亚华乳业EAS项目实施方案_基础及供应链

亚华乳业EAS项目实施方案(基础及供应链部分)朱涛2006-10-31说明：本文作为亚华EAS项目实施的指导性文档，描述了亚华EAS项目的实施方案，包括重要基础数据的设置以及业务流程设计。本文目前只包括一些关键的点，后续的其他详细内容有待亚华乳业EAS项目实施团队继续补充。关于产品版本的考虑：亚华乳业EAS项目实施计划采用EASV5.2版本，主要原因如下：1、亚华乳业EAS项目有集中采购的需求（涉及到两种采购集中模式），必须要EASSCMV5.2才能支持；2、亚华乳业EAS项目有一部分需求是要研发开发的，而目前研发正在开发EASV5.2，后续开发亚华的定制内容也不太可能在旧版本V5.1.3上来进行；3、考虑升级的风险。EASSCMV5.2和EASSCMV5.1.3差异比较大，有几个重大的架构上的改变（如跨CU支持、集中采购、业务财务应收并行等），因此如果用EASV5.1.3实施，可能未拉升级的风险会比较大；目前因为EASV5.2还没有交付，为了保证进度，准备用V5.1.3先搭建基础数据环境，做基本配置，然后等V5.2发布以后再切换；一、基础设置1.1、组织架构亚华的主要行政组织架构如下图，图中没有列示所有的明细行政部门，只列示了关键的以及对业务组织设置有影响的行政组织单元；亚华乳业总部亚华乳业集团望城分公司培益乳业城步分公司财务部望城液态奶厂行政部奶源部质保部市场部保温奶销售部常温奶销售部财务部行政部奶源部质保部城步乳品厂南山乳品厂其他公司高管财务总部信息部行政总部总经理办公室技术中心审计监察部陈旗指挥部采购部基地管理部办公室望城奶粉厂外协部奶粉销售部市场管理部市场部办公室服务部办公室销售部审计部华中大区华南大区华东大区西南大区陕西大区东北大区山东大区河南大区河北大区西北大区外部个人城步液态奶厂财务部亚华控股亚华种业物流配送中心亚华集团的组织架构在EAS中如下设置：1.1.1、管理单元（CU）管理单元一共七个；根CU：亚华控股；第二级CU：亚华乳业集团、亚华种业；第三级CU：亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司（即：南山分公司）、培益乳业；1.1.2、业务组织1.1.2.1、财务组织虚体财务组织：亚华控股、亚华乳业集团、亚华种业；实体财务组织：亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司（即：南山分公司）、培益乳业；1.1.2.2、采购组织虚体采购组织：亚华控股、亚华乳业集团、亚华种业；实体采购组织：亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司（即：南山分公司）、培益乳业；1.1.2.3、销售组织虚体销售组织：亚华控股、亚华乳业集团、亚华种业；培益乳业，以及培益乳业下所有的大区、省区；实体销售组织：亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司（即：南山分公司）、培益乳业下所有办事处；说明：因为考虑到分大区和省区统计逐级统计销售报表的需要，因此把培益乳业本身以及所有大区和省区设为销售组织虚体，只有最下层的办事处才设置为销售组织实体；1.1.2.3、库存组织虚体库存组织：亚华控股、亚华乳业集团、亚华种业；培益乳业，以及培益乳业下所有的大区、省区；实体库存组织：亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司（即：南山分公司）、培益乳业下所有办事处；说明：因为考虑到分大区和省区统计逐级统计库存的需要，因此把培益乳业本身以及所有大区和省区设为库存组织虚体，只有最下层的办事处才设置为库存组织实体；1.1.2.4、HR组织因为亚华目前暂时不上HR，所以HR组织可以先不用设置，而且本次调研范围也不包括HR部分。等以后开始实施HR的时候，调研清楚亚华的HR管理政策再决定如何设置HR组织，目前不设置对以后不会产生影响。