第一章成立佛学会基本条件与因素

组织管理|31第一章成立佛学会基本条件与因素一、缘起促成佛学会成立的因缘，大体上会有以下两种：a.由一人或多人体会佛法的重要，把持不忍圣教衰，不忍众生苦的使命，遂而成立佛学会，提供学佛的管道。（获校方允肯注册或不受校方注册）b.由校方提出，授权予顾问老师或由学生管理。佛学会成立的目的：a.提供学佛管道。b.塑造共修的环境。c.培养德育与智育皆备的大专佛教青年。佛学会之成立，起初必定会面对种种的困难与障碍，然而重要的是，成员能了解成立佛学会的正确理念与宗旨，并在理事交替时，能清楚的传达。32|大专佛青领导与管理手册有一群热心的人与学生事务处接洽询问成立之程序准备计划书缘起宗旨与目标组织结构与角色会员草拟章程物色理事学会顾问宗教顾问会员大会活动策划，执行与评估成立佛学会小组特别会员大会YESYESYESYESYESYESNONONONONOYESNOoYESYESNO佛学会将在第一次会员大会成功召开后成立依据章程之程序而定YES二、成立佛学会之程序图表:B1.1组织管理|33三、宗旨之设定a.学会的成立必须有非常明确的宗旨。b.宗旨的定义：永久性说明团体的目的、作用与方向，其本质不变。c.宗旨清楚鉴定团体的运作与功能。举个例子：佛学会的宗旨是提高会员的学佛信念。因此，在做种种策划的时候，或在缺乏资源的情况下，佛学会都必须秉持“提高会员的学佛信念”为原则。d.宗旨概括性的拟出团体未来的大方向。e.当设定宗旨时，可依据以下的问题作为参考：我们要把佛学会成为一个怎样的团体？当宗旨实现时，佛学会对成员会有什么影响？我们希望外界如何看待佛学会？有什么价值对我们是最重要的？此宗旨如何反映出会员对它的兴趣与用处？每一个成员在这宗旨底下扮演怎样的角色？f.设定的宗旨需要有以下的几项特质：有激励性（Inspiring）可引导决策的（Guidesdecisionmaking）与团体的价值观是一致的（Alignedwithorganizationvalue）可达到的（Achievable）可让全体会员有参与感（Communicatedasabsolutecommitmentinvolving）让人有所感触的（Usesfeelingwords）与会员是的需要是息息相关的（Involvedmembers’needs）符合大众的文化（Strongculturecontext）具有挑战性，但非不可能达到（Seesaschallengingbutnotimpossible）四、章程组织的稳定运作有赖于章程的完整性。完整的章程将列明组织的功能、运作、方向、权限、选举、会员福利与权力、常年大会等等。由于章程列明组织所有一切的基本事34|大专佛青领导与管理手册务及拥有以上功能，它也有合法性保护佛学会的功用以确保学会不会变质。此外，当发生任何争论性事件时，它将会有最后的参考与依据用途。完整的章程都拥有以下几个项目：a.学会/团体资料b.活动c.会员资格d.会员权利与福利e.会员的责任与行为守责f.学会/团体顾问g.执委（主要职位与任期）h.执委的责任、角色与权限i.常年会员大会j.团体改选/竞选规则与条例k.章程之修改程序l.章程之诠释a.佛学会/团体资料：此项应包含佛学会名称与官方地址（应包含中文与英文或国文的名称，以避免日后混淆）。学会的徽章与主题。学会的宗旨与使命等。组织管理|35b.活动：佛学会所举办的活动性质应清楚地列明在章程上。这将确保佛学会所办的活动不会有所偏差或偏离宗旨。领导层应确保佛学会所举办的活动不抵触章程。然而，所列明的活动范围不应太过狭义，以免框住了佛学会的发展潜质。若章程中只列明办念佛班、禅修班、佛学讲座或迎新会等活动，会让会员误解为只能办这些活动，否则将抵触章程。c.会员资格：此项内容包含了成为会员的资格、程序、期限与方法。如果是大专佛学会就应把会员资格限定于大专在即学生，以避免任何意想不到的问题。如何终止会员资格的程序与方法也须清楚的列明在章程内。