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1第五章会计软件操作第一节电算化会计核算基本流程本节要点编制记账凭证凭证审核记账结账和编制会计报表主要内容一、编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：1．手工编制完成记账凭证后录入计算机。2．根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。3．由账务处理模块外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。二、凭证审核具有审核权限的会计人员审核已由他人输入计算机的会计凭证。三、记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：1．记账是一个功能按键。按下该功能键后，将由计算机自动完成相关的账簿登记。2．同时登记总账、明细账和日记账。3．各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。四、结账和编制会计报表手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且相当复杂。电算化会计核算中，通过预先定义账户结转关系和账户报表数据之间的对应关系，结账和编制会计报表可作为一个步骤由计算机在较短时间内同时并且自动完成。2第二节账务处理模块基本操作本节要点系统初始化日常业务处理结账编制会计报表一、系统初始化（一）系统管理系统管理功能：1）．账套管理（1）定义：账套指的是一组相互关联的数据（2）系统最多可以建立999套账（3）账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等2）．年度账管理（1）概念：每个账套中，均可存放不同年度的会计数据例：ABC账套——2008年度账、2009年度账、2010年度账（2）年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出，以及结转上年数据等3）．操作员及其权限管理（1）设置操作员（2）操作员权限分配系统管理的操作流程：启动和注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限1、启动和注册系统管理1）．注册系统管理的两种身份：系统管理员（Admin）和账套主管。2）．系统管理员（Admin）和账套主管的区别：系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置3操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置等。[例]两种身份系统管理员（admin）ABC公司账套-----李芳XYZ公司账套-----王宁3）启动系统管理路径：开始→程序→用友T3系列管理软件→用友T3→系统管理4）注册系统管理[例]以系统管理员（Admin）的身份注册系统管理。路径：用友会计信息化教学专用软件〖系统管理〗”窗口中，执行“系统→注册”命令5）操作演示[zcxtgl.htm]2、设置操作员1)．功能可以完成增加、修改和删除操作员的操作。[例]增加操作员。编号：11姓名：刘伟口令：1编号：22姓名：王宁口令：22)．路径：权限→操作员3)．操作演示：[zjczy.htm]4)．操作提示（1）操作员只能由系统管理员进行设置。（2）操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。4（3）所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。3、建立账套账套建立、账套引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管完成。1)．功能建立账套是指为本企业建立一套账簿文件，主要是进行账套参数设置。包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。账套参数应根据本单位的实际情况进行定义。[例]建立账套。(1)账套信息账套号：666账套名称：北京启明科技公司账套路径：（默认）启用会计期：2010年01月(2)单位信息单位名称：北京启明科技公司单位简称：启明科技(3)核算类型记账本位币：人民币（RMB）企业类型：工业行业性质：2007年新会计准则账套主管：刘伟是否按行业预置科目：是(4)基础信息客户是否分类：否供应商是否分类：否存货是否分类：否有无外币核算：有(5)编码方案5科目编码级次：4222其他科目编码级次采用默认值。(6)系统启用启用总账子系统，启用日期为2010年1月1日。2）．路径：账套→建立3）．操作演示：[jlzt.htm]4）．操作提示（1）设置账套信息账套号：账套号为3位，是唯一的，而且必须输入账套名称：必须输入（一般与单位名称相同）账套路径：系统有默认路径，也可以修改启用会计期：必须确定且设定后不允许修改会计期间：默认为日历时间。也可自行设定（2）设置单位信息（3）确定核算类型本位币代码：“人民币”的代码为RMB。本位币名称：必须输入。账套主管：刘伟企业类型：必须输入。因为涉及到相关的核算方法和业务范围行业性质：必须输入，系统根据行业性质的选择决定企业用到的一级会计科目。“2007年新会计准则”将使用财政部最新规定的4位一级会计科目。是否按行业预置科目：选择此项，系统将根据行业性质自动生成一级会计科目。（4）确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核6算。如果无法确定，则可以等启动购销存系统时再进行设置。如果选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。（5）确定编码方案编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案,这是一种分段组合编码,每一段有固定的位数。编码方案由级次和级长两部分构成。举例：科目编码方案4-2-2-2级次（几级）：5级级长（每级位数）：1级：4位（财政部规定）2~5级：2位（企业自定）应交税费（2221）-应交增值税（01）-进项税额（01）22210101-销项税额（02）22210102-应交所得税（02）222102（6）设置数据精度指定义数据的小数位数。