第三章档案整理工作

第三章档案整理工作1档案整理工作概述2区分全宗3全宗内档案的分类4文件材料归档整理与目录编制1档案整理工作概述1.1档案整理工作的内容档案整理工作就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、有序化的一项业务环节。其内容包括区分全宗、全宗内档案的分类、文件材料的整理（含组卷）和目录的编制等。具体整理方式主要有以下三种情况：（一）对一室或一馆的档案进行系统的排列和整理。档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件（按卷）整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、检索目录的加工等简单的条理化、系统化的工作。（二）对那些不符合整理质量要求、不便于保管和利用的文件组合，需要重新进行整理加工，以提高档案整理质量。这种整理包括移交的档案、保管期满还需继续保存的档案、被灾害损害的档案等。（三）对征集进来的零散档案材料，需要进行全面的加工整理。1.2档案整理工作的原则1.2.1按照文件材料的形成特点和规律整理档案。这条原则应从内容和形式两个方面来认识和理解。从内容上来说，文件材料反映了机关历史活动的性质、职能、任务和反复性等特点与规律，只有据此整理，才能对档案进行恰当的分类与合理的组织。从形式上来说，文件材料还体现了机关历史活动中的文书格式、语言文风、行文关系、载体材料和技术环境等特点与规律，只有据此整理，才能合理的处理某些档案材料的特殊问题。把内容和形式上形成的特点与规律有机地结合起来整理档案，就能客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史真实面貌，使档案的分类、组合工作得以顺利进行。1.2.2整理档案必须保持文件材料之间的历史联系文件材料之间具有来源、时间、内容和形式等方面的历史联系，整理档案时，要注意保持它们之间有机联系。1.2.3档案馆、室整理档案应该充分利用原有的整理基础1、不要轻易打乱原有的整理体系，尽量在原有整理基础上，只对那些必须重新整理不可的档案作必要的加工。2、在整理过程中，要充分利用原来的整理成果，只纠正其中整理不当和整理有误的地方。充分利用原有整理基础，即可保持文件材料之间原有的历史联系，维护原机关的历史真实面貌，又可节省人、财、物力和时间，从而保证了整理质量，降低了整理成本，提高了工作效率。1.2.4整理档案必须便于对档案的保管和利用全宗、类别、组合（一个案卷或一份档案）既是档案的整理单位，也是档案的保管单位和利用单位。在整理档案时，必须依次做好区分全宗、全宗内档案的分类、同类中档案的组合排列以及目录编制等整理工作。这一条原则集中体现了档案整理工作的目的和任务。2区分全宗2.1区分全宗的意义所谓全宗，从字面上来理解，就是全部卷宗的意思。“宗”有原本、来源的意思，一般来说，全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。区分全宗具有以下意义：2.1.1它是档案整理工作的第一步，也是确定档案整理范围的关键一步。2.1.2按安全宗整理档案，便于档案馆、室科学地组织档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等业务环节。2.1.3全宗已成为现代档案工作的一个原则和理论，成为全宗理论或全宗原则。全宗理论的实践依据和理论依据是：1、保持文件材料在来源上的联系，维护档案形成者的历史真实面貌，便于组织科学地鉴定、保管、编研工作和提供利用。2、从历史唯物主义的观点来看待档案的社会作用。电子文档的出现，使全宗理论和来源原则受到了新的考验和挑战，这一情况在国际档案界引起了极大的关注和广泛的争论，迄今为止，大多数档案学者坚持认为全宗理论和来源原则没有过时，仍然是指导现在和今后档案工作实践的理论基础。2.2全宗的判定与设立区分全宗，首先就是要准确的判定与合理的设置全宗。我国设立全宗的基本原则是：新中国成立前从简，新中国从详。