第二讲秘书的素质

第二讲秘书的素质（4学时）笔下有财产万千，笔下有人命关天。笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。一、秘书的政治与道德素质（一）政治素质正确的政治方向、较高的理论素养、遵守国家法律法令、做好“三个服务”（为上级机关和本单位领导部门服务；为本机关其它部门服务；为下级机关和人民群众服务）、按照领导意图行事。（二）秘书的思想作风秘书的思想修养：全心全意为人民服务、对党和人民负责、密切联系群众、实事求是秘书的工作作风：谦虚谨慎、戒骄戒躁；踏实细致，一丝不苟；敏捷干练，讲究时效；富于创新，勇于开拓；尊重同志，善于合作；仪表整洁，谈吐文雅。（三）秘书的道德规范一般的道德规范：忠于职守、廉洁奉公、秉公办事、平等待人、无私奉献、特殊的道德规范：忠诚、谦和、谨慎、宽容、守密。二、秘书的知识与能力构成㈠知识与能力概述1、概念知识，是人们在社会实践和改造客观世界过程中所获得的经验和认识。就其来源而言，可以分为直接知识和间接知识；就其内容而言，可以分为自然科学知识和社会科学知识，哲学知识则是自然知识和社会知识的概括和总结；就其形态而言，感性知识—知识的初级阶段，理性知识—科学理论则是知识的高级阶段。培根说，“知识就是力量。”知识的结构体系：是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构成的整体。钱学森提出新的分类方法：知识分为“八大部类、四大台阶”，即横向上分为“自然科学、社会科学、思维科学、系统科学、数学、人体科学、军事科学、文学艺术”八大类，纵向上分为“工程科学、技术科学、基础科学、哲学”四大台阶——层次。2、知识和能力的关系能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。知识是能力的基础，知识可以转化为能力，能力的来源是对实践的认识，也就是知识。3、优化知识结构的原则知识结构，是知识在人的头脑中有智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。知识的结构必须是能体现主体特征的、按照一定的比例、有一定层次的、动态的组合。秘书人员优化自己的知识结构，必须遵从以下原则：①整体原则（建立合理的知识结构）②层次原则（由低到高的纵向原则、宝塔式结构）③比例原则（基础和相关知识40—45%，业务知识30—35%，专业知识30——20%）④动态原则。不断的吸收和消化、更新知识。(二)秘书的知识构成1、基础知识：要求全面扎实。培根说：读史使人明智，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，伦理使人有修养，逻辑修辞使人长于思辨。总之，知识能塑造人的性格。2、相关知识法学、经济学、软科学、社会学、心理学、电子计算机等知识。秘书的知识构成秘书人员必须做到：（1）熟悉职权范围，如送阅文件，秘书应当熟悉内容应当送给哪一位领导阅读和签发，既要防治重复送阅，又要避免搞错和疏漏。（2）知晓办事渠道（3）熟悉办事程序如公文的撰写，应当按照：授意、拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发文等程序进行。公文保管则按照：清退、立卷、归档或销毁等程序。（4）了解有关业务如，秘书组织会议，必须了解会议的主题、议程、出席对象、时间、地点等等。（5）区分轻重缓急如，急件要及时的办理。秘书的知识构成3、业务知识行业业务知识、机关业务知识、办公室业务知识4.专业知识包括：管理学知识、秘书学知识、文书学知识、档案学知识、写作知识、公共关系知识等。（三）秘书的基本能力1、表达能力表达能力：就是人们运用语言、动作、表情来表现客观事物、事理，或表达主观对客观的感受、看法的能力。（1）文字表达能力：运用书面语言进行应用性写作的能力。文字表达能力也就是指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文秘书文字表达的基本要求：快速准确、简洁、规范得体、形象生动。