知识管理工作的双模型结构及其在高校中的应用

知识管理工作的双模型结构及其在高校中的应用黄茜华东师范大学教育信息技术系上海200062【摘要】本篇论文介绍了在高校中进行知识管理的一般概念，信息技术文化与知识共享文化的关系，知识管理的双模型结构，以及基于双模型结构的知识管理技术，最后对知识管理如何在高校中进行应用提出了自己的方案。【关键词】知识管理双模型结构高校应用一、高校知识管理产生的背景知识管理的最初起源，并非是在“公司部门”这个环境之中，在远古时代，就已经有了知识管理的最初概念。那个时候，知识的管理是靠着一代又一代的智者们，将知识传授给他们的弟子及其追随者来进行的。“知识产生”的方式则是通过观察和讨论来进行的；“知识保存”则采取存入人们的大脑，或文字的方式记载下来；“知识传播与应用”则主要是通过演讲以及辩论的方式进行的。虽然就目前而言，知识管理的应用领域主要还是在“公司部门”这个环境中，但是，必须承认知识管理并非起源于“公司部门”，而且“公司部门”也并非是知识管理的唯一用武之地。(一)知识经济时代呼唤知识管理21世纪是知识经济的时代，知识已经成为第一：要素，它的作用越来越大。而社会各界对知识的需求也达到了前所未有的地步。学校，作为传递知识的专门机构，在社会对知识高度需求的今天，又该做些什么?又有哪些地方有待改进?又应该怎样进行有效的知识获取、传播、共享和应用?(二)“信息烟雾”的解决需要知识管理由于信息技术的发展，信息内容以及获取信息的技术不断成长，信息量急剧膨胀，我们将这种现象称为“信息烟雾”——就是信息过多而造成的瘫痪。正如在DavidShenk所说的那样：“从前我们恐惧饥饿，现在却担心肥胖。同样地，信息超载已经取代信息不足，而成为新的社会、政治问题”。过多的信息反而阻碍了教师获取有用的信息，教师在面对互联网上搜索出的一大堆信息，无法判断究竟孰优孰劣。如何整理这些信息并取其精华，协助教师获取与课程相关并有效的信息，通过对信息的分析处理来指导教学，将更加重要。解决信息过量的方法并不是使信息减量，而是要学会如何将数据与信息转化成为有用的知识。(三)终身教育需要知识管理知识经济时代呼唤终身教育，终身教育是教育的发展趋势。终身教育的实行，使得受教育人数骤然增加，教师要对更为广泛的人群进行教学。在这种情况下就学的学生具有不同的年龄层次，具有不同的学习基础，具有不同的学习特征。而教师为了提高教学效果，必须对不同特性的人群采取不同的教学策略。如果这种教学策略在学校间或者同学校的教师间不能进行共享，让每个教师自己开发不同的教学策略，这对教师来说，将是一件很重的负担。(四)素质教育需要知识管理对了应对素质教育的要求，学校要对学生的信息进行全面跟踪——从学生入学到最后毕业为止这段时间(如果从学校间的知识共享的角度来看，这个时间段应扩展到学生从小学到大学的整个学习生涯)，从学生的学习信息到健康信息再到品质信息，各个方面的信息都要进行跟踪。而单个教师不可能了解所有学生的信息，也不可能了解一个学生的所有信息。学生的信息存在于学校的各个教学机构和管理结构中，要对学生进行全面评价，各个机构之间的信息必须进行共享。正是由于高校中存在这些现状，我们迫切需要利用知识管理的原理和经验来进行知识的获取、传播、共享和应用。本篇论文介绍了在高校中进行知识管理的一般概念，信息技术文化与知识共享文化的关系，知识管理的双模型结构，以及基于双模型结构的知识管理技术，最后对知识管理如何在高校中进行应用提出了自己的方案。二、什么是知识管理(一)数据、信息、知识对知识管理的分析都是从数据、信息、知识这几个概念谈起的。如果不了解知识与数据和信息的区别，我们将无法将知识管理同现今学校中正在应用的信息管理区分开来，以至于有人怀疑知识管理的提出究竟是“老树开花”还是“新瓶装旧酒”。数据：数据是按一定规则排列组合的物理符号，是关于事件的一组离散的客观事实。它是抽象的内容，而且单独看起来，它根本没什么意义。信息：经过搜集和处理的数据。