搜索
1第3章跟踪与控制3.1跟踪项目进展3.2控制项目变化智者千虑，必有一失。无论计划制定得如何详细，都不可能预见到全部可能性。项目在实施的过程中，因为这样或那样的原因都可能产生偏差。跟踪项目的进展、控制项目的变化是项目经理在项目实施阶段的主要任务。23.1跟踪项目进展到现在为止，项目的计划阶段已经结束，可以进入实施阶段了。实施阶段包括四方面主要活动：·跟踪：跟踪任务进度，实际了解分配的资源何时完成任务。·分析：检查原始计划与项目实际进展之间的偏差，并预测潜在的问题。·控制：采取必要的纠偏行动，保证项目在完成期限和预算的约束下稳步向前发展。·报告：及时报告项目各方面的进展，保持项目干系人得到信息。在项目计划阶段，可以使用Project组织项目、安排进度并做出预算。在实施阶段，可以使用Project输入进度信息、分析项目绩效并生成状态报表。有了对进展和绩效的密切关注，项目经理可以根据需要调整项目计划，以确保范围、进度、成本和资源保持平衡。在Project帮助下实施项目，需要做两件事情，保存比较基准信息作为项目的计划和在资源开始执行任务时输入项目的进度信息。有了比较基准和进度信息，就可以使用Project向着成功的方向实施项目了。3.1.1比较基准经过多次调整已趋近完美的项目计划，通常被作为“比较基准”。也可以把它看作是原始计划，它代表了范围、进度和成本之间理想的平衡。在这一时间点，项目计划也是“进度计划”。也可以把它看作“当前计划”。这是在整个项目中“原始计划”与“当前计划”完全一致的唯一时刻，因为“当前计划”是不断变化的。一旦输入了进度信息，项目计划就会重新计算并做出相应调整以反映这些新的实际信息。这种经常的重新计算是非常必要的，因为只有这样你才能一直了解当前阶段项目的实际进展情况。但是，如果你希望知道项目的原始开始时间该怎么办？当你希望对原始比较基准计划和当前进度进行比较以分析项目的过程和实际执行情况又该怎么办呢？解决这些问题的方法就是保存比较基准信息。通过保存比较基准，在输入第一个实际信息和进度计划开始与原始比较基准计划发生偏差之前，你就基本上为项目计划中的关键进度和成本信息“拍下了快照”。保存了固定比较基准信息，你就拥有了将当前或实际项目计划与原始比较基准计划进行比较的基础。比较基准和当前进度信息之间的偏差称为“差异”。比较基准、实际情况和差异可用于很多方面，包括挣值分析（盈余分析），监督项目进度和成本情况。事实上，除非保存了第一个比较基准，否则你根本无法进行挣值分析。3保存比较基准与保存整个项目计划是不相同的。在保存比较基准时，需要为所有任务、资源和分配保存以下特殊的域：·“比较基准成本”域·“比较基准工期”域·“比较基准完成时间”域·“比较基准开始时间”域·“比较基准工时”域在项目实施阶段，以上这些域为项目进度和预算绩效提供了很好的基础。1.保存比较基准请按照以下步骤，为项目计划保存第一套比较基准：1）单击“工具”菜单中的“跟踪”，选定“保存比较基准”。“保存比较基准”对话框打开（图3-1）。图3-1“保存比较基准”对话框2）在“保存比较基准”选项下，确定“比较基准”已经被选定。3）在“范围”下，确定“完整项目”对话框已经被选定。4）单击“确定”。在保存了比较基准之后又希望增加另外一套附加任务该怎么办呢？即便初始保存了一个比较基准，也可以向其中添加任务，请按照以下步骤操作：1）在甘特图或其他任务工作表中，选定希望添加到比较基准中的任务。2）打开“保存比较基准”对话框并确定“保存比较基准”选项已经被选中。3）在“保存比较基准”选项下，确定“比较基准”已经被选定。在“比较基准”对话框中列出了上次保存比较基准的时间。如果希望向不同的比较基准中添加任务，在4比较基准列表中选定即可。4）在“范围”下，确定“选定任务”对话框已经被选定。5）选择选定任务的比较基准信息上卷到摘要任务的方式。默认情况下，最初的比较基准保存之后，在修改、添加或删除子任务时摘要任务不发生更新。