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1第四章会计核算软件的操作要求【本章考情分析】本章重点在实务。第一节电算化会计核算基本流程一、编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。3.由账务处理模块外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。机制凭证二、凭证审核具有审核权限的会计人员审核已由他人输入计算机的会计凭证。三、记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：1.记账是一个功能按键。按下该功能键后，将由计算机自动完成相关的账簿登记。2.同时登记总账、明细账和日记账。3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。更新四、结账和编制会计报表手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且相当复杂。电算化会计核算中，通过预先定义账户结转关系和账户报表数据之间的对应关系，结账和编制会计报表可作为一个步骤由计算机在较短时间内同时并且自动完成。第二节账务处理模块基本操作【本节要点】系统初始化2日常业务处理结账编制会计报表主要内容一、系统初始化系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。账务处理的系统初始化主要包括：建立账套、设置操作员、分配权限、设置外币种类及汇率、设置辅助核算项目、设置会计科目、设置凭证类别、输入初始余额。（一）系统管理1.功能（1）账套管理系统最多可以建立999套账。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。（2）年度账管理每个账套中可以存放不同年度的会计数据。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。（3）操作员及其权限管理设置操作员操作员权限分配系统管理的操作流程：启动和注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限2.启动和注册系统管理注册系统管理的两种身份。系统管理员（Admin）和账套主管。系统管理员（Admin）和账套主管的区别：系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置、子系统的启用等。33.设置操作员设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。【例】增加操作员。编号：11姓名：刘伟口令：1编号：22姓名：王宁口令：2操作提示：（1）操作员编号必须唯一。（2）操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。4.建立账套建立账套只能由系统管理员进行。（1）设置账套信息：账套号：账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位实际情况自行设定,例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。（2）设置单位信息（3）确定核算类型本位币代码：“人民币”的代码为RMB。本位币名称：用户必须输入。账套主管：用户必须选择输入。企业类型：用户必须选择输入。行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。（4）确定分类信息（5）确定编码方案编码规则级次和级长两部分构成。举例：科目编码规则4－2－2－2例：银行存款1002——工行存款01100201——中行存款021002024（6）设置数据精度数据精度指定义数据的小数位数。（7）系统启用在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。【例】建立账套（1）账套信息账套号：111账套名称：北京启明科技公司账套路径：（默认）启用会计期：2013年01月（2）单位信息单位名称：北京启明科技公司单位简称：启明科技（3）核算类型记账本位币：人民币（RMB）企业类型：工业行业性质：2007年新会计准则账套主管：刘伟是否按行业预置科目：是（4）分类信息客户是否分类：否供应商是否分类：否存货是否分类：否有无外币核算：有（5）编码方案科目编码级次：4-2-2-2其他科目编码级次采用默认值。（6）数据精度（7）启用总账子系统总账子系统的启用日期为2013年1月1日。5.设置操作员权限5操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。【例】设置操作员“王宁”具有“总账”、“财务报表”的全部权限。操作提示：一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。（二）基础设置基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。基础档案的设置包括机构设置、往来单位设置、财务设置等内容。机构设置包括部门档案和职员档案的设置；往来单位的设置包括包括客户档案、供应商档案的设置；财务设置包括外币及汇率设置、会计科目设置、凭证类别设置。启动并注册T3。【例】以“刘伟”的身份注册进入T3。账套：111；会计年度：2013；操作日期：2013-01-01；用户名：11；密码：1。1.设置部门档案部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。用友软件中档案类型信息的输入原则是：增加→输入→保存6【例】设置部门档案。部门编码：1部门名称：综合部2.设置职员档案职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。【例】设置职员档案。职员编号：101职员名称：李方所属部门：综合部操作提示：输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。3.设置客户档案如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。【例】设置客户档案。客户编码客户名称客户简称地址邮政编码001北京育培中学育培中学北京市海淀区朝阳路1号100011提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。4.设置供应商档案企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。【例】设置供应商档案。供应商编码供应商名称供应商简称地址邮编001北京华远有限公司北京华远北京市东城区迎宾路3号1000225.设置外币及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。【例】设置外币及汇率。币符：USD；币名：美元；7固定汇率1：6.8。6.设置会计科目设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。1）建立会计科目（1）会计科目编码科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总等；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码（2）会计科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称（3）科目类型即按会计科目性质对会计科目进行划分。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”，“3=所有者权益”……。（4）账页格式即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。（5）辅助账设置辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总，即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总；设置部门核算可以按部门进行分类和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段。辅助账标记要求设在最底层的科目上。辅助账一经定义并使用，不要随意进行修改，以免造成账簿数据的混乱。【例】增加会计科目。科目名称辅助核算科目类型方向币别计量8库存现金（1001）日记银行存款（1002）银行日记资产借工行存款（100201）银行日记资产借中行存款（100202）银行日记资产借美元应收账款（1122）客户往来资产借库存商品（1405）资产借硬件（140501）数量核算资产借台管理费用（6602）损益借工资（660201）部门核算损益借操作提示：●增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。●科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。●由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心并反复检查。2）修改和删除会计科目修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则,即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（改为0）,才能修改或删除该科目。科目一经使用,即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。3)指定会计科目指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。7.设置凭证类别系统提供五种常用分类方式供用户选择：（1）记账凭证；9（2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；（3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；（4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；（5）自定义凭证类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：（1）借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。（2）贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。（3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。（4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。（5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。【例】设置凭证类别。凭证类别限制类型限制科目收款凭证借方必有1001,100201,100202付款凭证贷方必有1001,100201,100202转账凭证凭证必无1001,100201,1002028.输入期初余额在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。（1）总账期初余额录入对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。【例】总账期初余额录入。科目编码科目名称期初余额1001库存现金3000