第三章计划

第三章计划【学习目标】通过本章学习，同学们应了解计划及目标的含义，计划工作的特征和作用，理解决策的含义、分类、方法，掌握计划、决策的程序，目标管理的概念、基本过程和特征。『趣味阅读』父子打猎有一位父亲带着三个孩子，到沙漠去猎杀骆驼。他们到了目的地。父亲问老大：“你看到了什么？”老大回答：“我看到了猎枪，还有骆驼，还有一望无际的沙漠。”父亲摇摇头说：“不对。”父亲以同样的问题问老二。老二回答说：“我看见了爸爸、大哥、弟弟、猎枪，还有沙漠。”父亲又摇摇头说：“不对。”父亲又以同样的问题问老三。老三回答：“我只看到了骆驼。”父亲高兴地说：“你答对了。”管理启示：一个人若想走上成功之路，首先必须要有明确的目标。目标一经确立，就要心无旁骛，集中全部精力，勇往直前。计划是管理的首要职能，是管理职能中一个最基本的职能。计划是任何一个组织成功的核心，它存在于组织各个层次的管理活动中。管理者的首要职责就是做计划，就是组织企业员工进一步理解企业的目标，以及有效地实现企业目标的方法。第一节计划与计划工作一、计划与计划工作的概念“计划”一词可以从两个方面理解：从名词意义上说，计划是指用文字和指标等形式表达的，在制定计划工作中所形成的各种管理性文件；从动词意义上说，计划是指为实现决策目标而制定计划工作的过程。计划是为实现组织目标而对未来行动所做的综合的统筹安排。是未来组织活动的指导性文件。计划工作有广义和狭义之分。广义的计划工作是指制定计划、执行计划和检查计划的执行情况三个阶段的工作过程。狭义的计划工作则是指制定计划。我们主要指狭义的概念，它是指根据环境的需要和组织自身的实际情况，通过科学地预测，确定在未来一定时期内组织所要达到的目标以及实现目标的方法。计划工作就像一座桥梁，它是组织各个层次管理人员工作效率的根本保证，能够帮助我们实现预期的目标。计划工作的内容描述为“5W1H”：What（whattodo）—做什么？目标。Why（whytodo）—为什么做？原因。Who（whotodo）—谁去做？人员。When（whentodo）—何时做？时间。Where（wheretodo）—何地做？地点。How（howtodo）—怎样做？手段。二、计划工作的特征计划工作的基本特征可以概括为以下五个方面：1.计划工作的目的性组织制定的每一个计划都旨在促使组织目标的实现。计划工作的一个主要方面就是通过制定计划，使企业的每个员工能够明确和理解组织的目标。2.计划工作的首位性计划工作的主要任务就是为组织活动确定目标，组织、人事、领导和控制等管理活动，只能在确定目标之后才能进行，因此计划工作理应放在其他工作之前。3.计划工作的普遍性计划工作的普遍性主要体现在如下几个方面。首先，计划工作涉及到组织管理区域的每个层次。虽然计划工作的特点和范围随各级主管人员的层次、职权不同而不同，但计划工作是每位管理者无法回避的职能工作，只不过不同层次的管理者所从事的计划工作的侧重点和内容有所不同，高层管理者往往侧重于负责制定战略计划，而具体的计划由下级完成；较低层次的管理者偏重于作业计划。其次，现代组织的管理工作纷繁复杂，即使最聪明、最能干的领导人也不可能包揽全部的计划工作。最后，授权下级制定某些计划，有助于调动下级参与组织管理的积极性，进一步挖掘下级的潜力。因此，计划工作是各级管理人员的一个基本职能，具有普遍性。4.计划工作的经济性计划工作不仅要有效地确保实现目标，还要从众多的方案中选择最优的资源配置方案，以求得合理利用资源和提高效率，也就是说计划工作要讲究效率。计划的效率是以它对组织目标所做贡献扣除为了制定和执行计划所需要的费用和其他预计不到的损失之后的总额来测定的。简单地讲，就是投入与产出之间的比率。如果计划能得到最大的剩余，或者如果计划按合理的代价实现目标，这样的计划是有效率的。这里所讲的效率，不仅包括用人们通常理解的按成本、工时或资金等来衡量，而且还包括用组织成员和集体的满意程度来衡量。5.