第五章秘书工作方法

第五章秘书工作方法秘书工作方法，是秘书人员在执行工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称，它回答的是“如何更好有效”的问题。秘书人员掌握正确的工作方法，有助于圆满完成任务，提高秘书工作效率，有助于增强自己的智慧和能力，充分发挥参谋助手作用。第一节秘书工作的基本方法一、调查方法调查研究是秘书人员的重要职责之一，它贯穿在秘书人员的各项任务之中，是十分重要的工作方法。因此，要当好秘书，就应努力做好调查研究工作。调查是指通过各种方法和手段，了解掌握客观世界的各种实际情况；研究，则是根据所获得的信息研究的前提，调查方法包括典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法、间接调查法。二、研究方法秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性和创造性，充分发挥秘书工作的参谋作用。常用的研究方法有：比较方法、类比方法、分析方法和综合方法。三、参谋方法参谋就是代人出主意。秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程。参谋职能是秘书工作的基本职能之一，因此，参谋方法也是秘书工作的基本方法之一。秘书人员必须了解参谋机理，明确自己的参谋范围，确定正确的参谋方向，客观评估自己的参谋势能。还必须坚持参谋原则，摆正自己的位置，做到只谋不断；要有全局观念，站在领导者的角度思考问题，提出建议；要力争超前参谋，避免放“马后炮”；要处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在此前提下，采取灵活多样的参谋方法。参谋的具体方法有：随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。第二节秘书工作的常规方法一、授意方法领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。要正确接受和领会领导意图，就要抓住以下几点：（一）从把握领导工作的热点上领会领导意图领导工作热点是领导者在一定时期内工作意图最为集中的表现，抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。但是领导意图是围绕每个时期中心工作形成的，具有阶段性和连续性，为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。（二）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。但对某项新的意见往往是零散的、片断的。秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，认真领会和加以深化，以进一步完善领导意图。（三）从不同角度捕捉和领会领导意图一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据；二要善于以主要领导人的思想为主线，多方面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。（四）从把握领导个性特点中领会领导意图由于领导各自的性格、能力和工作方式不同，其授意的方法也不尽相同。从授意程度上看，有简洁式的，有详细式的；从授意的内容上看，有观点式的，有素材式的；从授意的方式上看，有直接式的，有间接式的等等。这就要求秘书人员具有接受和领会不同类型领导意图的本领，适应每一个领导者的特点。（五）从把握领导意图的实质上领会领导意图领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体工作意图和具体工作意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。为此应注意：对明示性意图，要坚决照办；对暗示性意图，要心领神会；对非确定性意图，要补充完善；对确定性意图，要如实贯彻；对总体工作意图，要始终遵循；对具体工作意图，要灵活执行。相关阅读带泥的洋葱一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”老板为什么要训斥秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，秘书在完成领导交办的任务之前，一定要弄清领导的真正意图。这样才能圆满地完成领导交办的任务。——资料来源《一个外企女秘书的日记》二、请示方法秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅做主张，更无决策之权，因此，在工作中必须多请示。多请示，既是对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。因此，秘书在请示时，要注意以下几点：（一）请示的对象要选准秘书的请示工作要遵守按领导分工，对口请示的原则。一般只向分管领导请示有关工作，以避免多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。如果向上级机关书面请示，也应遵循对口请示和单向请示的原则。（二）请示的内容要单一秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情，必须由领导者给予指示或授权处理。常规性工作或自己职责范围内的事情，则无需请示。请示时既要防止越权行事，又要防止不负责任，更不要事无巨细，一律请示。秘书请示要尽量做到内容单一，尤其对重要事项须以书面形式请示时，一定要遵守一文一事，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。（三）请示的形式要灵活。秘书请示可以是口头请示，也可以是书面请示。