第5报表的设计

第5章报表设计5.1报表的定义与组成5.2报表的分类5.3创建报表5.4编辑报表报表基于报表定义，它是一个说明数据和布局的XML文件。当您将报表项添加到项目并定义报表布局时，VisualStudio将为您创建报表定义。在本地处理的报表定义的文件扩展名为.rdlc。发布到报表服务器的报表定义的文件扩展名为.rdl。这两种类型的报表定义文件都使用报表定义语言(RDL)（SQLServer2005联机丛书中介绍的一种XML语言）编写。5.1报表的定义与组成报表组成部分报表“工具箱”提供了用于在可视化环境中设计客户端报表定义(.rdlc)文件的各种生成块。可以在报表中使用以下项。“文本框”用于显示单个实例数据。文本框可以放在报表上的任何位置，可以包含标签、字段或计算数据。您可以使用表达式来定义文本框中的数据。有关使用报表设计器向报表添加文本框的信息，请参见添加文本框。“表”是用于创建表格格式报表或向报表添加表结构的数据区域。有关更多信息，请参见添加表。“矩阵”是将数据排列成在特定数据点相交的列和行的数据区域。矩阵提供的功能与交叉表和透视表类似。与包括一组静态列的表不同的是，矩阵的列可以是动态的。您可以定义包含静态和动态的行和列的矩阵。有关更多信息，请参见添加矩阵。“图表”是用于创建可视化数据的数据区域。可以创建各种类型的图表。有关更多信息，请参见添加图表。“图像”用于在报表中显示二进制图像数据。可以使用.bmp、.jpeg、.gif和.png格式的外部图像、嵌入图像或数据库图像。有关信息，请参见添加图像。“子报表”用于将一个报表嵌入到另一个报表。子报表可以是独立运行的完整报表，也可以是嵌入到主报表中才表现最佳的报表。定义子报表时，还可以定义用于筛选子报表数据的参数。有关更多信息，请参见添加子报表。“列表”是用于显示单个字段的重复行数据或包含其他报表项的数据区域。有关更多信息，请参见添加列表。“矩形”用作图形元素或作为其他报表项的容器。如果在矩形内放入报表项，则可以随矩形一起移动这些报表项。有关更多信息，请参见向报表中添加矩形、线条和边框。“线条”是可放在页面上任何位置的图形元素。线条没有与其关联的数据。有关更多信息，请参见向报表中添加矩形、线条和边框。报表的功能它提供了以下功能：（1）对数据进行分组和嵌套。（2）对大组数据进行比较、汇总、求和。（3）可包含子窗体、子报表。（4）可包含图形、图表以及其他OLE对象。（5）能按特殊格式排版，例如生成清单、顶点、发票等商业格式。（6）能打印所有表达式的值。（7）在每页的顶部和底部打印表示信息的页眉和页脚。5.2报表的分类1.表格式报表表格式报表是将数据信息以表格的形式打印输出，其布局与表格式窗体有些相似。表格式报表又叫做分组/汇总报表，它是一种比较常用的报表类型。报表的分类2.纵栏式报表纵栏式报表布局与纵栏式窗体相似，可以包括汇总设计和图形。纵栏式报表又称作窗体式报表，它像窗体一样可以显示同一记录的详细数据。但与窗体不同的是，报表只能查看数据而不能输入数据。报表的分类3.标签报表标签报表可以用来在一页内建立多个大小和样式一致的卡片式方格区域，大多用于表示联系人地址、电话等较简短的信息。报表工具栏设计报表时可能用到的特殊按钮：（1）超级链接按钮：用于在报表中插入超级链接。（2）字段列表按钮：用于显示当前正在设计的报表中所使用到的字段。（3）工具箱按钮：单击此按钮就会弹出工具箱浮动工具栏。（4）排序与分组按钮：单击此按钮就会弹出“排序与分组”对话框。报表工具栏（5）代码按钮：单击此按钮，就会显示当前报表的代码。（6）属性按钮：单击此按钮，就会显示“属性”对话框。（7）生成器按钮：单击此按钮，就会弹出“生成器”窗口，它提供了三种生成器。（8）数据库窗口按钮：单击此按钮，则会返回数据库窗口。（9）新对象表按钮：单击此按钮右侧的图标，就会弹出下拉菜单，里面提供了各种数据库对象。