表达方式的选择根据表达的内容选择表达的形式表达的内容与形式的对应关系内容——形式事实——叙述形象——描写理论——议论知识——说明感情——抒情（2）口头表达能力：运用口头语言表达事物、事理的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。（3）身势表达能力：运用人的身体各部位的动作以及面部表情、眼神等的表达能力，如手势、微笑等。正确的手势、生动而恰当的表情，有助于口头表达。秘书人员应当具有优雅的身势、生动的表情和整洁的外表—适当的服饰和梳理修饰是连接在一起的。2、办事能力办公室传统上被称为“综合性办事机构”，“办文、办会、办事”被称为秘书的三大任务。秘书的大量工作时间和精力都是花在办理各种事务，如文书事务、会议事务、电话事务、值班室事务、印信事务和领导交办的其他事务等等。秘书的基本能力3、管理能力管理，是机关、单位各级领导者的职能。秘书人员作为领导的助手和参谋，具有辅助领导者进行管理的职能，必须提高自身的管理能力。秘书的管理能力主要包括：辅助计划的能力辅助指挥的能力辅助沟通的能力辅助协调的能力辅助控制的能力秘书的基本能力4、应变能力适应各种环境变化，包括社会环境的变化、地区环境的变化、办事环境的变化，以及处理突发事件、事故和紧急情况的能力。而且，同时，还包括适应岗位和职业环境的变化的能力。大铁桶的比喻A紧急不紧急重要（碎石型的事务）B危机急迫的问题有期限压力的计划（石块型的事务）C发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要（细沙型的事务）D不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动秘书的基本能力5、社交能力善于尊重人、理解人、宽容人；善于与各种不同年龄、文化程度、不同个性、爱好的人交往。社交中做到讲究礼貌，注重礼节。善于运用交际手段和艺术，妥善处理各种矛盾冲突。【建立交往关系的技巧】一、善于观察别人通过“口头语”、笑式”、衣着色彩、体态姿势、“吃相”等推断二、展现自身魅力加强心理修养、扩展兴趣爱好、提高社交能力、重视第一印象三、创造交往机会乐观对待人生、表现真实自我、扩大活动范围、留意观察他人四、主动与人交往学会对人微笑、注视对方眼睛、有意求助他人、增强自信心【加深情感联系的技巧】一、以诚待人关注对方的兴趣、倾听对方的谈话、称赞对方的长处、记挂对方的好处二、严于律己不要指责别人、不要隐瞒过失、不要以己度人、不要人云亦云6、操作能力如办公室设备的使用，如电脑的使用，邮件的收发，电话和传真的使用三、秘书的心理素质与心理调节（一）秘书的智力构成心理，包括智力和非智力因素。智力，是人们在认识客观事物过程中所形成的稳定的心理特点的有机综合，它又保证了人们有效的认识活动；非智力因素又称为“动力”，是指人们对思想和言行带有指向、激励或控制作用的动机、兴趣、情绪、意志、气质和性格等个性心理素质。智力，直接决定着人对知识的获取及能力的培养，非智力因素又决定做人的行为指向、方式和程度。人的智力有高低之分，非智力因素有强弱之分。有遗传、天赋之分，也有后天的培养。秘书的智力包括观察力、注意力、记忆力、想象力、思维力5个方面。其具体要求是：观察力应当具有目的性、全面性、敏锐性、理解性。注意力要求是：稳定性、及时转移性、注意的广度性。记忆力要求是：准确性、敏捷性、持久性。想象力要求是：现实性、科学性、丰富性。思维力的要求是：敏捷性、逻辑性、多向性、批判性。（二）秘书的心理和性格要求1、个性心理包括：动机、兴趣、意志、情绪、心理承受能力2、气质与性格常见四种气质：多血质：热情、开朗、活跃，但多变，缺乏毅力。胆汁质：勇猛、果断、顽强，但容易暴躁，粗心。粘液质：温顺、随和、文雅，但胆小，犹豫不决。抑质郁：冷静、细致、坚定，但固执。3、性格要求性格表现为人的对现实的态度和行为方式中比较稳定的、独特心理特征的总和。秘书的性格具有以下几个方面：开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制。（三）秘书的心理调节1、心理调节的含义：是秘书人员为了适应外部环境的变化，以保障心理健康而进行的自我调节与平衡。