酒店工程部年度预算

..*..*酒店工程部年度费用预算引言——工程部的钱该花在哪里本课程重点讨论如何编制工程部年度费用预算，作为工程总监的我们要明白工程部的钱花在哪儿了！要知道哪儿该花钱、花多少钱，哪儿不该花钱，我们是代表饭店花钱省钱，我们的预算必须向饭店负责、向总经理负责，当然也必须获得总经理的批准。所以编制一个可操作的、符合酒店当年整体经营需求的、对保障设备设施完好有改进实效的、数据相对准确的工程年度预算是每一个工程总监的必修课。就编制预算而言，不同酒店或酒店管理公司要求也不尽相同。酒店或酒店集团对预算的要求预算的组成和分类费用的设定估算优先顺序的考虑编制程序和讨论审批2013年12月1st..*..*如何执行预算严严格的讲在下一个年度工程部要花和批准花的每一分钱都应包括在这个预算中，预算之内的钱根据酒店经营情况的变化调整可以少花，预算之外的钱一分钱你都无法花，实际的结果就是：下一个年度实际费用支出应小于预算费用。第一章酒店和酒店集团对预算的要求预算管理是酒店经营管理中的重要内容，预算指导着酒店全年的各项经营活动，预算是考量酒店经营效果的依据，预算是酒店业主对酒店经营发展的年度规划。所以当今无论是酒店业主还是经营团队都对年度预算越来越重视。预算编制说明预算编制分类及统一表格工程费用控制依据编制时间和讨论批准时间执行方式2013年12月2nd..*..*当我们以工程总监身份加入一个新的酒店或刚刚晋升为工程总监，在着手编制工程费用预算前务必了解酒店对工程预算的要求并熟悉上一年或近几年的预算，否则编制的预算无法通过或通过后也无法执行！就是因为各酒店对预算的要求不一样。【案例1】一般大型国际品牌酒店在预算通过后无十分特殊情况是不容改变的，在执行中你预算中列出的项目一般不用再次请示就可实施，预算中没有的项目你几乎无处可请示所以你也无法增加实施；而在一些国内管理的酒店，你的预算只是作为运营中的参考文件，在每项执行中还要再经请示批准，因你无法掌控哪些项目能够批准，所以你就无法执行你的所谓预算；这就是执行方式的不同。【案例2】一般各酒店在预算分类上差别很大。比如有些国内管理的酒店工程预算只分能源费用和日常经营工程费用两类，且日常经营工程费用在一张表中包含了所有项目，列举如下：国内管理的酒店工程预算表根据节日活动需要临时搭建各种小型建筑设施的费用；空调制冷日常维保的费用支出；楼体建筑物的日常养护开支；家具维修的日常开支；地面维护的日常开支；通风空调清洁设备的日常维护支出；2013年12月3rd..*..*酒店内电器类产品的日常维护支出；酒店内厨房类设备的日常维护支出；水暖设备的日常维护支出；电梯的维保费用支出；通讯设备的维修和费用支出；灯泡灯管的日常维修支出；垃圾清运的费用支出；部门文具印刷品的费用支出；可能发生的市内交通费支出；部门内部培训费用支出；可能发生的差旅费支出；消防设备的维护费用；其它未提示但有可能涉及的费用支出。而一些国际品牌酒店在预算分类上与上述区别较大。一般酒店要求各部门在9月份完成预算编制，酒店将在年底前由部门总监单独与财务总监和总经理进行多次讨论修改，并最终报酒店董事会或集团批准。第一节预算的组成预算的组成一般分两大部分，即在财务上属于固定资产投资的费用和在财务上属于当年运营所需的费用；即资本支出（Capex）和维护与能源支出（M&U）。有的酒店把第一部分叫做资本支出预算，第二部分叫做维护和能源损益预算。2013年12月4th..*..*一、资本支出预算资本支出就是属于固定资产投资的费用，它在财务上需要转为固定资产或需要办理固定资产增值并按规定可以提取折旧的。资本支出是由酒店业主直接支付或者说它是一种投资行为而不是酒店运营行为。1、维修和能源的资本支出（M&UCapex）是指为了改进运行、为了节约能源所实施的一些局部或区域性的设备设施的更换或更新。比如：更换一些规模不大的工具或通讯设备、统一为某个区域更换新型照明灯具、成批订购一些阀门用于系统更换、为一些经营场所增加功能增装设施、等等。