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第2章表操作【本章主要掌握内容】创建表设置表中字段的属性数据的编辑方法创建索引和主键创建和编辑表间的关系第一节表的概念在关系型数据库中，表是用来存储和管理数据的对象，是整个数据库系统的基础，也是数据库其它对象的操作基础。表是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。在Access中，表是一个满足关系模型的二维表，即由行和列组成的表格。表存储在数据库中并以唯一的名称标识。表的名称可以使用汉字或英文字母等。一个数据库中可以有多个数据表；每一个表只属于某一个数据库。一、表的结构数据表由表结构和表记录（表中的数据）两部分组成。▲设计表结构的主要工具是表设计器（设计视图）▲输入或修改记录的主要工具是数据表视图数据表结构设计主要包括设置：字段名称、字段类型、字段属性和字段说明。1、字段名称字段名称是表中各个字段的唯一标识。字段的命名必须符合Access的对象命名规则：字段名称可以包括字母、数字、空格以及除点号、感叹号和方括号以外的所有的特殊符号字段名称不能以空格开头字段名称中不能使用控制字符字段名称所含字符为1~64个2、字段类型用于指定字段中所保存的数据类型。字段的数据类型只允许使用系统所提供的10种数据类型。3、字段属性指字段特征值的集合，用来控制字段的操作方式和显示方式。字段属性分为两种：常规属性查阅属性4、字段说明（可选项）用于对字段进行必要的说明，例：字段的含义、用途等。在对表进行浏览并选择该字段时该字段的说明文字将显示在数据表视图窗口的状态栏。二、字段的数据类型字段的数据类型决定了表中数据的存在形式和使用方式。字段的数据类型只允许使用系统所提供的10种数据类型。1、文本型（Text）用于保存字符串数据，不可用于计算；可以存储汉字和ASCII字符集中可以打印的字符（存储的数字不能用于计算）；最多存放255个字符；系统默认长度255个字符。注意教材P65中的叙述。2、备注型（Memo）用于保存较长的文本型数据，如注释、备忘录等；备注型数据没有数据长度的限制，但受磁盘空间的限制。3、数字型（Number）用于存储由整数、实数等可以进行计算的数据；根据数据型数据的表示形式和存储形式的不同，数字型数据可以分为以下七种类型：字节（Byte，1个字节）整型（Short，2个字节）长整型（Long，4个字节）单精度型（Single，4个字节）双精度型（Double，8个字节）小数（Decimal，12个字节）同步复制ID（Guid，16个字节）4、日期/时间型（DateTime）用于保存日期、时间或日期时间组合；日期范围为100~9999年；固定长度为8个字节；日期/时间型数据分为以下几种：常规日期长日期中日期短日期长时间中时间短时间5、货币型（Currency）表示货币的数据类型，是特殊的数字类型，等价于双精度类型；当输入货币型数据时，系统会根据所输入的数据自动添加货币符号及千位分隔符；固定长度为8个字节。货币型数据的小数位数可设置为0~15位；系统默认值为：自动（2位小数）当数据的小数部分超过所做的设置时，系统会自动完成四舍五入；注意教材P66的叙述。6、自动编号型（Counter）用于存放系统为记录绑定的顺序号；自动编号字段的数据不需要输入，向表中添加新记录时，系统将会自动插入唯一的顺序编号；自动编号分为长整型（4个字节）和同步复制ID（16个字节）两种类型；自动编号一旦被指定，将永久地与记录相连，不能更新。如果删除了表中的记录，系统不会为表的自动编号字段重新编号；当添加新记录时，系统也不再使用已被删除的自动编号字段中的数值；表中输入数据后不能将任何字段设置为自动编号型（无数据的字段也不可以）。7、是/否型（YesNo）即逻辑型（布尔型），主要用于存储逻辑值；长度固定为1个字节。