第二节秘书与领导的关系

第二节秘书与领导的关系（一）人格地位上的平等关系（二）实现目标工作中的同事关系（三）工作职能上的上下级主辅关系（四）工作过程上的主从关系（五）工作沟通上的双向交流关系（六）工作绩效上的一体关系第三节秘书为领导班子服务中的几种关系的把握（一）为主要领导人服务与为领导班子服务（二）为中心工作服务与日常工作服务（三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾（四）加强沟通，促进领导班子的密切合作（五）对口请示，避免交叉请示（六）逐有请示，避免越级请示（七）加强沟通，避免产生误会（八）筛选信息，避免说是道非。【思考与练习】1、以《季市长与他的秘书》一文为例，正确理解领导与秘书的关系第九讲秘书任职标准与素质优化【教学目的】使学生了解秘书任职标准，明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。理解前者是秘书任职的条件，后者是秘书素质的发展，是在职秘书更高层次的素质追求。【教学重点和难点】本章教学重点是正确理解秘书任职标准与素质优化的区别与联系以及在职秘书应有的更高层次的素质追求【教学内容】第一节秘书任职标准第二节秘书素质优化（一）秘书的业务能力在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视与参考。这些条件是：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。例1991年初，以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导，筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力，以下所说的是一般秘书应具备的能力。1、办事能力秘书活动具有强烈的事务性特征，办事成为秘书一项基础和经常性的工作，因此，精敏的办事本领是秘书素质之一。要具有一定的办事能力，必须做到“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”。这是基础。办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。2、交际能力秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人依赖，办事的成功率才高。人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的，积极主动的交往中形成为发展。交往方法的正确与否往往影响工作的成败，美国成人教育家戴尔卡耐基在调查了无数明显巨商、军政要员之后认为，一个人事业的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。3、表达能力包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”秘书虽然很少去演说，但却经常说话。上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，打电话要说话。附：秘书谈吐“十忌”一、忌信口开河（能真办）二、忌人云亦云三、忌花言巧语四、忌装腔作势五、忌出言不逊，要温文而雅，大碗喝酒（大块吃肉，大声说话“不应是秘书的行为）六、忌模棱两可七、忌晦涩难懂八、忌唯唯诺诺九、忌手舞足蹈十、忌冗繁罗嗦4、操作能力（1）办公自动化（2）驾驶技术（3）摄影技术（二）秘书的知识结构（政治素质略）综述：计划经济条件的秘书往往是能力单一的，如“事务型”、“文字型”等。在市场经济条件下，要优化秘书群体结构，提高秘书综合能力，在工作中既分工又合作，这不但为个人能力的发挥开辟了道路，而且为培养多功能型秘书提供了广阔天地。美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士作家，业务律师，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。现代秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。1、秘书知识结构知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。秘书的知识结构应是：（1）秘书应具备的基本知识基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。（2）专业知识秘书工作人员知识结构的核心部分，也是区别其他专业人才知识结构的主要，分为两个部分，它反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。A、秘书工作专业知识主要包括：秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识。B、秘书人员所在行业的专业知识秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。C、相关知识任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。D、建立最佳知识结构的方法*博与精相结构。*理论与实践相结合。*定向积累与灵活调节相结合。E、秘书知识的更新要改变陈旧的工作模，学会在科学决策过程中发挥自己的“智囊”作用，要在“谋”字上下功夫。总之，秘书工作人员一定要努力地积累知识，使自己成为广学博闻，专业精深的人才。（三）秘书的职业道德秘书工作从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。一、热爱工作，甘于平凡二、不辞劳苦，不计报酬三、自尊自重，克已奉公四、谦虚谨慎，平等待人五、严守机密，提高警觉【思考与练习】1、简述一位合格秘书应具的工作能力、知识结构与职业道德。结合实际谈谈如何成为一名优秀的企业秘书？第一讲秘书工作原则与悟性录象点击：办文办会办事【教学目的】使学生掌握秘书工作的基本原则，领会坚持秘书工作的原则性和灵活性的统一是秘书思想水平与工作悟性的体现，着力培养秘书工作的领悟力。【教学重点和难点】掌握秘书工作的基本原则，培养秘书工作的领悟力。