用WinFax实现共享传真

用WinFax实现共享传真随着计算机网络和软件技术的发展，许多原来只有硬件设备可以完成的功能现在通过软件就能完成，而且有的功能更加强大，更加实用。在这许多具有硬件功能的软件中，其中最为实用、应用最为广泛的还是那些传真软件。有的功能较强的软件中更有些功能上是硬件传真机有无法比拟的，如本文将要介绍的共享传真，在硬件中目前还没有相应的软件可以实现硬件传真机的共享。下面我就以目前最为有名的传真软件WinFax10.0版向大家介绍如何通过软件的方式来实现传真共享，而且据我所知，目前也只有这一款软件才能达到传真共享的目的。一、WinFax简介WinFax是著名的网络软件公司SYMANTEC（赛门铁克）公司，提起这个公司，相信各位真是有点如雷贯耳的感觉。这个公司的许多软件都在各个方面应用中占据市场主导地位。如我们经常见的Norton杀毒软件、克隆专家Ghost以及远程控制先导pcAnywhere等，这些软件都在各自的领域中主导着潮流和市场。目前它支持当前所有的主流Windows系统，包括Windows2000/xP。可以直接从网上下载其试用版，不过千万要注意，一定要下载10.0以上版本的，否则因为程序占用系统资源太多，在许多计算机系统中无法实现正常安装或者使用。试用版只有30天的试用期。WinFax10.0当然不仅共享传真这样一项新特性，总的来说它具有以下主要特点（但在本文仅对WinFax10.0）的共享特性进行介绍）：（1）在网络中实现多用户共享一个Modem之类的传真设备进行软件传真，这比硬件传真机实现共享（通过多条电话线进行物理连接）所需的投资要小许多。（2）支持Modem、ISDN等支持传真的Modem类设备进行软件传真，就设备投资方面来说比起硬件传真机来说要便宜许多。（3）可以与Outlook集成进行邮件传真，这样也可以以邮件的形式发送传真到对方的邮箱中。这是硬件传真机所无法实现，当然也可以直接发送传真到对方硬件传真机上。（4）支持因特网传真，这样就可以以非常低的通信费进行传真，大大节省长途传真通信费。这相对于硬件传真机来说具有相当的优势，因为硬件传真机要实现因特网传真，就必须向电信部门申请类似服务，需要交纳大笔的费用。（5）支持广播传真，可以进行批量传真，满足企业大宗传真业务需求，这是硬件传真机所无法实现的。（6）支持附件传真，就像邮件一样，虽然常见的文档（如Word、Excel等）所加附件是以文件的形式添加，但是在对方传真机上打印出来的就是文件中的内容，而不仅是一个文件名，这样就可以进行多类文档的传真。（7）可以对传真封面进行个性设计，这样或以更加美观所发传真，增强企业形象宣传，这比硬件传真机来说具有绝对的优势。（8）支持扫描传真，可以直接从扫描仪上扫描文件进行传真，这对于要进行真迹传真的情形中非常适用。（9）支持电话卡使用。二、使用WinFax10.0共享传真要实现传真共享最主要的区别是在客户端的安装方面。但为了使大家对使用WinFax实现共享传真有一个较全面的了解，下面对服务器端和客户端的安装与配置分别予以介绍。WinFax10.0的安装用WinFax10.0实现传真共享需要在服务器端和客户端同时进行安装。当然还需要一个支持传真的Modem类硬件。现在Modem通常都支持传真服务，再一个现在的Modem便宜得不能再便宜了，所以这样一点小小的投资相信各位老总是不会吝啬的。如果在速度方面要求更快一点，还可以申请安装一个支持ISDN线路，因为WinFax10.0版也支持ISDN。下面分别对实现传真共享所需的服务器端和客户端WinFax10.0的安装予以介绍。1.WinFax10.0服务器端的安装下面是服务器端WinFax10.0的具体安装步骤。第1步，先安装好Modem，当然包括物理连接和驱动程序的安装。第2步，安装配置好Microsoft公司的outlook程序，并把它配置成默认的邮件收发程序，因为WinFax支持邮件传真。