具体而言，清朝及其以前的历代王朝的档案，按每个朝代为限分别建立全宗；民国档案和革命历史档案，视具体情况设立若干全宗；中华人民共和国档案按下列办法判定和设立全宗：2.2.1全宗构成条件1、全宗构成者的条件全宗构成者又叫立档单位（包括法人和自然人）。就法人来说，应该具备三个条件：一是能够独立行使职权，能够以自己的名义对外行文；二是能够独立核算财物，是一个独立的会计单位，自己可以编制并确定经费预算或财务计划；三是具有一定的人事任免权，设有人事管理机构或专门人员。其中最基本的条件是第一个，即能够独立行使职权，在法律规定上级具有民事行为主体资格。就自然人来说，应是一定区域内的著名人物、著名家庭或家族。以上说的是文书档案全宗构成者的条件。科技档案全宗的构成条件为：一是法人，二是大型工程项目。2、全宗构成者条件的变化对全宗判定和设立的影响就法人来说，机关的分、合、撤、并、转、建等变化，在具体判定和设立全宗时，可根据《机关档案工作业务建设规范》等规定执行。具体分析时，着重看其“是否能够独立行使职权和以自己的名义对外行文”。2.2.2全宗的设立设立全宗主要有以下几种情形：1、独立全宗指一个独立的立档单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案的整体。2、联合全宗这是若干独立机关形成的档案，由于混在一起，难以区分全宗构成者而联合组成的一个全宗。原因有两种：一是前后有密切的联系，特别是一些为期较短而又相互更替的机关，其文件材料混在一起很难区分。二是一些职能上有密切联系的机关，甚至合署办公的机关，其文件材料混在一起也无法分开。3、人物全宗这是社会知名人士一生或著名家庭、家族在一定时期立所形成的档案整体。包括其著作、手稿、日记、新建、财务记录、遗嘱和记载其社会活动的各种记录材料。4、档案汇集这是有不明所属全宗的零散残缺文件，按一定特点集中起来的一种档案混合体。它不是一个全宗，只是作为一全宗来进行管理。5、档案馆对全宗的弹性处理（1）全宗汇集按照一定特点和联系，把若干个小全宗组成一个全宗集合体，给定一个全宗名称和全宗号，作为一个全宗来管理。（2）全宗群为了维护同一类型或专业系统的若干个全宗的不可分散性和保持文件材料在更大范围内的历史联系，便于开发利用，档案馆可以把同一时期或地区，在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗构成一个有机群体——全宗群。他不是一个固定的实体单位，仅仅是档案馆进行全宗排列时的一种组合方法和思想，以便于对档案的“分群管理”。因此，它的组织方法和方式比较灵活，或按一定的实践、地区，或按一定的系统、机关性质，或按其他方面的某种联系来组成。2.2.3判定档案所属全宗对于一些不易划归一定全宗的档案，可按其特点来判定其所属全宗。1、对于内部文件和发文，只要查明文件作者即可考证和推定其所属全宗。2、对于收文，只要查明文件的实际接收者即可考证和推定其所属全宗。3、对于已经组卷的档案，可根据案卷标明的立档单位名称来核实其所属全宗。4、对于没有组卷和收受者的文件，可借助文件内容和形式方面的标志、特征研究其所属全宗，或通过调查有关人员来判定其所属全宗。3全宗内档案的分类3.1全宗内档案分类的要求全宗内档案的分类，是指按照档案的来源、产生时间、内容和形式上的异同，将立档单位形成的档案分成若干层次和类别，使之构成一个适合保管和利用地有机体系的档案整理方法。它是文件材料系统化、条理化的关键步骤，不仅使全宗内档案成为一个内在联系密切的有机整体，便于科学的管理和系统的利用，而且为归档文件的具体整理（同类文件材料的组合排列）与编目等创造了便利条件。全宗内档案分类的要求主要有三条：（一）分类的客观性即分类要从客观实际出发，保持文件材料之间原有的历史联系，因此，全宗内档案的分类应根据档案形成的特点和档案成份的实际情况，按照文件在立档单位活动中原来形成的联系分类。（二）分类体系的逻辑性具体体现在：1、全宗内档案的类、属类、细目的等级层次必须分明，等级层次的设立以够用为度。等级层次多了则分类过细，增加不必要的整理工作量；等级层次少了则分类太粗，不便于利用。2、每一级分类只能使用一个分类标准，并且其标准必须保持一致性，不能使用两个以上标准。