第7章项目范围管理

第7章项目范围管理在管理项目的范围之前，首先应收集客户等干系人的需求，并根据需求来定义并记录产品的特征与功能，这一部分内容在第3章的“系统分析”中已经作过介绍。范围管理确定在项目内包括什么工作和不包括什么工作，由此界定的项目范围在项目的全生命周期内可能因种种原因而变化，项目范围管理也要管理项目范围的这种变化。项目范围的变化也叫变更。对项目范围的管理，是通过5个管理过程来实现的。(l)编制范围管理计划；制定一个项目范围管理计划，以规定如何定义、检验、控制范围，以及如何创建与定义工作分解结构。(2)范围定义：这个过程给出关于项目和产品的详细描述。这些描述写在详细的项目范围说明书里，作为将来项目决策的基础。(3)创建工作分解结构：将项目的可交付成果和项目工作细分为更小的、更易于管理的单元。在项目范围管理过程中，最常用工具就是工作分解结构(WorkBreakdownStnIture，WBS)。工作分解结构是一种以结果为导向的分析方法，用于分析项目所涉及的工作，所有这些工作构成项目的整个工作范围。WBS为项目进度管理、成本管理和范围变更提供了基础。(4)范围确认：该过程决定是否正式接受己完成的顼目可交付成果。(5)范围控制：监控项目和产品的范围状态，管理范围变更。在第6章项目整体管理中，项目章程、项目范围说明书（初步）、项目管理计划的完成，为本章的编制范围管理计划提供了依据。而范围管理计划为范围定义和创建工作分解结构提供了方法。编制范围管理计划、范围定义和创建工作分解结构属于计划过程。而范围确认和范围控制则属于监控过程。本章的7.2节～7.6节将介绍这5个过程。这些过程之间及其与其他领域的过程之间彼此互相影响。根据项目需要，每个过程可能会需要一人或多人的努力。每个过程通常在项目中至少发生一次。如果项目被划分为阶段的话，每个过程通常至少在项目的某个阶段中发生一次，甚至可能在多个阶段被执行多次。尽管这里提到的这些过程是作为各自独立豹组成部分给予了明确的界定，但是在实践中它们是以各种形式重叠和相互影响的。7.1产品范围与项目范围在项目背景下，范围指如下几个术语。(1)产品范围；表示产品、服务或结果的特性和功能。产品范围包含产品规格、性能技术指标的描述，即产品所包含的特征和具体的功能性能情况等。(2)项目范围：为了完成具有规定特征和功能的产品、服务或结果，而必须完成的项目工作。本章的重点是管理项目范围所作用的过程。这些过程、支持工具和技术随应用领域、项目所在的行业而变化，通常作为项目生命期定义的一个组成部分，记录在范围管理计划中。项目范围是否完成以项目管理计划、项目范围说明书、WBS、以及WBS字典作为衡量标准，而产品范围是否完成以产品要求作为衡量标准。两种范围管理需要很好地集成起来，以确保项目工作能产生所规定的产品并准时交付。项目的范围一般来自项目投资方或客户的明确的项目目标或具体需求，任何一个项目的建设过程都有其明确的目标，因此在讨论项目范围管理的时候，我们不可能脱离项目的目标。项目的目标是项目范围管理计划编制的一个基本依据。完成项目工作范围是为了实现项目目标，那么如何有效地、全部地完成项目范围内的每项工作，这是我们每个项目管理者不得不思考的问题。因比对项目范围管理及控制的有效性，是衡量项目是否达到成功的一个必要标准，项目范围的管理不仅仅是项目管理计划的一个主要部分；同时在项目中不断地重申项目工作范围，有利于项目不偏离轨道，是项目中实施控制管理的一个主要手段。“圈定”项目的范围，并不能说明项目范围就是可控制的。因此要进一步对项目范围定义，实际就是对项目工作范围进一步细化的过程，使项目范围具体化、层次化、结构化，从而达到可管理、可控制、可实施的目的，减少项目风险。项目范围管理不仅仅是让项目管理和实施人员知道为达到预期目标需要完成哪些具体的工作，还要确认清楚项目相关各方在每项工作中清晰的分工界面和责任。详细、清楚地界定分工界面和责任，不但有利于项目实施中的变更管理和推进项目发展，减少责任不清的事情发生，也便于项目结束时对项目范围清晰的确认。