电子化招投标对存在问题的解决方案

-1-电子化招投标对存在问题的解决方案目前我国的招投标方式是以纸质招投标为主，这种方式有诸多缺陷，如成本高昂，效率低下，人为因素多、透明度低等。随着计算机应用技术水平的不断提高，无论是解决招投标中大量纸制标书造成的浪费问题，还是解决计算机辅助评标问题，电子标书的应用都是不可回避的话题。在工程项目建设中，招投标制度作为工程承包发包的主要形式，已经得到广泛实施，依法必须招标的项目，绝大部分都进行了招标。实行公开招标的合同金额比例达90%以上，平均节约投资15%左右。招标投标对于创造公平竞争的市场环境，节约国家投资，提高项目的效益和质量，维护国家和公共利益，预防商业贿赂，发挥的作用越来越大。但是，目前我国的招投标方式是以纸质招投标为主，这种方式有诸多缺陷，随着招标投标范围的扩大和深入，这种缺陷带来的负面影响也越来越明显，如成本高昂，效率低下，人为因素多、透明度低等。随着计算机应用技术水平的不断提高，无论是解决建设工程招投标中大量纸制标书造成的浪费问题，还是解决计算机辅助评标问题，电子标书的应用都是不可回避的话题。以下就从纸制标书的局限性、电子标书优势、电子标书的应用及标准、电子化招投标的应用及发展趋势来谈谈国内电子化招投标的现状及应用。-2-一、纸制标书的局限性1、成本高昂招标人要发布的资格预审文件、招标文件等通常是厚厚的几百页一份，还要根据投标人（多数工程在几十家，有的甚至上百家）的数量印制足够的份数；投标人则需要提供资格预审文件和投标文件，为了达到中标的目的，投标人会将各类印刷精美的资料装订成更厚的标书提交到招标人和审批机构等相关部门，其相关的纸张、打印、装订和人员差旅费用开销十分惊人。据统计，一个监理标的招投标成本竟达到合同总价的7.7%，北京某集团公司的招投标成本每年要上千万。2、效率低下纸制标书在制作和传送过程效率较低，投标过程因制作装订标书而加班加点已是司空见惯的现象，传递标书更是需要大量的往返时间。工程招标公告发出后，招标人的招标文件要经过编制、送审，按规定需要二十天的时间编制投标文件，然后送达标书文件，同时开标。一项招投标活动要持续近两个月的时间，有的招投标活动甚至长达半年，这难以避免标书制作人因微小的修改就要重复印刷、装订所耗费的时间，纸制标书和传统招投标评标办法是造成这一现象的主要原因之一。3、评标问题采用纸制标书提供专家评审，两份标书几位评委传阅，-3-造成专家难以在短时间内全面了解各企业的报标情况，容易相互影响，人为因素比较多。评标过程和各评标细节参数没有保存，不利于对专家管理和考评。4、存档和利用问题这是监管部门、招投标企业和各招标代理机构面临的一个问题，很多投标单位反映，他们的投标文件已经塞满了整个房间，监管部门更是需要设立专门的部门和库房进行管理，大量厚重的文件，弃之不能，留之无用。5、环境问题目前，投标人往往要准备十份文件以防不时之需。如果一个项目有十家投标企业，以每本招标书2公斤计算，则会使用纸张200公斤。据有关数据，制造1吨纸大约需砍掉520棵树，一个项目光是投标环节的纸张使用就要砍掉105棵树，每年完成这些项目就要砍掉超过1亿棵树，这显然不符合党和国家提倡的建设节约环保型社会的方针。二、电子标书的概念及优势电子标书是指能够取代传统纸制标书，并与纸制标书具有同等法律效力和功能的电子招投标文件。它是电子化招投标的基础，具备相应的法律依据。现行纸制标书招投标方式的缺陷，恰好是电子招投标的优势所在，具体体现在以下几个方面：1、节约成本。采用电子标书后因纸张、打印、装订、交通、人员等成本的减少，可以将招投标书编制的直接成本-4-降低30%-70%，按中国每年约60万投标工程计算，电子标书能为企业节省450-550亿元。2、提高效率。无纸化招投标，网络传输电子标书，计算机辅助评标系统，大大减少了人员交通和资源浪费，提高了招投标的工作效率。3、方便存储。无论是企业，还是交易中心，都可以实现低成本的标书存档工作，无需像以前那样需要大量库房存放标书，而且可以实现多级备份，确保标书的长期有效保存。