5.3创建报表5.3.1自动创建报表5.3.2使用向导创建报表5.3.3使用图表向导创建报表5.3.4使用标签向导设计报表5.3.1自动创建报表概述：自动创建报表可以选择数据来源以及纵栏式版面或者表格式版面两种版面样式。用户可以使用数据来源中所有的字段并自动应用用户最近使用过的报表的样式。5.3.1自动创建报表操作步骤：（1）打开数据库窗口，选择“报表”对象。（2）单击数据库窗口中的“新建按钮”按钮，弹出“新建报表”对话框。（3）在对话框中选择“自动创建报表：表格式”，然后在“请选择该对象数据的来源表或查询”旁的下拉列表框中任意选择一张表或者查询，单击“确定”按钮。5.3.2使用向导创建报表使用向导创建报表的步骤如下：1.启动报表创建向导启动报表创建向导有两种方法：（1）在打开的数据库窗口中，选择“报表”对象，单击“新建”命令，在“新建报表”对话框选择“报表向导”选项，在下拉列表框中选择数据源，单击“确定”按钮。（2）在打开的数据库窗口中，双击“使用向导创建报表”。5.3.2使用向导创建报表2.选择报表中需要包含的字段在这一步需要在设置两个参数：（1）在“表/查询”下拉列表框中选中合适的数据源。（2）在“可用字段”列表框里面选择合适的字段，添加到“选定字段”列表框中。设置好后单击“下一步”按钮。5.3.2使用向导创建报表3.按字段分组对数据进行分组，可以将某些具有相同属性的记录作为一组显示，同时还可以进行数据汇总。设置好后单击“下一步”按钮。5.3.2使用向导创建报表4.字段排序可以设置每个组内字段排序的顺序，一次最多可以对4个字段进行排序。可以单击“升序”和“降序”按钮进行升序和降序变换。单击“汇总选项”按钮，就会弹出“汇总选项”对话框，里面提供了“汇总平均最小最大”四种汇总选项可供选择。设置好后单击“下一步”按钮。5.3.2使用向导创建报表5.选择报表布局Access2003提供了六种布局供用户选择，分别是：“递阶”、“块”、“分级显示1”、“分级显示2”、“左对齐1”和“左对齐2”在“方向”单选框里，可以选择报表是横向显示还是纵向表示。设置好后单击“下一步”按钮。5.3.2使用向导创建报表6.选择报表样式报表的样式常常取决于其用途。如果是一个发往正式部门的报表，则可选用“正式”样式；如果是在非正式场合使用的报表，则可选用“大胆”或者“随意”样式。设置好后单击“下一步”按钮。5.3.2使用向导创建报表7.设计报表标题进入对话框，在其中的文本框中输入报表的标题。Access2003将把这个标题显示在打印预览报表的标题栏上，并把它作为报表本身的文件名。在这一步中，还提供了“预览报表”和“修改报表设计”两种选择。5.3.2使用向导创建报表8.完成报表设计设置好相关选项之后，单击“完成”按钮，即可完成报表设计，而且Access2003自动以用户输入的报表标题名作为文件名保存报表。5.3.3使用图表向导创建报表使用图表向导来创建报表的步骤如下：1.启动图表向导在“新建报表”对话框中选择“图表向导”，选择好创建图表的数据来源表或者查询，单击“完成”按钮即可以弹出“图表向导”对话框。2.选择要在图表中显示的字段在“图表向导”对话框中选择需要在图表中显示的字段，字段的个数不能多于6个，设置好字段后单击“下一步”按钮。5.3.3使用图表向导创建报表3.选择图表类型在对话框的左边有20种图表类型，选择一种类型时，右边就会出现该类型的简要说明。设置好图表类型后单击“下一步”按钮。4.选择图表布局方式在对话框左边，以按钮形式显示了上一步所选中的字段。可以将字段按钮拖放到示例图表中。单击左上方的“预览图表”按钮，可以即时浏览当前图表的情况。5.3.3使用图表向导创建报表5.输入图表标题设置好布局方式后单击“下一步”按钮，进入新对话框，在顶部的文本框中输入图表的标题。在这一步的对话框中还提供了“修改报表或图表的设计”选项。6.完成报表设计单击“完成”按钮，即可完成报表设计，而且Access2003自动以用户输入的报表标题名作为文件名保存报表。