第四章信息资源的组织与过程管理

幻灯片1第四章信息资源的组织与过程管理内容提要信息资源的需求分析信息资源的开发信息资源的利用2015-12-28IRM1幻灯片2第四章信息资源的组织与过程管理狭义信息资源：信息内容的本身。广义信息资源：信息及其相关要素(信息工作者、信息用户)狭义的信息管理过程：信息需求分析、信息源分析、信息资源采集、信息资源加工、信息资源存储、信息资源检索、信息资源开发、信息资源利用、信息资源传递、信息资源反馈。2015-12-28IRM1幻灯片3信息资源建设资源加工信息资源开发利用资源检索资源采集资源存储资源开发信息资源分析信息源分析用户信源信宿资源利用需求分析2015-12-28IRM1幻灯片4第四章信息资源的组织与过程管理信息资源管理过程是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统，称为“信息资源管理系统”。用户是出发点和归属，是系统的核心信息技术是支持手段，分为硬件和软件硬件：计算机信息系统软件：知识、程序、智能2015-12-28IRM1幻灯片54.1.1用户及其信息需求消费者和使用人就是用户。使用信息或进行信息消费的人就是信息用户。信息用户是具备信息需求，同时又具有信息行为的人。信息需求是其基本特征之一。信息用户可分为个人用户和团体用户。个人用户和团体用户的差异表现在他们的信息需求不同。2015-12-28IRM1幻灯片6信息资源传递反馈资源传递资源反馈4.1.1用户及其信息需求信息需求是指人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问题所产生的对信息的需要。信息需求的主要类型1）按信息用户的类型分：个人信息需求、组织信息需求个人信息需求是在个人生活和工作中产生的信息需求。2015-12-28IRM1幻灯片74.1.1用户及其信息需求个人生活中的信息需求包括：物质生活方面的信息需求；精神、文化生活方面的信息需求；个人安全的信息需求；娱乐、休闲方面的信息需求；人际交往方面的信息需求；劳动和其他社会工作方面的信息需求；个人爱好方面的信息需求；求学及扩充知识方面的信息需求；发明创造方面的信息需求；等等。2015-12-28IRM1幻灯片84.1.1用户及其信息需求工作中产生的信息需求是职业信息需求。职业信息需求：为完成工作产生的需求为应付工作中的异常产生的需求前者包括：为熟悉各工作环境产生的需求为了解同行业及同仁工作情况而产生需求为熟悉合乎情况而产生的需求为提高职业技能而产生的需求后者包括：了解事情的性质明确是否发生活类似的事件有无详细记录如何解决2015-12-28IRM1幻灯片94.1.1用户及其信息需求2）其它划分方法按信息的表现形式划分，可将信息需求分为：对知识性信息的需求、对档案型信息的需求、对消息型信息的需求、对数据型信息的需求、对图像型信息的需求。个人工作性质、知识背景以及信息组织的宗旨和目的不同对不同表现形式的信息需求不同如：高校老师对知识型和事实型信息需求较大公司经理对与其相关的事实型和数据型信息需求较大2015-12-28IRM1幻灯片104.1.1用户及其信息需求组织信息需求是指社会组织为实现其目标和宗旨而产生的一系列信息需求。一方面，组织的信息需求与组织中各个部门的信息需求密不可分，组织中各个部门的信息需求的总和构成了组织的信息需求。另一方面，组织信息需求与个人信息需求具有密切的联系。组织的信息需求是由组织成员的职业信息需求构成的。2015-12-28IRM1幻灯片114.1.1用户及其信息需求不同层次的工作人员有不同的信息需求：1）组织活动层次管理层、专业曾、操作层操作层的工作人员主要由负责生产产品和提供服务的工人和负责事务性工作的普通职员构成。2015-12-28IRM1幻灯片124.1.1用户及其信息需求不同层次的工作人员有不同的信息需求：专业层的工作人员主要是专业技术人员，包括工程师、会计师、系统分析员、律师、市场分析员、产品设计师以及广告人员等。