精诚物品资产管理系统操作手册

精诚物品资产管理系统操作手册前言《精诚物品、资产管理系统》是适用于对行政、事业单位物品采购、入库、出库(领用)、退库(领用退库)、盘点及固定资产登记、维修等工作进行计算机管理的专业软件。软件中集成的物品管理固定资产管理、系统设置、常用工具等系列功能，涵盖了行政、事业单位物品、资产管理的全部过程，对于降低管理人员的劳动强度，提高物品、资产管理水平大有裨益。我们的软件应用范围已经涵盖了餐饮、食品、制药、机械、化工、电力、邮电、学校、政府机关等行业，非常希望在您的帮助下我们软件的应用领域能够得到进一步地拓展。此软件是行政机关、事业单位专用，不涉及成本、费用、利润的核算。第一章软件简介《精诚物品、资产管理系统》以Delphi为开发工具，界面优美，功能强大，单机版与网络版合二为一，可适用于NetWare、WindowsNT/2000、UNIX等网络操作平台，Sybase、SQLServer、Oracle、Access等数据库平台，用户操作平台可以为中文Windows9x、WindowsNT/2000。具有以下特点：1、具有极佳的人机操作界面、极高的运行效率。在网络上运行，将更能体现其强大的功能、高效的运转。操作人员只需简单培训即可独立应用。2、独创的单据确认与反确认功能，方便用户对单据输入、修改。3、采用移动加权平均法计算物品的成本，使物品的成本价最为接近实际成本。4、查询功能强大。在物品的整个流转过程中，软件均提供相应的查询功能。5、支持条形码输入，物品输入速度快；设置有多种快捷键，完全可以用键盘取代鼠标的操作。6、支持条码打印，省去了您购买专用条码打印机的投资。7、本软件单机版、网络版合二为一，方便用户使用。8、智能升级。您只需轻点鼠标，便可通过互联网实现软件的升级，免除您升级之苦。1.1软件对运行环境的要求最低硬件要求：CPUC300以上的IBM兼容机；64MB内存；500M以上的剩余硬盘空间；VGA显示器（800×600256色以上显示分辨率）；光盘驱动器；打印机（建议使用宽行针式打印机）。最低软件要求：单用户：简体中文版Windows98/Me/2000/NT/XP操作系统；安装MicrosoftOffice2000；MicrosoftAccess数据库。多用户：简体中文版Windows98/Me/2000/NT操作系统。Sybase、SQLServer或Oracle数据库1.2软件的安装第一步：备份数据。对于使用Access数据库的老用户，在安装前必须先备份帐套对应的数据库。这一步要切记！！！，以免数据丢失；第二步：运行WZMS_SetUp.exe文件。按照安装提示即可完成软件的安装。建议软件不要安装在“C”盘上。1.3软件的启动从任务栏选择“开始-程序-精诚物品资产管理系统-精诚物品资产管理系统”,或直接双击桌面上的“精诚物品资产管理系统”图标。在弹出窗口中选择“帐套名称”，输入“登录名称、登录口令”，然后点击“确定”，便进入到软件的主窗口中。第二章、系统设置系统设置是开始使用本软件的一项十分重要的工作。首先您先要对我们软件的功能及工作流程有一个全面的了解。在对本软件能做什么和怎样做有了一个初步认识之后，您就可以开始设置符合您自已需要的基础资料了。2.1基础资料设置【功能】用于建立系统正常运行所必需的基础资料，如：部门、员工、仓库、计量单位、往来单位、物品大类、物品类别、部件名称等资料。正式使用本软件前，必须先进行基础信息设置，然后才能顺利的开展工作。【操作】在软件主窗口中点击“系统设置-基础资料设置”，在选中部门、员工、仓库等相应项目后在数据窗口中直接编辑。在编辑完后，必须点击“保存”，数据才能真正保存到计算机（硬盘）中。【说明】(一)部门。用于设置本单位的部门信息。(二)员工。用于登记本软件的操作员。1、登录名称：是在用户登录软件时使用，也就是在打开软件的第一个窗口中使用。有权使用本软件的员工，这个项目必须填写内容。