管理信息系统的基础

1第一章管理信息系统的基础企业管理信息系统的建设，自从八十年代初期微型计算机在我国的推广应用就已经开始了，十多年来取得了飞速的发展，随着企业管理信息系统技术的进一步完善及与整个国家国民经济信息化的建设，企业管理信息系统必将得到新的发展。本章主要从信息开始，介绍企业与信息的关系、管理信息系统的概念、管理信息系统的结构及其发展等。第一节信息与管理信息随着全球信息化浪潮的兴起，信息已成为现代社会中使用最多、最广泛、频率最高的一个词汇。一．信息(一)什么是信息?远在我国唐代，诗人李中在《暮春怀故人》诗中有“梦断美人沉信息，目穿长路倚楼台”的美妙绝句。信息一词，台湾、香港及其澳门则将其译为“资讯”。我们日常应用的信息不是一个精确的术语，随着社会的发展和现代科学技术的进步，信息的概念在逐步扩展、渗透和运用到社会科学和自然科学的许多领域，其内涵和外延也发生了变化。广义的信息定义至今还在争论不休，目前可以说还没有定论。人们对信息从不同的角度去理解，可以得出以下的一些定义：·信息是表现事物特征的一种普遍形式；·信息是数据加工的结果；·信息是系统有序的度量；·信息表现物质和能量在时间、空间上的不均匀分布；·信息是数据的含义，数据是信息的载体；·信息是帮助人们做出决策的知识。信息论的奠基者C.E.Shannon在1948年提出：“信息是用来消除随机不确定的东西”。而控制论的创始人N.Wiener则指出：“信息就是人与外界互相作用的过程互相交换的内容的名称”。一般认为：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化，可以通讯的知识。对于信息，我们无需去研究哪一种定义更为确切，但关于信息有两点应该明确：(1)信息在客观上是反映某一客观事物的现实情况的；(2)信息在主观上是可以接受、利用的，并指导我们的行动。从本质上讲，信息存在于物质运动和事物运动的过程中，它是一种非物质性的资源，它和物质、能源一起，构成了现代社会发展的三大支柱资源。正如一位美国科学家在一首诗中所描写的那样：“没有物质的世界是虚无的世界没有能源的世界是死寂的世界没有信息的世界是混乱的世界”2信息的作用就在于把物质、能源构成的混浊、杂乱的世界，变成一个有序的世界。减少人的不确定性，增强世界的有序性。依照信息的产生方式可以做出如下分类：·自然信息：是自然界的事物及事物之间内在联系的表征。·人工信息：人们依据物质运动，利用一定手段，人为地进行表征和描述。·综合信息：是指在人类社会中，自然信息和人工信息的集成。(二)信息与数据、资料、消息、情况、知识、情报的区别数据是记录下来的可以鉴别的符号和数字，是指客观实体属性的值。数据不仅可用数字，也可以用文字、符号、图形等来表示。数据解释后才能成为信息。而信息则是数据的含义，它更能直接、明确地反映客观事物的本质。资料，是一个具有特定意义的概念，指人们在学习和工作中作为研究参考或保存的材料。消息，是新闻学上的一种载体。人们通常所说的消息是指包含某些内容和意义的音信。消息是信息的具体反应形式，信息是消息的实质内容。不同的消息中所包含的信息量也是不同的。情况，一般是指已经发生的客观事实。情况只有经过人们的感知，通过载体传递，并为人们所认识，才能形成为信息。知识是人类社会实践经验经验的总结，是人的主观世界对于客观世界的概括和如实反映。情报，是指特定（如科学、军事、商业等）活动中从外部获取的用特殊方式传递的涉及有关各方利害关系并有一定时效性的信息。总之，数据、信息和知识可以看作是对客观事物感知的三个不同阶段。数据直接来自感应的仪器，反映了变量的测定值。数据是根据某种测度而给出的事实。信息是经过组织的有结构的数据，从而具有了意义。知识则进了一步，它能够预测，给出因果关系，并指导进一步要做什么。(三)信息的基本特征1．信息的客观性信息是事物变化和状态的客观反映。由于事物及其状态、特征和变化是不依人们意志为转移的客观存在，所以反映这种客观存在的信息，同样带有客观性。