第3章工作分析

1第3章工作分析学习目标工作分析是人力资源管理的基础，也是人力资源管理的一种基本方法和技术。通过本章的学习，了解和掌握工作分析的涵义及进行工作分析所需要的信息；工作分析的重要性；掌握工作分析的主要方法；能够编写工作说明书。3.1工作分析的意义3.1.1工作分析的基本术语在说明工作分析之前，首先要明确工作的定义，而要明确工作的定义，又要先明确任务、职责、职位的定义。在人力资源管理中，这些术语在专业上是有严格定义的，有的与人们通常意义上的理解并不相同。任务：指为达到某一目的所进行的活动。如工人加工工件，打字员打印一份文件都是一项任务。职责：指个体在工作岗位上需要完成的一项或多项任务。如教师的职责之一是上课，这一职责由下列任务组成：备课；讲课；答疑；批改作业；命题；阅卷；评定成绩。打字员的职责包括打字、校对、打印文件、简单维修机器等任务。职位：指根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的职责。职位与个体是一一对应的，即有多少职位就有多少人，二者数量相等。例如，为了使企业生产的产品在市场上有一定的影响力及一定的市场份额，需要设置营销员、营销经理等职位。其中，营销员负责广告宣传、公共关系推广、销售促进等任务，各自对所承担的任务负责；营销经理完成营销管理各方面的协调、指导、监督和指挥任务，对整个营销工作的效果负责。工作：也称职务，指一组主要责任相似或相同的职位。例如，如果某个生产组有六个铣工，他们使用的铣床完全相同，按同样的图纸进行完全相同的加工，那么这个生产组共有六个职位，一项工作。当然也有一个职位就是一项工作的时候，如总经理既是一个职位又是一项工作。通常，职位与工作是不加区分的。但是职位与工作在内涵上是有很大区别的。职位是任务与职责的集合，它是人与事有机结合的基本单元；而工作则是同类职位的集合，它是职位的统称。一般地说，在进行工作分析时，政府机关多用职位分析一词，因为政府部门一个职位是一项工作的情况较为普遍；在工商企业，由于多个职位是一项工作的情况较为普遍，因此多用工作分析一词。职位不随人员的变动而改变，当某人的职务发生变化时，是指他所担任的职位发生了变化，即组织赋予他的职责发生了变化，但他原来所担任的职位依旧是存在的，并不因为他的离去而发生变化或消失。3.1.2工作分析的定义工作分析是对组织中某个特定职务的设置目的、任务或职责、权力和隶属关系、工作条件和环境、任职资格等相关信息进行收集与分析，并对该职务的工作做出明确的规定，且确定完成该工作所需的行为、条件、人员的过程。工作分析的结果是形成工作说明书和工作规范。简单地说，工作分析就是确定某一工作的任务和性质是什么，以及哪些类型的人（从技能和经验的角度来说）适合被雇佣来从事这一工作。工作说明书主要指明了工作的内容是什么，工作规范则明确了雇佣什么样的人来从事这一工作。工作分析是人力资源开发与管理中必不可少的环节，它是人力资源开发与管理的基础，它与人力资源的确保、开发、报酬、整合及调控等工作有密切的关系。3.1.3工作分析的目的2工作分析的目的是为了了解工作的性质、内容和方法，以及确定从事该项工作需要具备的条件和任职资格。工作分析可以为解决以下问题提供答案：1）员工需要完成什么样的工作；2）此项工作将在什么时候完成；3）此项工作将在什么地方完成；4）如何完成此项工作；5）为什么要完成此项工作；6）完成此项工作需要具备哪些条件。3.2工作分析的信息与过程3.2.1工作分析信息的种类为了成功地完成工作分析，需要相当多的信息，通常包括以下几类信息，如表3—1所示。表3—1工作分析中需要收集的信息1.工作活动①工作活动和过程，如清洁活动②活动记录，如列出活动清单③所采用的程序④个人责任2.工作中人的行为①人的行动，如感知、沟通②针对方法分析的基本动作③对身体的工作要求，如体力耗费3.所采用的机器、工具、设备和辅助工作用具4.与工作相关的有形和无形的内容①所涉及或应用的知识，如会计知识②加工的原材料③制造的产品和提供的服务5.工作业绩①错误分析②工作标准③工作计量，如完成任务的时间36.