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1第七章总账系统第一节总账系统概述一、总账系统的功能概述定义：总账系统的功能：是将一个单位由于发生经济业务所产生的会计信息，通过录入会计凭证、审核会计凭证、登记账簿的方式保存在计算机中，以便形成全面、系统、完整的数据资料，供信息使用者使用。总账系统的基本功能：是凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等，有些总账系统还提供往来核算、部门核算、项目核算和备查簿等辅助管理功能，这些都是总账系统处理功能的进一步扩充。总账系统的基本功能如下：1.系统设置：通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。可根据需要增加、删除或修改会计科目。2.凭证处理：输入、修改和删除凭证，对机内凭证进行审核、查询、汇总和打印。根据已经审核的记账凭证登记明细账、日记账和总分类账。3.账簿管理：提供按多种条件查询总账、日记账、明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能，月末打印正式账簿。4.出纳管理：为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行、现金日记账，随时输出最新资金日报表。定期将企业银行日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。5.期末处理：自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。二、总账系统与其他系统的主要关系1．总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。财务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。2．总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，它能够综合、概括地反映企业供产销等各个方面的经济业务，它在财务管理系统中处于中枢地位。总账系统与其他系统的主要关系图见教材第109页。三、总账系统的数据流程图见教材第110页。2四、总账系统操作的一般流程使用总账系统的基本操作流程包括初始设置、日常处理和期末处理三部分。1.初始设置第一次使用总账系统与次年使用总账系统，初始设置操作流程不同。（1）第一次使用总账系统，首先安装总账系统，增加新账套。从第4步建立会计科目开始到第7步输入期初余额，是对账套进行的初始设置，应该根据企业的特点进行相应的设置。当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等均输入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。（2）次年使用以前账套数据时，在系统管理中建立新的年度账。从第4步到第7步是对账套基本信息进行相应的调整和设置。当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等均调整和设置完毕，就可以使用计算机处理新年度的账了。2.日常处理第8步到第11步是每月进行的日常业务，包括凭证的填制、审核、记账，以及账簿管理等。3.期末处理第12步到第16步是月末需要进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。总帐系统的操作流程图见教材第111页。第二节总账系统初始设置一、系统初始化定义：是指从手工会计系统转化成电算化会计系统或从旧的电算化会计系统转化成新的电算化会计系统所做的有关初始性工作。系统初始化工作是使用电算化会计软件的一项基础性工作，只有完成了初始化工作，才能用会计软件进行日常的会计处理。因此，初始化工作在使用电算化会计软件过程中占有非常重要的地位，这项工作的好坏直接影响到能否顺利开展会计电算化工作及其质量，必须加以正确对待。二、总账系统初始化设置的内容：总账系统初始设置包括会计科目、外币设置、凭证类别、结算方式、期初余额、分类定义、编码档案等。三、设置系统参数1．在首次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控3制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。2．使用总账系统需要先启动总账系统程序，然后登录有关操作员、密码、账套、会计年度、操作日期等信息。3．总账系统启动后，系统内预设了一系列总账系统业务处理控制开关，用户可根据企业的具体需要进行更改。可通过总账系统“设置”菜单中的“选项”命令，实现参数的设置或调整。4．选项功能包括“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四个标签页，选择相应标签页可进行账套参数的修改。其中：①“凭证”页签凭证页签主要用于“制单控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“凭证控制”、“预算控制”、“合并凭证显示、打印”等相关参数的设置。②“账簿”页签账簿页签主要用于账簿显示、打印格式和方式的设置。③“会计日历”页签“会计日历”页签用于查看启用会计年度和启用日期，以及各会计期间的起始日期与结束日期。④“其他”页签“其他”页签用于“数量小数位”、“单价小数位”、“本位币精度”、“部门排序方式”、“个人排序方式”、“项目排序方式”、“打印设置按客户端保存”等项目的设置。四、建立会计科目会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录，它是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。１.设置会计科目的原则财务软件中采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定，而明确科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。具体设置原则如下：（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均4需设置。（2）会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据，需要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目。