第四章秘书的素养

1第四章：秘书的素养一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：我们通过前面几章的学习，对秘书的工作职能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘书工作大概是世界上事务最繁重、工作最紧张的职业之一。因此，这就势必决定了秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备以下几个方面的素养：政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。书上讲的很详细，条条框框讲了很多。对于要掌握哪些知识（基础知识、专业知识）、要具备哪些能力（协调能力、调研能力、操作能力）这些大家可以看书了解，我们今天结合一些实际的案例，从一些秘书人员的切身体会来谈秘书应该具备哪些素养，具体来说，可以用十个字来概括：就是识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快。一、秘书的素养识博，就是见识广博。见识广博是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求；但对于秘书工作者来讲，这一要求就更高了。因为秘书除了正常的服务保障外，还要随时准备回答领导提出的问题。最近看到纪东回顾自己给周总理做秘书时两次被提问的经历，很受启发。一次是总理突然问他：“唱歌和唱戏，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”他没有相应的声乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发生部位和运气方法不同。”至于总2理提出的那么多问题，他都答不上来。碰到这种情况，他一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时间向总理报告。还有一次，更让他尴尬。他替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也陪同前往。上车后，总理突然问他：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气意向特别关注，二十四节气他背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系实际，一时反应不过来。正当他在心里倒腾的时候，韩念龙同志看他没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的是下着雪。这样的经历其实做过秘书工作的都会有此经历。（“三湘四水”一词对中国人来说是非常熟悉的，无论是媒体还是人们在日常交流中都爱用“三湘四水”来代指湖南。“四水”是指湘江、资江、沅江、澧水；湘水发源与漓水合流后称漓湘，中游与潇水合流后称潇湘，下游与蒸水合流后称蒸湘，故名“三湘”。）所以，要达到领导的要求，就必须不断拓宽知识领域，改善知识结构，增强吸纳更新知识的能力，实现专博统一。当然，实现专博统一也还有起码的要求，只有学会巧妙地运用，才能锦上添花。清代的纪晓岚就是一位既有学问又善于利用学问的人。有一次给慈禧太后题扇，写的是唐代诗人王之涣的《凉州词》（黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不度玉门关。）可由于心情紧张，书写者竟漏写了一个“间”字。慈禧太后看后勃然大怒，说这个书法家轻视讽刺她没学问，要推出午门斩首。纪晓岚集中生智，慌忙解释：“此处并非一楼，二是填写的一阕小词。”随即唱诵：“黄河远上，白云一片，孤城万仞山，羌笛何须怨？杨柳春风，不度玉门关。”慈禧听了觉得也是一番情趣，有感纪晓岚的聪明才智，便赐酒嘉奖。由此可见，做秘书工作，如果能够做到学识渊博、运用自如、一派儒雅，那么这种自然而然流露出来的气质和风范，一定会得到领导的赏识。脑勤，就是勤于思考。秘书要养成勤于思考的良好习惯，学会用全面的、辩证的、发展的方法，从不同角度、不同层面去思考问题，力争给领导提出最全面、最合理、最完善的意见建议。有这样两个青年，一个叫爱若，一个叫布若，两个差不多同时受雇于一家超级市场。开始的时候大家都一样，都是从最底层干起。可没过多久爱若受到总经理的青睐，一再被提升，从领班知道部门经理。布若却像被3遗忘了一般，还在最底层混。终于有一天布若忍无可忍，向总经理递交了辞呈，并痛斥总经理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕马的人。总经理耐心地听着，他了解这个小子，工作肯吃苦，但似乎缺了点什么，缺什么呢？三言两语说不清楚，说清楚了他也不服，于是就想了个主意。“布若先生”，总经理说，“您马上到集市上去，看看今天又什么卖的。”布若很快从集市上回来说，刚才集市上只有一个农民拉了车土豆在卖。“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问。布若又跑去，回来说有40袋。“价格是多少？”布若再次跑到集上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧，看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市上回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有40袋，价格适合，质量很好，他还带回几个让总经理看。这个农民一会儿还将弄几箱西红柿上市，据他看价格含公道，可以进一些货。想这种价格的西红柿总经理大约会要，所以他不仅带回来几个西红柿作样品，把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。听到这里，布若惭愧地低下了头。其实，爱若胜出的理由很简单，就是因为多想了几步。对于秘书工作，这恰恰是最难能可贵的。所以，对于秘书工作，要做到“学”与“思”相结合。嘴懒，就是慎重说话。秘书岗位的特殊性，为说话提供了许多时机和场合，但因为秘书身份特殊，说话的分量又非同一般。所以，该说还是不该说，该多说还是少说，该先说还是后说，是大有学问的。总的一条原则是要少说慢说。有时，宁可少说或者慢说。有时，宁可少说或者慢说挨批，也比因多说或者抢说闯祸好。有位秘书陪领导参加宴会，领导一个好友的孩子大学毕业想就业，正苦于没有门路，宴会相聚格外高兴，举杯之际，一再恳请这位领导帮忙，正在领导犹豫之时，秘书当即表态，说这事好办，无需领导费心，自己回去跟人事部门打个招呼即可。