第三章对信息资源内容的管理

第三章对信息资源内容的管理信息资源管理过程信息机构信息资源管理规划信息需求分析信息资源建设信息资源开发与利用信息资源的传播和服务信息资源管理的规范与控制3.1信息资源管理过程信息资源管理活动首先是一个过程。作为过程，它是由若干相关而有序的环节组成的（见图）。信息资源管理过程是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统，也称为信息资源管理系统。信息资源管理过程是由信息资源管理人员控制和操作的过程。信息资源管理人员是信息资源管理的主体。信息资源管理过程是由信息技术支持和衔接的过程。主要包括软技术（即信息方法，是信息资源管理所需的知识、程序和技能等的总和）和硬技术（即信息设备，主要包括计算机系统、现代通信系统、现代信息媒体各种应用系统等）。从系统的角渡来认识，信息资源管理过程本身是一个系统，是由信息资源、信息用户、信息技术、管理信息、经费和信息资源管理人员等要素组成的整体，其运行有赖于计划、组织、指挥、协调、控制等管理职能的实现。信息采集信源分析需求分析信息组织信息检索信息开发信息传递信息存储信息资源内容管理的具体环节分析用户的信息需求寻找和确定信息源信息采集和转换信息组织信息检索信息资源的开发信息资源的传播与利用环节信息资源规划——信息需求分析——信息资源建设（信息源分析、信息采集与转换、信息组织）——信息资源开发利用——信息资源传播与服务——信息资源控制3.2信息机构信息资源管理规划——开发利用信息资源要做什么，怎么做？首先要搞好信息资源的开发利用规划。1、信息资源管理规划的需求现有的机构已建立了信息资源管理体系（对企业而言是Intranet和Internet网站），分散开发/引进形成的一些信息孤岛如何消除？新建的各种机构，或原信息系统陈旧落后需要重建，如何避免重走分散开发的老路，高起点、高效率建设高效益的信息网络。2、信息资源管理规划的原因把静态的、独立的信息资源变为网络化的资源，并加强对信息的深加工。信息资源的管理、加工和开发利用等各方面由粗放式向集约式转变。为了建设现代信息网，解决重通讯与计算机网而轻信息资源网的错误观念。为了建立信息资源管理的基础标准。集成化的信息系统要求信息流的重组。3、完备的信息资源规划所包括的内容制订战略信息资源管理的目标和总体计划制订详细的战略信息资源收集计划制订一个具体的时间安排表，规定各阶段的任务及完成期限预计战略信息资源的成果形式3.3信息需求分析需要心理紧张动机行动需要得到满足，心理解除紧张新的需要需要、动机、行动关系图1、信息用户的前提作为信息的前提假设：1）拥有信息需求2）具备信息处理、接收和利用能力3）具有接受信息服务的行动2、需求决定因素用户的自身因素:①职业与工作任务。②职责和作用。③所受教育及知识水平。④个人志趣与特点。⑤用户个人的信息素质。⑥用户智力的发展。自然环境因素:①自然资源状况。②地理位置和地貌。③自然环境和地理位置使不同的国家具备不同的外部条件，影响国家对外交往的信息需求。④自然环境决定了一国之内的社区发展，影响者社区信息需求。社会环境因素:①政治制度和国家方针政策。②国家法律和社会道德。③社会人口。④宗教、信仰。⑤教育。⑥经济。⑦军事。⑧科学。⑨生产技术。⑩艺术。用户信息需求的共同规律用户信息需求的全面性。人的全面发展是全人类的奋斗目标。用户信息需求的集中性。用户信息需求的叠加性。此为信息需求在空间特性方面所展示的规律性。用户信息需求的阶段性。此为信息需求在时间纬度上所呈现的规律性。用户信息需求的马太效应。指用户信息需求极其累积信息量之间的相关性。3.4信息资源建设原则内容3.4.1信息资源建设的原则完整性：主要是信息的收集要全面目的性：主要是注意信息的价值及时性：因为信息的时效性流动性：及时流通、剔除、更新易用性：使用的便捷安全性：数据保护、使用权限3.4.2信息资源建设包括的内容信息源分析（类型分析；价值分析等）信息采集和转换（方法）信息组织1、信息源分析信息源分析的目的在于明确信息收集的方向。信息源的类型分析信息源的分布分析信息源的价值分析信息源的类型分析以组织边界为界限，将信息源划分为内部信息源和外部信息源以信息是否数字化，将信息源划分为数字化信息源和非数字化信息源。以信息的载体，将信息源划分为印刷型信息源、缩微型信息源、电子型信息源、实物信息源和声像信息源。以信息的运动形式，将信息源分为静态信息源和动态信息源。以信息源的内容类别，将信息源分为自然信息源、社会信息源、经济信息源、科技信息源和控制信息源。信息源的分布分析主要分析信息源由于长期运动的结果，信息源呈现的分布规律和变迁的规律。其实质表现为分布上一种不平衡状态。就文献信息源而言，对不平衡分布的描述主要有布拉德福定律、洛特卡定律和齐普夫定律；文献信息源变迁规律主要包括文献增长规律和文献老化规律。信息源分布的国际不平衡状态信息源分布的地区不平衡状态信息源分布的机构不平衡状态信息源分布的个人不平衡状态信息源的价值分析可以定性和定量方法相结合进行。定性的方法包括来源机构权威性分析、来源人物分析等定量的方法常用信息资源管理者根据对文献信息源的一般要求进行评定。2、信息的采集和转换信息采集就是信息选择过程，是根据不断变化的用户信息需求从已确定的信息源体系中连续地选择、提取和搜求信息的过程。