如果你希望选定任务能够上卷到所有相关的摘要任务，则选定“到所有摘要任务”对话框。如果你希望选定任务仅上卷到一个选定的摘要任务，则选择“从子任务到所选摘要任务”对话框。6）单击“确定”键，然后选择“是”，确认希望对已存在比较基准进行修改。2.审查比较基准信息保存了比较基准信息之后，就可以以多种方式进行查看。在最初的时候，比较基准信息与进度信息一致。在项目团队开始工作之后，比较基准信息与进度信息就可能发生偏差。在监督和控制项目时，你感兴趣的正是这个偏差以及偏差的量。·应用跟踪甘特图：在“跟踪甘特图”中“进度甘特条形图”的下方显示“比较基准甘特条形图”（请参阅图3-2）。图3-2“跟踪甘特图”以甘特条形图显示比较基准的开始、工期和结束·对任务工作表应用比较基准表：单击“视图”菜单中的“表”，选定“其他表”，在“其他表”对话框中，选择“比较基准”。这个表将显示工期、开始时间、结束时间、工时和成本的比较基准信息。·向已存在的表添加比较基准域：可以在“工期”域旁边添加“比较基准工期”域，在“开始时间”域旁添加“比较基准开始时间”域。53.保存附加比较基准有时，你跟踪项目一段时间后，发生了重大变化。在这种情况下，原始的比较基准就可能不再像以前那么有用了。虽然你不希望全部替换比较基准，你也许希望使用另外一个更新的比较基准进行每天的项目跟踪。即使项目中没有任何灾难性事件发生，你可能仍要使用多个比较基准。除了在项目实施阶段的开始为项目拍下“快照”外，你可能希望在每月或季度末再拍一个“快照”。在比较基准和进度信息之间产生更大差异时，这可以显示更准确的时间阶段。Project总共可以保存11个不同的比较基准。如果使用挣值分析，可以利用11个比较基准中的任何一个进行挣值计算。如果一个比较基准后显示“上次保存时间”，说明你已经在该比较基准中保存过信息。如果选择其中任何一个，就将以当前的进度信息改写以前的比较基准信息。使用“多比较基准甘特图”可以看到视图中的甘特条形图反映了不同的比较基准。4.保存附加的开始和完成时间除11个比较基准外，还可以保存10套不同的开始和完成时间，或中期计划。中期计划仅保存当前的开始和完成时间并把它们存储在定制的开始时间1－10和完成时间1－10域中，而不是保存整套进度信息，如工期、工时、成本等。保存中期计划同样是在“保存比较基准”对话框中实现的。开始和完成时间还可以在比较基准和中期计划之间进行复制。5.清除比较基准按照以下步骤可以清除比较基准和中期计划的域：1）单击“工具”菜单中的“跟踪”，选定“清除比较基准”。“清除比较基准”对话框将被打开。2）选择“清除比较基准计划”或“清除中期计划”。3）在相关对话框中，选定希望清除的一套域的名称，如比较基准3，或开始时间5/完成时间5。4）选定“完整项目”或“选定任务”，然后单击“确定”。3.1.2更新任务进度资源已经开始工作，并且正在取得进展，每隔一段时间，你希望能够在Project中记录这些进展。取决于你希望在输入进展信息上花多少时间，你可以选择简单、高层的方法，复杂而详细的方法或复杂程度介于两者之间的方法更新进展。6把实际进展信息输入Project中确保你总是知道项目进展如何。你能够注意关键路径和预算，能够监控关键任务，还能够准确知道何时能提交重要的可交付物。随着实际信息进入项目计划，你也能够预测潜在的问题并且在必要时采取纠偏行动。如果你在使用MicrosoftOfficeProjectServer和ProjectWebAccess，更新任务进展就变得高度自动化。你也能够通过电子邮件和团队成员交换任务更新信息。无论你是否通过电子途径交换更新信息，在每周的会议上你都进行一次状态更新，或听取团队成员的进展情况，你可以在项目计划中输入以下实际进展信息：·完成百分比·实际工期和剩余工期·实际开始和实际完成时间·完成工时百分比·实际完成工时和剩余工时·在时间段中的实际完成工时当你输入一条状态信息后，Project经常会计算一些其他信息。