第十章现代秘书职业的谋求

第十章现代秘书职业的谋求我国秘书行业发展状况与趋势专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者相反，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。曾在英国获得“SuperSecretary”头衔的ShirleyTaylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。秘书的资质中的确有些太容易被人替代，因此进一步确立和完善其职业的核心资质非常重要。比如秘书的“第二专业”知识和工作悟性，应当是专业资质的重要内容。持久的永业化是要逐步建立稳定的秘书队伍、合理的秘书人才结构。秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多，这都向持久的永业化发展提出了挑战。完善的专业化是永业化的一个基础，秘书的考核与晋升制度、秘书的职业准入和职业等级制度，也是永业化的重要因素。——资料来源：秘书在线论坛第一节求职准备“秘书”一词源于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”，可见其重要，也可见人们对他的重视。世界各国及其各个层次、各种组织的领导机构和领导人员，对秘书的选择都持十分慎重的态度，都希望在其就职前对其品德、素质、学识、能力有一个较为全面的考察。想从事秘书职业的人员在求职前必须做好充分的准备，所谓“凡事预则立，不预则废”。一般从以下几方面做准备：一、做好职业生涯规划作为在校学习的学生，求职前的准备必须从踏进校门的第一天开始做起，这种准备也就是现在非常盛行的“职业生涯规划”。因为只有结合自己的职业生涯规划，临近毕业时才能结合这个长远发展计划确定就业目标，弄清楚自己想找什么样的工作，能做什么样的工作，设计有针对性的求职材料，而不是盲目地参加各种笔试面试。职业生涯是指一个人一生中的所有与工作相联系的行为与活动，以及相关的态度、价值观、愿望等的连续性经历的过程。一个人的职业生涯受各方面的影响，如本人对终生职业生涯的设想与计划、家庭中父母的意见、组织的需要与人事计划、社会环境的变化等。职业生涯在一定程度上可以说是多方面相互作用的结果。职业生涯规划，是对决定个人职业生涯的个人因素、组织因素、社会因素进行“SWOT”（优势、劣势、机遇、威胁）的分析，制定出个人一生在事业发展上的战略设想和计划安排。进行职业生涯规划可帮助求职人尽早了解职业的概况，掌握自己的职业倾向，早规划，早受益。秘书被称为现代社会的第三百六十一行，可见秘书岗位的重要性和素质的综合性。职业生涯规划必须对现代社会秘书岗位的知识、能力、道德等方面的要求有较充分的了解，唯其如此，才不会入错行，临近毕业时才不会发出“自己原来并不适合做秘书”的感叹。设计职业生涯，一般分为四个步骤。（一）自我认识充分、正确、深刻地认识自身条件与相关环境，以此作为设定职业生涯目标与策略的基础。设计职业生涯的时候自我认识要注意这么几点：1．性格倾向指就业环境中求职者的人格、气质等一系列心理特质的表现。一般来说，有些人适合于从事与人打交道的事情，有些人则适合于尽量少与人交际而埋头苦干。前者适合于搞公关、营销、培训、接待、出访、谈判、管理等需要与生人接触的工作；而后者则适合于搞开发、设计、研究、财务、文案、流水线、人机对话等需独当一面的工作。自己有了对此的认识，有利于在未来工作的选择中尽快找到确切的目标。2．机会成本应该意识到，每做一次选择，都是对既成现实的扬弃，而这种扬弃是要付出代价的，在工作选择中，就成为一种在工作机会上的成本。无论在收入或外部环境、新工作的熟悉程度乃至周围的认可上，大多数条件下不能奢望在做了选择后马上就能比过去有很大的改观，需要有耐心、毅力和灵活性，而这是需要用精力、时间和金钱作为其补偿的。3．发现自己的优势及潜力所在你所学的专业在一定程度上决定你的职业方向。你从自己的专业中获得了哪些知识与能力，你从社会实践活动取得的成就及工作经验的积累都反映出你的优势及能力。个人经历是一个人最宝贵的财富，它从侧面反映出一个人的素质、潜力状况，招聘单位之所以关注应征者是否有社会实践经历，正是看重你的经验、能力和潜力。4．发现自己的弱势及能力欠缺由于自我经历的不同，环境的局限，我们无法避免一些经验上的欠缺。对于这些欠缺，我们要认真对待，善于发现，并努力在求职时扬长避短。（二）确立目标树立确定目标，可以成为追求成就的推动力，有助于排除不必要的犹豫，一心一意致力于目标的实现。分析成功与失败者之间的差距只在于：成功者在他们成功之前，都准确树立了远大理想。他们的成功只不过是坚持不懈地朝着目标不断努力的必然结果。而失败者，他们往往没有目标或是目标比较低，他们只是“做一天和尚撞一天钟”。现代社会各种专业和职业的分工越来越细，而许多工作也越来越需要多种知识与经验的交叉综合。这种漏斗式的智能结构，一方面需要学识面广，另一方面又需要集中在一点上发挥作用。