5.3.4使用标签向导设计报表标签是报表的另一种形式，它以卡片形式显示简短信息。使用标签向导设计报表的步骤如下：1.启动标签向导（1）在“新建报表”对话框中选择“标签向导”，选择好创建图表的数据来源表或者查询，单击“完成”按钮弹出“新建报表”对话框。（2）单击“自定义”按钮时，会弹出“新建标签尺寸”对话框，用户可以自行指定标签尺寸。（3）在挑选好标签类型或者自定义好标签之后，单击“下一步”按钮。5.3.4使用标签向导设计报表2.设置标签字体在接下来的对话框中，需要选择在标签中文本所使用到的字体类型、字体大小以及颜色等等。设置好字体之后，单击“下一步”按钮。3.填写标签信息在“原型标签”列表框中，在冒号之前的字段是手工输入的，而字段之后的有“{}”括住的字段，可以在左边的“可用字段”列表框中选择添加，这样Access就会自动套用数据源中的数据。填写好标签信息之后，单击“下一步”按钮。5.3.4使用标签向导设计报表4.选择排序字段一般情况下，可以选择ID类型的字段作为排序的依据，也可以同时选择多个字段作为排序依据。选择好排序字段之后，单击“下一步”按钮。5.指定报表名称用户可以选择“查看标签的打印预览”查看报表，或者选择“修改标签设计”选项对报表进一步修改。单击“完成”按钮之后，得到新的标签报表。5.4编辑报表5.4.1编辑报表的结构5.4.2利用报表设计视图创建报表5.4.1报表的结构（1）页眉：“页眉”包含了“报表页眉”和“页面页眉”，其中“报表页眉”只出现在整份报表的开头，“页面页眉”而则出现在报表每一页的开头。（2）主体：“主体”是显示记录的详细内容，也可以在这一节应用计算字段对每一行的数据进行计算。（3）页脚：“页脚”包含了“报表页脚”和“页面页脚”，其中“报表页脚”只出现在整份报表的末尾，而“页面页脚”则出现在报表每一页的末尾。5.4.2利用报表设计视图创建报表一般步骤：1.打开设计视图（1）打开数据库窗口，在“对象”列表框中选择“报表”对象，然后单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框。（2）在对话框中选择“设计视图”，然后在下面的下拉列表框中选择报表的数据源。（3）选择好数据源之后单击“确定”按钮。5.4.2利用报表设计视图创建报表2.把字段加入报表视图在随后弹出来的对话框中，需要把字段加进报表视图。用户可以把字段列表中的字段拖放至报表视图中的合适位置。3.安排字段的布局用鼠标左键画出一个矩形，把所需要使用同一种对齐方式的字段全部选中。然后在这个矩形区域内单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“对齐”菜单项下的任一种对齐方式即可。5.4.2利用报表设计视图创建报表4.添加页面页眉和页面页脚在“工具箱”中单击直线按钮，将其添加至页面页眉和页面页脚处，然后双击该直线，弹出“线条”对话框。在“宽度”属性内修改数值。5.4.2利用报表设计视图创建报表5.添加报表标题（1）在报表的设计视图内单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“报表页眉/页脚”，即可弹出报表页眉和报表页脚。（2）在“报表页眉”里添加一个标签控件。（3）用鼠标右键单击该标签控件，在弹出的快捷菜单中选择“属性”，然后在弹出的属性对话框中进行相关设置。5.4.2利用报表设计视图创建报表6.插入页码（1）用户可以单击“插入”菜单中的“页码”菜单项，弹出“页码”对话框。（2）在对话框里有三个参数需要设置：“格式”、“位置”、“对齐”。7.保存报表直接单击报表设计视窗右上角的“关闭”按钮。单击“是”按钮，填好报表名称之后，单击“确定”按钮，即可完成报表的保存。5.4.3报表的属性1.获取报表控件的帮助信息用鼠标选择某一控件，然后按下F1键，Access2003就会给出该控件的帮助信息。2.打开“报表”属性对话框（1）首先在报表的设计视图下打开报表，然后