实际情况是，招聘计划已满，人事部门的招聘报告翌日上午就呈报给了领导。秘书抢答给领导造成的被动可想而知。记得看过吴建民在回忆录中谈对自己职业看法的一段话，受益匪浅。4他说：作为发言人，他履行的是国家职责，不能随便发表个人的意见。如果没有高层的认可，任何重要信息都不能随便发布，更不能信口开河。“很多事情出去各种考虑，我可以不说，但我自己给自己定了一个规矩，就是绝对不能说假话，因为那样损害的不仅是我吴某人的声誉，更会损害国家利益。”如果发言人没有得到授权，就不能想当然地就自己可能并不完全知情的事情发表议论。“有一件事给我印象很深。某国有一位发言人在评论其国家领导人健康状况时候说得太慢，不料当天晚上该国家领导人就因病去世了。”有些事情可能是巧合，但你说了，又因为你是敏感人物，可能造成的负面影响就无法挽回，就会留下终生遗憾。当然，笔者倡导嘴懒并非是要秘书不要说话，或者说起话来吞吞吐吐，二是要把握住度，需要说时一定要说的流畅、简洁、清晰。手巧，就是要做事精细。心灵手巧、做事精细是对秘书最基本的要求。秘书如果想在事业上获得更大的发展空间，一项必不可少的重要指标就是具备较强的文字表达能力，也就是要写得一手好文章。有“党内第一枝笔”之称的胡乔木，在做文章上堪称秘书的楷模。1941年，胡乔木担任毛泽东的秘书。不久，他开始为《解放日报》写社论，显示出很高的理论水平和极强的写作能力。在文风上，胡乔木和毛泽东有颇多共同之处。毛泽东的意图，胡乔木能够心领神会；对毛泽东所作的重要报告，胡乔木总能及时地通过社论的形式加以具体而透彻的阐述。为了开展整风运动，毛泽东在延安作了三次重要报告：《改造我们的学习》、《整顿党的作风》、《反对党八股》。对毛泽东这三次重要报告，胡乔木迅速作出反应，他在《解放日报》上连续撰写社论，论述整风运动的重要性。在众多社论中，有一篇的标题是《教条和裤子》，在这篇社论中，胡乔木写道：“毛泽东同志在他2月1日的讲演里，曾经说今天党的领导路线是正确的，但是在一部分党员中间，还有三风不正的问题，于是你也来呵，我也来呵，大家把主观主义、宗派主义、党八股的尾巴割下来呵，大叫一通，尾巴完事，那么我们的党岂不就十全十美了吗？可惜尾巴是叫不下来的。大家怕脱裤子，正因为里面躲着一条尾巴，必须脱掉裤子才看得见，又必须用刀割，还必须出血……”胡乔木的这篇社论从标题到内容都是对毛泽东的一句话的具体阐述和进一步发挥。这样的社论，毛泽5东当然满意。而胡乔木也凭借这些出色的社论，赢得了毛泽东的信赖。关于毛泽东为何赏识胡乔木，新加坡《南侨日报》的剖析颇为精当：“在胡乔木担任毛泽东主席的政治秘书这一期间，他的思想、修养，获得极大的进步，深得毛的赏识。他的长处是思想周密，眼光透彻，才文并茂。他随毛氏到重庆期间，中共在政治上所遭受的各种歪曲的职责，都由他在《新华日报》上经常撰文予以驳斥。他的文章，紧凑锋利，短而有力，学的是鲁迅先生的作风，常把最精彩的意思用精炼的笔调描写出来，精辟动人。”现实工作中，有的秘书认为领导的文字有机关保障，自己在中间做好协调，把领导的工作事务和私事办好就行。这恰恰是制约日后发展的主要因素。秘书因经常与领导接触交谈，对领导的思想领悟得相对较深，文字服务最能体现领导的思想和风格，也最能赢得领导的信任和赏识。腿快，就是雷厉风行。秘书的作风事关领导决策的形成、传达与落实。秘书偶尔的一次懈怠所造成的损失，是多少努力都无法挽回的。纪东在回忆录中讲述了给周总理当秘书时经历的一件事，可以给我们很深的警示。事情的经过是这样的：一天中午，通讯员送来一份外交电文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一边。不到十分钟，通讯员又打来电话，说外交部又有一份挂“特急”的电报文件袋，是不是马上送来？他根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏日的中午，他真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会再说吧。于是，他便对通讯员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后他安然地躺在床上。当然，也就是闭会儿眼睛，咪上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越觉得没事越是有事，越觉得坦然越是麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。正在睡意朦胧之际，忽然听到总理在办公室按电铃叫他。他一下子惊醒了，总理什么时候到办公室了？他急忙跑过去，推门而进。总理问：“外交部的电报送来没有？”“就这份。”总理说：“还有一份”。他说：“通讯员打电话来了，我马上叫他送来。”回到办公室，他让通讯员送来电报一看，傻眼了：并不是他以为的前6一份电报的正式印件，二是姬鹏飞外长在欧洲访问期间发来的急电，其中请示的问题急需国内答复。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打电话。没办法，他硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了他一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通讯员压了？”他赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”他把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。总理见他承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答复，没有耽误大事，造成损失。所以，有人谈起秘书工作的体会时会说：“领导的嘴，秘书的腿”，这是有道理的。也就是说，秘书是不能腿懒的，凡领导交办的事，都要亲历亲为，尽量不要有中间环节，避免腿懒一时，误己一世。我们再回过头来看这十个字，识博、脑勤、嘴懒、手巧、腿快，这其实就是我们书上所说到的秘书要具备相应的知识素养、能力素养以及职业道德素养。首先，作为一个秘书，必须具备广博的知识，特别是现在要有获取新知识的能力。因为，当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新的工作大环境不断改变,这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求,秘书人员只有紧跟时代步伐,坚定“终身学习”信念,努力成为