病案的归档就是根据病案号

病案的归档就是根据病案号（medicalrecordnumber,MRN）,将病案按一定的顺序进行系统排列、上架，从而能快速检索和查阅，满足日常工作的需要。不同规模和服务性质的医疗机构可采用不同的归档方法，我国过去和现在使用的归档方法有：（一）按姓名排列归档，（二）按户口集中存放归档，（三）按号码排列归档（其中包括数字顺序号归档、尾号归档、尾号切口病案排列归档法、中间号归档法），（四）按病案号的色标编码归档（其中包括彩色色标编码法、单色色标编码法）。实践证明用编号排架归档优于其他方法。[1]病案档案与普通档案相比有其特殊性，住院病案保管时间长，保存期不少于30年。临床工作中，医院规模越大，成立的时间越久，病案的数量越多。据了解，很多大型（三级）医疗机构采用按病案号排列归档，因其数字过于庞大对病案的归档管理带来诸多不便。笔者认为，能将文书档案管理中《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的档号结构“全宗号-年度-保管期限-盒号-件号”的理念引入到病案管理中，略做变动为“全宗号-年度-科室-盒号-件号，会带来诸多便利。一、传统病案归档方法的弊端按病案号排列归档的方法在病案总数统计上具有较大的优势，但在管理员的可操性方面表现了以下几大难题：1.准确排号难。对于系列编号的医疗机构，病案号按入院时间先后编制，每就诊一次给一个新号；对于单一编号的医疗机构，病员所有就诊的医疗记录统一集中在一个病案号内；对于系列单一编号的医疗机构采用的是每住院一次都发给一个新号，但每次都将旧病案号并入新病案号内，最终只有一个病案号。三级医疗机构因其开放病床数量大，收治病员数多，病案编号不管是采用哪种编号，其病案号数字都相当大，准确排号难。以采用系列编号医院为例：一个月出院6000个病员，一年要出院72000个病员，产生72000份病案，10年将是720000份病案，720000个病案号，编码人员的准确排号可想有多难。2.需要多次查找才能排序。编号顺序是按病员入院的先后来排，病案号在前的未必先出院，为排号带来困难。单一编号、系列单一编号的医疗机构在第二次、三次、四次出院后仍要去找第一次住院的病案，准确排号需要多次查找。3.工作安排难，影响进度。对于病案量大的单位，往往会安排较多的工作人员开展工作。为确保编号的连续性和准确性，无法安排更多人参与，整理工作进展困难。二、“全宗号-年度-科室-盒号-件号”的档号结构优势实际工作中病员入院的先后顺序并不重要，病案号的重要性在于是整个医疗过程中的病人身份识别码，因其数字过于宠大，为归档和利用都带来了困难。采用“全宗号-年度-科室-盒号-件号”的档号结构优势在于：1.编号方便，准确性高。在一个年度内按科室出院病案的先后编制盒号和件号，盒号、件号的编制为在一个年度内排通号，该方法由于号码规模小，出错的几率也相对较小。2.实用性强，大大提高病案档案的利用效率。病案档案的利用包括医疗机构方面的管理、教学、科研的大规模调用、医疗纠纷调用；患者方面的医保报销、特病和低保申请、各种商业保险报销、各种官司凭证、出国留学出生证明、检查检验资料查阅调用；第三方调用如：医保抽查、财政局收费检查、保险公司客户参保与理赔、公安司法部门取证等三个方面。利用数量最多的医疗机构、次数最多的是患方，医疗机构调用病案的关键词是“出院科别、姓名、出院时间、病案号”，患方调用病案的关键词是“姓名、出院时间”。因此，以“科室-年度-盒号-件号”查找大大缩小了范围，实用性极强。3.工作方便，效率极高。此法使各科室的编号可以独立进行，对于病案多，号码规模极大的医疗机构具有十分明显的优势。工作人员可以分科进行工作,互相没有影响。三、工作建议据了解，由于医疗机构的病案管理系统与文书档案的电子管理系统不同，大多数单位并没有盒号和件号的设置，长期以来查找病案档案都比查找文书档案费时费力，不能在办公室精确定位档案的位置，还需在库房查找方能找到；即使使用了“全宗号-年度-科室-盒号-件号”的档号结构仍需要在电子表格中查找盒号和件号，而不能在系统中一次完成。因此，笔者建议：1.争取信息科的支持，将盒号、件号的设置放在病案首页的录入中，可手动调节，也可在相关需要的报表中采集数据，方便查询和导出，真正做到科学化、信息化管理。2.对采用此方法一个科室的病案件号仍上万的科室建议引入“按病案号的色标编码归档”的理念，变为按“件号的色标编码归档”中的“彩色色标编码法”，即再以每1000个件号为段分色管理。3.病案档案是医疗机构重要的业务档案，利用率极高，档案部门可以对以上方法开展深入调研，若确实能有效减轻病案档案的归档、利用困难，就试点推广应用。1刘爱民，马家润，鲁杨．病案信息学[M]．北京：人民卫生出版社，2009：38