第三章项目管理的范围定义

1第三章项目管理的范围定义对于做项目管理的同志，在项目开始的时候，一定要记住的是必须做好范围的定义工作。我们到底是在做一个怎样的项目，它在我的企业里有怎样的定位，有多大的重要性；做这一项目，要牵涉哪些人，我们派谁去管理这一项目，采用一个怎样的组织机构；这一项目包含哪些方面的内容，它的工作分解结构是怎样的。在P3E/C里，对于如何做好范围定义工作有明确的目标，那就是设计企业的EPS、OBS，建立项目。在这一章里，我们将讨论企业与项目的分类、各种不同的企业如何开展管理以及采用的管理方式，以及我们如何用P3E/C去实现上述工作的方法。一、P3E/C对于什么样的企业是适用的？我们知道P3E/C是一个企业版的软件，它是专为工程建设行业量身定做的项目管理软件，当然，只要是工程建设领域的企业，它都是适合的。对于一些非工程建设领域的企业，PRIMAVERA公司开发的有别的软件，如P3E可以满足它们的项目管理的要求。我们现在对适合P3E/C管理的工程建设企业作一个分析。从事工程建设行业，按从事的行业的划分，可以分为：建筑工程、土木工程、线路管道安装工程、装修工程。建筑工程即房屋建筑工程，是修建各种各类房屋的工程项目；土木工程是以修建公路、铁路、桥梁、隧洞、水工、矿山、高耸建筑物的工程项目；线路管道安装工程是修建送变电、通讯等线路，给排水、污水、化工等管道，机械、电气、交通等设备的工程项目；装修工程是指给以上工程项目做装修，抹灰、油漆、木作等的工程项目。上述的每一类工程，几乎都有使用P3管理取得成绩的例子。如中信国华国际工程承包公司，在奥运会场馆鸟巢项目、缅甸多功能柴油机厂建设项目运用了P3E/C、在天津轻轨项目运用了P3。按照工程项目的管理者分类，可以把工程项目分为建设项目、工程咨询单位、工程设计项目、工程监理项目、工程施工项目、开发项目。这里工程的管理者分别是建设单位、咨询单位、设计单位、监理单位、施工单位、开发单位。在二十几年里，笔者先后参加了几乎所有的上述单位的工作，对如何应用好项目管理的软件有了亲身的体会。在以后的章节里，我将结合自己的经验，讨论在上述各种不同的企业如何运用P3E/C解决项目管理的问题。二、企业项目结构EPS21、企业项目结构（EnterpriseProjectStructure）的定义什么是EPS呢？EPS反映的是企业内所有项目的结构分解层次，应用EPS可让企业/公司的计划管理人员查询与分析公司所有项目的进度、资源与费用等情况，同时可以汇报个别或所有项目的汇总或详细数据。EPS可以使组织能够评价资源在所有子项目上的使用情况，能够编制单个项目或所有项目的详细或汇总数据报表。EPS是一种树状结构，该结构可以分为不同的层次，低级别、详细的项目数据往高级别汇总可为企业高层管理者和项目经理在EPS所关注层次与范围分析项目情况提供方便。针对独立项目的企业而言，EPS则应反映项目各阶段的范围。企业内的不同人员就可以根据自己在企业中的位置，查看不同的项目及项目组合。项目数据的安全性也是由EPS的设置实现的，即使用者对某一EPS的结点有使用权，通过EPS结点的责任人（OBS）与使用者进行关联实现存取权限的设置。2、建立EPS我们打开PM，进入主界面，点击菜单企业，打开EPS项目，就进入了EPS界面了。进入以后，我将给大家演示如何创建、修改、复制与删除EPS。3如图，我们要增加一个EPS结点，点击增加按钮，输入新的EPS代码、EPS名称，选择责任人（OBS）。我们就完成了新建一个EPS的任务了。需要修改EPS，只要在EPS的窗口，点击需要修改的内容，把它修改成你所需要的内容就可以了。需要复制一个EPS，只要点击需要的EPS项，点击复制按钮，就完成复制EPS结点及其包含的项目。需要删除一个EPS，只要点击需要删除的EPS项，点击删除按钮，就可以删除该EPS结点连同它所包含的所有的项目了。注意，这一删除是不可逆转的，读者在做这一删除前，应该考虑好删除的后果，不能随意删除。