一般情况下，重大事项、涉及政策方面的事，需要授权批准的事秘书要作书面请示，领导者则做书面批复，以示慎重，并便于日后查证；一般事项、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可以口头请示，领导者只口头答复。紧急的事，秘书可以先口头请示，及进办理，事后再补写书面请示，以留档备查。（四）请示的时机要适当。一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后”的方法。所谓“事前请示，事后报告”，就说明了二者在时机选择上的不同特点。（五）请示的态度要谦恭。秘书向领导请示，实际上也反映了上下级之间的工作关系。因此无论是口头请示还是书面请示，秘书都必须摆正自己的角色位置，在请示的态度上要尊敬、和，言语得体，做到彬彬有礼。三、报告方法报告的目的是便于领导了解情况，掌握进程。报告是秘书工作的一项制度，是秘书向领导负责的必要手段，也是领导者指导秘书工作的途径之一。对于报告，领导者还一定做出答复或批示。秘书在向领导报告时，要注意以下几点：（一）报告的内容要客观真实。秘书向领导者报告的内容：一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及进了解下情并做出指导；二是工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处理；三是合理化意见、建议，供领导者改进工作时参考；中是应领导者的要求汇报有关情况。秘书应掌握待报告事项的价值，做到要事详报，急事急报，小事不报或简报。报告要客观、真实、辨证，切忌大话、空话、假话和绝对化。（二）报告的方式要灵活多样。秘书向领导报告的方式主要有以下几种：一是口头报告，优点是可以和领导直接进行多方面的双向交流，适于向喜欢务实作风的领导报告时用，缺点是可重复性差，受口语表达能力限制较多；二是书面报告。优点是比较正规，便于领导过目和思考，也便于保存备查。缺点是不能与领导当面进行交流。此外还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种形式，秘书可视情况灵活运用。（三）报告要区分不同对象。由于领导的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯等各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。因此秘书应视不同对象的领导者报告时区别对待。以适应不同领导者的要求。同时还应处理好几个关系：一是主要领导者和分管领导的关系。重大事情要向正副职领导者都报告；日常事务，只报告分管领导即可。二是在家领导者和外出领导的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导就一些重大问题的处理意见，适时报告在外工作的主要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持信息的畅通。（四）报告的时机要恰到好处。报告要适时，以获得较好的时效价值。秘书是领导的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者汇报，但需要恰到好处地掌握时机。应选择领导者乐意听取报告的时机进行。秘书的领导的近身人员，报告工作十分方便，但是不能事无巨细都去请示报告，即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行，这样才能取得良好的效果。（五）报告的语言要简明扼要。无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，以节省领导的时间，减轻领导的负担。冗长而空洞的报告是秘书向领导报告工作的大忌，这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝拉拉杂杂。四、挡驾方法秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导者摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和决定重大问题。（一）来访挡驾秘书是领导联系群众的一座桥梁，而不是领导者与群众之间的一道隔墙。因此秘书为领导者挡驾来访者是有特定对象的。一般来说，领导者明确告知秘书不愿接见的人；领导者事先未约定接见的人；因鸡毛蒜皮的小事要求领导者接见和处理的人；为个人某些问题，三番五次找领导者纠缠的人；领导者正忙于应付重大事件无暇接待的人；态度蛮横，出言不逊，想找领导者寻衅闹事的人；对要求处理的问题，上级或本级机关已有明确、公正的结论，但其对处理不服，要求面见领导者的人，是秘书档驾的对象。对其他来访者不应挡驾，即使需要挡驾，也要待之以礼，使对方高兴而归。（二）电话挡驾秘书的职责之一是接转电话。对打到办公室要找领导者的电话，秘书应通过内线电话询问领导是否愿接。愿接即转。如不愿接，秘书应告诉对方，领导者暂时不能接电话或佯装领导者不在，但要将电话内容记下，转告领导。对于因领导参加重要会议而暂不能接的电话，秘书可与对方另约时间通话，或将内容转告。（三）事务活动挡驾秘书的重要职责是安排领导者的事务活动，包括出席会议，参加庆典、仪式可宴请活动等。对无必要参加的应酬活动，秘书也应合理挡驾，避免领导浪费时间或为各种不正之风开方便之门。当然必须征得领导者的同意和批准，不能随便谢绝。挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种门难进、脸难看、话难听、事难办的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。相关链接秘书工作的艺术秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在三服务方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？一、尊重而不奉承吹捧理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那