工作环境①工作日程表②工作物理环境③组织和社会的环境④物质和非物质奖励7.工作对个人的要求①个人特性，如个性、兴趣爱好、生理特征和人格品行等②所需要的学历和培训程度③工作经验3.2.2工作分析的作用在瞬息万变的工作环境中，一个适当的工作分析体系是至关重要的。工作分析是预测人力资源需求、制定人力资源规划的基础。仅仅知道企业需要200名工人在新的生产线上生产产品是不够的，还应该知道每项工作都需要不同的知识、技能和能力，每项工作具有不同的工作要求，因此首先要进行工作分析。如图3—1所示，通过工作分析所获得的信息，实际上成为具有内在联系的几种人事管理活动的基础。图3—1工作分析所获信息的应用1）招募与甄选雇主的招聘与挑选的实践试图识别和雇佣最适合的求职者。工作分析所提供的信息包括工作的任务和性质以及具备何种条件的人才能完成这些工作任务。这些与工作说明书和工作规范有关的信息实际上决定了需要招聘和选择什么样的人来从事此种工作。如果招聘者不清楚某种工作的任职资格，则招聘来的人很有可能并不适合此种工作。2）培训与开发公司可以使用工作分析的信息去评估培训的需要以及开发和评价培训的方案。工作分析能够识别一个员工必须完成的任务，通过绩效评估过程，主管人员可以识别哪些任务已被工作分析工作说明书与工作规范培训与开发招募与甄选绩效评价工作评价及报酬4恰当的完成以及哪些任务完成的不恰当，进而确定那些不恰当地被完成的任务能否通过培训加以矫正。工作分析以及作为工作分析结果的工作说明书与工作规范也显示出了工作本身要求员工具备哪些知识、技能或能力，如果在该职位的员工不具备所要求的条件，则对员工的培训和开发就是必要的了。依据工作说明书和工作规范，自然能够了解要对员工进行何种培训。3）绩效评价绩效评价过程就是将员工的实际工作绩效同要求其达到的工作绩效标准进行对比的过程。工作分析提供的关于工作内容和绩效标准的信息是企业各项工作任务完成的标准，对员工的工作绩效评价应依据员工完成工作说明书中规定的职责的好坏来进行。如果对员工的绩效评价依据的不是工作说明书中包括的因素，则这种评价在很大程度上带有不公正性。4）工作评价及报酬工作分析所得信息可以用来确定工作的相对价值，进而确定对该项工作支付的报酬。一般来说，工作的职责越重，要求的知识、技能和能力越多，工作的相对价值越大。工作的相对价值又是确定报酬的重要依据，一般二者呈同向变化。另外，报酬（如工资和奖金）通常都是同工作本身要求工作承担者所具备的技能、教育水平、能力以及工作中可能会出现的危害人身安全的因素等联系在一起的，而所有这些因素必须通过工作分析才能确定。此外，工作分析在很多方面还起到重要作用。当企业要解聘现职人员时，可以工作说明为依据，说明该员工不能胜任的工作。工作分析提供的各职位的职责信息，可以方便授权，使各级人员在自己的职责范围内负起责任来，避免遇事不论大小层层请示的现象发生。工作说明书和工作规范中反映的工作的危险性，在考虑安全与健康问题时具有重要作用。通过工作分析，可以检查各职位之间的工作内容是否重复，各职位的工作负荷是否均衡，各项工作流程是否合理，从而对组织结构和工作流程进行必要的调整。工作分析还可以挖掘一些被忽略了的工作职责，确保所有必须完成的工作任务都确定无疑地被分配到各个特定的职位上去。企业也需要工作分析的信息为有关晋升、调动和降级等人事决策提供依据，工作说明书提供了一个比较个人才干的标准。可以这样说，工作分析所提供的信息影响着人力资源管理方方面面的活动。3.2.3工作分析的过程工作分析是对工作一个全面评价过程，这个过程可以分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。1）准备阶段准备阶段是工作分析的第一个阶段，主要任务是了解情况，确定样本，建立关系，组成工作小组。具体工作如下：（1）确定工作分析信息的用途。首先，要明确工作分析所获得的信息将用于何种目的。这是因为工作分析所获得信息的用途直接决定了需要搜集何种类型的信息，以及使用何种技术来搜集这些信息。