对于“登录名称”是“sa”的员工，用户不要改动，它是本软件默认的系统管理员专用登录名称。新增加的员工的口令为空（即没有口令），也没有操作软件的权限。新增员工在进入软件后，可通过“常用工具-更改口令”来重新设置自己的口令。对于新增员工，系统管理员务必在“系统设置-操作权限设置”中为其分配权限。2、审批级别：用于设置用户对申请单的审批级别。为了便于说明，现举例如下：某单位采购物品的流程分为四个阶段：一是经办人填写申请单；二是部门负责人审批；三是主管财务的副经理审批；四是总经理审批。那么，用户在正式使用软件前，要在“系统设置-系统参数设置”中将“申请单审批级别”设置为三级，然后在此将经办人的审批级别设置为0；将部门负责人的审批级别设置为1；将副经理的审批级别设置为2；将总经理的审批级别设置为3。(三)计量单位。用户可以根据本单位实际情况自行设置物品的计量单位，它将在“系统设置-物品资料设置”中出现，供您选择。(四)往来单位。用于登记供货商、维修商。往来单位是供货商的，要在“供货商”栏打“√”；往来单位是维修商的，要在“维修商”栏打“√”。(五)仓库。各个仓库的成本核算是分离的。同一个物品在不同仓库，成本可能不一样。(六)物品大类、物品类别。用于将物品按一定的属性进行分类。比如，您的仓库中有“香烟”和“白酒”，香烟下又有“白沙烟”、“云烟”，白沙烟下又分“硬装白沙”和“精品包装”。那么，您首先要在“物品大类”中输入“香烟”和“白酒”,然后用“物品类别”中输入“白沙烟”、“云烟”，最后在“系统设置-物品资料设置”中输入“硬装白沙”和“精品包装白沙”。（七）基础资料的册除。基础资料的删除是有一定限制的，已经使用过的基础资料千万不要进行删除。确需删除时，一定要由低向高删除。比如要删除上面提到的物品大类中的“香烟”，那么您首先要到“系统设置-物品资料设置”中删除“硬装白沙”和“精品包装白沙”，然后到“系统设置-基础资料设置-物品类别”中删除“白沙烟”、“云烟”，最后才能在“系统设置-基础资料设置-物品大类”中删除“香烟”。2.2物品资料设置【功能】用于设置软件正常运行所必须的物品资料，相当于您使用的物品资料库，这是一切入库、出库、退货等操作的基础，请正确设置。【操作】在软件主窗口中点击“系统设置-物品资料设置”后在数据主窗口中进行编辑。点击“+”新增一行，点击“―”删除一行。编辑完成后，必须点击“保存”，数据才会真正保存到计算机（硬盘）中。【说明】1、用户新增物品前，必须选中具体的物品类别。2、用户可以在登记入库单时“物品选择”窗口中输入物品资料。3、库存数量高于最高库存或低于最低库存的物品，会在“物品管理-库存报警”中出现。4、点击“简拼”后，软件会自动生成每个物品的“简拼”，它是由“物品名称”中每个汉字拼音的打头字母组成的，主要用于物品的快速查找。5、已经使用过的物品资料千万不要进行删除。6、物品资料的编号不能重复，软件是用编号来确定一个具体的物品。7、在输入物品资料时，“条型码”栏中的值可以使用条码扫描枪输入。8、“固定资产栏”打勾，表示该物品将作为固定资产进行管理，在“固定资产管理-自动生成固定资产”中可以根据其在入库单中登记的信息自动生成固定资产信息。2.3物品标签打印【功能】用于打印物品条码或物品牌。【操作】在软件主窗口中点击“系统设置-物品标签打印”。在需打印条码或物品牌的物品的“选择”栏“√”后，点击“打印”即可。“全选”打“√”后，软件会选中全部物品；不打“√”，则取消所有选中的物品。物品条码或物品牌的打印格式在“系统设置-打印格式设置”中的“物品标签”处设置。2.4系统参数设置【功能】用于设置软件的运行参数。【操作】在软件主窗口中点击“系统设置-系统参数设置”。【说明】1、使用单位名称：在软件主窗口的标题栏及部分报表标题中出现。2、备份文件存放位置：若此处值为空，则软件会将本软件中的“backup”目录作为默认的备份文件存放路径。建议用户不要将备份文件存放路径设在“C盘，最好是位于局域网内其他的计算机中，以确保数据安全。