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1档案信息数字化加工项目实施建议书制作日期：2014-11-01北京金鸿天和科技发展有限公司我们仔细分析和研究了贵院的需求，充分考虑了贵院病例档案数字化项目的需求，我们推荐以下方案帮助贵院完成档案数字化工作。我们希望您能够认可建议书中的信息，令我们可以尽快实施推荐的方案。如果您有任何的疑问，请随时与我们联系。扫描管理外包是一种数字加工的交钥匙服务，客户只需提供扫描场地，由金鸿天和提供扫描设备、扫描软件、扫描人员并对影像加工处理后进行挂接，或者进行预著录和预挂接，客户可即时得到每天新增的结构化数据，数据加工项目可在客户指定的时限内完成。一般来说分为三个阶段实施：评估阶段：1-2周，专业的咨询人员对用户存量图文档情况和信息化管理系统、管理目标进行调研，在此基础上提供专业的《评估报告》和《实施建议书》。商务和技术标准确定阶段：1-2周，根据《实施建议书》的实施方案和客户的整体目标调整并确定商务和技术标准，确定完成期限、数字化技术要求、工作流程、验收标准、工作组设置、双方项目负责人以及其他各种质量文件和程序文件。实施阶段：按照客户确认的商务和技术标准部署设备、软件和数字加工人员，并在客户指定的期限内完成项目。一、档案电子化与管理服务业务介绍2对象多样化介质类型的文件扫描品质电子文件扫描后的品质保障和处理模式按照客户档案管理习惯和要求的服务模式流程严格作业流程控制是保证服务项目成功的基础安全服务机制是保证服务过程中高知识产权风险的唯一手段管理电子文件的管理对于扫描过程而言同等重要应用文件的扫描是以数据在系统中的最优化应用为目的1、档案现状：阜新矿区总医院档案电子化需求如下：1）档案需求：约50万份病例档案，约1500万页文档类病例档案，其中以A4幅面居多，其它少部分粘连大小幅面不等的病例档案和少数A4+不超过A3的大幅面，扫描成为1:1的电子文件；电子文件保留原图的全部内容，仅对扫描误差进行修正；扫描后的电子文件存储格式为JPG或多页PDF，以医院实际需求而定；2）作业要求：在图像处理方面要求保留源文件的全部内容；彩色扫描模式，分辨率为200-300dpi；进行图像质量方面的修正，包括：纠斜、去黑边等；3）作业模式：文档病例电子化扫描——驻场外包、设备采购、人员培训。4）概述：方案档案需求3阜新矿区总医院每年有5万份病历档案产生，现存档案约有50万份，每份档案内容大约平均30P（按实际扫描经验，病例档案中化验单通常为多页粘贴，因此实际扫描文档P数大约平均为40~50P）。医院需求：大约5-10万份档案以外包方式完成数据加工，同时希望外包方提供具体设备和技术方案，并对院方人员提供培训，后续档案数字化加工由院方自行完成。以实际扫描5万份档案（每份档案平均大约40P）为例，总计需要外包扫描200万P。余下1300万P由院方自行组织资源完成。电子文件的信息载体优势是显而易见的，伴随着数据海量存储技术、网络传输技术、数字加密与安全等技术的飞速发展，电子文件信息载体已经非常普及。与传统的以纸制品为介质载体的档案管理相比较，电子数据信息管理具备一下三类、九点无可比拟的优势：1、信息存储方面优势A、最低的成本与最大的可扩展性B、信息的永久存储C、多重备份/异地备份2、信息传递方面优势项目背景电子文件应用的优势4A、最高的传输速率B、最低的传输成本C、最大资源共享3、信息应用方面优势A、信息任意修改可能性[管理策略允许范围内]B、轻松复制、输出C、集中化的高效率管理1、确认生成整体解决方案架构2、组成项目团队，进行基础设置整合3、进行历史档案文件的整理，并实施档案数据电子化子方案4、进行数据资源部署，构建电子数据应用管理方案第一步、确认生成整体解决方案架构勾勒出整体解决方案的架构及其目的。放大和预测未来数据的需求模式及其中短期数据应用流程，从方案设计的角度开放数据资源，使其能够被日后的系统平台无缝兼容。第二步、组成项目团队，进行基础设置整合确认项目，组成甲方和乙方的项目团队，明确场地、人员等项目资源，并制定项目时间表。根据时间、成本等多种因素形成项目实施的纲领性文件。第三步、进行历史档案文件的整理，实施档案数据电子化子选择服务供应商，整理历史文件，形成子任务排成计划。明确电子化文件归档对象、范围和要求。进行电子化归档操作与监控管理,进行电子数据整理;第四步、进行数据资源部署，构建电子数据管理应用方案档案数据电子化方案实行完毕之后，一方面转化资源职能，成方案项目操作步骤5为数码输出中心【与电子档案数据中心进行挂靠】；另一方面完善图档档案管理系统建设，应用程序开放数据接口，完善整个数据应用、管理流程。2.项目方案：2.1数字化加工设备及人员的配置项目工作职责设备配置人员配置说明文档扫描、拍摄建议扫描周期10-12个月，约260个工作日。每个工作日,扫描8000-10000页。1、A4高速扫描仪配置2台2、高拍仪2台，其中A3幅面一台，A4幅面一台。3、扫描和拍摄电脑配置4台（甲方提供）扫描人员配置3-4人大幅面A3文档资料使用A3幅面高拍仪逐页扫描，不宜拆装的病例档案使用高拍仪逐页扫描。档案合并将不同设备处理的同一档案号档案合并完成统一命名。1、电脑配置1台（甲方提供）根据档案需要配置专人1人文档合并工作。图像处理需要对扫描后的档案进行去黑边，纠偏等处理及影像文件的质检工作。配置图像处理电脑1台，或者与档案合并用电脑共用图像处理人员配置/人图像处理人员须在进行图像修理的过程中对影像文件的扫描品质及文档资料的完整性进行检查。档案拆装对文档档案案装订进行拆装订1、配置一些拆装工具整理、拆装人拆除装订保持档案的原始状态。拆装整理及流转过方案项目实施方案6员配置/人程中，应确保不对档案原件造成二次损伤。档案还原对扫描完的档案进行重新装订1、配置一些装订工具无配置，档案拆除整理人员，同时进行档案复原对拆装的档案进行复原装订、装盒、归档等图像著录、挂接将扫描完成以后的档案著录并挂接到档案系统1、软件配置与院方系统无缝挂接，按客户要求进行挂接。2、著录、挂接用电脑两台（院方提供）。著录、挂接人员2-3人系统方负责数据挂接校对需对已录入的条目检查校对，避免录入错误1、无配置无配置挂接与目录校对同时进行项目经理对整个数字化加工项目进行工作安排、协调、管理、并对最后确保无误的档案进行刻录1、配置/台电脑项目经理配置/人注：此期项目共需要配置电脑6-7台（另须联网用8口集线器一台、备份用1T移动硬盘一块），高速扫描仪2台（A3一台、A4一台），高拍仪2台，拆装，装订工具，耗材若干，人员共需配置6-7人2.2数字化加工技术规划表序号项目说明备注方案项目技术方案71扫描技术颜色：彩色扫描或根据档案具体情况选用。