8、OLE对象（OLEObject）OLE的中文含义是：对象的链接与嵌入；用于链接或嵌入OLE对象；OLE对象是指在其它使用OLE协议的应用程序中创建的对象（Word文档、Excel电子表格、图像、声音或其它二进制数据）；最大长度可达1GB。9、超链接型（Hyperlink）主要用于保存超链接地址（电子邮件或网址）；最多可容纳2048个字符。10、查阅向导型（LookupWizard）输入数据时从一个下拉列表中选择数据作为该字段的内容；查阅向导仅适用于定义为文本型、数字型和是/否型的字段。第二节创建表一、表的创建Access提供了以下几种创建表的方法：使用设计视图创建表使用数据表视图创建表通过数据导入创建表通过命令或生成表查询创建表（第5章）对表的操作主要通过以下三种视图进行：设计视图用于创建或修改表的结构数据表视图用于输入、修改、删除表中的数据数据透视表视图以交叉表的形式显示表中的数据1、使用设计视图创建表使用设计视图创建表，用户可以根据自己的需求定义表的字段名、数据类型及相关的属性。★操作步骤：①打开数据库，在【创建】选项卡的【表格】组中单击【表设计】按钮②在表设计器中定义每个字段的字段名称、数据类型等信息③设置完成后，单击【文件】选项卡中的【保存】按钮，并在【另存为】对话框中输入表名使用设计创建的表是一个只有结构没有数据的空表，需要进一步输入记录的数据。如果在保存表之前未定义主键字段，系统将询问是否自动添加主键字段2、使用数据表视图创建表使用数据表视图创建表，系统将打开数据表视图窗口，用户在输入数据的同时完成对表结构的定义。★操作步骤：①在【创建】选项卡的【表格】组中单击【表】按钮（系统自动创建名为“表x”的新表）②在显示的表格中，第1行用于定义字段名。通过下拉列表设置字段的数据类型；在【表格工具】的【表字段】选项卡中单击相应的按钮进行字段名称、标题、默认值等的设置③第2行后为数据输入区域。完成数据输入后单击【保存】按钮，并在【另存为】对话框中输入表名几个注意事项打开的数据表视图中有一个默认的字段ID，该字段只能在表的设计视图中删除；可以通过【添加和删除】选项卡中的【删除】按钮删除当前字段；双击字段名可以更改已设置的字段名；字段数据类型的更改只能在表的设计视图中进行。3、通过数据导入创建表通过数据导入创建表是指利用已有的数据文件（电子表格、文本文件或其它数据库文件）中的数据导入到当前数据库中创建新表。★操作步骤：①在【外部数据】选项卡的【导入与链接】组中选择外部文件的格式按钮②按向导提示完成设置选择数据源文件是否含标题行选择导入的列及设置主键输入新表名二、输入数据数据的输入是在“数据表视图”中进行可以在表的“设计视图”和“数据表视图”之间进行切换“数据表视图”中记录选定器按钮用于选定记录记录末行的星号表示所在行是新记录记录导航器用于导航记录若以只读方式打开数据库，则不出现新记录行。1、数据的输入方法不同数据类型的数据输入方式是各不相同的。文本型、备注型光标定位到字段中直接输入字符串；文本型字段输入的字符串长度超过所设置的字段长度时，超出部分将自动截取；备注型字段的大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64KB；文本型常量要用一对“”括起来，如：中国、ABC、123。日期/时间型输入日期型数据时，系统会按输入掩码来规范输入格式和按格式属性中的定义显示数据；日期型数据的输入格式一般为：yyyy-mm-dd或mm-dd-yyyy日期/时间型常量要用一对“#”括起来，如：#2013-10-01#（注：界面输入时不需要加定界符）。货币型输入数据系统自动给数据添加指定的小数位数，并显示货币符号和千位分隔符。自动编号型不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。是否型输入数据时，默认显示一个复选框。输入时用“√”表示“真”，不带“√”表示“假”；“真”的值用True或Yes表示，“假”的值用False或No表示；“真”表示为-1，“假”表示为0。