因此，不论你想做成什么事，在目标的选择上越具体明确越好。滴水穿石了聚焦效应，都是从一点上突破而有所成就的。职业目标直接决定着一个人的职业发展，因而需倍加慎重。确定职业目标要把握这个几个原则：首先，你必须对自己选择的职业是热爱的，只有热爱它，才可能全身心地投入。其次要选择自己所擅长的，只有人擅长的工作，才能发挥自己的优势，做出突出业绩；再者，所选职业要为社会所需要，只有社会需要的职业，才有自我发展的保障。（三）择业策略为实现职业目标而制定的行动计划，具有较强的可行性。专家认为职业选择的策略大致可归为以下四种，即试探性策略；以专业为重点的策略；以工作单位为重点的策略；稳定性策略。选择职业生涯的途径，总的来看，主要有以下六种，即自然继承型；劳动市场就业型；亲友介绍型；社会分配型；个人谋业型；社会选择型。（四）职业评估评估可通过择业策略来反馈，更可以作为下一轮职业生涯设计的主要参考依据。成功的职业生涯设计，需要时时审视内在外在环境的变化，并及时调整自己前进的步伐，修正目标才能成功。一个成功的职业评估向你提供独特的机会去探索及评估你的个人特质，你的生活和工作成就，你的工作能力和你在群体中所起的作用。它同时也帮你了解在生活上及职业中需要加强及成长的方向，并找出哪些职业会对你造成工作压力甚至精神崩溃。很多年轻的朋友们一进入社会就开始挑拣工作之优劣，挑拣薪水之多少，职位之高低，这些是人的生理需求，也没有什么不对的。但我们的目标一定要清晰，这个阶段不是为了赚钱，或者挑选一份轻松的工作，而是获取职业经历，除此以外，别无它图。一般来讲，没有职业经历、职业实践，就不会找自己的职业兴趣之所在的。千万不要还没有开始工作就想去搞懂自己的职业方向，这是不切合实际的。我们在自己的职业经历过程中，要去努力探寻、尝试、总结、分析自己的职业兴趣之所在，总结做哪些类型的工作，突显出了自己的优势，做哪些类型的工作时，暴露了我们的劣势，并将这一结果在实践中反复印证。我们要多为自己创造一些可以发挥自己优势的工作机会，避免去做一些自己没有专长的工作。这样一来，很容易在工作找到自己可以获取职业成就感，当这种成就感越来越强时，这类工作就是我们的职业兴趣之所在。如果经过三、五年的努力，我们找到了自己的职业兴趣之所在，届时，就完全有能力根据自己的职业兴趣进行职业生涯规划了。在现实中，很多朋友却没有耐心来实现这一过程，没有耐心去探寻职业兴趣之所在，而其苦苦探求的结果，问的比做的多得多，这样就步入了恶性循环。建议通过媒体收集十五条以上招聘秘书信息进行分析、概括，归纳现代秘书的岗位要求，找出自身素养的优点与不足，制定切实可行的职业生涯规划。二、学习提高秘书职业修养。当确定好自己的职业方向后，接下来要做的准备就是学习。利用课内外时间提高从事秘书职业必备的道德、知识、能力和心理等方面的修养，把社会用人单位的需求作为学习的目标，按照秘书岗位的职责要求努力培养自己各方面的才干。只有这样，毕业求职时才能有的放矢，找到和专业对口的岗位，才能尽快的适应岗位要求。由于秘书从事的是辅助性工作，因此比较适合女性。女性天生比较细致认真，耐心周密，温顺和蔼，注重实际，擅长做具体事务性工作。三、有选择性地参加一些招聘会从九月开始，各类人才招聘会便陆续出现了，但需要注意的是此时的目标并不一定要放在求职上，而要把现在的招聘会当作一种实战前的演习，了解求职的基本程序和基本礼仪；了解各主要行业以及有关的公司，避免片面理解某个行业等都是收获。当然这个时候学生也可以给自己多准备几个“卖点”，测试哪个最受人欢迎，说不定在“测试”的过程中就有所收获。但，即便如此，也要要有针对性的选择招聘会，不能盲目赶场，乱投简历。通常，首先选择的是毕业生专场招聘会，参加这类招聘会的用人单位不会刻意强调有工作经验；其次是选择企业主办的专场招聘会，目标性较强；其三是瞄准行业专场招聘会，比如软件业、金融业、房地产业等专场招聘会，这样针对性强。尽量不要错过企业在校园举办的小型专场宣讲会。因为这种直接到学校特别是院系招聘人的方式，是最有针对性、最容易使双方达成协议的，而且持续时间也长，可选择范围较广，还可以降低求职成本。四、选择适合自己的用人单位招聘单位很多，但并不是每家企业的文化和工作环境都适合自己，如果采用广撒网的求职方式，在每家用人单位都平均用力的话，自己取得面试机会的成功率可能不会很高。因此，必须仔细地对自己所搜集的招聘单位的资料进行研究，了解用人单位的文化和人才需求情况，问问自己哪些方面与招聘单位的用人要求是相吻合的，并从中找到契合点来进行面试资料的准备。只要根据自己之前所做的准备工作，把自己适合用人单位人才需求的东西尽量地表现出来一般获得面试的几率会大一些。就企业招聘秘书而言，一般来说，外资企业特别注重求职者的从业经历，秘书在外资企业也更容易提高各方面才能，但外企招聘秘书的门槛很高，应届毕业生较难得到机会；国内企业的秘书工作比较轻松、自由；中小型企业的秘书相当于老板的助手或管家，比较适合发挥能力，根据当前我国经济的发展，在未来10年中，全新的就业机会主要来自中小型企业。相关链接职业生涯规划测评如果有机会让你到以下六个岛屿旅游，不用