第五章 电子表格处理软件应用

第五章电子表格处理软件应用学习目标理解Excel的基本概念，掌握Excel的启动和退出。熟练地创建、编辑和保存电子表格文件。学会使用工作表中的常用函数和表达式。熟练设置工作表的页面格式。学会根据输出要求设置打印方向与边界、页眉和页脚，设置打印属性。了解常见图表的功能和使用方法。学会对工作表中的数据进行排序、筛选和分类汇总。本章导读中文版Excel2003是目前许多公司常用的电子表格处理软件，它广泛地应用与财务、金融、经济、审计、统计及办公事务的日常管理等众多领域。销售部门制作财务报表，人事部门制作人事表格，会计部门制作工资表都要用到Excel。此外，因为Excel和Word同属于Office套件，所以它们在窗口组成、格式设定、编辑操作等方面有很多相似之处，因此，在学习Excel2003时，要注意应用以前在word2003中已学过的知识。——————————————————课前任务—————————————————任务描述制作销售月报表假设你是某大型家电连锁公司的销售部人员，请根据公司部门提供的2009年3月份的海尔洗衣机的销售情况，使用Excel制作该公司的销售月报表，并向销售部经理汇报销售业绩。任务分析Excel可以用于数据计算。制作电子表格的步骤为：制作目的分析→收集相关数据→设计表格→录入数据→编辑电子表格→编辑电子表格说明。操作步骤步骤1启动电子表格处理软件（1）双击桌面上的Excel快捷图标，或者执行【开始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftofficeExcel2003】命令，即可启动Excel应用程序，并自动生成一个空白文档，如图5.1所示。（2）双击工作区下方的“Sheetl”标签，将该工作表的名称改为“销售月报表”，如图5.2所示。步骤2输入数据（1）输入图5.3所示表格中的文本，其中B列和C列只需输入数值即可（2）选中B4至B9单元格，单击鼠标右键，选择【设置单元格格式】命令，在“单元格格式”对话框中单击“数字”标签，在“分类”中选择“货币”选项，单击“确定”按钮应用设置，如图5.4所示。步骤3对数据进行处理（1）选中D4单元格，在数据编辑区输入“=B4*C4”并按回车键，如图5.5所示，Excel自动计算D4单元格中的值，如图5.6所示。（2）选中D4单元格，将鼠标指针放在该单元格的右下角，鼠标指针变成“+”形状，按下鼠标左键并拖动到D9单元格，则可以实现快速计算各部门的销售金额，如图5.7所示。计算销售金额后的电子表格效果如图5.8所示。（3）选中C10单元格，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮∑，并按下回车键；选中D10单元格，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮∑，并按下回车键。这样即可计算C10和D10单元格中的值，如图5.9所示。步骤4对表格进行修饰（1）选中单元格A3至D10之间的连续区域，执行【格式】|【自动套用格式】命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5.10所示。（2）选择套用样式为“古典3”，单击“确定”按钮；选中A1至D1单元格，单击“常用”工具栏中的“合并及居中”按钮。最终得到图5.11所示的效果。步骤5对表格进行保存设计完成后，执行【文件】|【保存】命令，或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，弹出【另存为】对话框，选择“保存位置”为“C:\任务”文件夹，输入文件名为“销售月报表”，保存类型不变，然后单击“保存”按钮，如图5.12所示。5.1认识Excel2003课前小提问在完成课前任务的时候，提到了工作表、单元格的概念，同学们理解什么叫做工作表、单元格吗？怎样启动和退出Excel？和启动Word有什么不一样吗？带着这些问题，认真学习本节。5.1.1启动和退出Excel20031.