第九讲行政事业单位的固定资产控制

1第九讲行政事业单位的固定资产控制一、行政事业单位固定资产控制概述随着经济和社会的发展，以国家投资为主体的社会公共和公益事业得到迅速壮大，行政事业单位添置了大量的通用设备、专业设备、交通运输设备、电气、电子产品及通信设备等等，固定资产总额不断扩大。（一）行政事业单位固定资产控制现状1．会计信息严重失真。2．违法违纪现象时有发生。3.固定资产使用效率低下。4.固定资产严重流失。5．固定资产业务违反程序。（二）行政事业单位固定资产管理失控原因分析1.内部控制环境不完善。。2.固定资产内部控制制度不健全，执行不得力。3.固定资产内部控制不顺，监督不力。4.固定资产管理责任不明，5.管理人员素质较低，责任心不强。（三）加强行政事业单位固定资产控制的措施1.改进优化内控环境，建立健全内控制度。2.全面控制，抓住重点。3.建立良好的信息沟通系统。4.明确责任，加强考核，建立有效的激励机制。5.强化内部监督，加强内部审计。第一，加强内部牵制制度。第二，加强单位的内部审计。二、固定资产控制目标与关键环节（一）固定资产控制的目标行政事业单位内部控制的目标可以确定为：第一，保护行政事业单位固定资产的安全完整；第二，确保固定资产会计信息的准确性和可靠性；第三，促进单位关于固定资产招标、采购、使用、日常维护、处置等办事效率的提高；第四，保证国家关于固定资产业务有关法规、政策和指令的贯彻执行，保证固定资产业务的合法性。我们也可以从另一个角度阐述，行政事业单位固定资产内部控制的最终目的在于：防范固定资产业务中的差错和舞弊，保护固定资产的安全和完整，确保国有资产不流失，合理配置国有资产，保障行政事业单位履行职能，提高固定资产运营效率。2（二）固定资产管理的风险为了加强对固定资产的内部控制，防止固定资产业务中的各种差错和舞弊行为，保护固定资产安全完整，提高固定资产使用效率，在固定资产管理过程中应当注意如下一些风险：1．未经适当审批或授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。2．虚计固定资产运输费、安装费和重估价值，可能造成单位固定资产损失。3．固定资产购买、建造决策失误，可能造成单位资产损失和资源浪费。4．固定资产使用、维护不当和管理不善，可能造成单位资产使用效率低下或资产损失。5．固定资产盘点结果不准确、未及时处理或处理程序不恰当，可能造成单位资产流失。6．固定资产报废不符合规定，或未经有效审批，可能造成资产流失或浪费。7．固定资产处置方案不合理，或未经有效审批，收入没有准确入账，可能造成资产损失。8．固定资产租赁未经有效审批，租赁费用会计处理不当，可能造成会计信息失真。9．定期盘点不及时，造成账实不符。10．固定资产会计处理不合法、不真实、不完整，可能导致资产账实不符或资产损失。11．固定资产索赔制度执行不力，资产损毁、盘亏后，难以查明原因，追究责任。（三）固定资产控制的关键环节行政事业单位在建立并实施固定资产内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：1．权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；2．固定资产取得依据应当充分适当，决策和审批程序应当明确；3．固定资产取得、验收、使用、维护、处置和转移等环节的控制流程应当清晰，固定资产投资预算、工程进度、验收使用、维护保养、内部调剂、报废处置等应当有明确的规定；4．固定资产的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计制度的规定。案例三任交通厅长“前腐后继”——固定资产投资内控失败的典型［案例启示］从交通系统的固定资产投资来看，各地交通厅既是投资者，又是管理者；交通工程招投标，交通厅既当发包商，又当承包商。而这如此巨大的权力，掌握在厅长一个人手里，内无有效制约制度，外无有效行政监督，不出事就谈不上司法监管。制度上的巨大缺陷为掌权者提供了滋生腐败的温床。