第三章档案整理工作

公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第三章档案整理工作发展社会科学传承人类文明-1-第三章档案整理工作[教学目的与要求]通过讲授，使学生了解档案整理工作意义、内容和要求，重点掌握全宗理论的形成。了解立档单位的构成和全宗的划分及全宗的补充形式，全宗内档案的分类、立卷原则和要求等内容。[教学重点与难点]教学重点：1、立档单位的构成和全宗的划分。[教学内容]第一节档案整理工作的内容和原则一、档案整理工作的概念及内容1、档案整理工作档案整理工作就是指建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。或可阐述为：将处于零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。整理工作是档案实体管理的核心，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。2、档案整理工作的内容档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、文书立卷、案卷的排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。这一系列业务工作一般由不同的工作机构和人员分别承担：文书立卷工作一般由文书部门和文秘人员承担；全宗内分类、案卷排列与编号、编制案卷目录的工作一般由档案室(处、科)承担；全宗的划分和排列多由档案馆承担。但在某些特殊情况下，档案室和档案馆也要超出其职则范围的部分或全部整理工作。这样，对于档案机构来说，其整理工作的内容就大体表现为三种情况：(1)系统排列和编制案卷目录这种情况一般存在于档案室，即对已经立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。(2)局部调整这种情况一般存在于档案室或档案馆，即对原有整理结果中不合理、不完善之处进行局部的改动、调整。(3)全过程整理这种情况多存在于档案馆，即进行从立卷到全宗的划分和排列等全部整理工作。总之，档案的整理工作，从其业务工作性质上看，又可分为系统化和基本编目两大部分。系统化和基本编目在工作中总是交叉进行。二、档案整理工作的原则整理工作一般应遵循以下三项原则：1、尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系档案是历史的原始记录。这些原始记录在形成过程中具有密不可分的历史联系。整理工作公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第三章档案整理工作发展社会科学传承人类文明-2-在建立档案实体秩序时，必须尊重和维护档案的本质特征。保持档案文件之间固有的历史联系，使这种历史联系体现于实体秩序状态之中。这是档案整理工作的根本性原则，也是全宗思想对整理工作的必然要求。档案文件的历史联系也可被称为“内在联系”或“有机联系”，主要是指档案文件在生产和处理过程中所形成的固有联系。这种联系足以真实反映再现档案产生、处理并发挥作用、价值的真实过程、状态和规律。在整理工作中要最大限度地保持档案文件之间的历史联系，使这种联系在档案的实体秩序状态中反映出来，可以充分体现档案的本质特性。档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面。来源联系：一般是指形成档案的社会主体(组织和个人)。不同来源的档案反映不同社会主体的历史活动面貌及其相互关系；内容联系：内容联系是指档案文件内容所涉及的问题或事务。解决同一问题、处理同一事物所形成的档案文件之间具有不可分割的联系。档案文件只有保持了来源方面大的联系，内容联系才会更有意义。内容联系是档案整理最重要的一个方面，但不是唯一的联系，不能过分强调却忽视了文件来源、时间等方面的联系；时间联系：时间一般是指档案的形成时间，因为所有的社会活动都只能在特定的时间中进行，所以，保持了时间上的联系就能够准确地反映出社会活动过程的阶段性、完整性与真实性；形式联系：形式一般是指档案文件存在与表达形态方式等因素。如文种、载体材料及记录方式等。不同的文件形式往往有不同的作用功能，能承担不同的任务，并反映一些特定的工作关系。如请示与批复，会计档案中的凭证、帐簿与报表，既有不同功能，又能反映出一种特定的工作关系与程序。档案的种类极其复杂，各种档案文件在整理中对其历史联系的要求也各不相同。档案的整理方法及实体秩序状态上又具有唯一性、确定性的特点。因此要保持同一档案对象在整理中同时保持各种联系是不可能的。一定要根据不同类型档案的不同情况和要求，去全面综合性地考虑并确定保持历史联系的问题。2、便于保管和利用整理工作作为档案管理工作的核心与基础，必须符合简洁便利、有效等管理的基本要求，使管理结果便于保管和利用。这一原则与保持历史联系原则结合运用就是在尊重档案本质特性、保持档案文件历史联系的前提下，尽量采用简便有效的方法去整理，并使档案保管、利用起来都比较方便。一般情况下，只要以全宗原则为核心的方法整理档案，就可以基本上同时满足两项原则的基本要求。但在某些特殊情况下，二者之间可能会发生一定的矛盾。这就需要具体情况具体分析对两项原则能够恰当的把握。在处理二者的关系时有一个基本问题要清楚：既尊重档案本质特性，保持档案文件之间的历史联系是根本性的原则，也要考虑保管和利用上的方便与否。便于保管和利用，必须以尊重档案本质特性、保持档案文件之间的历史联系为前提。3、充分尊重和利用原有的整理基础档案管理常有更换管理者的情况。充分利用原有的整理基础是指后来的管理者应充分尊重和利用所接手的档案整理结果。实际上就是要求在档案整理过程中尊重历史和继承前人的劳动，不要动辄就推倒重来。因为在以往的档案管理实践中常有新的管理者不断否定原有的整理方法和结果，对同一管理对象不断重新整理的实质是想追求一种更完美的整理方法，以便实现整理结果严格有序、便于管理、能够满足各种各样的利用需求。但在实际档案管理工作中，任何一种整理方法及其整理结果都不可能是最完美的，也都不可能同时满足各种不同的社会利用需求。因为档案实体及其实体秩序状态在空间上具有唯一性，一个保管单位只能归入一个类别，在架柜上占一个存放位置，提供一个检索点。但人们的利用需求在实际生活中却是多种多样、不断公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第三章档案整理工作发展社会科学传承人类文明-3-变化的。