（7）系统启用既可马上启用，也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，然后再根据需要启用相应的子系统。4、设置操作员权限1）．功能对已设置的操作员进行权限定义。（1）只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。（2）系统管理员可以指定某账套的账套主管，也可以对操作员进行权限设置。（3）账套主管只能对所管辖账套的操作员进行权限设置。72）．内容操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。[例]设置操作员“王宁”具有“总账”、“UFO报表”的全部权限。3）．路径：权限→权限4）．操作演示：[szqx.htm]5）．操作提示：（1）一个账套可以设定多个账套主管。（2）账套主管自动拥有该账套的所有权限。同步强化练习[例5-1]判断：账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括修改所选账套、对年度账进行管理，以及设置该账套操作员的权限等。（）【答案】：对【例题完】[例5-2]判断：一个账套可以设定多个账套主管。（）【答案】：对【例题完】[例5-3]单选：建立账套时，需要以（）的身份注册系统管理。A.adminB.财务主管C.账套主管D.财务总监【答案】：A【例题完】[例5-4]多选：下列属于系统管理员的操作权限是（）。A．建立账套B．分配操作员权限C．设置账套主管D．年度账结转【答案】：ABC【例题完】(二)基础设置基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。设置基础档案包括设置部门8档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率、设置结算方式、设置会计科目、设置凭证类别等。启动并注册用友T3。[例]以“刘伟”的身份注册进入T3。（1）相关信息账套：666；会计年度：2010；操作日期：2010-01-01；用户名：11；密码：1。（2）路径：开始→程序→用友T3系列管理软件→用友T3→用友会计信息化专用教学软件（3）操作演示：[jrt3.htm]1．设置部门档案（1）内容部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。[例]设置部门档案。部门编码：1部门名称：综合部（2）路径：基础设置→机构设置→部门档案（3）操作演示：[szbm.htm]2．设置职员档案（1）内容主要用于建立本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。[例]设置职员档案。职员编号：101职员名称：李方所属部门：综合部（2）路径：基础设置→机构设置→职员档案（3）操作演示：[szzy.htm]9（4）操作提示输入一个职员的档案信息之后，必须回车换行才能保存。3．设置客户档案（1）内容如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。[例]设置客户档案。（2）路径：基础设置→往来单位→客户档案（3）操作演示：[szkhda.htm]（4）操作提示必须选择末级分类，才能输入客户档案。4．设置供应商档案（1）内容企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。[例]设置供应商档案。（2）路径：基础设置→往来单位→供应商档案。（3）操作演示：[szgysda.htm]（4）操作提示必须选择末级分类，才能输入供应商档案。105．设置外币及汇率（1）内容汇率管理是专为外币核算服务的。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时使用的是何种汇率。制单时使用固定汇率还是浮动汇率，将由账簿的初始化设置决定。[例]设置外币及汇率。币符：USD；币名：美元；固定汇率1：6.8。（2）路径：基础设置→财务→外币种类（3）操作演示：[szwb.htm]6、设置会计科目设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。1)．建立会计科目（1）会计科目编码会计科目编码设置首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制。明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。本级科目全编码＝上一级科目全编码＋本级科目编码（2）会计科目名称（3）科目类型按会计科目性质对会计科目进行划分。科目类型分为六大类,即资产、负债、共同、所有者权益、成本、损益。指定科目类型时，必须将定义的类型与科目编码的第一位保持一致。（4）账页格式根据核算需要对会计账簿进行格式定义。账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。11（5）辅助账设置主要指科目的辅助核算内容。包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。在凭证输入时,系统根据辅助账标记的不同,需要输入不同的附加内容。辅助账标记要求设在最底层的科目上。辅助账一经定义并使用，不要随意进行修改，以免造成账簿数据的混乱。[例]增加会计科目。（6）路径：基础设置→财务→会计科目（7）操作演示[jlkm.htm]（8）操作提示增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则科目一经使用，不能增设下级科目，只能增加同级科目建立会计科目时，应仔细检查辅助项目的设置内容2)．修改和删除会计科目如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则,即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的12期初余额(改为0),才能修改或删除该科目。科目一经使用,即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。3)．指定会计科目指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。在指定“