2．信息的共享性物质、能量是守恒的，在交换过程中遵循等值交换原则。任何物和能，某人占有了它，别人就没有它。而信息则不同，是可以共享的。交换信息的双方都不会失去原有的信息，反而会增加一些信息。3．信息的价值性信息本身不是物质生产领域的物化产品，但它一经生成并物化在载体上，就是一种资源，具有可采纳性，或称之为有用性。也就是说，信息具有使用价值，能够满足人们某些方面的需求，被人们用来为社会服务。信息的开发和处理是一种创造性的劳动过程，对它的价值评定不能简单地以“社会平均必要劳动时间”来决定。4．信息的时效性信息是有寿命的，有时效的，和世界上任何商品一样，它有一个生命周期。信息的使用价值与其所提供的时间成反比。时间的延误，会使信息的使用价值衰减甚至完全消失。信息作为客观事实的反映，总是要先有事实，然后才能生成信息。所3以信息落后于客观事实和原始数据，有一定的滞后性。因此，信息一经产生，就应加快信息的传输，及时使用。5．信息的无限性信息作为事物运动的状态和方式，以及作为关于事物运动状态和方式的知识，是永不枯竭的。只要事物在运动，就有信息存在。只要人类认识和改造客观世界的活动不停止，这些活动就会产生大量的信息供人类利用。所以，信息不会象材料和能源那样发生资源短缺的危机。信息的无限性表现在两个方面：一是客体产生信息具有无限性；二是主体利用信息的能力具有无限性。二．管理信息管理离不开信息，信息在管理的全过程中起着基础性的作用。管理活动是管理者向管理对象施加影响和管理对象向管理者作出反应两个相互联系的过程的统一，而整个活动是在一定的环境中进行的。如果没有管理者、管理对象、管理环境以及管理活动的有关信息，任何管理都是无法进行的。（一）管理信息的定义在企业管理中，一般将管理信息定义为：管理信息是对企业生产经营活动中收集的数据经过加工处理、给以分析解释、明确意义后，对企业经营管理活动产生影响的数据。从控制论的观点，管理过程就是信息的收集、传递、加工、判断和决策的过程。以一般的工业企业为例，其全部的活动可以概括为两大类：一类为生产活动，输入原材料和其它资源，工人根据加工程序在机器设备上进行操作处理，输出满足人们需要的产品；一类为管理活动，围绕和伴随着一系列生产活动，执行着决策、计划和调节职能，以保证生产有序、高效地进行。可见，伴随着生产活动的是物流，而伴随管理活动的是信息流。物流的畅通与否？很大程度上依赖于信息管理的水平和质量，信息流在企业生产经营中起着主导的作用。就一个企业数据加工过程而言，由于处理的输出结果是为某种特定需要服务的，其要强调的是内容和含义，所以我们把处理的结果称为管理信息。而对于处理过程所需的输入资料，通常称为数据。（二）管理信息的特点1．原始数据来源的离散性管理信息是由以下的特征所决定：（1）数据的来源是分布在所反映的对象和过程的所在地，即企业中各生产环节和有关职能管理部门，这就决定了数据收集工作的复杂性和繁重性；（2）信息的收集、整理、传递、存储、加工和分配送发具有不同的频率和周期；（3）企业的产品、原料、设备、工具、劳动力等都是用离散数值来计算的。2．信息资源的非消耗性管理信息一经收集，就可以多次使用，供有关部门共享而不影响本身的内容。信息用户越多，可降低信息的单位费用。3．信息处理方法的多样性4信息处理的绝大部分工作是逻辑处理，主要有：检索、核对、分类、合并、总计、转录等，方法比较简单，但很多是重复进行的。另一种是算术运算，目前大量的是简单的算术运算，如计算产值及产品产量完成情况、计算产品成本等。但随着企业管理水平的提高，必然要应用现代数学方法，采用一些比较复杂的优化模型，如网络优化模型，线性规划模型，系统仿真模型等比较复杂的算法。4．信息量大管理活动中要接触处理的信息十分厐杂。5．信息的发生、加工和应用在时间、空间上的不一致性产品生产的信息发生在车间工段，信息的加工一般在职能科室或信息处理中心，而使用信息则是职能科室、有关部门领导或上级机关，同时，在时间上，信息的发生与收集、传递的次数、加工的次数和周期，使用的频率等，不同的信息也不一样，这样一来，使信息处理工作的复杂化。