专业技术人员的信息需求取决于工作性质，通常需要原始的、没有经过加工处理的数据。专业技术人员的信息需求（1）未加工处理的数据。如，公司的法律顾问需要了解案件的细节而不是结果，为管理人员提供相关决策（2）专业技术人员的信息需求取决于其工作性质。如，股票经纪人和期货操盘手需要及时获得有关问题的准确信息，帮助他们正确分析与决策。医药公司的技术人员在药品实验过程中，需要以完成的实验信息及相关数据。2015-12-28IRM1幻灯片134.1.1用户及其信息需求不同层次的工作人员有不同的信息需求：管理层的工作人员可分为高层、中层和基层管理人员。基层管理人员主要负责监督操作层人员的工组，是组织内部的信息用户。最低层：仓库保管员、销售员、修理工、秘书、打字员、数据输入输出员等他们从事信息系统输入信息或者从事分析处理，一般不输出结果。2015-12-28IRM1幻灯片144.1.1用户及其信息需求不同层次的工作人员有不同的信息需求：管理层的工作人员可分为高层、中层和基层管理人员。中层活动：1）专业技术人员从事的活动如，工程师、会计师、系统分析员、律师、市场分析员、产品设计师、广告人员从事各部门管理工作人员（中层管理人员）中高层是组织各项活动运行的核心，需要大量内外部信息如：总经理/部门经理、大学中的校长/院长2015-12-28IRM1幻灯片154.1.1用户及其信息需求各层管理人员的工作内容和工作性质有许多相同之处，他们的信息需求也有许多共性：（1）计划：长期计划和短期计划。长期通常是5年计划，高层管理人员制订。短期又称为利润计划，与长期目标一致并受其制约。（2）管理控制：通过衡量和矫正工作中的偏差，确保活动按计实施。是中高层领导人的主要职责。管理控制依赖于对信息系统提供的原始信息进行加工处理后形成的高度概括的报告，对其进行分析比较，与长短期计划是否相符，是否与计划生产偏离，原因。2015-12-28IRM1幻灯片164.1.1用户及其信息需求（3）关键问题分析：此问题产生与解决来源于组织内部。通常分散在不同的部门。因此，应该收集信息，适当重组，采用现代化技术。（4）领导和礼仪活动社会活动、发表演说、参加下属公司的开业剪彩。（5）直接监督是基层管理人员的主要工作，通过亲自观察来完成。信息量较少（6）业务控制：基层管理人员的主要工作（7）人事管理中层和基层管理人员要花50%的时间来处理组织内部的人事工作其中许多是雇员的个人问题2015-12-28IRM1幻灯片174.1.1用户及其信息需求总之，一方面，基层管理人员的信息需求大多源于组织内部，内部信息大体上能够满足其信息需求。一方面，中高层为完成计划所产生的信息需求不可能从组织内部完全得到满足；关键问题的分析是史料未及的，其信息需求的满足相对困难。2015-12-28IRM1幻灯片184.1.1用户及其信息需求不同层次管理者的信息需求也有一些特性。基层管理人员需要与组织活动的过程中，经常发生的问题相关的信息，即有关结构化问题的信息。中层管理人员需要有关并无固定的、重复使用的解决方案可遵循的问题的信息，即半结构化的问题。高级管理人员需要的是有关非结构化问题的信息。非结构化是指独一无二、非重复性决策的问题。2015-12-28IRM1幻灯片194.1.2信息资源的分类从以下四个方面对信息资源进行划分：记录型信息资源实物型信息资源智力型信息资源零次信息资源2015-12-28IRM1幻灯片204.1.2信息资源的分类记录型信息资源包括：由传统介质（如纸张、竹简、木简、石碑、帛等）以及各种现代介质（如磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等）记录和存储的信息，如各种书籍、期刊、石刻、数据库、网络等。这类信息资源在信息活动中具有固定的形式和较稳定的传播渠道，其传播和存储不受时空的限制。此乃信息资源存在的基本形式，也是信息资源的主体。