格式：JPG，或多页PDF。分辨率:200-300dpi2项目总体质量规范1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2、符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》。3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。3扫描加工处理规范1、扫描前我方先对案卷进行预处理，启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。2、采用最为可靠的高端扫描设备和合理的扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。3、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，我方采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。4、数据挂接。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，我方可将分辨率适当提高。色彩根据档案状况，采用24Bit彩色为主要方式。5、扫描时，我方根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。6、我方将采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。7、对于档案中的“筒子页”，我方先平摊开后进行整幅扫描。遇到折子页等超长页我方进行分页扫描。84扫描图像处理扫描图象的处理：1、图像歪斜：我方利用软件自动纠偏，手动协助处理，调整图像角度，以使加工过的图象达到最佳效果。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、字迹洇透：我方将对字迹进行锐化，以使字迹笔画清晰。4、如果图像深浅不一，我方采用平衡功能，调整图像深浅一致。5档案整理、装订档案扫描完成后，我方将细致认真的装订。具体装订：1、遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2、档案装订按照历史档案原有的装订方向进行，不更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。3、对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。4、档案装订采用专业装订线进行装订，不使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。5、档案装订，遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。7图像数据挂接确保档案扫描完以后对图像数据挂接在档案系统中98档案扫描加工质量规范对档案扫描加工质量，我方将按甲方的要求，根据正常的加工流程保证做到：1、图像要求：图像整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。2、数据对应：档案目录数据与扫描图像100%正确对应。甲方按批次提供案卷给我方，甲方对我方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率不低于10%，当抽检合格率达到95%时，甲方可提供下一批次案卷，我方将对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；10作业环境规范为确保档案的安全，档案数字化加工在院方进行，所有档案数字化加工所需扫描设备均由我方提供，甲方无需再投入设备。2.3硬件环境：方案项目硬件方案序号设备配置图示单价数量1A4高速扫描仪柯达I2600/2800速度：黑白/灰度：高达每分钟60页/80个影像/300dpi；彩色：在300dpi下最大30ppm/60个影像；双CCD；灰度输出位深为256级（8位）；彩色采集位深为48位(16x3)；彩色输出位深为24位(8x3)；光学分辨率：600dpi9800元22A3幅面高拍仪紫图CK310高拍仪，最大拍摄A3幅面，1000万像素。1600元13A4幅面高拍仪紫图CK410一体机A4幅面硬底座1000万高分辨率1200元2102.4软件环境：紫光扫描控制台SmartScan：自动命名图象文件，按客户业务系统指定的文件格式、硬盘目录或网络服务器进行导入或上传；内置多种扫描流程；高速扫描控制、空白页滤除、纠偏、背景平滑、骑缝拆页、数据压缩、条码识别、文字识别、可配置业务模板、可配置业务流程、HTTP/FTP网络提交、Web服务等。4扫描专用电脑根据需求配置甲方提供良好36交换机、路由器根据需求配置良好17。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。方案项目软件方案11附图一批量扫描示意附图二强大的设置功能图像处理软件：紫光图像处理软件，使得图像更加清楚、美观，同时保持了档案资料的原始内容。尤其是对保存时间比较长的资料处理的效果更是完美。详细效果请见附图三和附图四的对本。附图三：没有处理的历史档案12附图四：处理后的历史档案效果著录、挂接软件由我公司专门针对医院档案信息化工作开发，可与院方现有系统实现无缝连接，已经有实际项目案例北京大兴广安门医院南区项目正在实施。3.档案电子化施工流程图工序名称：档案接收、档案整理修补、档案扫描、图像处理、图像质检和补扫、著录（图像挂接）、数据备份和上传、档案还原装订、档案抽查和归库等。如下图所示：方案项目施工流程134．项目报价表方案项目报价表14项目名称：阜新矿区总医院档案信息数字化加工项目项目报价：项目数量单价合计价（元）备注档案电子化加工（A4）200万页（估算值）0.18元/幅360000.00包括数字化加工的全过程：扫描、图像处理、质量检验、著录，挂接。幅面A4及以下。电脑设备采购74000元28000元高速扫描仪采购29800元19600元A3高拍仪11600元1600元A4高拍仪11200元1200元扫描、图像处理软件130000元30000元著录、挂接软件130000元30000元