第六章档案工作的特点规律与发展

第六章档案工作的特点、规律与发展【本章要点】●说明档案工作的主要特点。●阐明档案工作的社会地位及其社会影响力。●阐明档案工作效益的概念和基本特征。●探讨档案工作的发展规律。●介绍档案信息化建设的涵义、目标和基本对策。一、档案工作的特点档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作。在一定条件下，档案管理水平的有限性与社会多样的、变化的档案信息需求之间始终是一对矛盾。第一节档案工作的特点、地位与效益（一）档案工作的服务性档案工作对生产力发展和社会全面进步有着不可低估的作用。但是，档案工作一不直接生产物质财富，二不直接从事国家管理、科学技术研究、文艺创作等活动，而是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。（二）档案工作的文化性档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。（三）档案工作的管理性1、档案工作是一项管理档案的专门业务2、档案工作是信息资源管理的重要内容3、档案工作是社会管理活动的组成部分（四）档案工作的政治性档案工作是一种社会现象。在阶级社会中，档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。（五）档案工作的科学性1、档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作2、档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容3、档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果二、档案工作的地位档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。1985年2月8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知中指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”这是对档案工作地位的一种科学阐述。三、档案工作的效益档案工作的效益就是社会对档案工作的投入与档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系。换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系。档案工作作为一种社会现象，伴随着历史的延续与发展，其本身也处在动态发展变化之中。古今中外的档案工作，尽管在组织制度，原则与方法，档案服务的方向、对象和范围等方面都存在很多差异，但是，档案工作在发展过程中也表现出一系列的共性特征与规律。第二节档案工作的发展规律一、档案工作的分化与整合规律从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。（一）文档管理一体化“文档管理一体化”，是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。（二）档案、图书、情报管理的一体化从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。二、档案工作的智能化发展规律（一）运用电子计算机实现档案管理的自动化（二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化（三）档案缩微化与档案保护技术水平的提高三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。（一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素1、社会物质生产与档案工作2、社会经济政治制度与档案工作3、科学文化事业与档案工作4、社会档案意识与档案工作（二）档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系具体而言，档案工作的社会贡献集中表现在：为延续和维护社会记忆而积累资料；为国家的政治、经济、科学文化管理活动的开展提供必要的资料，创造社会效益和经济效益等。四、档案工作的社会化发展规律档案工作的社会化发展规律主要表现为：随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义。为了使我国档案工作在社会化发展中能够逐步融入国际档案工作体系之中，遵循国际档案工作的惯例，把握国际档案工作的新动向，吸收并借鉴他国档案工作的经验和档案学先进理论，我国也必须重视参与档案工作的国际合作与交流。第三节档案工作的国际合作与交流一、档案工作国际合作的基本形式（一）参加国际档案理事会组织的活动（二）国家间建立双边的档案工作合作关系（三）开展国际的档案学术交流活动二、收集散失档案、解决国际档案纠纷的档案学理论基础和国际法律依据档案是一个国家和民族的历史文化遗产，又是维护国家主权和历史面貌的重要工具。由于战争等原因，一个国家的档案大量流失到另一些国家的现象在国际上普遍存在。为此，国际档案界一直重视研究收集散失档案、解决国际档案纠纷的档案学理论基础和国际法律依据。（一）收集散失档案的档案学理论基础1、“来源原则”或“全宗完整原则”2、职能所有权原则3、主权追溯原则4、历史连续性原则（二）档案归还原主权国的国际进展两次世界大战后，档案遗产的原主权国为了保护其文化遗产的完整，为了维护本民族的尊严，为了丰富档案馆藏以发展本国的科学文化和综合事业，强烈要求将流失在国外的本国档案和其他文化遗产归还原主权国。（三）国家档案保护、归属和继承问题的国际公约1、“三个公约”的历史背景2、“三个公约”的主要内容3、“三个公约”的主要特点在我国档案工作的未来发展中，档案信息化建设是一个十分重要的趋势。研究档案信息化建设的一系列基本理论，对指导我国档案信息化建设的具体过程具有重要意义。第四节档案信息化建设一、档案信息化建设的涵义概括地说，档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。二、档案信息的数字化（一）档案信息数字化的涵义与原则1、档案信息数字化的涵义2、档案信息数字化的原则（二）档案信息数字化的内容和形式现阶段，在我国各级档案机构的馆藏档案中，除极少部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，绝大部分档案是纸质档案。针对这一现状，现阶段和今后一段时间内，我国档案信息数字化的中心任务就是对纸质档案信息进行数字化转换。（三）档案信息数字化的主要困难在现阶段，档案信息数字化面对的主要问题是：首先，档案信息数字化的技术还不成熟且不经济。其次，数字化的对象问题。再次，合作问题。三、档案网站建设（一）档案网站的涵义与功能1、档案网站的涵义2、档案网站的功能（二）档案网站的主要内容为了实现档案网站的上述功能，档案网站应主要提供以下信息内容：一是档案工作信息。二是档案机构信息。三是档案资源信息。四是档案利用服务信息。五是地方特色文化信息。（三）档案网站建设的问题与对策近年来，国内陆续建立了一批档案网站。但从总体上看，我国现有档案网站建设存在目标不够明确、提供信息内容不够丰富、访问率较低等问题。四、数字档案馆建设（一）数字档案馆的涵义国内外对数字档案馆有多种不同表述，本书采用“数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”的表述。（二）数字档案馆的主要特点1、存在方式上的特点2、运行方式上的特点3、功能定位上的特点（三）数字档案馆与实体档案馆的关系1、实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础2、数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求3、数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制五、档案信息化建设的基本对策档案信息化建设是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的过程中，需要注意加强对若干策略的设计与研究。（一）制度完善1、档案信息管理制度标准2、档案信息安全标准3、档案业务技术标准（二）资源建设在档案信息资源建设中，当前应注意的问题是：1、确定纳入档案信息化目标的信息类型2、档案信息数据库的共建（三）强化管理1、信息化咨询监理机制的建立2、项目管理3、规划制定4、外包管理（四）风险控制档案信息化建设是一个涉及多因素的系统工程，其投入也较大。这就意味着在这一过程中也存在着一系列的风险。【复习思考题】1、对档案工作的管理性你有何认识？有人将档案工作的管理对象界定为档案，你同意这种观点吗？2、档案工作的服务性是档案工作的本质属性吗？在现代如何提升档案工作的服务品质？3、如何提高档案工作的社会地位？造成社会上一些单位或负责人不重视档案工作的深层次原因有哪些？4、档案管理的效益具有什么特点？评价档案管理效益的标准只有档案利用率吗？5、档案工作国际合作的基本形式有哪些？6、关于档案保护、归属和继承问题的国际公约有哪些？7、《海牙公约》、《巴黎公约》、《维也纳公约》的基本内容和特点是什么？8、国际交流与合作对促进我国现代档案学理论的建设与发展有何指导意义？9、档案信息化建设需要注意哪些方面的问题？10、档案信息化与档案数字化的关系是什么？11、我国档案网站建设中还存在哪些亟待解决的实际问题？12、数字档案馆建设与数字图书馆建设有什么关系？有人认为“搞了数字图书馆之后，就没有必要再建设数字档案馆了”，你对此有什么看法？