2、过去年份遗留的项目（Carryoverofpreviousyear）是指已列入本年度预算但到年底前未能实施或不能完成且经计财部同意转入下一个年度预算的项目。比如：跨年度的工程、跨年度的订货、本年度未做但必须要做的项目等等。3、特殊工程项目（SpecialProjects）2013年12月5th..*..*是指酒店从长远或近期发展考虑需求设施的一些改造项目或因酒店设备设施状况必须进行设备更新的项目或政府相关政策法规要求改进的项目。比如：锅炉煤改气、酒店大面积装修、更新高低压配电设备、更新冷冻机、更新系统管线、更新机房系统保温、等等。4、特殊维修（SpecialRepairs）是指一些较大的维修项目，有时和维修资本支出互通。此项的目的是把较大的维修项目列如资本支出大项。比如：更换整层或数十间客房地毯、局部区域做防水施工、更换较长距离的管线、等等。能够列入属于固定资产的所有项目，不管是装修改造、设备更新还是较大规模的维修，你都将其做如资本支出这一部分。二、维护和能源损益预算这一部分真正是酒店经营预算中的重要组成部分，从其内容可以看出，它是维持正常经营活动所必须支出的费用。所以这部分就是所有酒店工程部常说的节能降耗、控制维修成本、压缩人员编制、控制费用等等，也几乎是工程部管理工作的全部，是出发点，也是落脚点。第二节预算的分类2013年12月6th..*..*一、资本支出分类1、维修和能源的资本支出2、特殊工程项目3、特殊维修二、维护和能源支出分类（一）维护支出分类：1、劳动力2、制服洗衣3、库房供应4、泳池绿地5、机电设备维修6、建筑物维修7、家具维修8、特殊维修（指经营活动的特殊制作）9、预防性维修10、预防性维修合同11、维修服务合同12、垃圾清运13、灯泡灯管14、杂项◆预防性维修合同包括：电梯、火警系统、保安监控系统、电话交换机、楼宇自控、旋转门、冷冻机、霓虹灯、健身设备2013年12月7th..*..*◆维修服务合同包括：化粪池清理、烟道清理、电缆代维护、水箱清理、废弃物处理劳动力预算是要和人力资源部讨论部门下一年度部门人员编制和人员机构变化，如人员增减数量、人员岗位变化，因为这些影响工资总额，其它具体数据由人力资源部和计财部做出。（二）能源支出分类1、水2、电3、燃油燃料4、燃气5、蒸汽按上述分类，制订不同的表格，将所有项目填入不同的表格中，维护和能源预算表格中当然还包括单项费用、分摊12个月的费用、总费用；资本支出表格中包括项目执行的月份、金额等。把分类表格提交给计财部，计财部根据这些数据就可生成满足财务要求的酒店年度预算。例表1—部门用维修预算表格项目1月12月小计电梯保养烟道清理总计例表2—部门用能源预算表格项目1月12月小计水用量单价费用电用量单价2013年12月8th..*..*费用燃气用量单价费用费用合计例表3—部门用资本支出预算表格分特殊维修SR；特殊项目SP；维修与能源投资M&U序号编号项目说明项目费用实施月份优先顺序项目理由1234上述3种表格是部门编制预算时使用的表格，此类表格经工程总监审核后提交给财务部，财务部据此将相关数据填入财务预算中的“维护与能源”页中。这一表格数据的最终确认是要经过反复讨论的。财务预算的维护与能源表格内容如下：财务预算的维护与能源表内容1月⋯12本年上年本年与上年比较月合计合计%+/-酒店营业收入劳动力成本洗衣制服采购供货绿植和泳池机电维修..*..*2013年12月9th..*..*建筑物维修特殊维修家具装饰维修预防性维修预防性维修合同维修服务合同灯具杂项上述维护费用合计水及排水电燃料或热力上述能源费用合计维修和能源费用总计维护费用占营收%能源费用占营收%部门费用占营收%相关财务分析⋯⋯第三章费用的设定估算◆项目的确认和分类划分是预算编制工作中的重中之重其一，丢项了就不能做，它可能导致影响酒店经营；其二，项目划分不合理就可能不能真正反映经营成果，就可能背负经营负担，就可能影响酒店的整体发展战略。