3、默认汉字输入法：用于设置用户个人经常使用的汉字输入法。当输入焦点移至本软件中任何一个可以输入汉字的栏目时，软件会自动调用该输入法。4、自动生成单据号：在打“√”后，各类单据（如订货单、入库单、出库单等）登记窗口中，将会出现“新增”按钮。“新增”按钮的作用是：当该按钮被点击后，系统将会自动生成一个单据号填入各单据登记窗口的“单据号”（比如在“登记入库单”窗口中的“入库单号”）处。5、申请单审批级别：用于设置本单位申请单的审批共有几级。2.5操作权限设置【功能】用于设置使用员工操作本软件的权限。【操作】在软件主窗口中点击“系统设置-操作权限设置”。本窗口的各个“权限”分别对应本软件的主菜单（软件主窗口中的菜单）的各个条目。打“√”表示有权使用，否则表示无权使用。权限设置完毕后，必须点击“保存”才会生效。保存时系统会要求输入一个密码（权限设置密码），默认值为“123”。2.6打印格式设置【功能】用于重新设计各种单据、商品条码及固定资产标签的打印格式。【操作】在软件主窗口中点击“系统设置-打印格式设置”。若“打印预览”被选中，则在打印时先预览后打印，否则直接打印。用户可通过点击“重新设计”来设计自需要的打印格式。用户可以通过点击“打印格式文件”栏后面的“...”找到相应的打印格式文件。当用户点击“重新设计”后，在弹出的“设计器”窗口中操作方法如下：一、使用控制键光标键：移动到下一个对象；Ctrl+光标键：沿光标方向移动选中的对象；Shift+光标键：沿光标方向增加或者减少所选对象的尺寸；Enter：调出所选对象的编辑器；Del：删除所选对象；Insert：显示插入数据字段工具栏；Ctrl+Enter：调出所选对象的memo编辑器；Ctrl+1..9：设置所选对象的边框宽度；Ctrl+Z：取消最后一次操作；Ctrl+Y：重复已取消的操作；Ctrl+G：对齐风格开/关；Ctrl+B,Ctrl+I,Ctrl+U：设置加粗、倾斜、下划线字体风格；Ctrl+F：取消对象的边框；Ctrl+D：设置对象的边框；Ctrl+X：剪切到剪贴板；Ctrl+V：从剪贴板粘贴；Ctrl+C：拷贝到剪贴板；Ctrl+A：选中页面上的所有对象；Ctrl+N：创建新的空白报表；Ctrl+O：打开报表文件；Ctrl+S：保存报表文件；Ctrl+P：预览报表；二、使用鼠标左击：在页面窗体中选择对象；在可见控件面板选中对象后按左键在页面窗体中插入新对象。右击：调出所选对象的快捷菜单。双击：调出所选对象的缺省编辑器。在页面的空白区域双击则调出页面选项对话框，这里你可以设置页面选项，象页边距，尺寸。Shift+左击：选择多个对象。Ctrl+左击：画选择框。在你松开鼠标后选择框中的所有对象将被选中要按比例缩放所选对象，拖动所选对象组右下角的红色矩形块2.7期初库存设置用于设置期初物品库存情况，一般是在用户初次使用本软件时使用。输入期初库存物品后，应点“生成”以产生“动态库存”。使用本软件达一个会计年度后，应通过“物品管理-库存物品统计表”中的“结存”来实现。2.8帐套设置【功能】用于新建或设置帐套。用户在正式开始使用软件时，需要先设置帐套。【操作】一、启动本软件，进入“登录窗口”（打开软件后出现的第一个窗口）。二、点击“帐套设置”按钮进入“帐套设置”窗口。三、点击“增加”按钮，新增一行。【说明】1、帐套设置的实质是新建、选择或配置数据库。用户输入的所有数据全部存放在这个数据库中。2、用户设置的帐套会在登录窗口中“帐套名称”下拉列表框中出现。3、默认帐套有且只能有一个。4、若”数据库类型”是Access数据库，用户可以在这里进行帐套（数据库）的备份与恢复；若是SQLServer数据库，用户必须先安装SQLServer数据库系统，然后用本软件自带的“数据库工具”对数据库（帐套）进行创建、备份及恢复。第三章、常用工具常用工具是本软件提供给用户的几个非常实用的工具软件,正确使用这