3、类以及类别必须做到概念明确、范围界限清楚，即同一级类别必须是并列关系，不能互相包容和交叉。（三）分类方法的实用性1、要从立档单位的实际情况出发，根据档案的成分、数量、形式和载体材料选用最有实用意义的分类方法。2、要从档案管理要求来选用对于本馆或本室在分类保管、检索、利用等方面最有实用价值的分类方法。3.2全宗内档案分类的方法2.2.1一般方法全宗内档案分类的一般方法又叫分类标准，是指具体划分全宗内文件材料之间异同的依据。主要有四种类型：1、按文件材料的形成时间分类：主要由年度分类法和时期（年代）分类法两种。2、按文件材料来源分类：可归纳为组织机构分类法、作者（单位）分类法、通讯者（有文书往来关系的单位或个人）分类法三种。3、按文件材料的内容分类：主要有问题（事由）分类法、实物分类法（指文件内容涉及的事物，如粮食、煤炭等）和地区分类法。4、按文件材料形式分类：有文种分类法（会计报告、账簿、凭证）和载体材料分类法。3.2.2常用分类法1、年度分类法根据文件形成的年度将全宗内档案分成若干类别的方法。按年度分类，可以反映一个立档单位活动逐年发展变化的面貌，看出不同时期工作的特点，便于历史地研究问题。这种分类方法同现行机关的文书处理工作制度相吻合，以年度为单位立卷和移交，自然形成一种分类。年度分类法也可以同其他分类法分层联用，是运用最广泛的一种方法。分类对象按年度分类时有两类文件的归类需要妥善处理：①文件上有属于不同年度的几种日期，要确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。例如：内部文件和一般的发文，应以写成日期为根据；收文以收到日期为根据；法令和条例等法规性文件，以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件，以签署日期(即落款日期)为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容针对的时间为根据；跨年度的计划可放入开始的年度,跨年度的总结可放入最后的年度;跨年处理的专门案件、往来文书等，可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。②没有注明日期的文件，要考证和判定文件的准确日期或近似日期。可以分析文件的内容来判定日期，或从研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记来判定日期，或以与已知日期的文件比较对照的方法来判定日期。除了一般通用年度外，还可按专门年度分类。如教学年度、会计年度和粮食年度等。如果立档单位一部分工作按一般年度进行，一部分工作按专门年度进行，其档案在按年度分类时，则将两种年度结合起来，分别分类，统一排列。年度分类法是一种保持文件材料在形成时间上紧密联系的分类方法。运用时要注意：（1）文件上又不同年度的几个时间时，一般处理方法有：①内部文件和一般发文以领导签发日期为准。②收文以收到日期为准。③指令性文件以签署（落款）日期为准。④法规性文件以批准、公布或生效日期为准。⑤会议文件以开会日期或会议通过日期为准。⑥计划、总结、预决算、统计表报以针对时限为准。（2）文件上没有准确日期时，可以从三个方面判定其归类日期：①分析文件内容所涉及的年份（年代）。②分析文件制成材料、格式、字体和其他标志等形式特征所反映的年代。③对照一直日期的相关文件或调查有关人员。（3）跨年度的文件材料，其日期的确定方法是：①单份文件，如总结与计划合一的文件，按主要内容针对的年度，内容不分主次的则按文件形成年度。长期规划按开始年度，长期规划的总结则按最后年度。②一组文件，一般归入该项活动（工作）的结束年度。（4）专门年度文件材料，专门年度有教学年度（上年9月至下年8月）、农业年度（上年冬季至下年秋季）等，一般年度称为财政年度（也叫自然年度或公元年度），以专门年度形成的文件材料一般按专门年度归类。与专门年度不一致的，或按主要年度归类；或按一般年度与专门年度分别归类，然后有规律的合并在一起，形成交错的年度类别。2、组织机构分类法组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处