◆在预算编制中，费用的合理设定和估算也是非常重要的其一，因为预算费用是酒店的经营目标或考核指标，只有你做出的数据合理，具有可操作性，那才有用有效；其二，如果数据特别离谱，首先是很难获得批准，其次是无法执行。2013年12月10th..*..*因为预算本身就包含预测的成分，所以它无所谓正确与否，它也无法用精确度来考核，它只要求我们根据酒店和市场实际，运用酒店行业运行规律，结合工程管理经验，去设定估算，是经验，但靠谱，也得有依据。第一节资本支出费用设定估算资本支出每年的总费用没有规律，可多可少，主要要看业主的投资规划。但我们在这里的作用就是要对酒店设备设施状况有一个全面掌控，要对设备有一个多年更新改造计划。比如两三年内必须改造的设备你应该分两三年做进预算，尽可能不要集中在一年之中，否则因费用太大业主无法批准，导致影响经营。市场调研，网上询价；寻找厂家报价比价；根据工作量及类比以往项目估价；财务咨询公司审计咨询；有些大的项目在做预算时可能还无法进行报价比价或审计咨询，那我们就要估价。比如装修，你可以按计划装修的档次估算每平方米单价，然后估算出项目总费用；比如更换配电设备，在没有确定选用国产品牌还是国际品牌时，你在做预算时就按国际品牌费用做，如最终选用国内品牌时预算也能执行，反之费用不够预算则无法执行。第二节维护费用的设定估算2013年12月11th..*..*按分类内容把所有项目做全；参照上一年度维护费用内容；把维护费用总额限定在一个框架内去调整各单项的费用。一个酒店在没有大的经营内容变化时，维护方面的内容和费用每年都有很多相同的地方。比如：灯具、劳动力费用、预防性维修和维修服务合同、制服洗衣费、预防性维修费用。灯具没有改变所以灯泡消耗数量及费用基本相同；员工人数及酒店工资结构不变时劳动力费用也变化不大；只是根据酒店人力资源政策的调整做适当调整即可；预防性维修和维修服务合同每年的项目和内容也基本相同，很多是续签合同，所以费用变化范围不大；制服洗衣费用部门也无需控制；预防性维修基本费用变化不大，管理到位的酒店预防性维修内容是循序渐进的改进，有些费用也基本是固定的，如各种特种设备的年检费、各种政府规定的行业检测费，但其它内容还是有变化的。真正每年内容和费用变化较大的就是机电维修、家具维修、建筑物维修等，这部分费用在参照往年的框架后要平衡取舍。在预算中，维护支出的财务统计数据有两个，一是维修支出总费用，另外是费用占营业收入的百分比。一般来说，这个百分比在3%左右。但规模较小或营业收入水平较低的酒店这个比例可能要高，或许是5%左右。这两个比例就是编2013年12月12th..*..*制维护支出预算的大框架，而下一年和上一年费用的比较也是重要依据，相邻两个年度的费用差距不可能太大，其占营业收入百分比的值应基本接近。当然，刚开业酒店前两三年的这一百分比是有较大变化的，百分比变化趋势是越来越小。第三节能源支出费用的设定估算◆能源费用是酒店管理层和业主最为关注的费用其一，它是酒店经营活动中数额较大的支出费用，“省一分能源费用就是增加一分纯利”几乎是妇孺皆知的大道理；其二，它是反映企业社会责任好坏的重要参数，环保、减排；其三，在工程部的年度预算中，除去前面提到的资本支出费用，在直接关系经营的维护与能源费用预算中，能源费用几乎占65%，维护费用只占35%左右。它是工程部这份预算中的重头戏。★各种能源费用估算经验1、水量及水费估算有上年度数据参考的则重点参考上年数据，没有本酒店参考数据的可类比其它酒店，类比时要数据可比，要信息对称。另外还可依据当地政府节水部门制定的用水定额来测算用水量。比如一个10万平方米的酒店其年用水量应在30万立方米左右。费用因各地能源价格不同而不同，如北京，每立方米水收费6.1元。2、电量及电费估算根据我自己的经验数据：北京地区高档酒店每建筑平方米年用电量估算是120KWh左右，有的酒店空调是4管制，冬天同时供热和供冷，这样用电量就相对更高，用电量可达150-200KWh以上。（制冷为电制冷）北京地