【教学内容】第一节“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系第二节秘书工作的性质第三节秘书工作的基本原则第一节“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系“办文”，“办会”、“办事”是秘书对秘书工作形式的精练概括。研究三者之间的关系，实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对整体书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原则，把秘书工作做好。一、“办文”、“办会”“办事”三者的相对独立（一）办文文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点“行文”可以指“写文”，即撰拟文书、起草文件等；要以指“走文”，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见，办文的核心是文字工作，这的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则，所以，“办文”具有相对独立的工作系统。（二）办会无论会议、会谈、还是会晤，“办会”就是办理有关的组织事务工作。“会”是聚，是多人参与的事，无论“议”还是“谈”，都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来，形成一个共识。所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内，既有各自的畅所欲言，心情舒畅，又有共识共通，一致认识，不留遗憾。秘书把“办会”称为“做会”。会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。必须定时定点做好一切会务，是办会的特点。针对会议特点，秘书还应总结出会议的要素，制定会议的基本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。（三）办事一切事务性工作都是“事”。广义地理解，“办文”、“办会”也是“办事”。所以，“事”的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、能办事、把事情办出最佳结果。二、“办文”、“办会”、“办事”三者的相互联系（一）“办文”有时是通过“办会”解决的秘书所办之文，是代表组织的，即使是以领导个人或法人代表名义发文，文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可，也有必要集思广益。围绕着“办文”，领导可以通过开会交代撰文意图，秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归纳办文的要领，也可以通过会议来贯彻落实文件精神。即使是文件的传递运转，也可以能过会议来发传达。所以，“办会”，有的时候是“办文”的另一种形式。（二）、“办会”离不开“办文”的工作围绕着会议的筹备和组织落实，秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。从会议通知、会议议程表、会议手册到决定、决议、会议决录、会议简报、会议纪要，还有典型发言、领导讲话、开幕词、总发言等等，每一份会议文字材料的落实，对办会的会务秘书来说，都是实实在在的“办文”。通过会议所达到的一致目标，也是要靠文书来体现和留存的。围绕会议所形成的文字材料，是组织好会议的重要工具，也是贯彻落实会议精神的重要依据，还是记录记载会议的重要历史资料。所以，“办会”工作中融舍合着“办文”的工作。（三）“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图，这是领导经常采取的交办方式。“办文”、“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法，特别是在一些具体问题的处理上，秘书要通过会议收集信息，广泛征求解决问题的意见建议；能过文书的形式拿出解决问题的办法。三、全面掌握“办文”、“办会”、“办事”的原则方法（一）“办文”、“办会”、“办事”，首先体现秘书的综合职业能力（二）“办文”、“办会”、“办事”体现秘书准确地选择处理事务方式和判断力（三）“办文”、“办会”、“办事”的原则和方法1.功力扎实，工作落实“办文”、“办会”、“办事”首先是办具体事务，秘书的事务能力必须扎实。办事员浮躁，工作毛糙的秘书，什么也干不好。秘书的工作是琐碎平凡的，做好了不显眼，做不好误大事。所以，“办文”、“办会”、“办事”的首要原则是秘书的事务工作基本功扎实，工作落到实处。2.综合考虑，系统筹划在扎扎实实做好具体工作的基础上，秘书要学会从局的角度综合考虑工作安排，从全系统的工作考虑，采取哪种“办文”、“办会”、“办事”的具体方式更有利于工作，秘书选择“办文”、“办会”、“办事”具体方式的依据不仅仅是哪种方式自己熟悉或熟练，而是要从全局考虑怎样对工作更有利、效果更好，更能准确达到领导确定的目标。“办文”、“办会”、“办事”在具体实践中相互交汇，相互融合，不可分割。在完成具体工作任务，解决具体问题时，“办文”、“办会”、“办事”三者只能有所偏重，不能有所偏废。秘书的工作中一方面应当尽量采取灵活多样的形式，另一方面应当明确主要的办事方式，力求主攻成果显著。比如开会，会务工作中有“办文”工作，也有具体的事务要办，文和事也都要办好。“办会”就有会务工作的特点，工作侧重点要放在会务上。“办会”中“办文“也重要”，可以另派文笔优秀的秘书主抓会务中的文字工作，“办会”的秘书要一心一意做好会务。4.勤于总结，勇于创新在完成领导交给的任务、承接领导交办的事情时，秘书常常在时间紧、任务重的情况下及时选择了具体的处理事务的方法。事情按这种方式办了，就不知道按另一种方式办是什么结果。这么办成功了。也许另一种方式更成功；这么办失败了，也许另一种方式不一不定失败。在实际工作中，秘书总结失败的教训比总结成功的经验更重要作用。所以勤于总结，勇于创新，并且在创新中模索更好的工作方法，是秘书在“办文”、“办会”、“办事”中取得事关功倍效果的一项重要原则二、秘书工作的性质（一）政治性：提问：如何理解秘书工作的政治性？文字与国家的产生是秘书工作产生的两个基本条件，任何一个时期的秘