电子标书中，所有的文字和图形都是矢量的，支持全文检索，可以为标书的有效利用提供帮助。同时，XML电子标书数据也为各地形成造价指标提供了基础。4、透明度高。在传统纸制标书的模式下，一家单位制作多份投标书，然后到帮助围标的投标企业盖章。采用电子标书系统后，加密卡所属的单位信息会隐含在电子标书中，投标时如果发现很多标书都由同一家标书制作软件制作，就有围标的嫌疑。5、有利监管。采用电子化招投标后，招投标的全过程都受到监管部门和全社会的监管，一切违规违纪行为都将无处藏身，荣誉和不良行为都将记录在数据库中，可以大大减少甚至杜绝招投标领域中的腐败现象。除以上几点外，电子标书还有批量盖章、自动索引、横向比较、自由批注、时效性强等等传统纸制标书无法比拟的优势。-5-三、电子标书系统的特点及应用现状目前，各地对电子标书系统都进行着不同程度的开发和研究，部分地区在计算机辅助评标系统中引入了电子标书系统，如石家庄、苏州、深圳和青岛等市，但实施效果却不理想，需要纸质标书配合。有些软件公司将这些供评标软件使用的数据也称为“电子标书”，我们认为这种数据文件还没有达到真正意义上的电子标书。那么，电子标书应该具有什么标准才能够达到真正意义上的标书，从而取代现有的纸制标书呢？1、兼容性。因为制作标书的软件多种多样，包括各种预算软件全国有300多种，各种施工组织设计软件国内国外产品累计也有上百种，还有各种图形软件，文档编辑软件等等。传统的纸制标书都能够通过通用的打印机打印成物理纸张，那么电子标书也要求这多种软件能够通过某种技术转换成可以像物理纸张那样可读的电子文件格式，且与纸制标书具有相同的外观表象（清晰美观、内容一致），而不依赖于这些软件本身。举例说，用P3制作的网络计划图，传统的方式打印成纸张后评标专家就可以查看了。那么，电子标书也要求P3可以转化成一种通用格式（我们把它称为数字纸张），通过一种免费的查看软件就可以进行查看了，而不需要评标专家通过P3软件进行查看。这就是电子标书的兼容性要求，兼容全部已知未知的文件格式，转换成一种可以通过免费软件查看的通用格式（数字纸张）。-6-2、合法性。纸制标书通过加盖物理印章和法人代表章（签字）后即具有法律效力。显然，电子标书也要求具有同样的法律效力，这是电子标书能够存在的前提，否则就像抱着一堆没有盖章的标书拿去投标。3、功能符合性。传统的纸制标书，通过各种软件打印成纸张，签字盖章后还有一系列的操作。首先，需要按照目录顺序，分明标、暗标、投标文件等装订成册，然后密封起来。到交易中心后，要指定人员在场，启封开标，对暗标还要现场设置编号等。那么，电子标书也应具有同样的功能，符合招标、投标及评标的需要。只有符合以上三个特点的标书电子文件，才能称为真正意义上的电子标书。依赖只读光盘承载商务标数据不能称为电子标书，只是为实现计算机辅助评标而采用的一种辅助技术实现方式而已。四、电子标书的实例应用2006年12月，北京金润科技公司联合部分单位申报的2006年建设部科研课题《建设工程电子标书标准及应用研究》正式通过建设部组织的专家鉴定，并得到专家的一致好评。该项目课题的电子标书技术方案达到了国际先进水平，成功地解决了电子标书的制作，分享以及开标、评阅等问题，为建设工程招投标提供了一套切实可行的标书电子化方案。方案中的电子标书制作系统软件，通过文档转化器把各种各样的软件格式直接转化或者虚拟打印成GDF文件格式，-7-也就是GDF数字纸张，这确保了文档数据的兼容性。同时，GDF本身具有多级高强度的加密机制，是一种只读的电子文件，不具备更改性；它采用基于PKI体系的数字签名机制，实现对电子标书进行电子印章、设定阅读权限等操作，从而确保电子标书在招投标传输和评阅过程中的安全性和保密性；在电子印章中加入合法的CA证书的电子标书文件受《中华人民共和国电子签名法》保护，与纸制标书具有同等的法律效力。