第3步，运行从网上下载的WinFax10.0压缩软件包（当然如果是正式版那更是好了），这是一个相当大的压缩软件包，运行起来速度可能会比较慢，要有充分的心理准备和耐心。第3步，解压安装过程中会出现如图1所示的对话框，在这个对话框中要求输入您所使用的电话号码，如果您的Modem支持语音传真，则还可进行语音传真，输入同样的电话号码。如果要您的网络中有多个这样的传真设备，为了便于区分，则还可以输入一个表示此传真设备的位置号码（CSID）或者名称，也可不输入。图1第4步，在安装过程中还会出现如图2所示的对话框，在这个对话框中要求选择传真设备，这时您得选择您所安装的Modem或者ISDN设备。第5步，安装完成运行程序后出现如图3所示的主程序界面。图2图32.WinFax客户端的安装客户端的安装相对来说简单些，但是在安装前要确保客户端与服务器的网络连接是通畅的。步骤如下：第1步，首先也是运行安装程序的压缩包，在安装过程中同样会要求选择传真设备，这里要选择如图1所示对话框中的“WinFaxPROFaxSharing”选项，然后单击对话框中的“Properties”按钮，出现如图4所示的配置对话框。图4第2步，在这个对话框“Hostname”输入框中输入服务器端主机名，可以通过单击“Browser…”按钮选择。也可以在“IPAddress”选项中输入服务器端主机的IP地址，如果要设置使用此服务器端共享传真的密码，则还需要输入密码。然后单击“确定”按钮，如果服务器端WinFax10.0已安装好，并且网络是通畅的，则很容易与服务器端取得联系的，这样就可以完成客户端的安装了。WinFax实现共享传真的标准配置与WinFax的安装一样，要实现传真共享，在WinFax的配置上也必须分别在服务器端与客户端进行。WinFax虽然安装了，但是如果不进行适当的配置是不能实现共享传真的，这最关键的设置部分就是拨号属性的设置上。步骤如下：第1步，在服务器端的WinFax10.0主程序界面中单击“Tools”菜单下“setup”项下的“ProgramSetup”选项，如图5所示。图5第2步，执行“ProgramSetup”选项后出现如图6所示的对话框。图6第3步，在对话框中双击“DialingandLocating”选项，在出现的对话框中选择“Locating”标签项，对话框如图7所示。在这个对话框的“theareacode”输入框中输入当地区号，在“Local”输入框中输入本地电话号码。如果所使用的是分机，则需选择“DialPrefix”复选项，然后在后面的输入框中输入外线拨号符；如果选择“DialSuffix”复选项，则可以因后面输入拨号后缀符号；如果所使用的是电话卡，则需选择“UsingCallingcard”复选项，然后选择已安装的电话卡。如果还可能需要进行长途或者国际传真，则可单击对话框中的“Change”按钮，打开如图8所示的对话框，在对话框中“Longdistanceaccess”输入框中输入目的地区的长途区号，在“Internationalaccess”输入框中输入目的地区国际区号。设置好后单击“确定”按钮，返回即可完成服务器端的基本设置工作。图7图8第4步，同服务器端一样，在客户端也打开如图5所示的对话框，然后同样双击“DialingandLocating”选项，然后选择“Lcating”标签项，则出现如图9所示的对话框。比较图9与图7，可以看出它们之间还是有一些区别的。图9第5步，在这个对话框中的“Country”输入框中输入国家名“中国”，然后同样是要在“Theareacode”输入框中设置本地区的区号。如果要进行长途或国际传真，则还要设置目的地区的区号和国际区号，同样是通过单击对话框中的“Change…”按钮打开如图8所示的对话框来实现。如果客户端在安装时没能很好地配置传真设备，就可以在安装后通过在如图6所示对话框中双击“FaxSharingClient”选项，打开如图4的配置对话框进行配置。