3、下面我将分析在几种不同类型的企业里，如何对工程进行分类管理，以及如何在P3E/C里建立EPS的问题，展开讨论。1)总承包企业对于一个总承包公司，如中信国华国际工程承包公司这样的公司，建立EPS时，应该按照工程的所在位置分类。如图，是国华公司的EPS。4这样做有利于公司对不同区域的工程项目的管理。也可以按照公司项目的行业分布来划分EPS，如房屋建筑工程、交通工程、电站工程、装饰装修工程分为一级EPS，而把房屋建筑工程再按不同的类型划分二级EPS，如办公楼项目、医院项目、学校项目、商场项目、体育场项目、工厂项目等，再把体育场项目继续分为三级EPS，如国家体育场项目。2)咨询与监理企业对于一个咨询与监理企业，如北京国金管理咨询公司，可以按照如下分类：3)建设单位5对于一个建设单位，建立EPS时，通常是将参与工程建设的有关单位统一建立EPS。应该指出，建立EPS的方法并不是固定不变的，只是我们如何能满足管理要求设定的，对于一个企业来说，如何建立EPS更好，这是常常会随着我们业务管理的发展而有所变化的，则我们的EPS将随之调整。三、企业组织分解结构OBS1、企业组织分解结构（OrganizationalBreakdownStructure）的定义什么是OBS？OBS反映的是企业管理的结构的层次化排列。一个企业，它的管理是什么样的结构，就存在什么样的OBS。在P3E/C里，OBS用于企业中对EPS、项目或WBS的责任人的分组与责任人数据访问范围的确定。一个OBS的结点可以对应一组责任人或一个具体的责任人。OBS也是一种树形结构。该树形结构反映的是一种自上而下的管理，下级对上级负责，下级向上级汇报工作。建立企业的OBS应该做到责任清晰、分工明确。OBS与实际的管理并不是完全一致的，主要是看我们怎样便于使用P3E/C。OBS的结点一旦分配给EPS/WBS的任何一个层次，那么这一OBS就成为了该EPS/WBS结点及其分支结点的责任人。项目及数据的安全性与存取范围的确定也是通过OBS来实现的，通过给使用者绑定OBS，来控制用户对EPS/WBS数据的存取范围。62、建立OBS我们打开主界面后，只要点击企业，选择OBS，就可以进入OBS的界面。进入以后，我将演示如何创建、修改、拷贝与删除OBS。如图，打开OBS窗口，我们点击增加按钮，，输入OBS的名称，调整到合适的级别，我们就创建一个OBS了。点击用户，我们可以绑定OBS的用户，可以把该用户设为三种权限之一，即超级用户（PROJECTSUPERUSER）、项目经理权限（PROJECTMANAGER）和查看项目数据权限（VIEWPROJECTDATE）。点击责任范围，我们可以知道该用户的责任范围。需要修改OBS，只需点击该OBS，直接修改其名称为你所需要的名称即可。需要复制OBS，只需点击该OBS，按复制命令，就可以拷贝了。需要删除OBS，只需点击该OBS，按删除命令，就可以删除该OBS。OBS除了以树形结构以外，还可以图表的形式来显示。其操作为，在OBS窗口，点击右键，选择图表视图。如下图所示。73、EPS和OBS的联系P3E/C中用户的存取范围（对哪些工程有权限？）是通过OBS与项目之间的关系实现的。在EPS中给每一用户绑定一个或多个OBS，然后再给每一EPS分配相应的OBS（责任人或责任部门）,那么该用户就对OBS所对应的EPS节点有权限，同时也就可以对该EPS节点下的子节点、项目及WBS具有权限。下图示意的是EPS和OBS的关系以及相应用户3的项目权限：84、几种主要的企业组织模式的讨论1)国际工程承包公司的管理模式中信国华国际工程承包公司，是一个典型的管理型的工程总承包企业。国华公司在对鸟巢项目的管理中，采用了如图所示的管理模式：9它的管理特点是：项目总经理负责，下设五个经理，分别是总工程师，负责技术、质量部；合同采购经理，负责商务部、物质部；现场经理，负责工程部、安保部和对分包商的管理；项目控制经理，负责计划、统计；行政经理，负责办公室、财务部。