1.1.3、行政组织亚华组织架构中所有组织单元都需要设置成为行政组织；1.1.4、委托关系凡是虚体业务组织不需要设置委托关系；亚华乳业总部委托关系：在库存组织中设置采购委托组织为亚华乳业总部和城步分公司两个采购组织（因为亚华有外协粉需要委托城步分公司集中采购的）；在库存组织中设置销售委托组织为亚华乳业总部和培益乳业两个销售组织（因为乳业总部委托培益乳业销售产成品）；在库存组织中设置记帐委托组织为亚华乳业总部；在采购组织中设置记帐委托组织为亚华乳业总部；在销售组织中设置记帐委托组织为亚华乳业总部；望城分公司委托关系：在库存组织中设置采购委托组织为望城分公司；在库存组织中设置销售委托组织为望城分公司；在库存组织中设置记帐委托组织为望城分公司；在采购组织中设置记帐委托组织为望城分公司；在销售组织中设置记帐委托组织为望城分公司；城步分公司委托关系：在库存组织中设置采购委托组织为城步分公司和亚华乳业总部两个采购组织（因为城步分公司的主要原料粉是委托亚华乳业总部集中采购的）；在库存组织中设置销售委托组织为城步分公司、望城分公司、培益乳业三个销售组织（因为城步分公司的液态奶产品是委托望城分公司统一销售，奶粉产品是委托培益乳业统一销售的）；在库存组织中设置记帐委托组织为城步分公司；在采购组织中设置记帐委托组织为城步分公司；在销售组织中设置记帐委托组织为城步分公司；培益乳业委托关系：在库存组织中设置采购委托组织为培益乳业；在库存组织中设置销售委托组织为培益乳业；在库存组织中设置记帐委托组织为培益乳业在采购组织中设置记帐委托组织为培益乳业；在销售组织中设置记帐委托组织为培益乳业；培益乳业所有所有办事处的委托关系：在库存组织中设置采购委托组织为培益乳业；在库存组织中设置销售委托组织为各办事处自己；在库存组织中设置记帐委托组织为培益乳业在采购组织中设置记帐委托组织为培益乳业；在销售组织中设置记帐委托组织为培益乳业；说明：因为目前没有设置HR组织，所以不用考虑行政组织的HR委托关系，以后开始实施HR以后，再考虑HR组织的规划以及行政组织的委托关系以及用户的行政组织范围权限；2、科目表考虑到未来从亚华控股集团这个根CU能够查询财务虚体报表，因此建议把亚华乳业集团目前的科目表建在亚华控股这个根CU上，然后再把乳业的科目表从亚华控股分配到亚华乳业集团，再从亚华乳业集团往下分配到四个实体的CU上：亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司和培益乳业。种业的科目表未来也建在亚华控股根CU上，然后往下分配到亚华种业集团；现在的实施范围不包括亚华种业，因此种业的科目表可以先不用建立；3、物料、客商物料：1、亚华乳业集团需要统一管理的物料（如奶粉和液态奶的原辅材料和包材以及产成品等）都设置在亚华乳业集团这个CU中；物料的分类也统一建立在亚华乳业集团这个CU中；这样便于以后从亚华乳业集团的角度来逐层查看奶粉和液态奶的虚体库存报表；2、在亚华乳业集团CU中建完统一的物料以后，把奶粉相关的原辅材料、产成品和包材分配到亚华乳业总部、城步分公司和培益乳业三个CU中；把液态奶相关的原辅材料、产成品和包材分配到望城分公司和城步分公司这两个CU中；3、其他每个公司独立管理的零星物料分别在第三级CU，也就是亚华乳业总部、望城分公司、城步分公司和培益乳业这四个CU中建立，如果有共享的需要，可以选择升级物料或者平行分配物料；客商：1、亚华乳业集团需要统一管理的客商放在亚华乳业集团这个CU中建立；客商分类也在亚华乳业集团中建立和维护；建立完以后，再把第三级CU需要使用的客商分别分配下去；2、第三级CU的四个公司各自独立使用的客商可以分别在自己的CU中建立，各自独立管理和维护，如果有共享的需求，可以选择升级客商或者平行分配客商；4、仓库仓库是挂在各个实体的库存组织之下的。亚华乳业总部、望城分公司和城步分公司的仓库设置比较简单，因为这三个公司就一个库存组织实体；培益乳业因为库存组织层级比较多，需要特殊考虑一下：各个大区和省区因为虚体报表统计的需要，都设置成为虚体库存组织，但是各个大区和省区实际上是有自己的仓库的，而虚体库存组织下是不能挂仓库的，因此需要把各个大区和省区都增加一个本部的实体库存组织，把大区和省区的仓库挂在本部下面。