监理档案和影像资料管理标准(2014年版)

甘肃经纬建设监理咨询有限责任公司监理档案和影像资料管理标准(2014年版)甘肃经纬建设监理咨询有限责任公司二零一四年一月前言为规范各项目在监理过程中形成的各类监理信息档案和影像资料具有真实性、完整性和有效性，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，及档案电子化管理和有效开发利用的要求，以有效规避监理责任风险，做好监理工作服务追溯，特制订本标准。本标准《监理档案和影像资料管理标准》（2014年版），在公司原有档案资料管理制度的基础上进行了补充、细化和调整，更具可操作性。希望各项目部负责人组织项目总监及项目人员认真学习执行。监理资料的归档与否将同综合办公室、财务部等办手续、结算挂钩。由于水平有限，难免有不全及错漏和需要调整之处，请大家多提宝贵意见。目录1目的..........................................................................................................42适用范围..................................................................................................43术语与定义..............................................................错误!未定义书签。4引用文件..................................................................错误!未定义书签。5职责..........................................................................................................46工作内容及实施.....................................................................................46.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。.......................46.2信息资料的管理要求.......................................................................46.3信息资料管理工作的质量标准.......................................................56.4项目部信息资料的分类编目：.......................................................56.5监理收文、发文管理.......................................错误!未定义书签。6.6项目部各类工作台帐的建立与要求...............错误!未定义书签。6.7项目部影像资料管理工作...............................................................56.8监理项目部档案管理工作...............................................................67电子档案要求........................................................错误!未定义书签。8记录..........................................................................错误!未定义书签。8.1项目部资料目录组成体系及相关资料；.......错误!未定义书签。8.2各类监理台帐目录资料；...............................错误!未定义书签。8.3项目部报送档案目录移交清单；...................错误!未定义书签。附件一：信息资料分类编目一览表附件二：影像资料拍摄计划附件三：卷内目录表式附件四：档案移交清单1目的为规范在监理过程中形成各类监理信息档案和影像资料，具有真实性，完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，及档案电子化管理和有效开发利用的要求，以有效规避监理责任风险，做好监理工作服务追溯。2适用范围本指导书适用于本公司承接监理项目，在实施服务提供过程中监理项目部的档案和影像管理工作（如涉及保密工程的，应遵守与建设单位的协定）。3职责3.1总监理工程师项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求，配置管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。3.2专业监理工程师：各专业监理人员负责本专业范围相关监理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。3.3资料员负责监理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。4工作内容及实施4.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。4.1.1信息资料的收集a.项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照监理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。b.对于公司知识管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集；c.对于公司业绩管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集。4.1.2信息资料的存储a.信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储；b.信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放；c.对反映顾客满意度、咨询服务质量需进行统计分析的结果性资料应形成书面文件。d.信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。