第四章档案鉴定工作

公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第四章档案鉴定工作发展社会科学传承人类文明-1-第四章档案鉴定工作[教学目的与要求]通过讲授，使学生明确档案价值鉴定工作的内容、原则，掌握科学的价值鉴定方法；通过学习本章内容，要求学生学会运用保管期限表划分档案的保管期限。[教学重点与难点]教学重点：1、档案价值鉴定的具体方法；2、档案保管期限表。[教学内容]第一节档案鉴定工作的内容和意义一、档案鉴定工作的内容档案的鉴定一般包括对档案真伪和档案价值的鉴定，在档案馆（室）中经常进行的鉴定工作主要是指档案价值的鉴定。其中所说的价值主要是指档案对于社会的有用性。档案价值的鉴定主要就是指对档案价值的评价和预测工作即档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的保存价值，确定档案的保管期限，挑选有价值的档案继续保存，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。通过档案价值鉴定工作的定义我们可以得出档案鉴定工作的内容包括：1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；3、挑出已无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或处理。从上述内容可以看出，鉴定工作是确定档案存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地体现“存”，它的根本任务还是为了更好地保管好档案。二、档案鉴定工作的意义1、档案鉴定工作是决定档案存亡的基本手段档案鉴定工作与档案管理工作中其它业务工作的不同之处在于，其工作的结果往往不是对档案的移位和保管体系的变化，而是将直接决定档案的命运，涉及的是档案的生死存亡。各个机关形成的档案都是该机关工作的历史记录，其它资料难以代替。历史上保存下来的档案更多为孤本、十分珍贵，如果错误地销毁有价值的档案，就会对后人的查考利用以及国家文化财富的流传造成不可挽回的损失；反之，如果不适当地保存了无价值的档案，也会给机关档案室或档案馆造成不必要的人力、物力的浪费还可能将真正有价值的档案淹没其中。开展档案鉴定工作要求档案工作人员需具备较高的业务素质，只有这样才能准确地预测和判断出档案的价值。2、档案鉴定是保证档案实现档案管理效益的有效措施档案的数量是无限增长的，但人类保存档案的能力却总是有限的。如何使有限的保存能力应用于保存具有较高价值的档案，档案价值鉴定工作正是解决精练与庞杂这一矛盾的有效方法。随着时间、地点等因素的变化，势必会有大量失去价值的档案充填库房，与有价值的档案同时公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第四章档案鉴定工作发展社会科学传承人类文明-2-进行整理和保管，无疑会延缓有价值档案的整理速度，妨碍有价值档案保管条件的改善。通过对档案价值的分析和判断，决定出哪些文件值得保存，保存多长时间，这对于档案管理的各个环节都将有直接影响。档案室、档案馆对档案成分的选择主要是依据对档案价值的判定；没有准确的鉴定，就没有合理的收集。可以说，收集工作的难点也在于鉴定，馆室藏的优质和精练有赖于鉴定的准确和及时；通过鉴定工作分清档案价值，有助于集中人力、物力妥善保管好价值较大的档案，在遇到突发事件时便于迅速抢救和转移档案；通过鉴定，保存了精选的档案，检索时可减少检索工作量，有利于充分发挥档案的作用。第二节鉴定档案价值的原则和标准本节是整个档案价值鉴定工作的重点与难点所在，主要包括两大问题：档案价值鉴定的原则与档案鉴定的标准与方法。一、鉴定档案价值的原则档案价值鉴定工作的原则是：从国家整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。档案是整个国家宝贵的历史文化财富，它的形成、存在以及如何发挥作用，都关系到各方面的利益，因此，鉴定工作中对档案未来作用的预测很难以完全准确，但又必须力求准确。这就要求档案工作人员必须以档案价值鉴定原则为基本的指导思想，决不能以个人的好恶和小团体利益至上为出发点，一定要从国家的整体利益出发细致研究档案的内容实质及其它各种因素，充分估计档案对整个社会发展所起的作用。因此，档案鉴定工作是档案管理业务工作中最困难但又是最重要的一项专业活动。下面具体分析档案价值鉴定的原则内容：1、全面的观点档案鉴定工作中的全面原则，主要包括三层含义：第一，全面地分析档案文件各方面的特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案的价值，众所周知，不同的档案文件构成价值的要素不可能完全相同，大量文件就是因为其内容重要而具有较高价值，但在分析文件内容时通常还应结合文件的来源、形成时间等因素才能获得比较正确的认识。在档案实际管理工作中会发现有的文件是因为时间久远、或载体特殊、或留有名人手迹等而身价百倍。所以，分析档案价值时应全面兼顾档案的内外特征，不能根据某一特征片面地下结论。第二，全面地把握被鉴定档案与其它档案的联系档案的产生和存在都不是孤立的。一个机关、一次活动中形成的文件之间具有密切的有机联系，是一个不可分割的整体。因此，不能孤立地判断单份文件的保存价值，只有在一定范围内将有关档案材料联系起来，才能准确理解其中每一件（卷）档案的内容和用途，从而对档案价值做出正确判断。第三，全面地预测社会对档案利用的需求社会对档案的需要是多层次、多角度、多方面的，档案也具有满足社会需要的各种价值形态。某一机关不需要利用的档案，其它机关可能需要利用；现实生活中不需要查考的档案，可能是后人珍贵的史料；对某一方面无意义的档案，可能对其它方面具有重要的查考利用价值。在档案价值鉴定时就要作到既考虑本机关的需要，也要考虑社会其它方面的需要；既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要；既要考虑人们在行政、业务、生产、科研等方面的需要，也要考虑学术研究、编史修志等方面的需要……要在对不同需要及其程度的综合把握中判定档案的价值，切不可仅从某一方面的需要上就轻易地确定档案的价值和保管期限。公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第四章档案鉴定工作发展社会科学传承人类文明-3-2、历史的观点档案的形成总是同一定的历史条件相联系，具有鲜明的历史产物的特点。