通过以上几步的配置基本上可以正常使用WinFax10.0来进行共享传真了。但是要全面发挥WinFax10.0的优越性能，最好还需进行高级配置。高级配置因为这些高级配置在WinFax客户端与服务器都是一样，所以就不分别介绍了，下面仅以服务器端的这些高级配置进行介绍。因为整个WinFax的设置比较多，由于篇幅的原因不可能进行一一介绍，所以本文仅对几个最主要的选项配置进行介绍。1．发送传真（Send）选项设置进行这些高级选项配置都需要打开如图6所示的程序设置对话框。具体步骤如下：第1步，在如图6所示的对话框中双击“Send”选项，即出现如图10所示的对话框。图10第2步，在“General”标签项中可以选择是否使用发送向导（Usesendfaxwizard），如果不使用向导发送，则每次发送都可以随向导进行个性化的设置，但所花时间较长，而且比较麻烦。如果选择了“Includeacoverpage”复选项，则发送传真时还包括一个封面页，这样在一份传真页数比较多的情况下可以进行装订，因为有了封面页可以更加美观。如果不选当然就没有这封面页，。在这个标签项中还需选择的是传真质量，通常是选择“Fine”（优良），另还有“Standard”（标准）选项，其它两项可按默认设置即可。第3步，单击“Header”标签项，出现如图11所示的对话框。图11在这对话框中主要可以设置传真页的页头，这样可以更加美化整个传真页面，提高企业形象。在对话框中已对页面页头的左、中间和右边所需显示的格式提供了选择项，具体这些符号的含义可以通过单击对话框中的“InsertVariable…”按钮，打开如图12所示的对话框进行查看，当然也可以通过这个对话框来进行页头格式设计。还可通过单击“Options…”按钮进行传真打印风格设置。图12第4步，因“PhoneBook”标签项中的设置比较简单，所以在此不作介绍，单击“AfterSend”标签项，出现如图13所的对话框。在这个对话框中主要有3个复选项可以设置。如果选择“Deletefaxpages,butkeepalogrecordofthisfax”复选项，则发送传真后就删除这个传真，但是还会为该份已发传真保存一个日志记录。如果选择“Displaynotification”复选项，则发送传真后会显示一个是否发送成功的消息框，以告诉用户。如果选择“Printasendconfirmationpage”复选项，则在已配置好打印机的情况下，发送传真后会打印一份确定通知给用户。图132、接收传真（Receive）设置相对发送传真的设置来说，接收传真的设置相对比较简单，步骤如下：第1步，双击如图6所示对话框中的“receive”选项，出现如图14所示的对话框。图14在这个对话框中可以为接收传真选择一个设备，这主要是在同一计算机中安装有多个这样的接收设备时才需要设置。另还可设置自动响应发送端所需等待的铃声次数，这时得先选择“Automaticallyanswerincomingcallings”复选项，然后在“Answerafter_rings”选项中设置待响铃几声后开始响应。第3步，因为“Advanced”标签项中的设置对于一般用户来说是较难实现的，因为所用的Modem设备可能不支持其中的功能，所以不作介绍。下面选择“Afterreceive”标签项，出现如图15所示的对话框。在这个对话框中可以设置以下选项：·Notify(WinFaxGernerated)：如果选择这个复选项，则当接收完传真后会弹出一个消息框，通知用户。·View：如果选择这一复选项，则当接收到传真后即刻打开这个传真进行阅览。·Recognize:如果选择这个复选项，则会弹出一个确认对话框，以求用户确认保存的位置，可以通过单击后面的“Setup”按钮在一设置对话框中进行。·Print：如果选择这一复选项，则当接收到传真后即打印传真。3、消息管理（MessageManagement）设置在一个企业中如果传真业务比较频繁的话，则每天可能会有大量的传真与其它单位或个