第3章创建与维护数据表

第三章创建与维护数据表3.1表的概念3.2使用设计器创建表3.3使用向导创建表3.4通过输入创建表3.6建立表之间的关系3.5表的操作3.1.1表关系数据库：二维表格表示和处理信息世界的实体集和属性关系。表记录：描述实体字段：实体属性3.1.2表的结构字段名类型字段大小说明学号文本6主键系别文本10姓名文本4性别文本1出生日期日期/时间8(系统默认）出生地点文本20入学日期日期/时间8(系统默认）政治面貌文本10爱好备注照片OLE对象学生信息表1.命名字段需要为表中每个字段命名。规则：(1)字段名长度为1—64个汉字;(2)字段名可以包含字母、汉字、数字空格和其他字符(3)字段名不能包含句号、惊叹号、方括号和重音符号等。2.确定数据类型(1)文本(6)自动编号(2)备注(7)布尔(3)数字(8)OLE对象(4)日期/时间(9)超级链接(5)货币(10)查阅向导(1)文本由字母、数字、各种字符及汉字组成。如姓名，职称；也可以是不需要计算的数字：如身份证号，电话号码；最多不超过255个字符。(2)备注用于存储较长类型的文本或文本和数字的组合，不超过65535个字符。注意：备注类型的字段不能进行排序和索引。(3)数字是指可以用来进行算术运算的数据，如总分；数字类型有分为如下几种类型：(4)日期/时间用来存储日期、时间或日期时间的组合，范围从100到9999年的日期时间值。需要8个字节的固定存储空间。数字类型小数位数字段长度字节无1字节整数无2字节长整数无4字节单精度数74字节双精度数158字节数字数据类型中的数字类型(5)货币用于存储货币类型数据，如工资；还可以用于数学计算的数值数据。每个货币数据需要８个字节的存储空间。(6)自动编号对于每条新记录自动产生一个编号，可以按递增方式，也可以随机产生。自动编号数据与相应的记录是永久连接，不允许修改。(7)是/否(布尔数据类型)针对只含有两种不同取值的字段设置的，占１个字节的存储空间，取值为”真”或“假”，“真”用“Yes”、“True”、“On”表示，“假”用“No”、“False”、“Off”表示。(8)OLE对象用于存储在其他应用程序中创建的对象，如图片、声音以及WORD文档等等。(9)超级链接用来保存超级链接，以文本或文本和数字的组合形式存储并作用超级链接地址。(10)查阅向导查阅向导字段为用户建立一个列表，用户可以在列表中选择一个值以存储到字段中。列表的内容可以来自另一个表或由用户预先存储一组不可更改的固定值列表。表的两种视图表的两种视图：设计视图：创建及编辑表的结构，即定义字段名，数据类型，宽度，设置字段默认值，格式等数据表视图：查看，添加，删除，编辑表中数据。表视图设计视图使用设计器创建表打开设计视图定义主码定义表中字段保存表一般步骤编辑|主键；快捷菜单|主键；单击：主键钮输入字段名；选择数据类型；设置字段各种属性3.2例题3.1在“教学管理”数据库中建立“学生信息”表1.打开表的设计视图表的设计视图2.表设计器字段属性字段定义网格表达式生成器3.2.2使用数据表视图输入数据1.打开数据表视图在数据库窗口的对象列表中，单击“表”对象，然后双击要打开的表，或选定要打开的表，再单击“打开”按钮若当前正处于表设计视图，单击数据库窗口工具条上的“打开”按钮，切换到数据表视图，或单击工具栏中的“数据视图”按钮，切换到数据表视图。2.数据的输入文本型：直接在网格中输入。数字型：直接在网格中输入。是／否型：标记复选框。日期时间型：按简洁方式键入，自动按设计格式显示。备注型：直接在网格中输入，最好创建窗体输入。OLE对象型超链接型选择:插入|对象；快捷菜单|插入对象选择:插入|超级链接；单击：插入超级链接3.2.2使用设计器修改表的结构1、编辑字段在表的设计视图中，单击要修改的字段名称、数据类型或说明2、插入新的字段鼠标定位|快捷菜单|插入行或鼠标定位|工具栏中“插入行“按钮3、删除字段鼠标定位|快捷菜单|删除行或鼠标定位|工具栏中“删除行“按钮ctrl+单击实现一次删除多个字段4、改变字段顺序直接拖动相应字段3.2.4字段属性的设置可以使用设计视图下部的”字段属性”区进行设置.1.