有些技术如对在工作岗位上的员工进行访谈，让他们说出自己所从事的工作的任务以及他们自己所负有的责任，这对于编写工作说明书和为空缺岗位甄选员工是极为有用的。而另外一些分析技术如职位分析问卷法则不能提供上面所述的描述性信息，但可以运用职位分析问卷法得出的结果对工作进行对比，以确定各种工作的相对价值进而确定此种工作的报酬。（各种工作分析的方法将在下一节中详细介绍）（2）组成由实际承担工作的员工、承担工作员工的直接上级主管以及工作分析专家参加的工作小组来搜集工作分析信息。利用现有的文件与资料，如组织结构图、工作流程图、岗位责任制、工作日记等对工作的主要任务、主要职责、工作流程进行分析总结。如果有现成的工作说明书，则它将成为审查并重新编写工作说明书的一个很好的起点。工作分析小组可以提出原来的工作说明书中存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新的工作说明书提出拟5解决的主要问题。（3）确定调查和分析对象的样本，选择有代表性的样本进行分析。当需要分析的工作很多但它们又比较相似的时候，对工作进行逐个分析必然非常耗费时间。此时，选择典型的工作进行分析显然是必要且可行的。2）调查阶段调查阶段是工作分析的第二个阶段，主要任务是搜集工作分析的信息。通过搜集有关工作活动、工作对员工行为的要求、工作条件、工作环境、工作对员工个人的要求等方面的信息，来进行实际的工作分析。分析的工作不同，所采取的方法也不同，通常可以结合多种方法进行分析。具体工作如下：（1）编制各种调查问卷和调查提纲。（2）到工作现场进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必须的机器、工具、设备，考察工作的环境。（3）对主管人员、承担工作的员工进行广泛问卷调查，并与主管人员，“典型”员工进行面谈，收集有关工作的特征及需要的各种信息。3）分析阶段分析阶段的主要任务是对有关工作特征和工作人员特征的调查进行全面的总结分析。工作分析提供了与工作的性质和功能及任职资格有关的信息，而这些信息只有与从事这些工作的员工及他们的直接主管人员进行核对才有可能不出现偏差。这一核对工作有助于确保工作分析所获得的信息的正确性、完整性，同时也有助于确定这些信息能否被所有与被分析工作相关的人所理解。具体工作如下：（1）仔细审核、整理获得的各种信息。（2）创造性地分析、发现有关工作和工作员工的关键成分。（3）归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。4）完成阶段这是工作分析的最后阶段。前三个阶段的工作都是为了此阶段工作奠定基础的，此阶段的主要任务是依据前三阶段所得材料编制工作说明书与工作规范。在本章第1节中已经提到过，工作说明书主要指明了工作的内容是什么，工作规范则指明了需要雇佣什么样的人来从事这一工作。有时候，工作说明书和工作规范分成两份文件来写，有时候则合并在一份工作说明书中。具体工作如下：（1）根据所得信息草拟工作说明书与工作规范。（2）将草拟的工作说明书与工作规范与实际工作对比，根据对比结果决定是否需要再次调查研究。（3）修正工作说明书与工作规范。（4）若有必要，可重复（2）（3）的工作，如对待特别重要的职位，可重复修订工作说明书及工作规范。（5）形成最终的工作说明书和工作规范。（6）将工作说明书应用于实际工作中，并对其不断完善。（7）对工作分析工作本身进行总结评估，将工作说明书和工作规范存档，为今后的工作分析工作提供经验与信息基础。3.3工作分析的方法对工作任务、职责和活动等方面的信息进行实际的搜集时，可以运用多种技术来搜集这些资料，在实际中，可以根据企业工作分析的目的来选择一种进行分析，也可以将几种技术结合起来使用。西方发达国家经过工作分析专家与企业的共同努力，已经形成许多较为成熟的方法。我国在工作分析方面，尚处于起步阶段，许多企业往往只限于岗位规范的规定，6还达不到工作分析。现将西方国家较为成熟的工作分析方法作一个简单的介绍。3.3.1观察法观察法指分析人员从旁观察员工的工作活动，并用文字或图表形式记录下工作过程、