首先，从交通厅这个个体行政单位来讲，缺乏约束权力的内部控制制度。其次，从政府这个大的行政单位概念来讲，缺乏对交通系统的控制制约制度。三、固定资产控制的职责分工与授权审批（一）采购与付款业务控制的岗位设置行政事业单位应当建立固定资产业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。同一部门或个人不得办理固定资产业务的全过程。具体的采购管理控制岗位职责可按下3表（表9-1）中的原理来设置。表9-1固定资产控制岗位及职责固定资产控制岗位主要职责不相容职责财政部门或上级主管部门审批固定资产投资预算审批预算外固定资产投资项目审批固定资产的报废、转移、处置计划编制固定资产投资预算单位总负责人审批固定资产管理相关规章制度审批授权范围内固定资产请购组织进行重大固定资产购建项目的技术可行性、市场可行性及财务可行性分析审批固定资产的维修保养、盘点、报废、转移、处置、投保计划拟定固定资产管理相关规章制度编制固定资产投资预算编制固定资产报废、维修保养、转移、处置等报告总会计师（或单位业务负责人）组织编制固定资产投资预算审批授权范围内固定资产请购审批固定资产盘盈盘亏报告审核固定资产的维修保养、盘点、报废、转移、处置、投保计划审批预算内固定资产投资项目审批固定资产的维修、处置、转移、投保申请编制固定资产的盘盈盘亏资产管理部负责人制定固定资产管理相关制度编制总体固定资产投资预算审核固定资产盘盈盘亏报告审核重大固定资产的维修、处置、转移、投保申请审核固定资产增加、转移、报废、调拨、外借等各类业务手续组织固定资产报废、报损技术鉴定，提出处理意见参与固定资产的采购编制固定资产投资预算编制固定资产维修、报废和投保等各项计划办理固定资产增加、转移、调拨、外借等各类手续固定资产管理员汇总各部门固定资产投资预算负责设置固定资产登记卡和台账定期盘点固定资产，编制盘盈盘亏报告定期检查各类固定资产的使用耗费情况拟定固定资产的盘点、更新、维修、报废和投保计划办理固定资产增加、转移、报废、调拨、外借等各类手续审核固定资产投资预算审核固定资产的盘点、更新、维修、报废和投保计划财务部门负责人审核固定资产投资预算审核固定资产的各项会计报表审核支付账款凭证审核固定资产盘盈盘亏报告参与固定资产的投资决策，分析、评价各种投资方案负责对固定资产购建、出售、清理、报废和内部转移等活动引起价值增减变动情况进汇总整理固定资产投资预算编制固定资产各项会计报表决定固定资产投资决策办理固定资产的付款结算编制固定资产盘盈盘亏等报告4行控制和管理会计登记固定资产总分类账和明细分类账簿审核固定资产增加、转移、处置及对外租赁等原始凭证开具固定资产支付账款凭证参与固定资产盘点工作办理固定资产的付款结算参与固定资产的投资决策审核固定资产的各类明细账出纳根据购置合同及付款凭证支付固定资产相关款项审核固定资产原始凭证并入账工程部进行设备等固定资产的验收管理负责设备等固定资产的安装调试负责设备等固定资产的维护、大修和报废处理设备等固定资产的日常保管审批设备等固定资产大修和报废处置计划采购部组织实施固定资产的询价和采购提出固定资产投资预算申请固定资产使用部门编制本部门固定资产投资预算提出本部门固定资产购置、维修、转移、处置等申请参与本部门所购固定资产的可行性论证、招标、采购等活动设置所使用固定资产的台账负责固定资产日常维护和管理组织相关人员参与固定资产验收检查、报告固定资产日常使用情况办理固定资产内部借用和调拨手续审批本部门固定资产投资预算负责固定资产的具体采购事项审批固定资产投保、大修、报废、转移等申请需要注意的是，在实际应用中，不同单位由于工作性质、职责的不同，组织结构设计也各异，所以各个部门和岗位的数量、名称并不会完全与此表相同，无论部门和岗位名称有何变化，只要能够体现出上述分权牵制的控制思想即可。但在单位固定资产业务中，不相容岗位至少应包括如下五个方面：（1）固定资产投资预算的编制与审批，审批与执行；（2）固定资产采购、验收与款项支付；（3）固定资产投保的申请与审批；（4）固定资产处置的申请与审批，审批与执行；（5）固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录。