设置”字段大小”将”学生信息”表中”性别”字段的”字段大小”设为1.(1)打开“学生信息”表设计视图(2)在设计视图中,单击”性别”字段任一列，在字段属性区中的”字段大小”文本框中输入”1”2、设置格式格式属性用来决定数据的打印和屏幕显示方式。将“学生信息”表中“出生日期”字段的“格式”设置为“短日期”3、设置默认值在添加新记录时，自动输入到该字段中。将“学生信息”表中“性别”字段的“默认值”设置为“男”4、定义有效性规则在一定程度上防止非法数据的输入。在“学生成绩”表中“成绩”字段的取值范围设在0~100之间。有效性文本用于设置当输入的数据违反了有效性规则时，所显示的错误信息。5、定义输入掩码规定了数据输入的格式。将“学生信息”表中“出生日期”字段的输入掩码属性为“短日期”。3.2.5定义主键与索引主键又称为主关键字，能够惟一地标识表中的记录，每个表有且只有一个主键。1.定义主键(1)自动编号主键如果在保存新建表之前没有设置主键,Access将询问是否要创建主键.如果回答”是”,Access将创建自动编号主键.(2)单字段主键如果某字段值都是惟一的，可以将该字段指定为主键.(3)多字段主键在不能保证任何单字段都包含惟一值时,可以将两个或更多的字段指定为主键.3.2.5定义主键与索引设置或更改主键工具栏“主键”按钮快捷菜单如果主键用在某个关系中，在取消主键之前,必须解除这个关系。a.打开表的设计视图b.选择要定义为主键的一个或多个字段c.单击工具栏上的”主键”按钮2.建立索引索引是按索引字段或索引字段集的值，使表中记录有序排列而提高检索速度所使用的一种技术。OLE对象型、备注型和是/否型不能建立索引。分类：唯一索引：索引字段的值不能相同，即没有重复值。普通索引：索引字段的值可以相同，即可以有重复值。主索引：其中一个惟一索引可以设置为主索引（主键），一个表中只能有一个主索引。2.建立索引：可以提高数据检索的效率。(1)创建单字段索引[例题3.7]在”学生信息”表中的”出生日期”字段上建立普通索引。a.启动”学生信息”表的设计视图b.选中”出生日期”字段c.在窗口下半部分选择”常规”选项卡，单击”索引”后面的下拉列表中选择”有(有重复)”。2.建立索引(2)创建多字段索引所谓多字段索引指建立含有多个字段的索引，索引字段最多可以有10个，多字段索引必须命名。a.启动表的设计视图b.单击工具栏上的”索引”按钮，在”索引名称”列的第一个空白行，键入索引名称。c.在”字段名称”列中，单击向下”箭头”，选择索引的第一个字段。d.在”字段名称”列下一行，选择索引的第二个字段，重复上述步骤。直到索引建立成功。3删除索引索引可以加速搜索，但是也减缓了记录的更新速度。如果在不用于搜索，排序或联接的字段上设置了索引，为了加速数据记录的更新，可以删除这些索引。删除索引不会删除字段或字段中的数据。删除单索引只要将索引后面的下拉列表设置为”无”即可。删除多字段索引需要逐行删除。4查看或编辑索引通过上张幻灯片中的窗口进行查看或者编辑。3.3使用向导创建表Access中提供了一些范例数据库及表，在这些范例数据库中，已经定义好了常用的表及其结构。可以以这些范例为基础，在向导的帮助下，创建符合需要的数据库及表。1.打开表向导窗口在数据库窗口中选择”表”对象，双击”使用向导创建表”，显示”表向导”对话框。2.建立新建表字段在图中，选择”商务”及”示例表”中的”雇员”。可以使用””添加单个字段，或者””添加所有字段。单击”下一步”按钮，显示”表向导”的第二个对话框。“表向导”第二个对话框在”请指定表的名称”文本框中输入”雇员基本信息”，选择”是，设置一个主键”单选项，单击”下一步”。显示“表向导”第三个对话框。3.定义主键并保存表在“表向导”第三个对话框中，如果选择”直接向表中输入数据”单击”完成”按钮，会显示下图的数据表视图，表名为”雇员基本信息”。