例如，如果项目的某个工作包出现工期延迟现象，那么就可以很快找到具体的责任人并及时提出解决方案。项目范围确认是指项目干系人对项目范围的正式承认，但实际上项目范围确认是贯穿整个项目生命周期，从项目管理组织确认WBS的具体内容开始，到项目各个阶段的交付物检验，直至最后项目收尾文档验收，甚至是最后项目评价的蒽结。确认项目范围对项目管理而言有如下意义。(1)清楚了解项目的工作具体范围和具体工作内容，为提高成本、时间和资源估算的准确性打下基础。(2)项目范围的确定就是确定了项目的具体工作任务，这样有助于清楚地划分责任和分派任务，为进一步安排工作和任务打下了基础。因此项目范围管理和控制是项目管理计划的一部分，也是项目各项计划的基础。对于项目管理者而言，只清楚项目范围的含义还是不够的，最重要的是正确、清楚地定义项目范围并管理项目范围的变更，否则会造成最终项目成本超支、进度严重拖延，偏离了项目既定目标，严重时会导致项目的失败。项目范围是否完成要基于项目管理计划来度量。产品范围是否完成要基于产品要求来度量。项目范围管理过程需要与其他知识域的过程相结合，只有如此项目的工作才能提交满足要求的产品。7.2编制范围管理计划项目范围的定义和管理过程将影响到整个项目是否成功。每个项目都必须慎重地权衡工具、数据来源、方法论、过程和程序以及一些其他因素，以确保在管理项目范围时所做的努力与项目的规模、复杂性和重要性相符。例如，关键项目需要做正式的、彻底的范围管理。而常规项目则可以相应地简化。项目管理团队要把这样的决策写入范围管理计划中，范围管理计划是一个计划工具，用以描述该团队如何定义项目范围、如何制订详细的范围说明书、如何定义和编制工作分解结构，以及如何验证和控制范围。项目管理团队在编制计划时，需要联系实际工作，考虑各种主要制约因素。例如，准备采取的行动是否有可能违背本组织的既定方针，某些活动之间是否存在必然的联系等。7.2.1编制范围管理计划的工具和技术保证一个计划的合理性，必然需要合理、科学的分析方法和技术来支持，对于编制项目范围管理计划所使用的工具与技术，主要有以下几种。1．专家判断专家用以往的同类项目的范围管理经验，可以为现在管理的项目提供有关的范围说明书、工作分解结构和范围管理计划等方面的有价值的、详细的参考资料。2．模板、表格和标准模板、表格和标准包括工作分解结构模板、变更控制表格和范围变更控制表格。通过采用组织的或项目经理个人的模板、表格和标准，可以规范范围管理计划编制过程，提高过程效率。在编制项目范围管理计划过程中，不仅限于以上方法，这需要根据项目的实际情况来灵活地创造出新方法。7.2.2编制范围管理计划的输人、输出1．输入项目范围管理计划的编制，需要合理的、有效的根据，以制定出能指导项目顺利进行的范围管理计划。一般而言，编制项目范围管理计划，需要项目合同、初步的项目范围说明书、组织过程资产、环境和组织因素以及初步的项目管理计划。(1)项目章程。项目章程是正式批准一个项目的文档，或者是批准现行项目是否进入下一阶段的文档，项目章程也为项目经理使用组织资源进行项目活动提供了授权。作为项目启动重要的标志性文件，项目章程为编制范围管理计划提供了重要的参考，关于项目章程，详见6.2节。(2)项目范围说明书（初步）。项目范围说明书在“可交付物”层次上明确了要完成项目需要做的相应工作。项目范围说明书（初步）明确项目及其相关的产品和服务的特性和边界，以及范围控制和验收的方法。在范围管理计划中，应明确从项目范围说明书（初步）分解出项目范围说明书（详细）的方法，关于项目范围说明书（初步）的详细说明请参见6.3节。(3)组织过程资产。组织过程资产是能够影响项目范围管理的正式和非正式的政策、程序和指导方针。在编制顼目范围管理计划时应特别关注：①适合于编制范围管理计划的组织政策。②与编制范围管理计划和范围管理相关的组织程序。