第三章商务谈判的准备

第三章商务谈判的准备主要内容导引：“凡事预则立,不预则废”。要想使商务谈判获得圆满成功，需要具备多方面的条件，其中做好谈判的准备工作是重要内容之一。商务谈判的准备工作的内容很多，主要包括三个方面：确定谈判人员；了解谈判信息和制定谈判计划。教学目的要求：通过本章的教学，要使学生了解商务谈判准备的主要内容，理解商务谈判准备的的意义，掌握商务谈判人员确定、信息搜集与筛选、计划制定与模拟谈判的方法教学重点与难点1、商务谈判人员确定、信息搜集与筛选、计划制定与模拟谈判的方法2、商务谈判计划的制定教学方法手段讲授、案例分析、讨论，指导学生制定谈判计划教学时间分配6学时教学过程内容附后第一节谈判人员的准备我们知道，商务谈判是由谈判人员完成的，谈判人员的素质、谈判班子的组成情况对谈判的结果有直接的影响，决定着谈判的效益与成败。因此，选好谈判人员和组织好谈判班子是谈判准备工作的首要内容。一、商务谈判队伍的规模一个谈判谈判队伍的最佳规模是多大?从最理想的角度应该是一个人。如果参与谈判的人员增多,诸如信息沟通,角色分担等内部协调问题就会接踵而来,牵扯大家很多精力。然而商务谈判通常需要涉及各方面的专业知识,这是任何某一方面的个别专家力所不能及的,这就要求选择若干人员组成一个谈判班子。谈判专家根据以下影响谈判班子规模的因素和他们的经验,认为由4人左右组成一个班子比较合适。在具体确定谈判队伍的规模时，主要考虑以下因素：其一,谈判班子的工作效率。一个集体如要有效地开展工作,内部就必须进行适当而严密的分工和协作,内部的意见交流必须畅通。谈判要求高度的集中统一,必须能对问题作出及时而灵活的反应。谈判人员多、意见就多,要把这些不同的意见全部集中起来,不是一件容易的事。在谈判这种高度紧张、内容复杂多变的活动中,要达到上述要求,谈判班子的规模过大是不可取的。从大多数的谈判实践来看,工作效率比较高时的人数规模在4人左右。其二,有效的管理幅度。任何一个领导者能有效地管理其下属的人数总是有限的,即管理的幅度是有限的。商务谈判活动紧张、复杂、多变,既需充分发挥个人的独创性和独立的应变能力,又需要内部协调统一、一致对外,其领导者的有效管理幅度只能在4人左右。超过这个限度,内部的协调和控制就会发生困难。其三,谈判所需专业知识的范围。一项谈判特别是一个大型交易项目的谈判,会涉及到许多专业知识,但这并不意味着谈判就需要各种具备相应专业知识的人同时参加。因为,谈判的不同阶段所涉及到的主要专业知识的种类是有限的,只要谈判班子的成员具备这几种主要的专业知识就可胜任。某些非常专门或具体的细节谈判可以安排另外的小型谈判予以解决,或者请某些方面的专家作为谈判班子的顾问,给谈判人员献计献策或提供咨询服务,不必扩大谈判班子的规模。总之,无论什么样的谈判,其谈判班子的规模必须符合既能胜任谈判,又能获得高效率与便于控制的要求。二、商务谈判人员应具备的素质商务谈判是一项涉及多方面知识的人际交往工作，是一种智慧和能力的较量，只有具备较高素质的人才能胜任。那么，一个优秀的谈判人员应具备怎样的素质呢?1、良好的职业道德这是谈判人员必须具备的首要条件，也是谈判成功的必要条件。谈判人员是作为特定组织的代表出现在谈判桌上的，商务谈判人员不仅代表组织个体的经济利益，而且在某种意义上还肩负着维护国家利益的义务和责任。因此，作为谈判人员必须遵纪守法、廉洁奉公，忠于国家、组织和职守，要有强烈的事业心、进取心和责任感。2、健全的心理素质谈判是各方之间精力和智力的较量，较量的环境在不断变化，对方的行为也在不断变化，要在较量中达到特定目标，谈判人员就必须具有健全的心理素质。健全的心理素质是谈判者主体素养的重要内容之一，表现为谈判者主体应具备坚韧顽强的意志力、高度的自制力和良好的协调能力等。(1)坚韧顽强的意志力许多重大艰辛的谈判，就像马拉松运动一样，考验着参与者。谈判者之间的持久交锋，不仅是一种智力、技能和势力的比试，更是一场意志、耐心和毅力的较量。