3.4通过输入创建表[例题3.8]在”雇员管理”数据库中建立一”通讯数据”表，表中包括编号，姓名，传真电话，移动电话，住址，电子邮件地址等数据。1.打开”雇员管理”数据库选中”表”单击”新建”，显示新建表对话框。2.在该对话框中，单击”数据表视图”，单击”确定”。显示空数据表。3.在空数据表中，双击”字段1”输入编号，同样输入其他各个字段。4.输完所有字段后，单击”文件”菜单的”保存”命令，进行保存。3.5表的操作通常的操作包括记录的定位、选择、添加、删除等，也可能会对记录的值进行修改或者复制字段中的数据等。3.5.1定位记录表操作通常会涉及某一个记录，因此在执行具体操作之前，总是要先定位记录。1.使用记录号定位2.使用快捷键定位见教材3.5.2选择字段或记录鼠标选择，快捷键选择(见教材)3.5.3添加记录添加记录是指在二维表中增加一行操作步骤:1.打开某个表的数据视图2.单击工具栏上的”新记录”按钮3.逐项输入所需数据4.在记录末尾，按Tab键转至下一条记录当将插入点移动到不同的记录或者关闭正在操作的数据表时Access会自动保存所添加或编辑的记录。如果要在编辑记录时保存记录数据，选择”记录”菜单中的”保存记录”命令。3.5.4删除记录删除记录是指在二维表中删除一行操作步骤:1.打开某个表的数据视图2.选择要删除的记录3.单击工具栏上的”删除记录”按钮注意：在删除记录时，可能需要同时删除其他表中的相关数据。在某些情况下，通过实施参照完整性并打开级联删除，可以确保相关数据同时得到删除。3.5.5排序记录对数据表中的记录进行排序可以加快查找的速度。1.排序规则(1)英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按”A到Z排序”，降序时按”Z到A排序”。(2)中文按拼音字母的顺序排序。(3)数字按数字的大小排序。(4)日期/时间字段按日期的先后顺序排序，升序按从前到后的顺序排序，降序按从后到前的顺序排序。实际排序时应注意:(1)顺序将和表一起保存(2)”文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序，按照其ASCII码值的大小来排序(3)数据类型为备注、超级链接或OLE对象字段不能排序。2.简单排序记录指仅按某一个字段的值进行排序。在数据表视图中，选择好用于排序记录的字段，再单击”升序”或”降序”按钮。[例题3.9]在”学生信息”表中，按”出生日期”升序排序。(1)打开”学生信息”表(2)单击”出生日期”所在列(3)单击工具栏的”升序”按钮，排序结果如图。3.使用”高级筛选/排序”窗口进行排序使用Access的”高级筛选/排序”，首先对记录进行筛选，再根据筛选的结果进行排序。[例题3.10]在”学生信息”表中，按”性别”升序排序，再按”出生日期”的降序排序。(1)打开”学生信息”表(2)选择”记录”菜单中的”筛选”，再从下级子菜单中选择”高级筛选/排序”。在”字段”行中分别选择”性别”和”出生日期”，在”排序”行分别选择”升序”和”降序”。(3)单击工具栏上中的”应用筛选”按钮。3.5.6筛选筛选是指根据所设置的条件，显示出符合条件的数据记录。1.筛选目标如果用户能够明确要筛选的字段以及字段的具体值，就可以直接使用”筛选目标”进行排序筛选。(1)打开”学生信息”表(2)在要筛选的字段处右击。例如右击第二行的”性别”所对应的值。(3)在弹出的菜单中单击”筛选目标”，在其后面框中输入筛选值。如输入”女”，按回车键。Access就会按照设定的条件筛选表中的记录。2.按选定内容筛选有助于用户查找与特定记录相似的数据记录[例题3.11]在”学生信息”表中筛选出爱好”书法，音乐”学生。(1)打开”学生信息”表(2)在“爱好”字段中找到”书法，音乐”并选中，然后单击工具栏中的”按选定内容筛选”按钮，就会在数据表视图中显示所有爱好是”书法，音乐”的学生。3.内容排除筛选筛选结果是不包含某一特定值