③可用来在当前编制项目范围管理计划过程中用作参考的、过去项目形成的知识库中的历史信息。(4)环境因素和组织因素。环境的和组织的因素包括关于当前组织的文化、基础设施、工具、人力资源、人事政策以及市场条件等能够影响范围管理的信息。(5)项目管理计划。项目管理计划的制订是一个逐步完善的过程，从项目早期的简略的项目计划逐步演化到计划阶段末期的详细的项目管理计划，在这个过程中吸收了范围管理、进度计划、预算等分计划。反过来项目管理计划的整体视角又为分计划的完善提供了依据。有关项目管理计划的详细说明请参考6.4节。2．输出编制项目范围管理计划过程的成果是项目范围管理计划，项目范围管理计划简称为项目范围计划或范围计划。作为编制项目范围管理计划过程的交付物，项目范围管理计划是项目管理团队确定、记录、核实或确认、管理和控制项目范围的指南。项目范围管理计划的内容如下。(1)根据初步的项目范围说明书编制一个详细的项目范围说明书的方法。2)从详细的项目范围说明书创建WBS的方法。(3)关于正式确认和认可己完成可交付物方法的详细说明。(4)有关控制需求变更如何落实到详细的项目范围说明书中的方法。需求变更常常触发整体变更控制过程。根据具体项目的实际情况，项目范围管理计划可以是正式的或非正式的、详细的或粗略的。一个范围管理计划可以包括在项目管理计划中，或者是项目管理计划的一个分计划。项目管理计划是项目其他知识域中的相关分计划的集合。7.3范围定义范围定义过程是详细描述项目和产品的过程，并把结果写进详细的项目范围说明书中。准备一个详细的项目范围说明书，对项目的成功是至关重要的，这个工作基于在项目启动阶段的主要可交付物如初步的项目范围说明书、假定以及约束上。当获知更多的项目信息时，项目范围被更清晰地定义和描述。为了完成项目，分析现存的风险、假定以及约束，同时把必要的新发现的风险、假定以及约束遣加到详细的项目范围说明书中。7.3。l范围定义的工具和技术1．产品分析每个应用领域都有一些通用的方法把高层的产品描述转变为切实的可交付的成果。产品分析包括许多技术，例如产品分解、系统分析、系统工程、价值工程、价值分析和功能分析等。2．识别出多个可选的方案识别出可选方案是一种技术，该技术用来产生执行和完成项目工作的多种方法。在这个过程中可应用很多通用的管理方法，例如“头脑风暴法”和“横向思维法”。3．专家判断法每个应用领域都有一些专家，其经验可用于定义详细的项目范围说明书。他们的判断和专长可运用于任何技术的细节。7.3.2范围定义的输入，输出1．输入范围定义的输入包括以下内容。(l)项目章程和初步的范围说明书。如果项目执行组织中没有使用项目章程或初步的范围说明书，就需要收集包括产品范围说明书等信息，以产生详细的项目范围说明书。(2)项目范围管理计划。在项目范围管理计划中，给出了从初步的项目范围说明书编制一个详细的项目范围说明书的方法。详细说明请参见7.2节。(3)组织过程资产。组织过程资产包括组织中指导工作的过程、程序以及组织的全部知识，在范围定义过程中可以提供有价值的参考资料，详细说明请参见7.2节。(4)批准的变更申请。经核准的需求变更能引发项目范围、进度、成本或质量的变更。变更申请常常在项目进行过程中被确认，变更申请有多种形式：口头的或书面的、直接的或间接的、外在的或内部的、法律要求的或随意的，一般情况下，建议变更申请以书面形式提出。2．输出范围定义的主要交付物是范围说明书。在范围定义过程中，还可能对项目的管理计划进行更新。项目范围说明书详细描述了项目的可交付物以及产生这些可交付物所必须做的项目工作。项目范围说明书在所有项目干系人之间建立了一个对项目范围的共同理解，描述了项目的主要目标，使项目团队能进行更详细的计划，指导项目团队在项目实施期间的工作，并力评估是否为客户需求进行变更或附加的工作是否在项目范围之内提供基准。(l)项目范围说明书（详细）。也可以把“项目范围说明书（详细）”称为“详细的项目范围说明书”。详细的范围说明书包括的直接内容或引用内容如下：’