知识：它是经过人为的解读和人的经验充实之后的信息，同时它还极度依赖于该信息所处的背景环境。因此知识是比信息更高一个层次的东西，它是被证明有效的信息。比较而言，数据最不易引起人们的误会，每个人都能明白它。信息和知识则不然，它们常常被误解，被相互替换。有关信息和数据的争论也是常见的现象。这里笔者举出两条十分有用的判别规则：(a)“信息”独立于特定个人，而“知识”则是十分依赖于个人的。(b)“信息”不依赖于所处环境，而“知识”则高度依赖于所处的环境，在应用知识的时候，不能生搬硬套，而应时时注意其所处的环境。两种文化——学校的信息技术文化和知识共享文化信息技术文化可以看作是学校在进行科学研究、课程开发和教学的过程中对信息技术的使用和整合。比如：每个教室里有计算机吗?学校有自己的网站吗?而知识共享文化，它不同于信息技术文化。它包含了在学校内分享知识的政策和流程。比如：学校鼓励教师分享教学经验吗?存在有效的方法来分享知识以提高效率吗?校长会使用从信息中提取的知识来对特定的问题做出决策吗?会给新的教师员工提供必要的知识共享以让他们完成工作吗?关于信息文化和知识文化，目前在高校中存在两种极端。第一种：信息技术文化大大领先于知识共享文化。这部分高校为了提高管理服务水平、科研水平和教学水平，在技术的改进上进行了大量的投入，然而效果并不显著，并没有因为技术的改进而改善教育的效果。比如，一些高校购买了昂贵、复杂的系统，让各个学院之间能够通过互联网进行实时通信。但是，学院的教职员工却并不信任这种方式产生的数据，管理者也并不使用这些系统。学校投入了大量的钱，却没有收到预期的效果。目前，阻碍高校知识共享的因素大致有以下几个方面：(1)缺乏相应的员工。学校缺乏能够对信息进行分析、处理，以形成知识并将知识进行传递和共享的员工。(2)数据格式不统一。在高校教育机构中，不同院系通常使用不同的信息软件，得出的数据格式不统一，这就给知识的共享带来了很大的问题。(3)缺乏必要的领导。进行知识管理的领导必须具备多方面的素质，要通晓知识管理、信息、创意、管理技巧等多方面的知识。而且，知识管理通常要有知识主管、知识分析师、知识著作者、技术支持顾问等多个人员，而高校的财政预算，限制了雇佣这些具有专家能力的人才。(4)缺乏对知识的整合能力。很多高校中的教师对知识管理问题采取袖手旁观的态度，将问题推给那些通晓计算机硬件及软件知识的人来解决，但是这些了解计算机知识的人却并不了解整个学校组织对知识的需求。第二种：知识共享文化大大领先于信息技术文化。这部分高校的设备非常陈旧，技术非常薄弱，仍然使用老式的硬件和软件，不能进行实时交流。但是，这些学校的教师却组成社团，按系或者按年级讨论课程的开发、研究如何进行考试及其评价学生的进步。在这些学校中，老师具有很强的课程开发能力和对学生的评价能力。然而，由于他们缺乏必要的技术支持，很难获得关于学生的即时信息以及一个特定群体学生的成功率的信息。图1描述了信息技术文化和知识共享文化发展的四种状态。学校A重视知识共享，忽视了信息技术系统的发展；学校D注重信息技术系统的发展，而忽视了知识共享；学校C和学校D在知识共享和信息技术系统发展两方面协调得较好，两个学校相比之下，学校C的知识共享和信息技术发展都很充分。知识管理能够将组织中的信息技术文化和知识共享文化有机的组合在一起，既发挥信息技术文化先进、快速、及时的特点，又发挥知识共享文化灵活的特点。(二)什么是知识管理关于知识管理，目前还没有一个统一的定义。我们先看几个有代表性的观点。国外的关于知识管理的大致有四种观点：①知识管理就是通过知识共享、运用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。②知识管理是以知识为核心的管理，简单的说就是，对知识连续管理的过程。③知识管理是运用先进的信息和通信手段，将组织知识作为“财产”来进行管理的一套独特的管理实践活动。知识管理注意发挥知识的杠杆作用，着眼于有利于组织的决策，有利于组织中的个人、团体的知识获取、传递和使用。