计划工作的创造性计划工作需要管理者针对组织所面临的新环境来发现和解决新问题。面对出现的新变化和新机会，管理人员要敢于打破旧观念的束缚，及时提出适应本企业特点的一些新思路、新观点和新方法，使计划更加符合客观实际。所以说计划工作是一项创造性的管理工作。三、计划工作的作用计划是对未来的部署，它为组织的发展提供了方向。在复杂多变和充满不确定性的组织环境中，一个科学、准确的计划，会减少各种变化所带来的影响，为管理者实现既定的管理目标起到事半功倍的作用。1.计划可以预知未来的不确定因素，减少变化带来的影响计划是面向未来的，但未来的组织生存环境又具有很大的不确定性。计划的重要性就是要充分分析并了解未来环境的变化规律和变化趋势，掌握未来组织可能出现的机会和面临的挑战，从而将不确定性降到最低限度。因此，这就要求管理者进行周密的预测，把计划做得科学、准确，才能变被动为主动，变不利为有利。2.有利于组织目标的实现每个计划及其派生出来的计划，目的在于促使组织目标的实现。计划为组织确立了明确而具体的目标，并且选择了有利于组织实现目标的方案，计划工作可以使人们的行动对准既定的目标。由于周密细致、全面的计划工作统一了部门之间的活动，才使主管人员从日常的事务中解放出来，而将主要精力放在随时检查、修改、扩大计划上来，放在对未来不肯定的研究上来。这既能保证计划的连续性，又能保证全面地实现奋斗目标。3.计划工作设计了良好的工作流程，便于有效地进行管理计划工作强调效率性。在具体的目标方案中，计划工作明确了组织中每个部门的职能分工，使得每个职能部门的工作能够协调一致，用均匀的工作流程代替不均匀的工作流程，从而有利于资源的合理配置；同时计划工作对人力、物力、财力和时间都作出了明确而具体的规定，保证人、财、物得到最合理的安排，使得经营活动的费用能够降低到最低限度。因此，计划工作能细致地组织经营活动，有效地提高组织的经济效益。4.计划设立目标，有利于进行控制计划和控制是一个事物的两个方面，没有计划的活动是无法控制的，可以说，计划是控制的基础。控制活动就是通过纠正计划的偏差使活动保持既定的方向，正是由于计划工作确定了目标，才使得控制职能能够将实际的业绩与计划目标进行对照，一旦出现重大偏差，可以及时偏差。因此，没有计划，也就没有控制。四、计划的类型由于组织活动是多样和复杂的，使得组织的计划种类也很多，它们的重要程度也有差别。为便于研究和指导实际工作，有必要按不同的标准对计划进行分类。1.按计划的表现形式分类（1）宗旨。任何组织活动都有一定的目的和任务，宗旨就是一个组织最基本的目标，它是一个组织继续生存的理由，也是社会赋予它们的基本职能。宗旨明确了一个组织是干什么的，应该干什么。例如一个企业的宗旨是追求股东权益最大化或是向社会提供有价值的商品和服务等。（2）目标。目标是在充分理解组织宗旨的条件下建立起来的，是组织活动在一定条件下要达到的预期结果。确定目标本身也是计划工作，目标不仅是计划工作的终点，而且也是组织工作、人员配备、指导与领导以及控制等活动所要达到的结果。组织中各个管理层次都应该建立自己的目标，组织低层次目标必须与高层次目标相一致，组织要完成一个高层次目标，必须完成较低层次的目标，循序渐进。（3）战略。战略一词来自于军事用语，是指通过对交战双方进行分析判断而作出对战争全局的筹划和指导。对于组织来说，战略是为了实现组织长远目标所选择的发展方向。战略的目的是通过一系列的主要目标和政策，来决定组织未来的发展方向，总目标和总战略要通过分目标和分战略来逐步加以实现。（4）政策。政策是指组织在决策时或处理问题时指导以及沟通思想活动的方针和一般规定。政策是管理的指导思想，它为管理人员的行动指明了方向，并明确了在一定范围内怎样进行管理。政策的种类有很多，一个组织的各个部门都要制定各部门相应的政策，制定政策要充分分析组织的目标，要保持一贯性、完整性和稳定性。（5）程序。程序也是一种计划，它规定了某些经常发生的问题的解决方法和步骤。