管理信息系统的分析

本章内容：1、详细调查概述2、管理功能调查3、业务流程调查4、数据流程图5、数据字典6、处理逻辑的表达第一节系统调查与分析概述在充分认识原信息系统的基础上，在总体规划的指导下，通过问题识别、详细调查、系统化分析，对待开发系统进行深入仔细地调查研究，最后完成新系统的逻辑方案设计。对象现行系统目的完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。原则自顶向下全面展开先熟悉再改进工程化的工作方式全面调查与重点调查原则用户参与原则使用部门的业务人员主管人员设计部门的系统分析人员系统设计人员方式一般常见的详细调查方式有：1．研究资料法2．全面业务需求分析的问卷调查（1）上级单位对企业要求调查表；（2）系统功能需求调查表；（3）企业业务流程调查表；（4）企业各业务部门组织结构及业务范围调查表；（5）信息需求调查表；（6）业务文件/报表调查表3．重点访谈4．深入实际管理业务调查分析一、组织结构调查二、管理功能调查三、管理业务流程调查新信息系统的设计=对组织有目的的改造组织结构设计进行组织结构设计，确定合理的组织形式，确定公司合理的集权、分权原则、设计有效的管理体制。按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门、生产部门。为什么联想、海尔的信息化建设会取得很大成功，而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP（企业资源计划）的概率几乎等于0？这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句话，“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳，叶徒相似，其实味不同。所以然者何？水土异也”。那么，“水土异也”，异在哪些方面呢？由于旧有的管理体制和经营理念的约束，使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰，建设成果收效甚微。难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候，未来所选择的客户是要挑拣的，计划经济烙印太深的企业，联想不会去碰。海尔集团董事局主席、首席执行官张瑞敏也指出，如果企业没有进行企业组织结构重组，只是在现有的基础上进行了微调，这种管理信息化不做也罢。管理系统IS组织结构指的是一个组织（部门、企业、车间等）的组成以及这些组成部分之间的相互关系。1、组织结构调查组织内部的部门划分领导与被领导关系信息资料的传递关系物资流动关系与资金流动关系各部门的工作内容与职责各级组织存在问题以及对新系统的要求等组织结构结构图2、作为业务调查所画出的组织结构图，它还要求反映：1、除隶属关系外，还要反映信息、物资、资金流2、详略分明，突出重点3、反映与组织有业务联系的边界之外的部门及联系出版社出版科发行科印刷厂书库邮购股现购股调查中可以管理功能结构图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。功能即完成某项工作的能力。销售计划管理1．业务流程调查的内容各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。2．管理业务流程的描述图表业务流程图(FlowChart)一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向。图例说明外部实体业务处理单据/表格物流/信息流数据存储B2系统分析B2.2表格名称业务流程第图/共张图业务名称：制图：审核：单位名称：核对：年月日图例说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储（本框内容为具体流程）计划处制定投资总规划，银行更新贷款规模，各单位各部门提交报表，各单位各部门及技改处根据上述提交的结果，开会讨论，形成报表提交给局领导审批，审批后的报表经计划处、各单位各部门、银行和技改处进行综合平衡讨论，形成正式计划，提交给上级领导批准后，计划存档，并下达给各单位各部门计划处银行技改处各部门各单位局领导上级领导制定投资总规划更新改造贷款规模开会讨论报表审批综合平衡（讨论）批准下达各单位各部门正式计划计划报表计划处各部门各单位技改处银行各部门各单位存档一、数据流程调查的内容二、数据的来源三、数据流程图四、数据字典管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图，虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程。但是还是没有完全脱离一些物质要素（如产品、单据等）。数据流程分析是把数据在组织内部的流动情况抽象出来，舍去具体组织机构、信息载体、处理工作、物资、材料等，以数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流程中的问题。1．收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存储介质（如账本、清单）的典型格式。2．弄清各环节上的处理方法和计算方法。3．在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。4．在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。1．现行组织机构2．现行各系统或部门的业务流程3．各种会议的决议4．计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构5．上级下达的各种文件和各项任务指标6．与本单位有关的其它单位的有关信息7．其它各种报表、报告、图表管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到：1．数据流程图（DFD，DataFlowDiagram）全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。2．数据流程图的特征（1）抽象性指数据流程图完全舍去了具体的物质，将系统业务过程抽象成数据流动、数据处理和数据存储。（2）概括性指数据流程图把信息中的各种不同的业务处理过程联系起来，形成一个整体。