（3）会计科目的设置必须保持科目与科目的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。（4）会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定设置，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。（5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目。2.增加会计科目如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目基本一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果用户需建立的会计科目体系与所选行业标准会计科目相差较多，则可在系统初始设置时，选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。在建立会计科目时输入的基本内容包括：（1）会计科目编码：一级科目编码按财政部规定设置；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组成本级科目全编码。（2）会计科目名称：会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。（3）科目类型：按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定，科目类型分为五大类即资产、负债、所有者权益、成本、损益。（4）账页格式：规定每个科目的会计账页格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。（5）辅助账类：辅助账标识一般要求设在最底层的科目上，但为了查询或出账方便，其上级也可以设账类。辅助账一经定义并使用，则不要进行随意的修改，以免造成账簿数据的混乱。53.复制会计科目系统提供了复制会计科目的功能，可以对下级科目或者同级属性相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。①在“会计科目”窗口中，执行“编辑”菜单中的“复制”命令，或按“Ctrl+I”键，打开“会计科目－新增”对话框，从中修改科目编码和名称，最后单击“确定”按钮完成复制。②成批复制：如果某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级，同样地，必要时只需将科目做适当的调整即可。4.修改会计科目如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，如科目名称、账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，我们可以通过“修改”功能完成。5.删除会计科目如果某些科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。6.带辅助核算的会计科目设置企业还可以设置辅助核算，以更灵活多变的辅助核算形式、统计方法为管理者提供准确、全面的会计信息。辅助账主要包括：数量核算、外币核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算、部门核算和项目核算等。在建立会计科目时，对有辅助核算要求的科目，需要设置相应的辅助核算标识，以便在输入凭证时，系统根据辅助账标识，输入相应的附加业务信息。7.指定现金、银行及现金流量会计科目①指定会计科目是确定出纳的专管科目。只有在系统中指定科目后，才能执行出纳签字功能，被指定为现金、银行总账科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记账，进行银行对账，以及在制单中进行支票控制和资金赤字控制，从而实现现金、银行管理的保密性。②一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。此处指定的现金流量科目供UFO编制现金流量表时取数函数使用，所以在输入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前输入分录的现金流量项目。③指定会计科目的操作方法8.定义科目的自定义项在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还可能有许多辅助信息来说6明此项业务的情况，这些信息并不是凭证的主要信息，又无法通过辅助账实现，但在制单时又希望对这些信息提供输入的地方，并在查询时可以进行统计。利用科目自定义项，就可以很方便地实现这些功能了。科目自定义项是由用户自由设置并在填制凭证时输入内容。五、凭证类别设置根据企业管理和核算要求，将会计凭证进行分类编制，系统提供了设置凭证类别的功能，以便于管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。第一次使用总账系统，首先应正确选择凭证类别的分类方式。1.选择凭证类别可供选择的分类方式有“记账凭证”分类方式、“收款、付款、转账凭证”分类方式、“现金、银行、转账凭证”分类方式、“现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证”分类方式和“自定义凭证类别”分类方式。2.确定限制条件选择“分类方式”后，可以设置该种凭证的限制条件，以便提高凭证处理的准确性。凭证类别的限制条件是指限制该凭证类别的使用范围，如收款凭证的借方必有现金或银行存款科目、付款凭证贷方必有现金或银行存款科目、转账凭证必无现金或银行存款科目。六、结算方式设置系统提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等，其操作方法是：见教材第122-123页。七、分类定义设置设置分类定义主要包括客户分类、供应商分类和地区分类。八、设置编码档案设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案5部分。前四种编码设置见第6章第8节的内容，此处着重介绍项目目录设置。一个单位项目核算的种类可能多种多样，如在建工程、对外投资、技术开发、融资成本、在产品成本、课题、合同定单等。为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。7系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。“项目目录”功能用于项目大类的设置、项目目录及分类的维护。