管理信息的分类1.按信息稳定性分类,可将信息分为固定信息和流动信息两类。2.按决策层次分类,可将管理信息分为战略信息、战术信息和业务信息三类。三．信息在企业管理中的作用(一)信息是企业经营管理的决策基础决策是企业经营管理的中心环节，正确的决策是对企业未来行动及其结果的正确判断的必然反映，而正确判断的前提在于全面、及时、准确地掌握信息。(二)信息是企业在经营管理中有效控制的前提控制是企业经营管理的基本职能之一，信息是控制的前提，也是实现控制过程的基础，没有信息，任何系统都无法控制。(三)信息是企业经营管理活动的组织手段和协调工具企业是一个多层次、多系统的结构。信息是层次与系统间的结合，协同行动的“粘合剂”，离开了信息的工作，企业这个经济组织就不可能出现整体化和最优化。(四)信息是提高企业经济效益和竞争力的手段要增强企业的竞争力，很重要的是要增强企业的信息竞争力。企业经营者应该有高度的信息意识，提高信息加工、处理和利用的效能。(五)信息是提高企业管理工作效率的有效措施国外常采取的措施是精减机构和人员，采用信息技术。扩大信息处理和转换能力。企业信息的沟通渠道还影响企业的组织机构、权力分配和工作方式。企业的组织机构也是一种信息收集、传递、加工、处理、利用的机构，企业内各种岗位的权力和相互关系、工作方式都受到其收集掌握信息量、信息内容和利用信息能力的影5响。从某种意义上讲，谁掌握了信息，谁能处理信息，谁就有了经营决策的参谋权力。四．影响企业信息工作开展的因素从目前企业的信息工作开展的情况来看，影响信息对企业经营管理工作加强的主要因素有：(一)单纯的、残缺的信息观念(二)信息工作得不到应有的重视(三)手段相对落后，时效性差(四)信息工作的方式和内容不适应第三节管理信息系统的概念一．系统的概念通常认为：系统是由相互联系相互作用的诸要素组成的具有特定功能的有机整体。系统论的奠基人L.V.贝塔菲的解释是：相互作用诸要素的综合体。美国国家标准协会(ANSI)对系统的定义是：各种方法、过程或技术结合到一块，按一定的规律相互作用，以构成一个有机的整体。而国际标准化组织委员会(IOSTC)对系统的定义是：能完成一组特定功能的，由人、机器及各种方法构成的有机集合体。不论怎样的现实问题，要构成一个系统，必须具备三个条件：(1)要有两个以上的要素；(2)要素之间要相互联系、相互作用；(3)要素之间的联系与作用必须产生整体功能。按照组成系统的要素的性质来划分，现实世界中的系统可分为：(1)自然系统：指由自然力而非人力所形成的系统。如天体系统、气象系统、海洋系统、神经系统等。(2)人工系统：指经过人的劳动而建立起来的系统。包括三种类型：一是由一定的制度、组织、程序、手续等所构成的管理系统；二是由人们从加工自然物获得的人造物质系统，如建筑物等；三是人造概念系统，即由主观概念和逻辑关系等非物质组成的系统。如伦理道德系统等。(3)复合系统：指自然系统和人工系统相结合的系统。如农业系统、环境系统、水利工程等。从各种各样的具体的系统中可以抽象出来系统的共性，这就是系统的特性。1．目的性任何系统无不具有目的性，无论是自然系统和人工系统，自然系统的目的性反6映系统内在的客观必然性，人工系统的目的性体现人们对客观规律的认识和运用。正因为是系统具有目的性，使我们在开发一个新系统时，首先要确定系统的目标。而这个目标必须是明确的、切合实际的。2．相关性相关性也称关联性。即一个系统中各要素间存在着密切的联系，这种联系决定了整个系统的机制。由于系统的组成要素是相互依赖而又相互制约的。3．层次性系统可分为一系列的子系统，而各个子系统又可以分解为更低一层的子系统，......，这样，一个复杂的系统可以分为好几个层次。系统的层次性提供了将子系统分离出来进行单独研究的可能性。4．整体性由于系统是一个有机的整体，所以整体性就是它的一个特性。我们在评价一个系统时，应从整体系统出发，从总目标、总要求出发