当然日程表和成本一定自动重新计算。你可以开启或者关闭自动计算功能。有多种方法跟踪项目计划中的实际进展信息。如何决定使用哪种方法呢？第一个考虑是所需的详细水平，第二个考虑是时间，第三个考虑是你是否已经为项目计划中的任务分配了资源。使用一种主要的方法跟踪实际进展，并不影响你使用不同的方法跟踪其他任务。1.使用任务进度控制更新进展可以通过从任务进度控制，如完成百分比、工期、开始时间和结束时间等输入实际信息，来更新进展。在Project中无论是否分配了资源，都可以使用这些方法。（1）按进度计划更新项目也许最简单的输入跟踪信息的方法就是为Project提供显示项目正在完全按照计划进展的信息。你可以使用今天或其他日期作为参考截止日期。使用这种方法，任务可被进行如下更新：·任何计划完成时间在参考截止日期之前的任务都显示为在计划完成时间完成。换句话说，直至今天或任何指定的参考截止日期，计划完成时间变为实际完成时间。·任何计划开始时间在参考截止日期之前（且计划完成时间在参考截止日期之后）的任务，直至参考截止日期都显示为“在进行中”。·任何计划开始时间在参考截止日期之后的任务都不受影响。请按照以下步骤，按进度计划更新项目：71）单击“工具”菜单中的“跟踪”，选定“更新项目”。“更新项目”对话框将被打开（图3-3）。图3-3“更新项目”对话框2）确定“将任务更新为在此日期完成”选项已经被选定。3）在对话框中输入期限时间。默认情况下，该对话框中显示的是当天的时间。4）选定“按日程比例更新进度”选项，如果你希望Project计算任务是否还未开始、是否已经100％完成或仍在进展中。5）选定“未全部完成进度视为零”选项，如果你希望仍在进展中的任务的完成百分比都保持为0％。这个方法可以用来更新整个项目或选定任务的进展信息。选定“完整项目”或“选定任务”选项以明确你的选择。（2）输入完成百分比另外一个相对比较简单的跟踪任务进展的方法就是确定任务的完成百分比。在输入完成百分比之后，Project将计算任务的实际工期和剩余工期。1）在任务工作表视图中，选定希望更新“完成百分比”的任务。2）在标准工具栏中，单击“任务信息”。3）在“任务信息”对话框中，选定“常规”选项卡。4）在“完成百分比”对话框中，输入希望应用于所有选定任务的完成百分比。任务将被更新以反映其完成百分比。在甘特图中，完成百分比将以甘特条形图中的一条细黑线来表示（图3-4）。8图3-4甘特条形图以百分比的形式显示任务的完成情况默认情况下，一旦为任务输入完成百分比，它将在任务的实际工期中平均分布。可以把它改变为分布到状态日期。单击“工具”菜单中的“选项”。在“选项”对话框中的“计算方式”选项卡中，选定“将新输入的总任务完成百分比一直分布到状态日期”选择框。（3）输入实际工期如果输入了任务实际工期，Project就将计算完成百分比。如果有必要，可以更改任务的剩余工期。1）在任务工作表视图中选定希望更新实际工期的任务。2）单击“工具”菜单中的“跟踪”，“更新任务”，打开“更新任务”对话框（图3-5）。图3-5使用“更新任务”对话框为一项或多项任务输入不同类型的进展信息93）在“实际工期”对话框中，输入实际工期的数值。4）如果你希望任务的工期长于或短于当前进度计划，在“剩余工期”对话框中更新剩余工期。（4）输入实际开始和完成时间任务的实际开始时间和实际完成时间输入后，你就可以更好地监督整个项目的完成时间，也可以更好地管理关键任务。当输入实际开始时间后，计划开始时间发生改变以匹配实际开始时间。同样，在输入实际完成时间后，计划完成时间发生改变以匹配实际完成时间。请依照以下步骤输入任务实际开始或完成时间：1）在任务工作表视图中选定希望更新实际开始或完成时间的任务。2）单击“工具”菜单中的“跟踪”，选定“更新任务”。3）在“实际”框图中输入实际开始时间或实际完成时间。计划开始或完成时间显示在“当前”框图中。2.使用资源工时更新进展如果在Project中已经分配了资源，可以依据