记录型信息资源是信息资源管理的核心内容。2015-12-28IRM1幻灯片214.1.2信息资源的分类实物型信息资源是由实物本身来存储和表现的知识信息，如样品、样机，它本身就代表一种技术信息。实物型信息资源不能直接进入信息系统，要对其进行管理，必须先将它转换成记录型信息。2015-12-28IRM1幻灯片224.1.2信息资源的分类智力型信息资源是指人脑存储的知识信息，包括人们掌握的经验、技能和秘诀等，又称为隐性知识。智力型信息资源对社会经济发展的作用越来越大。它由人的活劳动携带，可根据社会需求提供各类咨询服务。对智力型信息资源的管理主要通过政策、法规和组织协调进行。2015-12-28IRM1幻灯片234.1.2信息资源的分类零次信息资源是指各种渠道中由人的口头传播的信息。零次信息是人们通过直接交流获得的信息，是信息客体的内容直接作用于人的感觉（包括：听、视、嗅、味、触觉）的结果，而不是像记录型信息和实物型信息那样经过某种物质载体的记录形式发生作用。零次信息的典型特征：直接性、及时性、新颖性、随机性、非存储检索性。2015-12-28IRM1幻灯片244.1.3信息资源的成本估算成本是商品生产中耗费的活劳动和物化劳动的货币表现。信息资源的成本就是为了生产和销售一定数量的信息产品、开发信息资源所支出的全部费用。信息资源成本是信息活动的一项重要的综合性指标。信息资源成本是反映信息活动的质量的重要指标。2015-12-28IRM1幻灯片254.1.3信息资源的成本估算信息资源的成本估算是信息资源成本分析的主要任务之一。成本估算就是成本预测。进行信息资源的成本估算：要确定估算的目标。成本估算的目标就是通过估算未来成本水平，挖掘降低成本的潜力，争取更好的经济效益和社会效益。确定影响成本的因素，收集所需资料。选择估算方法，进行估算。2015-12-28IRM1幻灯片264.1.3信息资源的成本估算一般商品的成本估算方法：目标成本=信息资源预计收益-应纳税金-目标利润另一种估算计划期成本水平的方法是因素法。这里所说的因素法，首先就是按各信息要素分类，估算其在信息活动中的支出的费用，然后将所有费用相加得到信息资源的目标成本。其计算公式为：目标成本=设备材料费用+工资费用+管理费用+信息购置费2015-12-28IRM1幻灯片274.2.1信息资源的开发概论开发和利用信息资源是实现信息资源管理目标的核心。信息资源的开发是为了更有效地利用信息资源，也就是说，开发是利用的前提，而利用则是开发的最终目的。信息资源的开发是指为了更好地利用现有信息资源而开展的一系列活动。信息资源的开发过程包括信息源分析、信息的采集、整序、存储、提炼、浓缩、研究及增值信息产品的开发等信息活动。2015-12-28IRM1幻灯片284.2.1信息资源的开发概论开发信息资源具有非常重要的意义：提高组织的工作效率。改善组织的经营效果。增强组织的灵活性和适应性。提高组织的创新能力。2015-12-28IRM1幻灯片294.2.1信息资源的开发概论信息资源的开发包括增值信息产品的生产。增值信息产品通常包括两类：商业性的增值信息产品创新型的增值信息产品商业性增值信息产品的价值在于能为企业带来新的商业机会。生产商业性增值信息产品大致包括以下步骤：收集信息、发现线索、追踪线索、确认价值和利用信息。2015-12-28IRM1幻灯片304.2.1信息资源的开发概论创新型增值信息产品大多具有一定的科技含量，有的产品侧重于老产品的革新和改良，有的则着重于发明、创造出新的产品，但这两种产品在生产过程中并无本质区别。创新型的增值信息产品的生产过程基本遵循以下步骤：收集信息深入研究结合个人智慧或集体智慧利用信息产品，创造经济效益2015-12-28IRM1幻灯片314.2.2信息源分析信息源就是信息的来源。对组织的信息源进行分析是信息资源组织的重要步骤，其目的在于指导信息收集，明确信息的收集方向。个人为了满足其信