第二章秘书的职能范畴

1第二章秘书职能范畴一、职能概念：职能和职责是两个既相互区分又互相联系的概念，但在日常生活中，常把这两个概念混淆起来。职责是秘书人员在辅助管理活动中所承担的具体工作内容，它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题；职能是秘书人员在职责范围内，一切活动所产生的整体功能，具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和怎么做的问题。二、职能内容：1.辅助决策(1)辅助决策的含义：在现代管理中，决策的含义有广义和狭义两种。广义的决策理解为一个过程，一个科学的决策过程包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟订方案、分析评估、方案选择、实验证实、普遍实施、监督检查、反馈修正等一系列环节。狭义的决策指行动方案的最后选择，也就是我们所说的领导最后拍版。当然，狭义屯是广义决策的一个环节，在我们实际工作中，任何一个决策都是一个过程，并不仅仅是拍板这一个环节。所以这里我们讲的决策是广义的。从古到今，决策都是领导人的职责和权利，但是仅仅靠领导的个人能力是不可能胜任这么一项重大的工作做出正确的决策的。因此，必须有各种辅助力量来有效支持，象古代有谋士、幕僚，当今世界各国智囊团、咨询机构、秘书机构。这些都是决策的重要辅助力量。所以我们把决策的定义概括为：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。(2)辅助决策的特征；辅助决策的职能并不是秘书机构和秘书人员所独有的，秘书人员的辅助决策和其他辅助决策的机构相比，有哪些独特性？我们主要概括为几点：第一，辅助内容的综合性。在庞杂的决策过程中，秘书发挥着无可替代的综合辅助作用，如决策过程的每一个环节及方方面面的事物，都需秘书进行处理和实施，而其他部门和机构的辅助是在某个内容或环节发挥比较单一的作用。第二，时间的经常性。和其他部门辅助机构的临时性和阶段性的辅助相比，秘书的辅助决策具有经常性，因为秘书在领导身边工作是直接帮助领导进行辅助管理的工作人员。因而领导的任何决策活动都离不开秘书的劳动。从时间上讲搜集信息，汇报情况，调查研究，撰写文稿这些辅助决策活动都是经常的不间断的进行着，可以说这些是秘书的日常工作。第三，辅助环节的全过程性。如果说其他部门和机构辅助只是在过程的某个阶段的话，秘书的辅助是贯穿于决策过程的始终。(3)辅助决策的原则：第一，超前原则。决策是对未来行动的决择，因而决策在制定和执行过程中会呈现出不确定性、可变性和风险性。这就要求秘书人员在辅助决策的过程中树立超前意识，提高预测能力，做事前诸葛亮而不事后诸葛亮，秘书可以通过做好信息的预测工作，积极向领导人提供超前性示范性的决策课题2和方案。刚才雷秘书就是超前辅助的例子，8月23日就已经做出美国将在仁川登陆的超前预测，9月15日美才真正登陆，所以为我军在抗美援朝战争中赢得胜利立下汗马功劳，辅助决策就象我们平日一句话：唯有先见之明，才能有鲜招不败。第二，定位原则在辅助决策过程中，秘书要定好位，决策是领导的职能和权限，任何一位秘书都要记住，辅助决策意味着秘书只能谋而不有断。注意秘书只是参谋而不能拍板，秘书只是领导助手，否则只会导致秘书角色的越权和越位。比如说现实生活中有这么一个秘书，他和领导一起下基层解决问题，在基层落实了解情况的会议上，听了双方的陈述后，这位秘书居然居高临下的对下级做起了指示，让一旁的领导感到十分尴尬，大家思考这位秘书的做法是否妥当？他就是没有定好位，他在旁听情况，可以给领导提供参考性的意见，但向下级做指示应该是领导来做，所以这个秘书是定位失误。第三，信息原则信息是决策的基础，决策的整个过程都离不开信息，因此在决策的每个环节上秘书都要有信息意识，及时为领导提供真实准确系统实用的信息，真正发挥领导决策的耳目作用。