分析档案的价值必须把档案放在它所形成的历史环境中去考察，要具体分析档案的内容和形式，以及档案文件的相互关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。实践证明，离开当时的背景，对档案的某些内容就可能难以充分理解，导致忽略甚至错误地判断档案应有的价值。对于历史上形成的某些内容不正确的档案文件，也不可轻易毁弃，应根据当时的历史条件加以分析，以维护历史的本来面貌。总之，鉴定档案要尊重历史，运用历史唯物主义的观点和方法，科学鉴定档案的价值。3、发展的观点社会是在不断前进的，社会的利用需求因素也会随之发生变化，档案的作用、价值也会随之发生变化。这就要求我们必须用发展的眼光去认识和估计档案的价值，预测档案的长远意义。事情往往如此：现在有用的档案，将来可能会变得没有多大用处；而现在尚未用到的档案，将来可能会变得有用。因此，鉴定档案的保存价值，必须坚持运用发展的观点，要有远见，既要分析档案对当前的作用，又是充分地估计到档案对将来子孙后代的作用。4效益的观点既然档案鉴定的结果是决定档案的存毁和保管期限，那么，在鉴定工作中就不能不考虑社会的保存能力和保存效益问题。所谓效益的观点主要是指在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其有保存价值。因为，档案的保存需要库房、设备、装具、管理人员、信息存储工具、复制、修复等多种费用，越是保管期限长的档案所需费用越高。任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑每份档案是否值得保存，保存多久。通过鉴定将那些在政治、经济、法律、科学文化等方面具有较高利用价值的档案保存下来，这可能会为社会带来更大的利益。反之，花费大量人力、物力去保存那些价值较小的档案就会得不偿失。应该说明，这里的效益包括经济效益和社会效益，它不是一个可以完全量化的概念，而是鉴定档案价值时应具有的一种观念、一种指导思想。二、鉴定档案价值的标准与方法档案的价值是客观存在的，但档案价值鉴定工作则是人们对档案价值的认识和评价，带有很强的主观性。为使这种主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准。档案价值鉴定标准不是档案工作人员主观随意的产物，它是以客观存在的档案价值构成为依据，具有明显的客观性。坚持按照客观的鉴定标准去认识和评价档案价值，可提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。档案价值鉴定标准主要包括三大方面：即档案属性标准、社会需要标准、相对价值标准。三项标准分别包括不同的鉴定内容。（一）档案属性标准与方法从档案客体方面分析，文件来源、内容及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。1、档案来源标准档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能都将影响甚至决定档案的价值。在判定档案的价值时，必须知道文件是怎样产生的，如果产生于什么样的政府行政单位或特定的来源不明，它的作用和意义也可能就难以确定。鉴定档案价值时，从来源角度去考察把握主要应注意三方面问题：（1）来源因素是各级档案馆确定档案收集范围的基本依据。一般来说，本级党政机关的档案以及在本地区影响较大，具有典型性、代表性机公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第四章档案鉴定工作发展社会科学传承人类文明-4-关的档案、著名人物的档案价值较高，长久保存的比例较大；而基层服务性单位形成的档案、一般人物的档案价值较低，长久保存的比例较小。（2）机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。一般来说，就本机关和外机关而言，本机关文件的保存价值往往大于外机关的档案。就外机关来说，上级机关尤其上级主管机关形成的文件的保存价值，往往大于平行机关、下级机关文件的保存价值。同样是下级机关的来文，隶属机关来文的保存价值，往往大于非隶属机关来文的保存价值。就本机关而言，以机关名义形成的文件的保存价值，往往大于机关内部组织机构文件的保存价值。同样是内部组织机构，主要职能机构形成的文件的保存价值，往往大于后勤总务部门文件的保存价值。（3）在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。机关领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接地反映本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高，而一般行政事务机构、后勤机构及某些辅助性机构中具有长久保存价值的文件比例较低。2、档案内容特征档案内容就是指正文中记述和说明的事情、事件、问题、人物、思想观点、数字、数据、机构、制度、时间和地点等，它们对于利用者来说，往往具有证据价值、情报价值等。所以，档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。分析档案的内容是鉴定档案价值的基础。一般应做好三方面工作：（1）档案内容的重要性。档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响档案的价值。那些反映党和国家的方针政策、重大事件、主要业务活动的文件价值要比反映一般性事物活动的文件价值大；反映全面问题的比反映局部问题的重要；反映本机关主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作的重要；反映典型性问题的比反映一般性问题的重要。（2）档案内容的独特性。实践证明，内容独特、新颖的档案对利用者有较大的吸引力。机关档案室、档案馆在鉴定档案的价值时，应对具有本机关、本地区、本系统特色的档案予以特别的重视。这就要求保存本机关主要职能活动的档案外，要特别注意保存本机关特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果以及一些特殊传统的档案和反映本机关改革、发展过程中具有开创意义的新人、新事、新政策、新做法的档案；综合档案馆要注意选择和保存反映本地区政治、经济、历史、文化、地理、民俗等方面特色的档案；专业档案馆应注意保留反映本系统行业特色的档案。保存这类特色档案，有助于各机关档案室和各档案馆形成自己的特色，提高馆室藏质量。档案内容的独特性还包括最大限度地减少馆藏档案重复现象的含义。实际工作中，档案