④知识管理是在日益加剧的不连续的环境变化情况下，服务于组织适应、生存和能力等关键问题的活动，其实质在于，它具体包容了信息技术处理数据与信息的能力以及人们创造和创新的能力有机结合的组织过程。又如国内的四种观点：①知识管理是指通过改变组织成员的思维模式和行为方式，建立起知识共享与创新的组织内部环境，从而运用集体的智慧提高应变和创新能力，最终达到组织目标。知识管理强调把知识、信息、人协调统一起来，从而最有效、最大限度的提高组织的效果。知识管理的核心内容是知识的共享和创新。②知识管理是组织将各种信息汇集起来，进行整理、分类、存储，以便于利用和共享资源，并促进人们之间的交流，从而使组织成员的素质不断加强，组织更具竞争力和适应力。③知识管理是把人的各个方面和信息技术协调统一起来，共同为组织的发展服务，从而产生整体大于局部之和的效果。④知识管理是对有价值的信息即知识的强化的管理，包括知识的识别、获取、分解、储存、传递、共享、价值评价和保护等。以上列举了八种观点，从不同的角度论述了知识管理。我们认为，知识管理是对组织知识的产生(包括知识的获取、合成和创新)、传播和应用的全过程进行管理，以实现知识的创新和共享，促进经济和社会发展。三.知识管理的双模型结构(一)“信息→知识转换模型”在众多描述数据、信息、知识的文献中，这三者的关系常常被描述为线性递进关系。即：知识的产生是依据“数据→信息→知识”的顺序进行的，知识解决方案处在数据、信息、知识结构的最顶层。这就是“信息→知识转换模型”。在此模型中，要注意一点：“信息”综合之后得“知识”。反之，“知识”分解成为“信息”(当知识被解释了之后，它就成了信息)。(二)“独立模型”在很多情况下，我们却并不需要信息层来做铺垫，也能得到一个知识管理解决方案。举个例子来说，如果学生有疑难问题需要解决，他可以从现有的信息系统中去寻找答案，但他也可以通过互联网联系这方面的专家，直接和专家进行交流，向专家寻求帮助。这后一种方式就是没有经过信息系统这一步骤，所以这种模式就被称为“独立模型”。那么在实际应用中，学校究竟应该采用上述模型中的哪一种，还是应该都采用呢?这和信息技术成熟度、学校文化习惯、学校的投资规模有关。不过，比较而言，“独立模型”注重创造一个人与人之间的直接交流以及分享知识的环境；而“信息→知识转换模型”则注重建立一个人与信息系统之间的联系，以便人能够从信息系统中总结出知识来。另外，如果要获取和分享的是隐性知识，应选用“独立模型”；如果要获取的是显性知识，那么“信息→知识转换模型”更为合适。四、基于双模型结构的知识管理技术前面我们将知识管理分为两种模型结构，现在我们从这两种模型的角度来考察知识管理的技术，同样，我们把技术分为“转换模型的技术”和“独立模型的技术”。如图3所示。在知识管理的众多技术和软件中，遗传文件系统、数据库管理系统、数据存储、数据挖掘等通常用在“信息→知识转换模型”中；推动技术、电视／电话会议系统、合作组件技术、文件挖掘／搜索等通常用在“独立模型”中；传递信息技术、国际互联网／校园网技术、网上发布／超文本技术则既可以用在“信息→知识转换模型”，也可以用在“独立模型”中。五、知识管理在学校中的应用表1、表2、表3描述了知识管理在学校中的应用以及优势，包括知识管理在研究过程中的应用和优势、知识管理在课程开发流程中的应用和优势、知识管理在学生管理中的应用和优势。高校在进行知识管理的过程中，应注意以下几点：(1)明确知识需求。在进行知识管理之前，先明确通过知识管理将要达到的目标。(2)了解学校的基础设施——人员、资金、技术——这些都是进行知识管理的首要条件。(3)悬着一名极力支持知识管理革新的人——知识主管。知识主管最好是高层领导人员，这样在进行知识管理革新时，受到的阻力将会少一些。(4)为知识管理选择一个合适的前期项目。该项目应该是风险最小，而能产生最大的反响，参与者都乐于进行，并且能得到最大的回报。这样，可以让人们建立起对知识管理的信心，进而支持知识管理项目。(5)为前期项目制定详细的行动计划。