要让空间上具有唯一性的档案及其实体秩序状态同时满足各种不同的利用需求是根本不可能的。不同利用需求的满足问题只能通过编制检索工具去解决。所以，那些不断否定已有整理结果的做法在总体上构成了一种不断加工的恶性循环，既浪费人力、物力、时间，又伤害档案实体理化状况，是一种无效的劳动。充分尊重和利用原有的整理结果在整理工作实践中主要体现为三种情况：第一，在原有整理结果基本可用的情况下，基本维持原有秩序状态不动；第二，如某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整；第三，原有基础却很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，也应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处。第二节全宗全宗理论是档案馆整理工作的基本内容，同时也是最高管理层次上的整理工作。因为全宗是档案馆中档案最基本的存在单位和保管单位，档案在档案馆是以全宗为单位进行管理的，这一理论主要由确认全宗与区分全宗、组建全宗的补充形式、全宗的编号和排列等诸多内容构成。一、全宗及其实质全宗是一个具有社会独立性的机关、组织和个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。凡具有社会独立性的机关、组织与个人，其所形成的档案都可以构成一个全宗。因此，全宗究其实质应包含以下三方面的内涵：1、全宗是一个有机整体全宗是组成国家档案的基本单位，除个别情况外，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。根据《机关档案工作条列》和《档案馆工作通则》规定：一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交；进馆档案应保持全宗的完整性。2、全宗是在一定的历史活动中形成的全宗在整体上具有客观性，全宗的整体性是由其内部成分的历史联系所决定的。具有历史联系的全宗整体，虽经过人们的组合，但就其实质来说，全宗是在社会生活中自然形成的。全宗理论充分体现了档案形成的特点。3、全宗是以一定的社会单位为基础而形成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的，这就为档案全宗这一整体确定了一个时空范围以及纵向和横向的区分标志。《机关档案工作业务建设规范》规定：一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。二、确认全宗通过对全宗及其理论实质的分析，我们知道全宗的形成者是具有社会独立性的机关、组织和个人，因此，研究哪些档案应该组成全宗，就特别需要从研究形成档案全宗的机关、组织、个人入手。这样的组织或个人在档案领域中就被称为全宗构成者或立档单位。其所形成的档案都可以构成一个全宗；所以，从其形成者角度看，全宗至少包括组织全宗和个人全宗两大类。确认全宗是否能够构成，主要应从组织和个人是否具有社会独立性入手，我们把这些因素称之为全宗构成者(或立档单位)的构成条件。(一)组织全宗的构成条件组织全宗在档案实体管理中占绝大多数。从我国近现代一些单位，特别是建国后各种单位的实际情况看，具备以下条件的才能成为立档单位，其所形成的档案可以构成全宗。公共事业管理专业2003级《档案管理学》讲稿第三章档案整理工作发展社会科学传承人类文明-4-1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算和财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。随着全国性经济体制和政治体制的改革，国家机关和各种社会组织的机构、职权和经费管理等各方面的情况更为复杂。因此，关于档案全宗的构成和立档单位的条件，出现了取消或强化立档单位的一般条件等各种不同意见。应该说，这对于全宗问题的研究是有益的理论积累。国内外的许多经验证明，分析研究形成档案的独立单位，需要一定的条件为参照才便于进行。一个独立从事活动的组织，就是法人单位。《中华人民共和国民法通则》规定作为一个法人须具备四个条件：其一，依法成立；其二，应有必要的财产或经费；其三，有自己的名称、组织机构和场所；其四，能够独立承担民事责任。因此，有的档案法对机关特地解释为：是指独立预算的机关和有固定或流动资本的企业单位，这对研究立档单位是有实际的指导意义的。立档单位的三个条件是统一的。虽然有时未必各条都有，但通常是有此即有彼，并且彼此相互制约。其中最基本的还是第一个条件，即能够独立行使职权并主要以自己的名义对外行文。一个独立行使职权并能主要以自己的名义对外行文，往往会有自己的一套文书处理工作制度和法定的印信。但一个属于机关的内部机构，一般不会有单独完整的文书处理工作制度和法定的对外印信，机构名称之前往往要冠以机关的名称。在分析一个立档单位能否构成一个立档单位时，不应以机关的大小和档案的数量为衡量依据。有的单位也可能并不完全具备三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊原因，它所形成的档案也可以构成一个全宗。因此，作为档案管理工作者来说，一定要以独立行使职权为中心，全面联系地分析研究，从不同单位的实际出发，合理地确定立档单位。(二)个人全宗的构成条件个人全宗也称人物全宗。其构成条件从理论上说很简单，但在具体处理中却又是非常复杂的问题。说它简单是因为按照全宗的定义，凡是具有社会独立性的个人，其档案都可以构成一个全宗。但在现代社会中个人社会独立性的衡量标准却是看其是否成年，是否具备独立承担社会责任、法律责任的能力；说其复杂，是因为实际上并不是每一个具有社会独立性的成年公民的档案都能够成为一个实际存在并被保存的个人全宗，它应取决于较为复杂的社会性因素。这些复杂的社会性因素合在一起，使得个人全宗的构成条件也表现为三个方面：第一，只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。即只有名人的档案才可能成为个人全宗；第二，只有那些主要以自己名义从事社会活动的名人，其档案才可能构成实际的个人全宗。并不是所有名人的档案都可以构成全宗。像毛泽东、周恩来、邓小平等这样的伟人，其档案是可以构成个人全宗的，但是实际上却并未建成个人全宗。因为，他们的档案中有许多具有组织与个人的双重属性如构成个人全宗，就势必伤害组织全宗的完整性。所以，只有档案基本上只具有个人属性不