报告、公函、档案和情报资料等文件。计算机的各种汉字输入法、联机手写汉字识别技术、印刷体文字识别技术和汉字语音识别技术为此类信息的输入提供了手段。光盘存储技术、多机共享大容量磁盘阵列技术为信息的存储提供了空间。具有编辑、排版和打印功能的计算机中文处理系统及Office套件使办公人员能方便直观地加工文字信息。专用的文档管理和全文检索软件等提供了对文档的分类和检索功能。(3)语音信息声音的计算机输入、存储、传递和重放使办公自动化具有了基本的多媒体功能。语音合成技术可将计算机中存储的文件资料朗读出来；语音识别技术给予了计算机聆听和理解的能力，办公人员可以口授命令与计算机对话，这使办公自动化更接近人们习惯的办公方式。(4)图形图像信息通过对基础数据库的数据进行加工生成的曲线图、直方图等比报表更直观。图像的计算机传输使计算机具有传真机的功能。利用计算机进行图像处理，可以实现高档次的档案管理、人事管理和多媒体电子邮件等。5．办公流程办公流程是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则，它是设计办公自动化系统的依据之一。办公流程的科学化、系统化和规范化，将使办公活动易于纳入自动化的轨道。注意：由于办公自动化系统往往要模拟具体的办公过程，办公流程或者组织机构的某些变化必然会导致系统的变化，同时，在新系统运行之后，也会出现一些新要求、新规定和新的处理方法，这就要求办公自动化系统与现行办公流程之间有一个过渡和切换。一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息输入、信息处理、信息存储和信息输出4个环节。基于办公流程的办公系统功能模型如图1­1所示。图1­1基于办公流程的办公系统功能模型6．办公设备办公设备是办公质量的物质基础，它已经从传统的办公用品：笔、蜡板纸、记事本、记录本、电话等，发展为现代化的办公设备：计算机、打印机、扫描仪、传真机、复印机、微缩设备等。办公设备的水平与成熟程度，直接影响办公自动化系统的应用与普及。7．办公环境办公环境包括物理的和抽象的环境、内部的和外部的环境。物理环境如办公大楼建筑设施情况、位置以及综合布线情况等。抽象环境指办公自动化系统在横向和纵向上与左邻右舍以及上下级之间的关系，它形成了一个办公自动化系统的约束条件，在系统分析和系统设计时要全面考虑。上述办公人员、组织机构、办公制度、办公信息、办公流程、办公设备和办公环境七大要素，对开发设计具有实效的办公自动化系统至关重要。其中，办公设备是实现开放的现代化管理和办公环境的关键，而起决定因素的是办公人员。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。如图1­2所示为常见的办公自动化系统。图1­2办公自动化系统1．1.3办公自动化的主要内容现代化的办公自动化系统，是综合运用信息技术、通信技术和管理科学的系统，是向集成化、智能化方向不断发展的系统。从其处理技术来看，办公自动化包括以下几个方面的内容。1．公文电子处理技术公文电子处理技术是指应用计算机，借助计算机配备的文字处理软件和其他软件，自动地产生、编辑和存储文件，并实现各办公室之间文件的传递。其核心部件是文字处理软件。公文电子处理技术包括文字的输入、编辑、排版以及存储、打印等基本功能。2．电子表格和数据处理技术在一般办公环境下，许多工作都可用二维表来做，如财务计算、统计计算、通讯录、日程表等。计算机电子表格处理软件提供了强大的表格处理功能，而数据处理是通过数据库软件建立的各类管理信息系统或其应用程序来实现的，包括对办公中所需的大量数据信息的存储、计算、排序、查询、汇总、制表和编排等内容。3．电子报表技术办公离不开报表的处理。电子报表技术就是将手工报表的处理转化为计算机进行处理的技术。目前有很多电子报表软件，这些专业软件可以使复杂而繁琐的报表处理变得轻松容易，并且由计算机处理的报表能生成各种图形，清晰、美观。4．语音和图形图像处理技术针对办公环境的计算机，语音处理技术是计算机对人的语音声音的处理。从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。图形图像处理技术包括图形图像的生成(绘制)、编辑和修改，图形图像与文字的混合排版、定位与输出等技术。5．电子邮件技术电子邮件技术是以计算机网络为基础的信件通信系统，它将声音、数据、文字、图形图像及其组合，通过网络由一地快递到另一地。6．电子会议技术电子会议技术指在现代化通信手段和各种现代电子设备的支持下，在本地或异地举行会议的技术。它使用先进的计算机工作站和网络通信技术，使多个办公室的工作台构成同步会议系统，代替一些面对面的会议，是目前现代化决策和信息交流必不可少的手段。电子会议分为电话会议、电视会议和网络视频会议3种。随着网络速度的不断加快，网络视频会议已在一些政府机关、大型集团公司、跨国企业中得以充分的运用。7．信息检索与传输技术利用计算机可以方便地进行信息检索和传输。在办公室，只要知道档案名，甚至只需知道档案名中的一个或几个关键字就可顺利地找到资料。任何一台计算机都可通过电话线、网线通信等设施或者无线方式与世界各地的计算机相联，这时信息检索的应用扩展到全世界。当然，办公自动化能完成的工作还远不只以上这些，更完备的办公自动化系统还应包括管理信息系统和决策支持系统的功能。1．1.4办公自动化系统的功能办公自动化系统建设就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体地说，一个完整的办公自动化系统应该实现下面7个方面的功能。(1)内部通信平台的建立建立单位内部的邮件系统，使单位内部的信息交流变得快捷通畅。(2)信息发布平台的建立在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子论坛、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间得到广泛的传播，从而使员工能够了解单位的发展动态。(3