只有具有坚韧毅力的谈判者，才能在较量中获得最后胜利。(2)高度的自制力自制力是谈判者在谈判环境发生巨大变化适时克服心理障碍的能力。由于谈判始终是利益的对决，谈判双方在心理上处于对立，故而僵持、争执的局面不可避免，这会引起谈判者的情绪得波动。如果谈判者出现明显的情绪变化，如发怒、沮丧等，可能会产生疏忽，给对手以可乘之机。所以作为一个优秀的谈判人员，无论在谈判的高潮阶段还是低潮阶段，都能心静如水，特别是当胜利在望或陷入僵局时，更要能够控制自己的情感，喜形于色或愤愤不平，不仅有失风度，而且会让对方抓住弱点与疏漏，给对方造成可乘之机。(3)良好的协调能力协调力是谈判者善于与他人和睦相处，有良好的人际关系。在谈判中，谈判人员之间的协调行动是非常重要的。一个好的谈判者，既能尊重他人，虚心听取一切有利于谈判进行和谈判目标实现的合理意见，又要善于解决矛盾冲突，善于沟通，调动他人，使谈判人员为实现谈判目标密切合作，统一行动。3、合理的学识结构商务谈判过程是测验谈判者知识、智慧、勇气、耐力的过程，更是谈判双方才能较量的过程。因此，商务谈判的参加者必须要有合理的学识结构。商务谈判人员，既要知识面宽，又要在某些领域有较深的造诣。也就是说，不仅在横向方面有广博的知识，而且在纵向方面也要有较深的专门学问，两者构成一个“T”字型的知识结构。(1)谈判人员的横向知识结构从横向方面来说，商务谈判人员应当具备的知识包括：我国有关经济贸易的方针政策及我国政府颁布的有关法律和法规；某种商品在国际、国内的生产状况和市场供求关系；价格水平及其变化趋势的信息；产品的技术要求和质量标准；有关国际贸易和国际惯例知识；国外有关法律知识，包括贸易法、技术转让法、外汇管理法及有关国家税法方面的知识；各国各民族的风土人情和风俗习惯；可能涉及的各种业务知识、金融知识；市场营销知识等。(2)谈判人员的纵向知识结构从纵向方面来说，作为商务谈判的参与者，应当掌握的知识包括：丰富的专业知识，即熟悉产品的生产过程、性能及技术特点；熟知某种(类)商品的市场潜力或发展前景；丰富的谈判经验及处理突发事件的能力：掌握一门外语，最好能直接用外语与对方进行谈判；懂得谈判的心理学和行为科学；了解谈判对手的性格特点等。上述的“T”型知识结构，构成了一个称职的商务谈判人员的必备条件，也是一名合格的谈判人员应具备的最起码的个体素质要求，否则，将无法应付复杂的谈判局面，承担谈判任务，更谈不上维护本企业和国家的利益。一名称职的商务谈判人员，在力争将自己培养成全才的同时，还应当精通某个专业或领域。否则的话，对相关产品的专业知识知之甚少，就会导致在谈判技术条款时非常被动，提不出关键意见，这无疑将削弱本方的谈判实力。一个商务谈判人员应该是“全能型专家”，所谓“全能”，即通晓技术、商务、法律和语言，涵盖上述纵横各方面的知识；所谓“专家”，即指能够专长于某一个专业或领域的人。总之，扩大知识视野，深化专业知识，猎取有助于谈判成功的广博而丰富的知识，能使在谈判的具体操作中，左右逢源，运用自如，最终取得谈判的成功。4、谈判人员的能力素养谈判者的能力是指谈判人员驾驭商务谈判这个复杂多变的“竞技场”的能力，是谈判者在谈判桌上充分发挥作用所应具备的主观条件。它主要包括以下内容。(1)认知能力善于思考是一个优秀的谈判人员所应具备的基本素质。谈判的准备阶段和洽谈阶段充满了多种多样、始料未及的问题和假象。谈判者为了达到自己的目的，往往以各种手段掩饰真实意图，其传达的信息真真假假、虚虚实实。优秀的谈判者能够通过观察、思考、判断、分析和综合的过程，从对方的言行和行为迹象中判断真伪，了解对方的真实意图。(2)运筹、计划能力谈判的进度如何把握?谈判在什么时候、什么情况下可以由准备阶段进入接触阶段、实质阶段，进而到达协议阶段?在谈判的不同阶段将使用怎样的策略?这些都需要谈判人员发挥其运筹、计划的能力，当然，这种运筹和计划离不开对谈判对手背景，以及需要可能采取的策略的调查和预测。(3)语言表达能力谈判是人类利用语言工具进行交往的一种活动。