标书制作软件（GEBMaker）可以理解成一个专门从事标书盖章、装订和封装的工作人员（实际上，还有很多传统纸制标书的优点，比如可以设置目录链接、商务标数据与技术方案的链接、可以实现人手一份标书等）。它将实现数字纸张按照指定的目录编排好，加盖印章后进行封装（该封装技术也是基于数字证书技术来实现，确保封装的合法性），从而实现了电子标书的功能性要求，并承载招投标所需的各种信息流，符合招标、投标的业务流程要求。有了电子标书和电子商务标XML数据后，计算机辅助评标可以自然轻松实现。方案中的计算机辅助评标系统是利用计算机快速的数据处理功能，将招投标文件中的数据进行复合、对比、计算，帮助实现判断投标文件与招标文件数据之间的符合性、各投标文件的数据之间的纵向、横向对比等功能，在评标的主要环节生成复合、对比等直观数据结论，提供给评标专家参考，以起到辅助评标的作用。-8-五、清标的实例应用清标是指评委对各投标人提交的投标文件进行基础性分析和整理，它的目的在于不改变投标文件实质内容的前提下，通过对投标文件的基础性分析和整理，发现其中存在的问题并揭示合同双方可能面临的风险。在目前的评标模式下，评委在短暂的评标时间内实现清标几乎不可能。方案中的计算机辅助评标系统利用计算机对商务标数据进行符合性检查、算术性检查、投标人横向比较等自动操作来实现清标，而这些操作是根据事先设定的原则和标准进行的，而不是评标专家个人临时控制的，这对评标的公正性也有一定的提高。1、符合性检查。系统会自动把所有投标书和招标书作对比，并把检查结果显示出来，„绿色对勾‟表示无错，„红色问号‟表示有错项。选择检查结果是„红色问号‟的投标人后，可以分别显示或全部显示出多项、缺项、错项，并且双击红色显示项，可以查看详细的错误报告。若要比较项目名称，则在“对比清单名称”选项前打对勾。在符合性检查过程中专家还可以查看招标书或投标书，并可打印检查结果报告。2、算术性检查。系统会自动把所有投标书和招标书作对比，并把检查结果显示出来，„绿色对勾‟表示无错，„红色问号‟表示有错项。选择投标人后，会把投标人的工程项目列出来，选中项目后，可以查看各表的检查结果，并双-9-击红色显示，可以查看详细报告。3、投标人横向比较。系统可以把每个投标人的清单综合单价（管理费率、利润费率、风险费率）和基准价进行比较，并可筛选出与基准价差额比范围之外的清单项目，还可选用不同的图形直观的显示出来。从以上分析可以看出，此方案不仅能够轻松实现电子标书的三大标准特点，而且很好地克服了传统纸制标书存在的成本高、效率低、人为因素多、透明度低等局限性，同时也实现了很多传统纸制标书所不具备的功能。目前，此方案在实际工程测试中取得了非常好的效果，并得到业界各方的好评。接下来，该方案将在部分地区进行试点应用，它的成功实施必将为我国电子化招投标的发展起到极大的促进作用。同时，此方案已被立为《建设部2006年建设部科学技术项目计划》，并得到了建设部相关领导的大力支持。一些关于电子标书的法律政策文件的实施，也为电子化招投标的推进提供了良好的政策环境和法律依据。六、有关电子标书的政策文件和法律依据1、《国务院办公厅关于加快电子商务发展的若干意见》（国办发〔2005〕2号）2、《中华人民共和国电子签名法》3、《国务院关于做好建设节约型社会近期重点工作的通知》（国发[2005]21号）4、《关于加强房屋建筑和市政基础设施工程项目施工招-10-标投标行政监督的若干意见》（建市[2005]208号）5、《建设部关于加快推进建筑市场信用体系建设工作的意见》（建市[2005]138号）6、《国家信息化领导小组关于推进国家电子商务网络建设的意见》7、《建设部2006年科学项目计划的通知》（建科[2006]98号）七、综述目前，欧美发达国家已广泛开展电子化招投标业务，从而节约了大量成本，并对环境保护起到了积极的贡献。基于目前我国建设工程招投标的现状，无论是从纸制标书的局限性，电子标书的优势，国家的政策法规，还是从电子化招投标的实例应用成果来看，电子化招投标将成为建设工程招投