第四，谏诤原则决策是一个复杂多变的过程，任何决策都会关系到组织未来和全局的利益，因而有着很大的风险性，往往一招不慎，满盘皆国输。作为秘书，一旦觉察到决策中的问题，就必须及时向领导进言，不可以患得患失，知而不谏。当然，在进言的时候，还是应该注意方式，尽可能委婉和含蓄，维护领导的尊严。一代名臣魏征就是谏诤的楷模，在唐代贞观初年，先后向唐太宗进谏了300来事，对李世民的治国决策是多有助益，被李世民比作能照出自己过失的人镜。他当时为了大唐的长治久安，敢于触龙颜，从不隐瞒自己的观点，每当见到唐太宗有过，必切中要害加以谏诤，而且言之有理，令人信服。这一点是非常值得秘书人员学习的。(4)辅助决策的过程：第一，协助领导确定目标：在这个阶段发现问题也就是选择决策课题是进行决策的起点，这时秘书要协助领导解决要不要决策和决策什么的问题，秘书可以通过搜集理论依据，方针政策上的依据，对实际情况进行分析以及经验的借鉴这些来协助领导确实选题。、第二，协助领导设计方案：决策目标确定后，秘书应协助领导拟定预审、备选方案，备选方案可以由秘书来拟定，当然也可由其他部门和机构来提供，秘书进行初步审核和修改，一般备选方案应具备目的性、可选性和差异性，以便从中选优，当然秘书要熟悉每一个备选方案特点和基本内容。第三，协助领导评优选优：备选方案提出后，秘书的任务就是协助领导依据整体性、可行性的原则对各种备选方案进行分析评估比较，进一步认识各个方案的优劣，利弊，以便领导能从中选出最佳的实施方案，也可以将各个方案的优势集中起来，形成一个新的综合方案。第四，协助领导实施反馈：决策在实施的过程中都会有困难，会有失误和阻力，秘书部门和秘书人员要了解实施的情况，检查监督，推动决策的执行，决策付诸实施后，每一个阶段秘书都要组织信息反馈，汇总情况，进行小结或总结，验证决策的正确性，以便发现问题及时向领导汇报。2.协调关系众所周知，现代的管理活动处处离不开协调，任何组织只有通过协调才能形成整体的合力，实现共同目标。3(1)协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。(2)协调关系的特征：第一，从属性：秘书的协调无论是领导授意的，还是秘书职责范围内的，都必须以领导的指示、意见、要求作为依据，协调的结果都要以利于领导活动的开展。第二，广泛性：秘书协调的范围是非常广泛的，有上下级的协调，左右，内部协调，也有政策、工作协调，人际关系的协调，因此，人们有对秘书人员反复协调真实反映的话，那就是“跑穿鞋底，磨破嘴皮”。第三，间接性：秘书没有决策权，他不具备拍板的权力，因此，在协调过程中，他只能以参谋助手的姿态出现，只能采取沟通、协商、督导、调节的方式以及一定的协调技巧来达到自己协调目的。(3)协调关系的原则：第一，政策指导：秘书协调的活动必须以党的方针、政策为指导，以国家的法律、法规为准绳，也就是说协调的过程不管怎样，结果都要符合党的方针政策，都不能违反国家的法律和法规，在这方面了也是有教训的。比如有一家化工厂，他们排出的污水毁了附近农村的蔬菜，经过厂方上级部门的秘书来协调，最终秘书和附近农民达成了私了的方式，也就是给农家赔款了事，但他们却没想到因为这个，仍然受到了政府环卫部门的起诉。结果这个化工厂被勒令迁往郊区，还必须安装排污设置，使排出的水质发达到国家规定的标准。如果当初这个秘书了解并重视我们国家的政策，及早地向厂方提出采取污水净化的措施，最后也不至于如此地兴师动众，劳民伤财。第二，客观公正：秘书的协调应该是公正无私不有先入为主，偏听偏信，偏袒一方，因此秘书一定要全面掌握情况。客观公正地进行协调，这样才能得到双方的信任，从而为解决问题打下基础。在协调过程中，有时候协调的问题是相当复杂的确良，冲突也是难免的，秘书要客观公正，不能为自己这方说话，偏听偏信，只有全面掌握情况，客观公正地进行协调，最终才能获得协调双方的信任，才能为最后解决问题打下扎实的基础。