启动Excel2003下列4种方法均可启动Excel2003。（1）单击【开始】菜单，选择【所有程序】命令，然后选择【MicrosoftOffice】子菜单中的【MicrosoftOfficeExcel2003】命令。（2）双击一个已经生成的Excel文件，启动Excel2003，同时打开该电子表格文件。（3）在桌面上双击Excel快捷图标也可以启动Excel2003。（4）在桌面的空白区域单击右键，选择【新建】子菜单中的【MicrosoftExcel工作表】命令，即可在桌面上建立“新建MicrosoftExcel工作表”文档。启动Excel后，出现图5.13所示的工作界面。2.退出Excel2003退出Excel2003的方法与退出Word2003的方法相同，这里就不再进行讲述了。5.1.2Excel2003的工作界面Excel文件的扩展名为.xls,简单地说，多个单元格组成工作表，多个工作表组成工作簿，而每个工作簿就是一个Excel文件。如图5.13所示，Bookl是一个工作簿，即一个Excel文件，Sheet1,Sheet2和Sheet3是工作表，这3个工作表组成了Bookl这个工作簿，而里面的小格子就是单元格。（1）如图5.13所示，工作簿是处理和存储数据的文件。一个工作簿可以由多个工作表组成，最多可以有255个工作表。默认情况下，一个工作簿有3个工作表，即Sheet1,Sheet2和Sheet3，用户可以根据实际情况增减及选择工作表。（2）工作表是Excel完成数据管理的基本单位，也称为电子表格。每个工作表有一个标签（例如“Sheetl”，该工作表的名称为Sheetl）。工作表由排列成行和列的单元格组成，一张工作表最多有256列、65536行。（3）单元格是组成工作表的最小单位，单元格地址由列号和行号组成，例如第1列第1行的单元格地址为A1，第5列第10行的单元格地址为E10。（4）数据编辑栏位于Excel2003窗口上方的条形区域，用于输入、编辑、显示活动单元格或图表中的数据及公式。（5）名称框位于编辑栏的左边，用于指示当前选定的单元格、图表项等对象。在“名称框”中输入名称，再按Enter键，可以快速选择指定的单元格或区域。（6）列标是指单元格的列号。（7）行号是指单元格的行号。（8）活动单元格是指数据输入时选定的单元格，以粗边框显示，一次只能有一个活动单元格。（9）工作表标签位于工作簿的左下底部，用来显示工作表的名称（在默认情况下显示Sheet1,Sheet2和Sheet3），单击这些标签可以在工作表间相互切换。（10）切换工作表按钮位于左下方，状态条之上，用于工作表之间的切换。工作簿中的工作表较多时，可以使用切换工作表按钮来显示当前屏幕上没有显示的工作表标签。（11）按按钮显示第一个工作表，按按钮显示前一个工作表，按显示后一个工作表，按按钮显示最后一个工作表。（12）状态栏位于窗口最下方，用于显示当前命令或操作的有关信息。请同学们观察图5.3所示的工作表文件，分别指出编辑栏、单元格、当前工作表以及拥有数据“20”的单元格的行号、列号和地址。5.2工作簿和工作表的基本操作课前小提问工作簿和工作表的基本操作都有哪些呢？如何新建和保存工作簿，如何打开与关闭工作簿，如何编辑和修改工作表中的数据，以及如何对工作表进行格式化呢？5.2.1建立与保存工作簿1.建立新工作簿建立新工作簿有如下4种方法。（1）启动Excel2003时，Excel2003会自动打开一个空白工作簿文件。（2）在打开Excel2003的情况下，单击“常用”工具栏的“新建”按钮。（3）在打开Excel2003的情况下，执行【文件】|【新建】命令。（4）在打开Excel2003的情况下，按快捷键Ctrl+N,新建一个空工作簿。2.保存工作簿执行【文件】|【保存】命令，或者单击工具栏的“保存”按钮，也可以按快捷键Ctrl+S,弹出“另存为”对话框。在“文件名”文本框中输入工作簿文件名，单击“保存位置”下拉列表框并选择要存放文件的路径，在“保存类型”下拉列表框中选择所存文件的类型，默认情况下，“保存类型”为“MicrosoftOfficeExcel工作簿”。最后，单击“保存”按钮。