信息采集的研究对于信息的采集的研究主要集中于几个方面：——信息采集的原则，是方针任务的具体化。主要包括针对性、系统性、科学性、预见性和计划性等。——信息资源的评价与选择，包括信息源的评价、信息的准确度评价和信息的经济性评价。其中，信息源的评价即可以采用直接评价法（一般评估指标为及时性、综合性、经济性、准确性和易获取性）也可以采用间接评价法（由用户在问卷上打分）。——信息采集方法与途径，不同类型信息、不同性质工作需要一般存在较大差异，如以信息机构为例，其方法与途径一般是采购、调查、交换、咨询、索取和检索等。——信息采集程序（见图）需求分析选择系统或工具确定采集途径和策略实施策略结果评价其它后续工作信息资源采集程序信息转换信息转换包括对信息资源所有权或使用权的转换信息资源符号的转换信息资源记录方式的转化信息资源载体的转化多种形式。3、信息组织信息组织是将处于无序状态的特定信息，根据一定的原则和方法，使其成为有序状态的过程。其目的是将无序信息变为有序信息，方便人们利用信息和有效地传递信息。信息组织的三大类型信息组织的本质依据是事物的属性，所有的信息组织方法都可以归纳为语法信息组织（形式）、语义组织（内容）和语用信息组织三大类型以及它们的不同组合形式。语法信息组织方法语法信息组织最重要的特征是标准化，常见的语法信息组织方法有以下几种：字顺组织法代码组织法地序组织法时序组织法其它组织法语义信息组织法是以信息的内容或本质特征为依据序化信息的方法。常见的语义信息组织方法有以下几种：元素结构组织法逻辑组织法分类组织法主题组织法语用信息组织法以信息效用特征为依据序化信息的方法。语用信息组织方法有以下几种：权值组织法概率组织法特色组织法重要性递减组织法3.5信息资源开发和利用含义开发产品的结构信息资源开发的含义广义的信息资源开发：任何能够改进和加速信息资源交流和利用的活动均属于广义的信息资源开发。狭义的信息资源开发是一种创造和生产新的信息产品的活动，是信息资源服务的高级形式。信息资源开发产品的结构信息产品或称信息商品，是以信息为对象，经过开发、加工、组织和转换而形成的，能满足用户信息需求的，可在市场中自由移动的信息媒体。信息产品有多种类型，可分为不同的层次。信息产品的两大板块生产型信息产品和再生型信息产品构成了信息产品的两大板块生产型信息产品保存型信息产品：书画、专门杂志、报纸缩印版、记录、胶卷、软件程序、数据库短命型信息产品：周刊杂志、商业广告传单、用户电报传真即时型信息产品：广播、电视节目、电影、戏剧、音乐会、比赛项目、数据电话、电话商谈再生型信息产品再生型信息产品都是对生产型信息产品进行再开发的结果，都具有浓缩性、间接性和适用性等特征。再生型信息产品的内在结构索引类：采集＋序化汇编类：采集十筛选＋序化综述类：采集十筛选十提炼十序化述评类：采集十筛选＿提炼十评论十序化预测类：采集十筛选十提炼十评论＋预测十序化例：档案信息开发形成的档案信息产品档案馆指南全宗指南专题指南馆藏目录档案文摘档案参考资料专题文集汇编活动史料档案声像制品3.6信息资源的传播与服务通常将信息资源管理机构所采集、组织、存储的信息资源及其所开发的信息产品提供给用户以满足他们的信息需求的过程称为信息资源传播与服务1、传播和服务的地位如果我们将信息采集看作是社会大系统对信息资源管理机构的输入过程，那么信息资源传播与服务就是信息资源管理机构向社会大系统的输出过程，是实现和衡量信息资源管理机构的价值的过程。2、信息资源传播与服务的方式其一是基于信息检索的传播与服务其二是基于信息资源开发的传播与服务其三是基于现代信息网络技术的网络信息资源提供和开发服务信息资源提供服务的方式广播电视节目的播放；图书的出版发行报纸、杂志及声像制品的发行；图书、图片或档案展览；新书通报；图书馆藏书的外借与阅览；档案的开放和提供利用；文献复制服务；信息发布服务等。信息咨询服务方式观众或听众热线解答；回溯和在版书目服务；报刊论文索引服务；图书或档案馆藏线索咨询服务；事实、数据咨询服务；定题情报服务；进行中的科研项目追踪服务；决策支持服务；用户教育服务等。网络信息服务的主要形式图文信息服务；电子出版物的发行；电子邮件服务；电子公告板服务；联机公共目录查询服务；光盘远程检索服务；远程电视会议服务；用户电子论坛服务；用户点播服务等。3、信息资源传播与服务对用户的影响它所吸引的用户数量用户闲暇时间的利用结构用户用于信息服务的支出费用用户知识结构的改变4、信息资源传播与服务通过用户对社会的影响科学技术成果的数量与质量物质产品的信息含量决策的成功率社会的信息化3.7信息资源管理的规范与控制1、信息资源管理规范和控制的必要性2、信息安全堪忧信息资源管理规范和控制的必要性无序信息过时信息过剩信息非法信息色情信息骚扰信息——信息量大、无序、良莠不齐、急待整理信息安全的概念信息安全的概念在本世纪经历了一个漫长的历史阶段，90年代以来得到了深化。从信息的保密性，拓展到信息的完整性、信息的可用性，信息的不可否认性等。信息安全需要“攻、防、测、控、管、评”等多方面的基础理论和实施技术。信息资源规范管理的途径和方法政策上健全法规科学理论上确立规范流程组织上加强信息基础设施和建设规范化的信息网络引进科学管理体制技术手段保证信息的安全合理培养和引进人才（信息安全）