如果说政策是人们思考问题的指南，那么程序则是行动的指南，它具体规定了某一件事情应该做什么、如何去做，其实质是对未来要进行的行动规定时间顺序，对组织内大多数政策来说，都应该规定相应的程序来指导政策的执行。（6）规则。规则是一种最简单的计划，它规定了某种情况下能采取或不能采取的某种具体行动。程序由许多步骤组成，如果不考虑时间顺序，其中的某一步就是规则。在通常情况下，一系列规则的总和就构成了程序。（7）规划。规划是为了实现既定方针所必须的目标、政策、程序、规则、任务分配、执行步骤、使用资源以及其他要素的复合体。规划是粗线条的、纲领性的计划。规划有大有小，有长远的和近期的，其目的在于划分总目标实现的进度。（8）预算，预算也被称为数字化的计划，是用数字表示预期结果的一份报表。预算可以用财务术语或其他计量单位来表示，这种数字形式有助于更准确地执行计划。通过预算可以考核管理工作的成效和对预算目标的偏离情况，从而实现控制的目的。2.按计划的期限分类按计划的时间跨度可把计划分为长期计划、中期计划和短期计划。长期计划通常称为远景计划，是为实现组织的长期目标服务的具有战略性、纲领性指导意义的综合发展规划。长期计划的期限一般在五年以上。中期计划是根据长期计划提出的目标和内容并结合计划期内的具体条件变化进行编制的，它比长期计划更为详细和具体。中期计划具有衔接长期计划和短期计划的作用，期限一般在一至五年。短期计划通常又称年度计划，是根据中长期计划规定的目标和当前的实际情况，对计划年度的各项活动所做出的具体安排和落实。短期计划的期限一般在一年左右。3.按组织职能分类组织的类型和规模不同，具体职能部门的设置也不同。通常根据职能部门把计划划分为供应计划、生产计划、销售计划、财务计划、人力资源计划、新产品开发计划和安全计划等。4.按计划范围的广度分类按计划范围的广度可将计划划分为战略计划、策略计划和作业计划。战略计划是指应用于整个组织，为组织设立总体目标和寻求组织在环境中的地位的计划。战略计划一般由组织的高层管理人员来制定。策略计划是为实现战略计划而采取的手段，比战略计划具有更大的灵活性。策略计划一般由中层管理人员制定。作业计划是指规定总体目标如何实现的细节的计划，是根据战略计划和策略计划而制定的执行性计划。作业计划一般由下级管理人员制定。5.按计划的明确程度分类按计划的明确程度可把计划划分为指导性计划和具体性计划。指导性计划只规定一些重大方针，指出重点但不把管理者限定在具体的目标上，或特定的行动方案上。具体计划则明确规定了目标，并提供了一整套明确的行动步骤和方案。五、计划工作的程序计划职能是管理的基本职能。为使集体的努力有效，人们就必须知道在一定时期内应该去做什么，这就是计划的职能。由于管理的环境是动态的，管理活动也在不断地变化和发展，计划是作为行动之前的安排，因此计划工作是一种连续不断的循环。良好的计划必须有充分的弹性，计划—再计划，不断循环，不断提高。计划工作的程序一般包括：估量机会、制定目标、确定计划工作的前提条件、确定可供选择的方案、比较各种方案、拟订派生计划，以及通过预算使计划数字化等。1.估量机会估量机会是在实际的计划工作开始之前就着手进行的，是对将来可能出现的机会加以估计，并在清楚全面地了解这些机会的基础上，进行初步的探讨。组织的管理者要充分认识到自身的优势、劣势，分析面临的机会和威胁，要做到心中有数，知己知彼，才能真正摆正自己的位置，明确组织希望去解决什么问题，为什么要解决这些问题，我们要期望得到什么等等。虽然估计机会要在实际编制计划之前进行，不是计划工作的一个组成部分，但却是计划工作的真正起点。在估量机会的基础上，确定可行性目标。2.确定目标计划工作的目标是指组织在一定时期内所要达到的效果。目标是存在的依据，是组织的灵魂，是组织期望达到的最终结果。在确定目标的过程中，要说明基本方针和达到的目标是什么，要告诉人们战略、政策、程序、规划和预算的任务，要指出工作的重点。3.确定前提条件计划工作的前提条件就是计划工作的假设条件，也就是执行计