d.会员权力与福利：会员拥有的权利包括竞选佛学会领导层的职位以及在学会改选时投票，提呈建议书于佛学会理事，在常年大会时提呈临时动议或建议修改章程，要求检查佛学会的帐目以及会议记录等。甚至当佛学会执委或佛学会领导层作出了违反佛学会章程或乘离佛学会宗旨时，在会员大会里对他们投于不信任票。此外，会员也有权力通过章程内的程序终止其会员籍。会员的福利则包括了有资格参与佛学会所举办的所有活动或成为各种活动的筹委。此外，会员在执委的许可下，也能享用佛学会的所有设备。而且佛学会在发起任何福利或贷款活动时，也应在先照顾会员福利的前提下进行。一般的佛学会章程往往忽略了会员的权力与福利。然而，此内容却是章程里非常重要的一环。会员福利与权利的列明对于佛学会的稳定性，长远性与民主有着很大的帮助。36|大专佛青领导与管理手册e.会员的责任与行为守责：会员的责任包括了遵守佛学会章程与尊重佛学会领导层的决定，爱护佛学会的资源以及不做任何伤害佛学会的事情。此外，会员也须出席常年大会，并在大会上发言，提供意见，提呈动议和在重要议程中投票。当佛学会进行改选时，会员们须确保能前往投票并选出佛学会执委。行为守责则包括了纪律以及远离一切抵确大专法令的行动等。f.学会/团体顾问：佛学会顾问的委任程序、角色与权力应列明在章程内，以方便行政与避免日后的混淆。g.执委：佛学会执委既是最高领导层。章程内须列明执委会里的职位如主席、副主席、秘书、财政等，至于各小组主任通常不会列入。然而，委任或增设其它的职位的程序则需列明在章程内。章程也须列明执委会的任期以及成为执委的程序与资格。h.执委的责任、角色与权限：执委的角色包含领导、策划、执行与监督佛学会的活动并确保它朝向佛学会宗旨。此外，也包括了成立特别小组，召开常年会议、执委会议和成为对外及官方代表。执委的责任包括确保一切行政依据章程，并带领佛学会朝向佛学会大方向。组织管理|37权限的列明也确保执委不会滥权，并提供一定的空间让会员能监督执委的行动。i.会员大会：章程内须列明会员大会的种类，如常年会员大会(AGM)，及紧急会员大会(EGM)等。此外，其召开方式、时限以及合法性也须被清楚列明。参与会员大会的资格，提呈各项动议的方法以及会议主席的委任等都是章程内不能被忽略的细节。j.改选/竞选规则与条例：章程内的改选与竞选规则，在学会改选时将成为重要的指标。当中的内容须包括选举委员会的委任资格、竞选活动、提名时限、候选人资格以及投票方法。此外，竞选时期，候选人的行为守则以及竞选范围也须列明。k.章程之修改程序：其内容将包含修改章程所需的程序以及进行方式。每分修改后的章程新版本，应将修改的日期记录在该章程新版本的最后一页，以方便查询。佛学会执委须保留每一次修改过的章程版本和章程修改会议记录。此外，当章程内容被发现有矛盾或当会员们有不同的知见时，最后的参考对象和定夺方案也应被列入章程内。五、组织结构与角色组织是一种社会机构，由为了达到一个共同目标而行动的一群人组成。这些人扮演不同的角色，并完成不同的任务。一个组织对他的成员所抱有的希望，并不单纯的表现38|大专佛青领导与管理手册简单的完成一个工作，而是几乎包括他行为的各方面。一个组织必须拥有以下的因素：结构、权力层次、责任、记录与统计数字、团结精神、合作与团队力量。但是对不同的组织，这些因素的相对重要性是随着不同的目标、条件和物质基础变化的。因此对组织的认识，不仅需要知道组织的原则，而且需要了解组织目标、过程、人和条件的知识。1.组织系统的构成要素组织系统，是一个由各个单位、岗位或者成员组成的一个有功能的体系。一些学者认为，组织的构成要素是由组织目标、组织环境、组织资源、组织成员等要素构成，若从组织功能的角度进行了总结，要构成一个组织，应该具备以下要素：a.共同的目标共同的目标是组织存在的根本原因，如果共同的目标不复存在，组织也没有存在的必要。只有具备共同的目标，才能统一指挥、统一行动、统一意志。