第十二章电子档案管理

1第十二章电子档案管理第一节电子档案及其特点一、电子档案的含义及存储介质电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称“数字式档案”。目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软盘)、磁带和光盘。（一）硬磁盘硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机主机内，具有不同的存储容量。目前微型计算机使用的内置式硬磁盘容量100MB(兆字节)至9GB(千兆字节)不等，随着技术的发展其容量还会有所增大。由于内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存，此目前机关较少用于保存长久性文件，也不用它作为归档文件的存储介质。还有一种便于拆卸的活动硬盘，其容量一般在100MB540MB，由于它的体积小，容量大，可以作为文件存储介质，但目前价格较贵，使用者较少。(二)软磁盘软磁盘是一种很薄的磁性盘片，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。由于软磁盘具有体积小，便于脱机存放，价格便易，便于传递等特点，适用于日常存储电子文件。但是，由于软磁储容量小，易损坏，因此不能作为电子档案的存储介质。微型计算机上常用的软磁盘有两种规格，一种是5.25英寸。（1英寸约为25.4毫米)的(通常称为5寸盘)，其中低密度盘的存储容量为360KB(千字节)，高密度盘为1.2MB，另一种是3.5英寸的(通常称为3寸盘)，低密度盘存储容量为720KB，高密度盘为1.44MB，软磁盘在使用前需要先在计算机上进行格式化，用以确定磁盘的存储容量。(三)磁带磁带是一种磁性带状存储介质，一般缠绕于轴上放入盒中，称为盒式磁带。磁带可脱机保存，比软磁盘存储容量大，常见的容量为150MB-8GB，使用磁带存储档案需要配置相应的磁带机。2(四)光盘光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，光盘存储密度高于磁盘，一张5寸光盘的存储容量从128MB到2GB，从理论上讲可存储数十亿个汉字，以图像方式存储信息时，大约可存储A4幅面的文稿数万页。应用信息压缩技术，光盘存储图像文件的能力可增加10倍之多。从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入式光盘和可擦式性光盘三种，只读式光盘在制作者一次性写入信息后只能供使用者读出信息而不能追加记录或擦除信息。一次写入式光盘可供使用者写入一次多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。这两种不可逆式的记录介质适合于存储终结性文件，可有效地保持文件的原始性，因此可作为电子档案的存储介质。可擦式光盘可供使用者多次写入、擦除和重新写入信息，这种可逆式光盘可用于存储需要更改的文件，一般不宜作为电子档案的存储介质，而用光盘作为计算机的外存储设备须配置光盘机。二、电子档案的特点电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。(一)信息的非人工识读性从远古的泥极、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，从来都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码j只有借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录。(二)信息存储的高密度性无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有海量存储之称。随着技术的发展，这些存储介质的信息存储密度还将继续加大。这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，另一方面，由于每一个盘、带内的文件数量比原来要大为增多，也给管理和调阅提出新的要求。(三)信息与载体之间的可分离性以往的档案，信息被固定在某一载体上，成为不可分离的一个实体，文件最初形成时的标记也被固定在这一实体上，使之具有明显的原始性特征。而电子档案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息的易于更改，而且更改后可不留痕迹；易于复制，而且分不出原件和复制件；易于传输，在网络条件下可以通过通讯线路异地调阅或输出文件。3(四)多种信息媒体的集成性以往的档案一般只能记录一种或两种信息媒体，从而分别形成了文字档案、照片档案、录音档案、录像档案等。使用多媒体计算机；可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实再现当时的活动情况。(五)系统依赖性。以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案从其前身——电子文件的制作与处理，到档案阶段的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。系统依赖性的另一个含义是，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。三、电子文件的种类根据电子文件的信息存在形式和用途，大致可分为如下几种类型。(一)文本文件在计算机上使用文字处理软件在磁介质上生成的文件即为文本文件，如各类行政文件、生产工艺文件等。文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312-80标准汉字代码构成。用不同文字处理软件编辑的文本文件在不同类型的计算机上一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。(二)数据文件数据文件一般是以数据库的形式存在的。一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段(数据项)组成。读取数据库中的数据时可以根据查询要求一次读出一个记录，也可以读出一批相关的记录。数据库因管理程序不同具有不同的格式，一般来说不同的数据库之间需要通过转换程序才能进行信息交换。数据库的生成一般有两种方式，一是人工输入数据，利用相应的数据库应用程序形成数据库，一是使用条形码扫描器、A/D变换器等传感设备自动采集数据。此外，使用已有的数据借助某些软件包亦可自动生成新的数据库。机关、企事业单位的各类信息都可以建成数据库，如中共中央文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库、各类人员情况数据库、各类经济指标数据库、各种观测记录或普查记录数据库等。(三)图形文件4图形文件是指计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等。CAD文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，有些使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息交换，也有些使用特殊的代码格式存储。(四)图像文件图像文件是指扫描仪等设备录入的文件，如照片、各种原件画面等。不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。彩色图像文件的内容一般是用表示图像像素的代码形式存储的，能否正确复现原色彩还与显示器的性能有关。(五)影像文件影像文件是指使用动画软件生成的二维、三维动画或使用视频设备录入的文件，如演示、动画文件、捕捉下来的视频图像等。这些影像文件有不同的格式或标准，因此需要用多媒体计算机的相关播放程序播放。(六)声音文件声音文件是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入的文件，取样频率有11KHz(电话质量)、22KHz(收音机质量)和44KHz(CD质量)三种，取样频率越高，音质越好，文件所占空间就越大。用编曲软件生成的文件一般称为MIDI文件。此外，还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩程序生成的。音乐文件一般需要通过多媒体计算机的专用播放程序播放。(七)命令文件命令文件是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。“源程序”是纯文本文件，由特定的计算机指令序列构成，具有可移植性，使用不受计算机类型的限制，编译后的软件在不同类型的计算机上不能兼容。“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。包含两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，该文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。第二节电子档案的管理原则与体系一、电子档案管理原则我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则也适用于电子档案管理活动。根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。(一)完整性原则5随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在磁盘、磁带、光盘等介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。(二)可读性原则目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件：在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还应包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。(三)可靠性原则可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹，文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。二、电子档案管理体系电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题。(一)集中统一管理电子档案的问题近年来，随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门。也就是说大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关；档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检6索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。电子档案的集中管理应注重实质而不强求形式的划一，尤其在现阶段应采用与本机关、本地区情况相适应的管理形式。如暂不具备集中保管电子档案条件的机关档案室，可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法、有关标准做出规定，并定期进行监督检查，积极创造条件实行集中管理；有的机关设有专门的计算机站、信息中心等机构，有较好的电子文件保管条件和可行的管理办法，机关档案室可根据档案工作的要求与该机构共同研究制订电子档案的管理办法，委托其协助管理该机构的电子档案。(二)纸质文件和电子文件双套归档问题目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因如在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性。一方面，在没有充分的技术保障、相关立法和科学的管理制度的条件