4.2信息资料的管理要求4.2.1各类资料应按分类存放在资料文件盒中，对号入“座”；4.2.2各文件盒应按分类编号醒目标出资料类别及名称；4.2.3每个文件盒内应对放置的资料建立有清单目录；4.2.4信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善；4.2.5信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存；4.2.6信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。4.3信息资料管理工作的质量标准4.3.1及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。4.3.2完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。4.3.3真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。4.3.4符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。4.3.5有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。4.4项目部信息资料的分类编目：应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目。（参见附件一：信息资料分类编目一览表）4.5项目部影像资料管理工作4.5.1监理影像资料管理工作的必要性为体现《建筑工程施工质量验收统一标准》中“强化验收”的原则，反映工程质量验收资料和现场实物质量的一致性，规范监理影像资料的建立及管理工作，增强监理影像资料留存和管理的计划性，制定本标准。4.5.2监理影像资料的留置要求a)监理影像资料应全面反映本项目施工全过程各单位工程中主要检验批、分项、分部工程质量控制及验收情况。b)监理影像资料主要拍摄关键部位、关键工序、隐蔽项目的质量状况、监理实施旁站、实测检验情况，尤其重点对主控项目和强制性标准条文的执行情况进行拍摄记录。c)材料监理：关键材料见证取样、现场试验的见证、不合格材料的退场；d)对施工过程中出现的质量安全问题或事故，异常情况及其处理过程进行拍摄记录。e)对重大节点及新材料、新结构、新工艺的运用情况进行拍摄记录。f)对重大质量管理活动适时拍摄记录。g)影像资料拍摄计划。各项目根据自身工程特点和工程内容制定有针对性的影像资料拍摄计划。h)监理影像资料拍摄质量要求影像资料必须图像清晰，数码照片不低于200万像素；影像资料应充分反映质量控制和实物质量情况；对记录质量问题整改要求的影像资料应有整改合格的封闭记录。i)监理影像资料的归档要求影像资料以单位工程为归档单元，对成片的住宅小区工程、医院、学校等，由于单位工程较多，可在同一施工单位，同类型、同材料的单位工程中抽取5%留置归档。影像资料应分专题内容、拍摄时间进行排序归档。影像照片资料应具有编号、题名、内容描述、拍摄时间、地点（部位）、拍摄者的标注。4.5.3交公司存档的监理影像资料必须包括：j)开工前场地全貌；k)基坑开挖前场地全貌；l)深基坑土方分层开挖全过程（包括基坑全貌）；m)±0.00以下结构完工全貌；n)主体结构封顶全貌；o)钢结构吊装和安装过程；p)玻璃幕墙吊装和安装过程；q)单位工程竣工全貌（包括外立面、门厅、中庭、特殊装饰部位以及屋面等）；r)重要工程活动过程等。4.6监理项目部档案管理工作4.6.1资料归档a)重大项目(公共建筑、有影响力的项目等)的档案资料均应成册归档;其他项目可将项目监理资料的电子文档交于公司技术部。b)归档资料封面、卷内目录编制详见附件。c)归档资料要装订成册。成册案卷应按封面、卷内目录、文件内容的顺序排列。4.6.2公司要求归档的监理资料内容如下：a)委托监理合同；b)监理规划、监理细则；c)监理日志、监理日记；d)监理月报；e)监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工/复工报审表等）f)与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；g)会议纪要；h)监理总结报告；i)工程质量评估报告；j)工程质量、安全事故调查处理文件；k)工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）；l)分包单位资格报审资料；m)索赔文件资料；n)工程变更单；o)监理工作联系单；p)旁站记录；4.6.3文件材料的整理、编制a)监理档案资料按档案管理要求及公司的相关要求进行整理。b)归档资料必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚，图面整洁，签字等手续完备。c)所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水等易褪色材料书写，均采用黑色碳素笔书写。d)文件的修改（1）所有归档的文件材料不得任意涂改，对确实是记录、书写错误，与实际不相符合的需要修改的，必须有修改人的签名，对关键的字句或重要的数据修改，则必须有项目总监理工程师的签名。（2）文件内容修改时，不得将其内容乱涂或将其内容擦掉，应该用双线划去被修改部分，然后在边上标新的内容。e)文件的装订（1）文件排列成册文件必须按照资料的类别按顺序依次排列。排列顺序要与卷内目录相一致。（2）文件材料尺寸，同一案卷内的材料幅面为统一尺寸，较大幅面的材料应折叠为统一尺寸，较小幅面的材料可采用统一尺寸的白色书写纸粘贴为统一尺寸。（3）封面统一采用浅绿色绉面装订纸。f)案卷的页码(1)成册案卷的卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，页号以阿拉伯数字1开始依次编写，中间不得漏编页号，跳号或重号。(2)页号编写位置，单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号。案卷的卷内封面、卷内目录，卷内备考表不编写页号。(3)案卷内不得编入无任何文字材料的空白页（原有文件材料的封皮除外）。4.6.4竣工图整理工程竣工后，监理部及时将施工图纸交还建设单位。4.6.5卷内目录编制要求(1)顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注；(2)资料题名：填写文件资料标题的全称；(3)页次：填写每份文件资料首页上标注的页号；(4)责任人：填写整理归档资料的责任人；(5)项目