5、BOTP及DAP规则1、需要修改DAP规则；EAS出厂数据中的所有DAP规则都需要手工修改以后才能使用（注意出厂预置规则要在亚华控股根CU下才能修改，否则只能复制后修改），因为DAP规则中必须要凭证类型这个关键信息，而出厂数据是没有凭证类型的，所以这个关键项就是空的。因此要使用DAP规则生成凭证，必须先在各个财务组织实体下建立好凭证类型，然后修改所有DAP规则，添加上相应的凭证类型再启用DAP规则才可以；2、需要手工添加的BOTP规则EAS预置的BOTP规则还不能完全满足亚华项目的需要，需要再手工几个BOTP规则。1、增加一个销售订单到调拨单的BOTP规则（用处会在后面的业务蓝图流程中说到），设置方法：首先切换组织到根CU（亚华控股）；然后选择菜单路径：系统平台－单据转换－规则配置；进入以后，在左边功能树中选择：EAS－供应链管理－销售与分销－销售管理－销售订单；就可以看到所有销售订单的BOTP规则；选择新增BOTP规则：规则类别选择：单据转换规则，目标单据类型选择库存调拨单；如下图：确定后进入BOTP规则设置界面，如下图：BOTP规则的设置主要分为三个部分：转换设置、分组合并规则以及反写规则，以下说明：转换设置中的关键项有：单据头：调出财务组织＝销售订单.财务组织；调出库存组织＝销售订单.分录.库存组织；分录：数量＝销售订单.分录.数量;物料＝销售订单.分录.物料；计量单位＝销售订单.分录.计量单位；分组及合并规则中的关键项有：把调出财务组织的分组合并选项勾上；反写规则：不用设置；2、增加采购入库单到调拨单的BOTP规则（用处见2.3、奶粉促销品采购流程）;增加过程略，参见第一个例子即可；3、需要修改的BOTP规则（针对V5.1.3）；采购发票生成应付单的BOTP规则必须把往来类型（供应商）重新选一次再保存启用才可以正常使用；销售发票生成应收单的BOTP规则必须把往来类型（客户）重新选一次再保存启用才可以正常使用；6、事务类型EAS出厂数据中库存基础数据中的事务类型没有采购收货待检、收货待检转入库以及生产待检入库这三种事务类型，需要手工添加，设置方法如下：1、采购收货待检：进入事务类型界面，双击查看事务编码为101的事务类型（必须选择101），然后在功能按钮上选择复制就能进入事务类型自定义的新增界面，如下图中设置，其中：事务编码可以随便输入，只要不重复就可以：设置完成以后保存并启用即可；2、收货待检转入库选择事务编码311查看并复制新增，然后如下图设置：设置完毕以后保存并启用即可；3、生产待检入库（略）；二、业务蓝图(EAS实现方式)说明：本业务蓝图以EASSCMV5.2为实现假设，每个业务蓝图流程的黄色填充框为流程起始点，业务蓝图中的虚框表示在EAS之外手工处理的流程，每个业务蓝图对应的用户实际手工流程请参见《亚华乳业EAS项目调研报告》；流程说明的蓝色字体部分为目前亚华手工业务中有但是EAS目前不处理的部分，红色字体部分为目前亚华的实际手工流程还有疑问的地方，需亚华决定最终方案；2.1、原辅材料采购流程原辅材料、包材采购流程(集中采购、分开收货、分开结算模式)质检部财务仓库供应部(奶粉)如果有合同则由供应部副部长审批；如果无合同，则由供应部副部长、供应部长、常务副总、总经理审批(液态奶)包材采购需要市场部部长审批亚华乳业总部冲销收货通知单城步厂和望城厂退货给供应商采购入库单采购发票收货通知单(高桥虚拟仓，待检)供应部人员录入集中采购订单采购订单根据收货通知单下推入库单付款单出纳付款下推生成收货通知单待检库存统计报表合格？Y红字收货通知单供应商发票到来后根据采购订单或入库单下推录入发票审核后自动冲减待检库存根据采购订单下推预付款单需要预付款？供应部经手人、部门负责人、分管总监、财务总监、总经理审批Y预付款单应付单付款时根据应收单下推付款单采购负责人、供应部长、总部财务部长、财务总监、常务副总、生产厂财务部长、事业部总经理审批入库成本核算应付单(费用类型)采购费用发票到了以后录入采购费用类型的应付单根据入库单生成应付单采购付款核销冲销应付供应商直送工厂?收货通知单(生产厂仓库