一个优秀的谈判者，应像语言大师那样精通语言，通过语言的感染力强化谈判的效果。谈判中的语言包括口头语言和书面语言两类。无论是哪类语言，都要求准确无误地表达自己的思想和感情，使对手能够正确领悟你的意思，这点是最基本的要求。其次，还要突出谈判语言的艺术性。谈判中的语言不仅应当准确、严密，而且应生动形象，富有感染力。巧妙地用语言表达自己的意图，本身就是一门艺术。(4)应变能力谈判中发生突发事件和产生隔阂是难以避免的，任何细致的谈判准备都不可能预料到谈判中可能发生的所有情况。千变万化的谈判形势要求谈判人员必须具备沉着、机智、灵活的应变能力，要有冷静的头脑、正确的分析、迅速的决断，善于将灵活性与原则性结合起来，灵活地处理各种矛盾，以控制谈判的局势。应变能力主要包括处理意外事故的能力、化解谈判僵局的能力、巧妙袭击的能力等。(5)交际能力商务谈判是一项谈判过程，更是一项交际过程。真正的交际能力是与人沟通感情的能力，决不是花言巧语的伎俩。(6)创造性思维能力创造性思维是以创新为唯一目的，并能产生创见的思维活动。它反映了人们解决问题的灵活性与创新性。谈判人员要具备丰富的创造性思维能力，用于开拓创新，拓展商务谈判的新思维、新模式和新方法。创造性可以提高谈判的效率。三、谈判人员的配备在一般的商务谈判中，所需的知识大体上可以概括为以下几个方面：有关技术方面的知识；有关价格、交货、支付条件等商务方面的知识；有关合同法律方面的知识；语言翻译方面的知识。根据谈判对知识方面的要求，谈判班子应配备相应的人员。1、技术精湛的专业人员熟悉生产技术、产品性能和技术发展动态的技术员、工程师，在谈判中负责有关产品技术方面的问题，也可以与商务人员配合，为价格决策作技术参谋。专业人员是谈判组织的主要成员之一。其基本职责是：（1）同对方进行专业细节方面的磋商；（2）修改草拟谈判文书的有关条款；（3）向首席代表提出解决专业问题的建议；（4）为最后决策提供专业方面的论证。2、业务熟练的商务人员商务人员是谈判组织中的重要成员，商务人员由熟悉贸易惯例和价格谈判条件、了解交易行情的有经验的业务人员或公司主管领导担任。其具体职责是：（1）阐明己方参加谈判的愿望和条件；（2）弄清对方的意图和条件；（3）找出双方的分歧或差距；（4）掌握该项谈判总的财务情况；（5）了解谈判对手在项目利益方面的期望指标；（6）分析、计算修改中的谈判方案所带来的收益变动；（7）为首席代表提供财务方面的意见和建议；（8）在正式签约前提供合同或协议的财务分析表。3、精通经济法的法律人员法律人员是一项重要谈判项目的必需成员，如果谈判小组中有一位精通法律的专家，将会非常有利于谈判所涉及的法律问题的顺利解决。法律人员一般是由律师，或由即掌握经济又精通法律专业知识的人员担任，通常由特聘律师或企业法律顾问担任。其主要职责是：（1）确认谈判对方经济组织的法人地位；（2）监督谈判在法律许可范围内进行；（3）检查法律文件的准确性和完整性。4、熟练业务的翻译人员翻译人员一般由熟悉外语和企业相关情况、纪律性强的人员担任。翻译是谈判双方进行沟通的桥梁。翻译的职责在于准确地传递谈判双方的意见、立场和态度。一个出色的翻译人员，不仅能起到语言沟通的作用，而且必须能够洞察对方的心理和发言的实质，既能改变谈判气氛，又能挽救谈判失误，增进谈判双方的了解、合作和友谊。因此，对翻译人员有很高的素质要求。5、首席代表首席代表是指那些对谈判负领导责任的高层次谈判人员。他在谈判中的主要任务是领导谈判组织的工作。这就决定了他们除具备一般谈判人员必须具备的素养外，还应阅历丰富、目光远大，具有审时度势、随机应变、当机立断的能力，有善于控制与协调谈判小组成员的能力。因此，无论从什么角度来认识他们，都应该是富有经验的谈判高手。其主要职责是：（1）监督谈判程序；（2）掌握谈判进程；（3）听取专业人员的建议和说明；（4）协调谈判班子成员的意见；（5）决定谈判过程中的重要事项；（6）代表单位签约；（7）汇报谈判工作