5.2.2打开与关闭工作簿1.打开工作簿打开一个工作簿的操作步骤如下。（1）单击工具栏中的“打开”按钮，或者选择【文件】菜单中的【打开】命令。（2）在弹出的“打开”对话框中的“查找范围”下拉列表中选择“我的文档”。（3）选定要打开的工作簿文件，单击“打开”按钮。2.关闭工作簿单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮关闭“即可关闭工作簿（注意：如图5.13所示，工作簿的“关闭”按钮不是Excel软件的“关闭”按钮）。5.2.3工作表的数据输入在完成实际工作时，经常要输入不同类型的数据：字符、数字、时间、日期、公式、数据库、图形以及图表等。可是怎样才可以正确输入数据呢？数据输入的基本步骤如下。（1）单击要输入数据的单元格，名称框中出现活动单元格名称。（2）输入数据。（3）此时编辑栏左边多了两个按钮：“取消”按钮和“输入”按钮，回车键确认输入。1.输入字符型数据单元格中输入字符的默认对齐方式为“靠左对齐”，输入的内容既在活动单元格内显示，也在编辑栏内显示。一个单元格内，最多可输入32000个字符；每个单元格默认宽度为8个字符，如果字符数超出单元格宽度，输入的内容则会自动向右扩展，如果右侧列有数据，输入内容被截图显示，但编辑栏内会显示全部内容。2.输入证件号码等字符数字如果要输入电话号码、证件号码、邮政编码等字符型数字，则需要在输入的第1个字符前键入单引号“’”（是英文的单引号，而不是中文的单引号），如图5.14所示。输入完成后，该单元格中只显示数据而不显示该单引号。数字字符串不参与计算。3.输入数值数值是能够用来计算的数据，其输入方式也输入文字的方式完全不一样，可以输入整数、小数、分数而且可以运用科学计数法。数值在单元格中自动右对齐。输入数值时，默认形式为普通表示法，当输入数据长度超出单元格时，Excel2003自动以科学计数法表示，编辑栏中至多显示前15位数字。Excel2003进行计算时以输入数值而不是以显示数值为准。Excel2003能够使用的数值字符有以下几种。（1）数值数字：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9.（2）数值符号：+、-、，、.、(、)、/、$、%、E、e。（3）科学计数法：一种用指数形式表示的计数方法，一般由尾数部分、字母e（或E）以及指数部分组成，如11416e-7,15e+6。在输入分数时，应注意要依次输入0和空格。例如，输入1/4，正确的输入顺序是0，空格，1/4，否则Excel2003会将分数当成日期，如图5.15所示。4.输入日期和时间（1）输入日期。Excel2003采用“/”和“-”作为日期输入的分隔符，如yy-mm-dd或yy/mm/dd。输入Excel2003可以识别的日期数据后，系统会将其改为某种内置的日期或时间格式。（2）输入时间。时间型数据格式一般为hh：am/pm,“am/pm”与分钟之间应留有空格。用户可以按如下形式输入时间（以19点15分为例）：19:15；7:15PM；19时15分；下午7时15分。5.2.4工作表的插入、删除、复制、移动和重命名1.插入工作表（1）右键单击某工作表标签，例如“Sheet2”，选择【插入】命令，弹出图5.16所示的对话框。（2）在对话框中选择“工作表”，单击“确定”按钮，或者单击【插入】菜单中的【工作表】命令，则新插入的工作表“Sheet4”出现在工作表“Sheet2”之前，且当前工作表。2.移动或复制工作表（1）打开工作表所在的工作簿和目标工作簿，选定需要移动的工作表的标签。（2）单击【编辑】下拉菜单中的【移动或复制工作表】命令、打开“移动或复制工作表”对话框，如图5.17所示。（3）如果在同一工作簿中移动或复制工作表，则无须选择“工作簿”列表框；如果在不同的工作簿之间移动或复制工作表，则需选择相应的“工作簿”。（4）在“下拉选定工作表之前”列表框中选择一个工作表，如果选中“建立副本”复选框，则进行复制工作表操作，否则执行移动操作。（5）单击“确定”按钮。用鼠标移动或复制工作表的操作步骤如下