这样一种管理的模式完全符合P3E/C的思想，在建立OBS时，可以直接搬到OBS里去。2)工程咨询管理公司的管理模式北京国金管理咨询公司，推行的是在业主与公司领导下的项目经理负责制，项目管理部的经理在接受公司领导的同时，需要向业主汇报工作。在项目部内部，设建筑师、结构工程师、装饰工程师、暖通工程师、给排水工程师、强电工程师、弱电工程师、造价工程师、市政主管、行政文秘。同时，接受公司咨询部、工程管理部与市政协调部的帮助。1011在这种模式下，编制OBS应该抓主要的，OBS第一级，是公司总经理，第二级，项目总经理，第三级，是各专业工程师。3)设计单位的管理模式设计单位的管理模式，一般是专业室与项目部的矩阵管理。以前一般设立专业室，设计院的每个工程师均接受专业室主任的领导。后来，随着项目管理的兴起，以及逐渐认识到满足客户需要的重要性，设计院各项目均设立了项目部，项目经理直接受院长领导，但项目部的工程师还是由各专业室派出。这种管理模式下的OBS就不应该与实际情况一致，而是应该采用按项目设置OBS。即第一级是设计院院长，第二级是项目经理，第三级是各专业工程师。4)建设单位的管理模式四、项目的建立1、项目（PROJECT）的定义在P3E/C中，每一个工作计划都必须建立在一个项目之下，也就是说，每一个计划，就是一个项目。而这种计划，是组织在EPS下的。这是P3E/C的项目与我们通常所指的项目的明显区别。我们平时所指的项目，是指一个工程，有确定用途、有各类建设参与人的项目，而在P3E/C看来，项目是指的不同的参与者，编制不同计划时所取的名称。因此，我12们在讨论一个工程时，如果有各个不同的参与者各自编写自己的工作计划时，我们就应该把该工程作为一级EPS，在该EPS下挂接各个工作计划。这是一个容易混淆的概念，请读者注意。如果我们编制的是一个多层次的计划，即所有的参与人共同编写一个计划，按照统一的WBS分类码，各自编写自己的计划，则这样的计划也是一个项目，而按照习惯上的工作计划编写方法，分别编写一级里程碑计划、二级总控计划、三级分包计划、四级执行计划的方法，则必须建立一个EPS，在该EPS下，分别建立各级计划。项目代码是一个项目的身份识别标志，最多允许建立20个字符。在实际应用中，最好不使用中文来做项目代码，而采用项目名称来区别一个项目。一般我们常用项目的拼音字母的来做项目的代码，以做到简洁易记。代码不允许重复，因此我们在编写项目代码时，常用工程项目简称－计划简称的方式。如国家体育场项目的总包单位之总控计划可以命名为GJTYC-ZBZK。如果修改后的版本，常直接在后面加上系列编号，如GJTYC-ZBZK02。2、创建项目在P3E/C中，用户有两种方法可以创建一个项目，方法一是利用MM中的经验库，参照以有的项目来创建项目，方法二是直接在PM中创建一个项目。131)直接创建项目在菜单企业中，选择项目，进入到项目窗口后，选择增加新项目的EPS结点，然后点击增加按钮，创建新项目的向导将会引导你一步步的建立新项目。在创建项目时，首先要选择将项目放在哪个EPS之下，然后，需要输入项目代码和项目名称，输入计划的开始时间和必须完成的时间，选择OBS责任人，选择项目资源默认的单价类型，最后选择不运行项目构造，点击完成，就已经创立了一个项目了。当然，这里还是一个空的项目，需要继续在WBS页面和作业页面添加内容，它才能是一个完整的计划。2)运行项目构造，创建新项目与上述创建项目一样，只是在第六步选择运行项目构造，，这时，要选择参照项目的类14型，选择具体参照类型，确定规模与复杂程度，定制WBS元素，定制工作产品与文档，确定参照项目的WBS结点，这样，一个项目就创建完成了。3、项目详情的定义在完成项目的创建以后，我们进入到项目窗口，定义与修改有关信息。项目的详情包括：常用、日期、记事本、预算记事、支出计划、预算汇总、资金、分类码、默认、资源、设置及计算页面。在项目窗口，我们点击菜单显示，选择显示于底部，然后选择项目详情，