这种共同的目标既是适应组织环境的要求，又能被各个组织成员接受，有效的组织应该有效消除个体目标与组织目标的背离，或者有效引导个体目标服从于组织共同目标。b.人员和职责为了实现组织的目标，就应该建立组织机构，并对机构中的全体人员指定职位、明确职责、每个单位都有一个有能力的人来领导，同时，又把每个人安排在他最能发挥作用的岗位上。c.协调关系所谓协调关系就是把组织成员中愿意互相合作，为实现共同的目标作出贡献的意志进行统一，这种“意志”，称为协作意愿，没有协作意愿，就无法把每个人的活动统一起组织管理|39主席副主席秘书财政弘法组文宣组社会与福利组资料组特别小组*来，也无法使个人的努力持久下去。组织的一个重要功能就是建立和维系单位、成员之间的协作意愿。d.交流信息交流信息是将组织目标与个人目标联系起来，也是将各个单位和成员的协作要求与意愿联系起来的重要工具和必要途径。缺乏信息交流，组织陷于盲动。2.组织的结构组织结构绝不是什么一成不变的东西。相反，它是一个复杂的变数。在这方面，领导和管理者的作用和影响是举足轻重的。首先，要正确地区别“基本结构”和“运作系统”。一个组织的基本结构必须考虑这样一些主要问题：诸如组织内部如何进行分工？怎样按不同的职位、小组、单位分配工作任务？以及如何实现必要的协调，以保证组织总目标的实现等等。对於这些问题的答案：各组织通常是用图表的形式（如图表:B1.2）列出。但是，只有基本结构是不够的，必须通过运作系统来强化基本结构。所谓运作系统，指的是监督程式、资讯系统，以及各种规范化的制度等等。也就是说，运作系统赋予组织基本结构的内容和活力。结构、体系（程序）和过程、文化三个方面，用一个三角形来形容最恰当不过了，没有其中任何一个，三角形就不存在了。xxx大专佛学会组织结构图范例错误!40|大专佛青领导与管理手册弘法组小组成员小组成员小组成员小组成员主席文宣组福利组资料组图表:B1.2*特别小组既是拥有综合作用的小组。在筹备特别活动时（例如迎新周、联谊日等），可以由弘法、文宣、社会与福利以及资料组各派代表或会员组成一个工作小组，负责策划与推动有关活动。a.结构的要素层级制度：建立层级的目的是为了有效地进行组织监督。垂直分为不同的职能单位，横向分为不同的权力层次。决策层的数量：组织中决策层的数量越多,做决策所花费的时间越长。现在许多组织进行的削减中间层次，去掉一个或多个中间管理层，目的是监督和监督决策层。i.职能性结构在共同技能的基础上分工在一个共同的过程基础上分工例如：弘法组又分为佛学班、研讨班、静修班等，职能性结构的主要优点是专业化的集中，其主要缺点是缺乏相应的级别来安排跨单位的合作（如图表:B1.3）。组织管理|41佛学生活营成员成员成员主席菩提晚会静修营图表:B1.3ii.活动式结构把不同的素质的或技能不同的人集中在一起，只负责特定的活动。例如佛学生活营、静修营、联谊晚会和旅行团等（如图表:B1.4）。图表:B1.442|大专佛青领导与管理手册活动协调组组小组成员小组成员小组成员小组成员主席资料组文宣组弘法组福利组小组成员佛学生活营静修营菩提晚会2位资料组成员2位资料组成员2位资料组成员3位福利组成员2位福利组成员4位福利组成员2位文宣组成员2位文宣组成员3位文宣组成员2位弘法组成员2位弘法组成员2位弘法组成员iii.矩阵式结构（Matrix)试图同时获得职能型和活动式的优点，而且成员必须向两位领袖报告，那就是小组主任和活动筹委会主席。图表:B1.5c.组织中的结构元素组织中的结构元素包括：项目小组或专案组、自主性工作小组、委员会、网络等新方式元素。在大专佛学会里就如：执行筹委会、协调筹委会、工作筹委会(AdHocCommittee)和综合筹委会(JointCommittee)等。d.体系（程序）和过程组织中的主要体系和过程可能包括：新活动推广、后勤、宣传/服务、活动计划、组织学习、人事管理。在上述每一个过程都有一整套的体系和程序。e.文化组织的文化是共享的