其目的是为了保持秘书人员的心理健康。2、心理健康的含义：就是个体在各种环境中能保持一种良好的心理效应状态。标准：乐观、爱心、自信心、适应能力强、良好的人际关系。3、秘书的心理障碍秘书的心理调节包括两方面的内容：即维护心理健康和消除心理障碍。主要的障碍有：自负心理、焦虑心理、压抑心理、嫉妒心理、依赖心理。4、心理调节的方法正确认识自己、正确的角色认知、宽宏的情怀、较强的抵御能力、必要的咨询条件。作业复习思考题第三讲秘书工作概说（4学时）一、中国秘书工作的沿革（一）先秦至清末的秘书工作（二）民主革命时期的秘书工作（三）新中国成立后的秘书工作二、新时期的秘书工作（一）新时期的秘书工作的特点1、政治性强：因为他们在协助现代各级领导机关制定和贯彻各项方针政策方面负有重要的责任；地位特殊，即“岗位特殊、工作任务特殊、工作影响特殊”。2、辅助性与主导性相对而言。不能越权成立事情，不能表决，以领导工作为目标。与领导站在同一个层次上提供全面的辅导。3、被动性4、综合性5、事务性（二）秘书工作的指导思想和原则1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会着重讨论了秘书工作如何发挥办公厅的参谋、助手作用，进一步开创秘书工作的新局面的问题。提出了围绕党的总目标、总任务，做好“三个服务”的指导思想，并且尽快实现办公室工作方式和工作方法的四个方面的转变：1、从偏重办文办事转变为既办文办事、有出谋划策；2、从收发传递信息转变为综合处理信息；3、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；4、从被动服务转变为力争主动服务。秘书工作的原则是：准确、迅速、保密。（三）秘书工作的任务和作用任务有四大类：辅助决策工作日常程序化工作协调工作领导临时交办的工作作用：领导助手的作用领导参谋的作用枢纽作用耳目作用、门面作用三、秘书工作的管理（一）评价秘书工作的标准有效性是评价秘书工作的标准。不能以领导的满意不满意作为评价标准。有效性是一个综合指标，它包括效益与效率两部分。效益是对质的要求，效率是对量的要求。（二）秘书工作管理的内容包括秘书人员的管理和秘书工作的管理。秘书人员的管理措施：建立系统的秘书规范；实行严格的岗位责任制；尽快评定专业职称。秘书工作的管理措施：设置有效而合理的组织机构；形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法；逐步实现办公自动化。（三）办公室主任的工作艺术主要如下：胸有全局、善弹钢琴；科学管理、严字当头；知人善任、和睦相处。第三讲秘书工作概说（4学时）一、中国秘书工作的沿革（一）先秦至清末的秘书工作（二）民主革命时期的秘书工作（三）新中国成立后的秘书工作二、新时期的秘书工作（一）新时期的秘书工作的特点1、政治性强：因为他们在协助现代各级领导机关制定和贯彻各项方针政策方面负有重要的责任；地位特殊，即“岗位特殊、工作任务特殊、工作影响特殊”。2、辅助性与主导性相对而言。不能越权成立事情，不能表决，以领导工作为目标。与领导站在同一个层次上提供全面的辅导。3、被动性4、综合性5、事务性（二）秘书工作的指导思想和原则1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会着重讨论了秘书工作如何发挥办公厅的参谋、助手作用，进一步开创秘书工作的新局面的问题。提出了围绕党的总目标、总任务，做好“三个服务”的指导思想，并且尽快实现办公室工作方式和工作方法的四个方面的转变：1、从偏重办文办事转变为既办文办事、有出谋划策；2、从收发传递信息转变为综合处理信息；3、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；4、从被动服务转变为力争主动服务。秘书工作的原则是：准确、迅速、保密。（三）秘书工作的任务和作用任务有四大类：辅助决策工作日常程序化工作协调工作领导临时交办的工作作用：领导助手的作用领导参谋的作用枢纽作用耳目作用、门面作用三、秘书工作的管理（一）评价秘书工作的标准有效性是评价秘书工作的标准。不能以领导的满意