OLE对象型OLE对象数据不能直接输入，其操作步骤如下：①右击需要插入OLE对象的单元格②在快捷菜单中选择【插入对象】命令③按向导提示，选择插入对象的格式类型及原文件超链接型超链接的目标可以是文档、文件、Web页、电子邮件地址或者当前数据库的某一个对象；超链接字段数据既可以直接输入链接地址，也可以采用插入的方法输入。在插入时可以选择3种超链接：现有文件或网页电子邮件地址超链接生成器查阅向导型如果字段的内容来取自一组固定的数据，可以使用查阅向导数据类型；查阅向导型字段的值可以来自表、查询或一组固定的值；按如下步骤设置查阅向导型字段的值①在设计视图中打开表②将字段设置为查阅向导③在打开的对话框中设置列数，并输入各列显示的值④调整显示时的各列宽度⑤选择保存值的列2、表中数据的输入表中数据的输入是在数据表视图下完成的；打开表的方法有以下几种方法：在导航窗格中双击要打开的表右击导航窗格中要打开的表，在快捷菜单中选择【打开】命令若表处于其它视图状态下，则可直接切换到数据表视图右击打开表的标题栏单击【开始】选项卡中的【视图】按钮第三节字段属性设置字段属性定义了字段的存储格式、显示格式、输入格式、标题、默认值、字段的有效性规则等。每一种数据类型都有其特定的属性集。系统为每一个字段指定了一些默认的属性，用户可以改变这些属性。字段的属性分为：类型属性常规属性查阅属性一、设置常规属性字段的常规属性用于设置字段的大小、小数位数、显示格式、输入掩码、默认值、字段有效性规则等。常规属性随字段的数据类型不同而有所不同。1、显示格式显示格式是用于规定文本/备注型、数字/货币型、日期/时间型、是/否型字段的数据显示或打印格式。显示格式只改变数据的显示格式而不改变保存在数据表中的数据。系统提供了预定义格式和自定义格式符号。不同的数据类型有不同的显示格式。P752、输入掩码输入掩码主要用于文本、日期/时间、数字和货币类型字段，用来控制数据的输入格式，并可对数据输入做更多的控制以保护输入正确的数据。输入掩码用符号来定义其含义（详见教材P76请注意说明中的“输入”及“必须输入”的含义）。输入掩码的符号仅适用于数据中的某一位（注：格式属性适用于整个字段）。系统只为文本型和日期/时间型提供输入掩码向导，其它数据类型没有向导帮助，只能使用输入掩码符号直接定义。P76自定义输入掩码格式为：输入掩码的格式符;0、1或空白;任何字符输入掩码的样式符用于定义字段的输入数据的格式0、1或空白用于确定是否把原样的显示字符保存到表中；如果是0，则将原样的显示字符和输入值一起保存；如果是1或空白，则只保存非空格字符任何字符用于指定在输入空格是显示的字符。可以使用任何字符，默认为下划线；如果要显示空格，应使用双引号将空格括起来。如果字段定义了输入掩码和格式属性，则格式属性在数据显示时优先于输入掩码的设置。3、字段大小字段大小用于设置文本型和数字型字段的宽度。文本型数据文本型数据的宽度范围是1~255个字符，系统默认为255个字符。对备注型数据，系统以实际输入的字符数来决定所需要的磁盘存储空间（即忽略其尾部空格）数字型数据数字型数据的取值范围。有7种选择：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、小数等。系统默认是长整型。4、小数位数利用小数位数属性可以对数字型和货币型的字段设置显示小数的位数。如果要控制输入数据时的小数位数，通过设置输入掩码来完成。小数位数属性只影响数据显示的小数位数，不影响保存在表中的数据。5、有效性规则和有效性文本有效性规则是一个逻辑表达式，是输入的数据必须满足的条件，即输入的数据必须使逻辑表达式的值为真。当用户输入了该字段的值，并且光标离开该字段时，系统将检测输入的数据是否使表达式的值返回为真。当表达式的值返回为假时，系统则根据有效性文本的设置内容提示相应的信息。有效性规则中的表达式通常包括比较