（二）固定资产业务的授权审批为了确保固定资产的安全与完整，提高固定资产的利用效率，单位应当对固定资产业务建立严格的授权批准制度，明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构或人员办理固定资产业务。1.固定资产投资预算审核审批。2.固定资产购置申请审批。3.固定资产维修申请审批。4.固定资产处置与转移申请批准。5四、固定资产取得与验收控制（一）行政事业单位国有固定资产配置的规定行政单位购置有规定配备标准的资产，应当按下列程序报批：1.行政单位的资产管理部门会同财务部门审核资产存量，提出拟购置资产的品目、数量，测算经费额度，经单位负责人审核同意后报同级财政部门审批，并按照同级财政部门要求提交相关材料；2.同级财政部门根据单位资产状况对行政单位提出的资产购置项目进行审批；3.经同级财政部门审批同意，各单位可以将资产购置项目列入单位年度部门预算，并在编制年度部门预算时将批复文件和相关材料一并报同级财政部门，作为审批部门预算的依据。未经批准，不得列入部门预算，也不得列入单位经费支出。事业单位向财政部门申请用财政性资金购置规定限额以上资产的(包括事业单位申请用财政性资金举办大型会议、活动需要进行的购置)，按照下列程序报批：1.年度部门预算编制前，事业单位资产管理部门会同财务部门审核资产存量，提出下一年度拟购置资产的品目、数量，测算经费额度，报主管部门审核；2.主管部门根据事业单位资产存量状况和有关资产配置标准，审核、汇总事业单位资产购置计划，报同级财政部门审批；3.同级财政部门根据主管部门的审核意见，对资产购置计划进行审批；4.经同级财政部门批准的资产购置计划，事业单位应当列入年度部门预算，并在上报年度部门预算时附送批复文件等相关材料，作为财政部门批复部门预算的依据。事业单位向主管部门或者其他部门申请项目经费的，有关部门在下达经费前，应当将所涉及的规定限额以上的资产购置事项报同级财政部门批准。事业单位用其他资金购置规定限额以上资产的，报主管部门审批；主管部门应当将审批结果定期报同级财政部门备案。（二）固定资产购置管理1.购置申请。2.审核审批。3.采购。4.验收。5.移交。6..结算付款及记账。固定资产会计应当核对原始凭证与记账凭证是否相符，根据原始凭证和记账凭证及时登记固定资产明细账、固定资产登记簿和开设固定资产登记卡。（三）固定资产验收管理固定资产在投入使用前都得进行合理有效的验收，资产的验收由工程部、使用部门、采购部、质检部门和资产管理部等相关人员共同完成。根据取得方式的不同，固定资产的验收可分为外购设备验收和自建工程验收两种方式。1.外购设备验收62.自行建造固定资产验收重要工程应聘请第三方评审机构进行验收，并编制验收决算报告，其中包括工程总结、试运行报告、财务决算和环保、消防、职业安全卫生、防疫等综合情况。验收结算报告需由工程部核对后，交财务部复核。验收决算报告核对无误后，送交使用部门、工程部和财务部的负责人签字确认，然后交单位领导审批，财务部根据发票以及验收决算报告按照单位规定的付款程序进行付款，将工程项目转为固定资产。五、固定资产的使用与维护控制（一）固定资产保管固定资产的保管以“谁使用谁保管”为原则，使用部门或使用人是第一保管人和日常保养人。1.编制固定资产目录编制固定资产目录及统一编号时应注意以下事项：（1）进行固定资产编号时应遵循统一规定的编号方法；（2）号码一经编定不能随意变动；（3）新增固定资产应从现有编号依次续编；（4）每一固定资产编号确定后，实物标牌号应与账面编号一致；（5）编号只有发生固定资产处置，如固定资产调出、报废等情况时才能注销，并且编号一经注销通常不能补空。2．建立固定资产卡片3.建立固定资产登记簿增减登记薄有两种登记核算形式：（1）按固定资产使用部门开设账页，登记固定资产的增减变动及余额；（2）按固定资产类别开设账页，登记固定资产的增减变动及余额。增减登记薄以固定资产调拨（