第三，平等协商秘书的协调不管是什么内容，都是对人的协调，所以都必须是以平等，友好，真挚的态度，认真倾听协调各方的陈述，设身处地的为双方的利益着想，在各个方面要相互尊重，平等协商的基础上来交换意见，真正达到协调的目的，千万记住不可以以二首长来自居，摆出一副盛气凌人的态度，这样只能是适得其反。第四，注重整体秘书的协调要有整体观，就是要站在一个组织，一们单位的高度，正确处理好局部和全局的关系，要求各方首先是以大局为主，要有为了大局而牺牲局部利益的思想准备，同时也要尽可能地兼顾各方的利益，当然，鱼和熊掌不可兼得的时候，或我们只能选弃小利而取大利了。我们听人说话要首先注4意其中积极的因素，而不要计较态度如何，在这点基础上然后注意平等协商，注重整体观，这样才能真正地协调好内部的各种关系。第五，灵活适度协调是一个复杂多变的过程，那么难免会发生一些意想不到的情况，必然要求秘书在不违背总原则的前提下做到灵活适度，也就是要善于根据协调过程中出现的新情况及时调整协调计划和协调策略，或抓住时机一彭作气速战速决，或者发现难点，各个包围，迂回前进，或转攻为守，适当让步，变通执行，所谓适度，就是通过对协调量的控制，以达到满意的效果。灵活适度包括：协调的目标和效果要适度。过高的目标和要求会使协调对象难以接受，过低的协调目标和要求会使协调留下尾巴，埋下隐患；协调的对象和范围要适度。协调的对象太多，范围太广反而会掩盖会冲淡主要矛盾，而且容易使问题复杂化，增加协调难度，反之协调的对象过少，范围过窄，又解决不了问题；协调的节奏和时机要把握适度。我们要根据协调对象的具体情况和任务要求，合理控制协调活动的频率和节奏，因为有的问题，协调的时间很紧，需要高频率，快节奏的给予解决，有的问题却要细水长流，通过长期的疏导才能解决，同时还要掌握好协调的时机，看好火候，既不操之过急，又不可贻误时机，灵活和适度是相互联系的两个方面，任何灵活都不可超越一定的度，而任何度都是根据具体情况确定的，在这方面同样有一个例子可以请大家体会：这个例子是讲一个秘书在协调过程中如何灵活适度的处理领导之间的矛盾和分歧。80年代中期，某县领导班子调整，刚上任的县委书记是某综合大学生物系的毕业生，做过10年中学教师，当然未免有些书生气，新官上任三把火，县委书记上任第一件大事是制订农业发展计划，一天上午县委书记主持会议，讨论农业发展规划，分管农业的副县长和县委书记看法不一致，争执起来，副县长是工农干部出身，直筒子脾气，一言不和火气就大，他说县委书记书生意气，纸上谈兵，县委书记反过来说他是不懂科学瞎指挥，副县长下不了台了，站起身来拍了下桌子说：这个会我不开了，拿起公文包走出会议室，这一走，县委书记更难堪了说：象什么样。让秘书把副县长追回来，秘书快步下楼，副县长已坐上自己的车，秘书上去一把拉住说：副县长，你不能走，书记请你上去开会。副县长正在火头上，不但不停反而放大嗓门：我就不上去，看他把我怎么办。秘书一看暂时是劝不住了，便低声问：那你上哪去呢？副县长和这位秘书一起工作了4、5年，平时关系也较好，便恢复常态说：我呀上某乡检查工作，又不是去玩的。说罢拍司机的肩膀：开车，事情就这样发生问题了，大家想一下，如果你当时是这个秘书，遇到这们一个尴尬的场面，你如何做？我们看一下这个秘书是怎么处理的，秘书一路从楼梯上去，一路在想：如果如实汇报也不是上办法，加深书记和副县长的矛盾，他决定设法圆过去，必要时自己承担点责任，走过会议室，会场气氛很紧张，书记一言不发，等着回话，秘书悄悄走到书记身边，低声说：我没赶上，不过我知道他去了哪，下午能把他找回来。书记听了没赶上也不能怪秘书，上午的会就不欢而散，书记宣布下午两点继续开会，中午秘书顾不上吃饭，给乡里打电话找到副县长说：书记是新干部，你是老干部，老干部要帮助新干部，扶上马还要送一程。接着说：刚才书记已经说了他对副县长不够尊重，要我代表他向你道歉，请你下午两点来开会。副县长原来就已经有些后悔了，一听书记这么说，气也就消了，答应下5午准时过来，秘书打了电话这才买了饭菜，端到正在吃饭的书记旁边对书记说：刚才副县长打电话来说上午乡里有重要的事，所以他急于去处理一下，下午仍赶回