3、数据流程图的基本符号外部实体(ExternalEntity)数据加工(Process)数据存储(DataStore)数据流(DataFlow)处理过程(Process)或处理逻辑在DFD中，处理逻辑表示对数据的变换，从用户的角度看就是表示系统能够“作什么”。会计凭证处理（1）数据格式的转换期末凭证结账（2）数据内容的转换会计凭证打印（3）数据表现形式的转换外部实体(ExternalEntity)或外部项外部项（外部实体）表示与处理逻辑相关的、且为系统外部的人、部门、单位等。主管领导会计报表管理数据流(DataFlow)数据流表示数据在系统中的流动。1、利用综合的数据流名称简化DFD；主管领导会计报表管理资产负债表利润表财务变动表主管领导会计报表管理会计报表2、不一定用显式的数据流名称。4、数据流程图的画法按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题，则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来。由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。数据流程图的绘制采用自顶向下逐步求精的方法绘制，是结构化的分层、模块结构。通常情况下数据流程图分三个主要层次。顶层的顶层数据流程图只需指明处理与有关外部实体之间的信息交换关系就可以了，无须考虑内部的处理、存储、信息流动问题。中层数据流程图中增加了数据存储，数据存储增加的标准是只增加模块（子系统）共用的数据存储，所以仅存在于功能模块的接口处。底层数据流程图是对中层数据流程图的进一步分解，目的是研究子系统内部的数据处理、数据存储、信息流动与交换情况的。底层数据流程图画法遵循的一般标准是：·底层分解以业务和功能为划分标准；·中层中的每一个子系统在底层分别绘制，一个子系统一个图。用户P1销售处理订货单发货单第1层接收到用户提交的订单后，根据信用手册和库存账的情况判定定货处理方式：在用户信用良好和库存充足的情况下，根据订货单开发货票，分别提交给仓库和财务科，并将订货单存档，仓库将货物发给用户，修改库存账；在库存不足的情况下，将订单的状态变为“等有货再发货订单”并存档；在用户信息记录不良的情况下，根据用户的订货单开付款通知单，将付款通知单提交给用户，将订单的状态变为“待付款订单”并存档第2层P1.1判定定货处理方式P1.2开发货票P1.3开付款通知单D1(订货单)D3(订货单)用户订货单订货单存档财务科发货票等有货再发货订货单D2(订货单)待付款订货单仓库发货票发货票库存帐信用手册订货单付款通知单P1数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶白下逐层分解的办法。1、首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。2、下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将“库存处理”分解为更多的“处理”。5．数据流程图的作用（1）系统分析员用这种工具自上向下分析系统信息流程；（2）可在图上画出计算机处理的部分；（3）根据逻辑存贮，进一步作数据分析，可向数据库设计过度；（4）根据数据流向，定出存取方式；（5）对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。1.计划.进行数据流分析前要做好规划，具体内容包括：明确分工，明确分析范围，制订流程图绘制标准和规范。2.协作.虽然调查工作有明确的分工，但作为任何系统中的任何业务不可能是孤立的，相互之间有联系和交叉，所以工作中要互相协调，经常进行沟通。3.流程图层次划分.流程图层次划分标准要一致，要有统一的标准。层次数量要根据系统的实际情况而定。不同子系统规模大小和复杂性不同，层次划分可以不同。4.数据流程图绘制.数据流程图绘制过程中要注意的问题是：符号标号的一致性和标准性，数据流程图的可读性和易理解性，命名的准确性和规范性等。5.检验和核对.数据流程图绘制完成后要进行认真的检验。检验的内容主要包括：结构合理性检验；冲突检验和过程检验三个方面。在新系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据（数据存贮）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具。为系统分析员提供深入了解数据处理、数据存储、数据流动情况等提供详细资料；从多方面对数据流程图进行进一步描述，和完善，相互参照、对比，便于查找遗漏、冲突、重复等错误；便于索引；便于对数据流程图进行逻辑结构检验、一致性检验。数据字典的内容对数据流程图中的五个方面进行具体的定义。数据项数据结构数据流处理逻辑数据存储数据项又称为数据元素，是最小的数据组成单位，是不可再分的数据单位。如：学号、姓名等具体包括：（1）数据项的名称、编号、别名和简述；（2）数据项的长度；（3）数据项的取值范围；例：数据项定义数据项编号：ID201数据项名称：材料编号别名：材料编码简述：某种材料的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：0001~9999表4.1数据项定义数据结构的描述重点是数据之间的组合关系，即说明这个数据结构包括哪些成分。DS03-01：用户订货单DS03-02：订货单标识DS03-03：用户情况DS03-04：配件情况I1：订货单编号I3：用户代码I10：配件代码I2：日期I4：用户名称I11：配件名称I5：用户地址I12：配件规格I6：用户姓名I13：订货数量I7：电话I8：开户银行I9：账号表4.2用户订货单的数据结构数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：（1）数据结构的名称和编号；（2）简述；（3）数据结构的组成。例：数据结构定义数据结构编号：DS03-01数据结构名称：用户订货单简述：用户所镇用户情况及订货要求等信息数据结构组成：DS03-02+DS03-03+DS03-04表4.3数据结构定义数据流由一个或一组固定的数据项组成。例：数据流定义数据流编号：F03-08数据流名称：领料单简述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号十材料名称十领用数量十日期十领用单位数据流量：10份／时高峰流量：20份／时（上午9：00－－－－11：00）表4.4数据流定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。例：